Firma gründen: In 9 Schritten von der Idee zur Selbstständigkeit

Wer gründet, braucht eine zündende Idee, Durchhaltevermögen und viel Eigeninitiative. Von der Planung bis zur Geschäftseröffnung musst Du einiges beachten, um erfolgreich starten zu können. In diesem Beitrag erklären wir, welche Schritte zur Selbstständigkeit dazugehören – und wie Du sie meisterst.

Von Deiner Idee hängt ab, wie erfolgreich Deine Existenzgründung sein wird. Deswegen empfehlen wir, hier besonders genau hinzuschauen. Stelle Dir folgende Fragen und beantworte sie wahrheitsgemäß:

• Löst Deine Idee ein relevantes Problem, das bisher nicht oder nur schlecht gelöst wurde?
• Passt Deine Idee zu Dir und Deinen Fähigkeiten?
• Lässt sich Deine Idee finanziell und zeitlich betrachtet umsetzen?
• Kannst Du sicherstellen, dass Deine Idee bei der Zielgruppe ankommt?
• Ist die Nachfrage groß genug, damit Du von den Umsätzen leben kannst?

Idealerweise kannst Du alle Fragen überzeugt mit “Ja” beantworten – oder hast bereits Lösungen, wie Du ein “Noch nicht” oder “Jein” positiv verwandeln kannst. Wenn Du noch keine Antworten parat hast, ist jetzt der richtige Augenblick, um Deine Idee noch weiter auszufeilen.

Firma gründen oder Nachfolge antreten?

Möglicherweise brauchst Du hier nicht bei Null beginnen: Auch eine Unternehmensnachfolge kann bei der Selbstständigkeit eine Option sein. In unserem Blogbeitrag erfährst Du mehr über Nachfolge oder Neugründung? Vorteile und Nachteile im Vergleich. Erfahre außerdem, was bei der Unternehmensnachfolge zu beachten ist.

Auch ein Kleinunternehmen kann ein guter Einstieg in die Selbstständigkeit sein, wenn Du zuerst in Teilzeit oder mit einem Saisongeschäft einsteigen willst. Hier erfährst Du alles zum Thema Kleinunternehmen gründen.

Unternehmen oder Firma gründen – was ist der Unterschied?

Im alltäglichen Sprachgebrauch unterscheiden wir kaum zwischen beiden Begriffen. In juristischen und/oder vertraglichen Zusammenhängen ist mit “Firma” allerdings ausschließlich der Name gemeint, unter dem Du Deine Geschäfte betreibst – also z.B. “Meyers Marmeladen GmbH” oder “Nellys Stübchen”. 

Der Begriff “” steht dagegen für die gesamte wirtschaftlich-finanzielle und rechtliche Einheit, die umgangssprachlich mit “Firma” gemeint ist. 

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist immer ein Wagnis. Daher wollen viele Gründer erst einmal mit einer nebenberuflichen Selbstständigkeit beginnen: So lässt sich relativ risikoarm austesten, ob Deine Idee ankommt und Du für das Geschäft geeignet bist. Für die grundsätzliche Planung spielt es allerdings keine Rolle, ob Du in Voll- oder Teilzeit startest – denn Du musst bei der Planung grundsätzlich dieselben Anforderungen erfüllen.

Dabei solltest Du Dir ausreichend Zeit nehmen. Laut der Plattform “Für Gründer” bringen mehr als die Hälfte aller Gründer ihre Firma in weniger als einem Monat an den Start – der KfW Gründungsmonitor setzt die durchschnittliche Vorbereitung von der Idee bis zur Eröffnung dagegen mit sieben Monaten an.

Auch wenn Du am liebsten morgen schon starten möchtest, vergrößert eine gründliche Vorbereitung Deine Erfolgschancen. Die meiste Zeit musst Du hier in einen soliden Businessplan mit realistischer Finanzplanung, die Wahl der passenden Rechtsform und in die praktische Umsetzung investieren – die erforderlichen Behördengänge sind meist in weniger als zwei Wochen erledigt. Alles zusammen bildet ein sicheres Fundament für Deine neue Existenz – im Gegensatz zu einer Schnellschussaktion, bei der Probleme möglicherweise erst im Nachhinein auftauchen.

In unserem Blogbeitrag erfährst Du, was Du brauchst, wenn Du einen Businessplan erstellen möchtest. In einem weiteren Artikel zeigen wir Dir außerdem, wie Du in Deinem Businessplan Fehler vermeidest.

2.1. Kläre Deine persönlichen Voraus­setzungen ab.

Der wichtigste Faktor für Deinen Erfolg bist Du selbst: Dein Können, Wollen und Wissen haben den größten Einfluss auf Dein zukünftiges Unternehmen. Für manche Branchen (z.B. Gastro oder Autowerkstatt) musst Du besondere fachliche Zertifikate mitbringen – und in jedem Fall musst Du Dich als “Business(wo)man” eignen. 

Zu den erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnissen gehören z. B.:

• Eigeninitiative und Engagement
• Durchsetzungsvermögen
• Vertriebstalent und Überzeugungskraft
• Fachkompetenz 
• Branchenkenntnisse

Wenn Du Mitarbeiter einstellen willst, gehören auch gewisse Führungsqualitäten dazu. Manche dieser Fähigkeiten kannst Du lernen oder Dir in Fortbildungen gezielt aneignen, andere wie z.B. Fachkompetenz musst Du ggf. nachweisen können.

Wenn die Idee steht, ist die Finanzplanung der nächste (und unverzichtbare) Schritt: Wie viel Geld brauchst Du, um erfolgreich zu gründen – und Dich am Anfang über eine mögliche Durststrecke zu retten? Eine Selbstständigkeit bedeutet oft große Investitionen und hohe Kosten, für die das eigene Ersparte oft nicht ausreicht.

Mit einem detaillierten Businessplan kannst Du mögliche Investoren oder Kreditgeber überzeugen – dort listest Du Deinen Finanzbedarf detailliert auf und erklärst, wie Du ihn decken willst. Mögliche Optionen sind hier 

• Eigenkapital
• Fördermittel
• Kredite (auch Mikro- oder Kleinkredite)
• Zuschüsse
• Factoring (Rechnungsvorfinanzierung)

In unserem Blogbeitrag erfährst Du, welche Möglichkeiten zur Unternehmensfinanzierung Du kennen solltest.

3.1. Wähle die passende Rechtsform.

Wie viel Kapital benötigt wird, bestimmt u.a. die Rechtsform: Für manche Unternehmensformen muss etwa ein bestimmtes Stammkapital gesichert sein,

Die Wahl der passenden Rechtsform hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab:

• Willst Du Deine Firma allein oder mit weiteren Geschäftspartnern gründen?
• Wie soll diese Zusammenarbeit aussehen?
• Willst Du die Haftung für Dein Unternehmen beschränken? 
• Bevorzugst Du eine Gründung mit möglichst geringem Risiko, d.h. mit wenig Startkapital und beschränkter Haftung?
• Welche Rechtsform sichert Deine Kreditwürdigkeit bestmöglich?  

Je nach Rechtsform kann sich der Gründungsprozess ggf. verlängern: Während Einzelunternehmen oder Personengesellschaften wie etwa die GbR schnell und unkompliziert gegründet sind, dauert für alle, die eine Kapitalgesellschaft wie die GmbH oder UG gründen wollen, aufgrund der erforderlichen Notartermine und dem Eintrag ins Handelsregister deutlich länger. 

Je nach Rechtsform benötigst Du auch einen Gesellschaftsvertrag und Verträge für die Geschäftsführung. Unabhängig von diesen Bestimmungen solltest Du außerdem Arbeitsverträge für mögliche Mitarbeiter, Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen und ggf. Vorlagen für Kundenverträge vorab anfertigen (lassen).

3.2. Eröffne ein Geschäftskonto

Bei einer Gründung ist es wichtig, Privates und Geschäftliches von Anfang an zu trennen. Dazu gehört auch, alle finanziellen Transaktionen über ein separates Geschäftskonto laufen zu lassen: Kapitalgesellschaften können vom Notar sogar erst dann beim Handelsregister angemeldet werden, wenn das erforderliche Stammkapital auf dem Geschäftskonto eingezahlt ist. Für Freiberufler und Einzelunternehmer ist ein separates Konto zwar nicht zwingend erforderlich, aber dennoch zu empfehlen.

In unserem Blogbeitrag erfährst Du alles, was Du zum Geschäftskonto eröffnen wissen musst.

Ein guter Firmenname ist in der Regel kurz, einzigartig, einfach zu merken und ansprechend für Deine Zielgruppe. Idealerweise geben Name, Logo und Design auch schon den ersten Hinweis darauf, welche Produkte oder Dienstleistungen Dein Unternehmen anbietet.

Allerdings kannst Du Deiner Kreativität hier nicht immer freien Lauf lassen: Je nach Rechtsform sind ggf. keine Fantasienamen zugelassen – aus “Blitz & Donner” muss also ggf. die “Bernd & Brauer Lichteffekte GbR” werden.

Konkrete Hilfestellung bei diesem Thema erhältst Du in unserem Blogbeitrag: Firmennamen finden – Anleitung in 3 Schritten. Hier bekommst Du viele Anregungen, die Dich am Ende zu Deinem Firmennamen führen.

4.1. Gestalte Deinen großen Auftritt!

Für die positive Wahrnehmung Deiner Firma ist auch ein ansprechendes Firmenlogo wichtig. Auch Farben und generelle Gestaltung solltest Du vorab festlegen, damit Du von der Einrichtung über Deine Website bis zur Visitenkarte den unverwechselbaren Stil Deines Unternehmens präsentierst. 

4.2. Prüfe Markenrechte – und schütze sie. 

Nicht nur bei Deiner Firma, sondern auch bei Produkten und Dienstleistungen solltest Du Deine Position im Wettbewerb sichern. Dazu gehört, dass Deine Bezeichnungen keine bestehenden Schutzrechte verletzten – und dass Du Deine Marke selbst ggf. schützen lässt.

Wir erklären Dir außerdem, wie Du Deine Marke schützen kannst.

Bei der Gründung und im alltäglichen Betrieb bist Du als Geschäftsinhaber verschiedenen Risiken ausgesetzt, gegen die Du Dich ausreichend mit einer geeigneten Gewerbeversicherung absichern solltest. Eine Schadenersatzklage oder ein teurer Rechtsstreit können im schlimmsten Fall das Ende Deiner Existenz bedeuten. Aus betrieblicher Sicht ist es also wichtig, den tatsächlichen Versicherungsbedarf zu ermitteln. Denn je nach Branche können unterschiedliche Versicherungen notwendig sein. Dazu gehören etwa

• Betriebshaftpflicht
• Rechtsschutz
• Inventar

Viele Versicherungen oder -agenten bieten hier eine kostenlose Bedarfsanalyse an. Bedenke außerdem Deine eigene Kranken- und Rentenversicherung. 

In diesem Beitrag erfährst Du speziell, welche Gastro-Versicherungen Du abschließen musst und welche empfehlenswert sein können.

Der Standort hängt von Deiner Branche und Deinem Angebot ab: Arbeitest Du mobil und fährst zu Deinen Kunden? Dann brauchst Du vermutlich kein repräsentatives Ladenlokal in der Fußgängerzone als Standort finden. Wenn Du ein Restaurant oder eine Boutique gründest, sieht das schon wieder anders aus. Stelle Dir also z.B. folgende Fragen:

• Wo befindet sich Deine Zielgruppe?
• Hast Du Kundenverkehr, produzierst Du oder brauchst Du nur eine Verwaltung?
• Benötigst Du eine repräsentative Firmenadresse?
• Sind kurze Wege zu Einsatzorten wichtig?
• Wo befinden sich Deine Mitbewerber?

Nach der planerischen und kreativen Vorarbeit rund ums Thema “Firma gründen” kommt nun die Kür – nämlich die offizielle Anmeldung Deines Unternehmens.

7.1. Hole Genehmigungen und Zulassungen ein.

Je nach (Dienst-)Leistung Deiner Firma, musst Du ggf. bestimmte Kenntnisse und Zertifikate nachweisen – z.B. eine Erlaubnispflicht, einen Meisterbrief für handwerkliche Tätigkeiten oder eine Sachkundeprüfung der IHK. In der Gastronomie können neben Gaststättenkonzession auch u.a. Baugenehmigungen dazugehören.

Hier findest Du konkrete Anforderungen für bestimmte Branchen:

• Restaurant eröffnen: So gehst Du geplant vor
• Café eröffnen: 10 Schritte zur erfolgreichen Gründung

7.2. Melde Dein Gewerbe an.

Wenn alle Unterlagen beisammen sind, kannst Du Dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Möglicherweise wird hier auch noch einmal Einblick in den Finanz- und Businessplan verlangt. Nach der Gewerbeanmeldung erhältst Du dann den Gewerbeschein und Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Das Finanzamt wird anschließend automatisch vom Gewerbeamt informiert: Die Unterlagen zur Erfassung Deine steuerlichen und persönlichen Verhältnisse erhältst Du also per Post und ohne weitere Schritte Deinerseits.

Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (BG) musst Du dagegen selbst und innerhalb einer Woche nach der Gewerbeanmeldung vornehmen. Die BG ist der gesetzliche Unfallversicherungsträger für Unternehmen und ihre Mitarbeiter; auch als Gründer kannst Du Dich dort freiwillig versichern. Welche Berufsgenossenschaft für Dich zuständig ist, hängt von der Art und der Branche Deines Gewerbes ab. 

Wichtig: Nicht für alle Tätigkeiten ist eine Gewerbeanmeldung nötig – so fallen z.B. Ärzte oder Rechtsanwälte unter andere Regelungen.

7.3. Trage Dein Unternehmen im Handelsregister ein.

Mit einem Kleingewerbe, mit einer GbR oder als Freiberufler kannst Du selbst entscheiden, ob Du Mitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) sein und die damit verbundene Eintragung ins Handelsregister vornehmen willst. Für alle übrigen Personen- und Kapitalgesellschaften sind Mitgliedschaft und Handelsregistereintrag verpflichtend.

Kompetente, motivierte Mitarbeiter sind das Fundament für erfolgreiches Wachstum. Wenn Du nicht allein starten willst, plane vorab, welche Kompetenzen und Charaktereigenschaften Du für Deine Firma benötigst: Idealerweise ergänzen Deine Angestellten Deine Stärken und Schwächen – damit ihr gemeinsam unschlagbar seid. 

Wichtig ist, dass Du nicht nur die richtigen Personen findest, sondern auch gut schulst.

Beachte überdies, dass sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter nicht nur ordentliche Arbeitsverträge benötigen, sondern auch bei der Agentur für Arbeit (Arbeitsamt), den jeweiligen Krankenkassen der Beschäftigten und bei der Rentenversicherung angemeldet werden müssen.

Übrigens: Auch für Investoren kann ein funktionierendes und clever zusammengestelltes Team ein wichtiges Argument für langfristigen Erfolg sein. Wenn Du bereits eine großartige Truppe zusammengestellt hast, solltest Du dies also ebenfalls im Businessplan aufführen.

Eine gute Idee ist nichts wert, wenn sie nicht beim Interessenten landet – außerdem geht es jetzt um Umsatz und einen erfolgreichen Markteintritt! Beginne also frühzeitig, ein stimmiges Marketingkonzept mit gepflegten Online-Präsenzen und Werbeaktionen vorzubereiten.

Gehe mit möglichen Interessenten in Kontakt und nutze klassische Akquise-Methoden wie Telefongespräche, Newsletter, Messestand, Musterversand etc.). Auch digitale Optionen wie Google Ads, Content-Marketing oder ein eigener Webshop solltest Du nutzen, wenn es zu Deinem Angebot passt.

Zur Unternehmensführung gehört auch eine korrekte Buchhaltung. Hier kannst Du entweder auf manuelle Methoden setzen – oder Dir von einem elektronischen Kassensystem viel Arbeit abnehmen lassen. Ob Kassenbuch, bargeldlose Zahlung per NFC oder Bonpflicht inkl. TSE: Informiere Dich jetzt, welche Aufgaben Dir Deine Kasse abnehmen kann.

Übrigens: Auch für die Gründung eines Kleinunternehmens sei Dir ein Kassensystem ans Herz gelegt. In diesem Beitrag erfährst Du, warum Registrierkasse und Kleingewerbe unbedingt zusammengehören.