Bonpflicht: Anforderungen & Ausnahmen bei der Belegausgabepflicht

Bereits 2016 wurde in Deutschland die Kassensicherungsverordnung verabschiedet. Sie bildete die Grundlage für das neue Kassengesetz, das dann 2020 in Kraft getreten ist. Drei wesentliche Änderungen sind damit einhergegangen: Zum einen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und zum anderen die Kassenmeldepflicht. Im Alltag am sichtbarsten jedoch ist die Belegausgabepflicht, bekannter auch als Bonpflicht. Die Belegausgabepflicht verpflichtet Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, allen Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen auch einen Beleg auszuhändigen. In anderen Ländern, wie z. B. Österreich kennt man die Bonpflicht schon länger. Warum die Belegausgabepflicht letztlich auch in Deutschland eingeführt worden ist und welche Folgen sie für kleine Unternehmer hat, erklären wir hier.

Wen betrifft die Bonpflicht?

Jeder Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem ist grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020 dazu verpflichtet jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Egal ob im Bereich Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk oder Einzelhandel, seit letztem Jahr muss jedem Kunden der Kassenbon für einen getätigten Kauf angeboten werden. Nur wer eine offene Ladenkasse betreibt, ist davon nicht betroffen. Was bleibt: Der Kunde hat das Recht den Kassenzettel abzulehnen, er ist nicht verpflichtet ihn anzunehmen.

In welcher Form kann der Kassenbon ausgehändigt werden?

Der Unternehmer selbst kann entscheiden, ob er den Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform anbietet. Voraussetzung ist,

• dass die Signierung durch die TSE vor Bereitstellung des Kassenbons abgeschlossen wurde und
• dass der Beleg unmittelbar zur Verfügung gestellt wird

Wer eine elektronische Kasse betreibt und seinen Kunden einen elektronischen Beleg anbietet, muss sicherstellen, dass der Bon dem Kunden tatsächlich zugänglich ist. Eine einfache Ansicht auf einem Kassenterminal ist also nicht ausreichend. Der Beleg muss dem Kunden in irgendeiner Form zugestellt werden. Außerdem muss er einsehbar sein. Bei der Wahl einer geeigneten elektronischen Form muss der Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt werden (z.B. als PDF oder als Bilddatei im JPG-Format). Werden Bons hingegen in Papierform zur Verfügung gestellt, genügt es den ausgedruckten Bon einfach dem Kunden direkt anzubieten. Ob der Kunde den Bon dann auch annimmt, bleibt ihm überlassen.

Achtung: Die Bonpflicht ist nicht zu verwechseln mit der Verpflichtung zur Erstellung eines Eigenbelegs für die Buchhaltung. Diese Pflicht bleibt davon unberührt, nach wie vor muss jeder Geschäftsvorfall (wie z.B. eine Privatentnahme) belegt werden.

Kann man sich von der Bonpflicht befreien lassen?

Ja. Prinzipiell ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Wer Waren an eine Vielzahl  unbekannter Kunden verkauft, kann geltend machen, dass eine individuelle Belegausgabe unzumutbar ist. Auf dieser Grundlage kann jeder Unternehmer bei seiner zuständigen Finanzbehörde beantragen, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Aktuell ist es den Ämtern dabei selbst überlassen, über den Befreiungsantrag auf dem kurzen Dienstweg zu entscheiden. Die Entscheidung kann jedoch jederzeit widerrufen werden. Um für eine Ausnahme infrage zu kommen, muss der Unternehmer eine sachliche oder persönliche Härte gelten machen. Vorab: Die aus der Bonpflicht selbst entstehenden Kosten stellen keine sachliche Härte dar und somit auch keinen Grund zur Befreiung. D.h.: Bonrollen kaufen zu müssen genügt nicht, um sich von der obligatorischen Pflicht, einen Bon auszugeben befreien zu lassen.

Wird die Befreiung von der Bonpflicht gewährt, dann umfasst sie nicht den Anspruch des Kunden auf eine Quittung. Verlangt ein Kunde eine Rechnung, hat er auch weiterhin Anrecht darauf. Außerdem wichtig: Die Pflicht, eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu nutzen, bleibt von einer solchen Befreiung ebenfalls unberührt.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Bonpflicht?

Bereits im November 2019 wurde vom BMF bekannt gegeben, dass bei Missachtung der Belegausgabepflicht bis auf Weiteres keine Bußgelder verhängt werden. Der Verstoß gegen die Bonpflicht ist erstmal keine strafbare Handlung. Wer allerdings nachweislich nicht am vorgeschriebenen Belegsystem mitwirkt, weckt mittelfristig das Interesse der zuständigen Steuerfahndung. Kassenprüfer können Testkäufe durchführen. Wird bei einem solchen Testkauf wiederholt keinen Beleg ausgegeben, und der Prüfer hat etwas zu beanstanden, können weitere Prüfungen die Folge sein - und bei Schätzung des Umsatzes teils empfindliche Steuernachzahlungen. 

Warum wurde die Bonpflicht  eingeführt und was bringt sie?

Die Belegausgabepflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung, die am 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Diese Verordnung wurde beschlossen, um möglichen Kassenmanipulationen den Kampf anzusagen. Prinzipiell will der Gesetzgeber mit ihrer Hilfe Steuerhinterziehungen vorbeugen. Jede Rechnung erhält seither eine eindeutige Identifikationsnummer. Wird diese Nummernkette unterbrochen, kann der Fiskus Ermittlungen wegen betrügerischer Unregelmäßigkeiten aufnehmen.

Für Unternehmen mit einer Registrierkasse bietet die Bonpflicht tatsächlich auch Vorteile. Die KassenSichV gibt Planungs- und Rechtssicherheit. Wer ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) betreibt, muss nämlich nicht länger nachweisen, dass seine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht bei elektronischer Erfassung aller Umsätze nämlich davon aus, dass alle Aufzeichnungen vollständig sind. Mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export sind sämtliche Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisbar. Weitere Informationen findest du hier.

Was muss auf dem Kassenbeleg 2020 stehen?

Wichtig ist natürlich auch, dass der Kassenbon richtige und vollständige Informationen enthält.  Folgende Informationen sind verpflichtend:

• Name & Anschrift: Der vollständige Name und Anschrift des Unternehmens muss auf dem Kassenbon angegeben werden.
• Datum & Uhrzeit: Hier muss das Datum der Belegausstellung sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der -beendigung bzw. -abbruchs genannt werden. 
• Art & Menge: Welches Produkt wurde in welcher Menge verkauft?
• Transaktionsnummer: Die Transaktionsnummer ist die fortlaufende Nummer, die eindeutig der  Transaktion zugeordnet werden kann. 
• Rechnungsbetrag & Steuersatz: Hier muss das Entgelt mit dem darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe genannt werden, außerdem der anzuwendende Steuersatz.
• Seriennummer: Seit 2020 ist es auch verpflichtend, dass die Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls ausgewiesen wird.
• Betrag je Zahlungsart
• Signaturzähler
• Prüfwert

Hier findest du mehr Informationen darüber, wie der neue Kassenbon ab 2020 aussehen wird.

Was ist seit 2020 zu beachten?

Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Deshalb sollte jeder Unternehmer die wichtigsten Fragen geklärt haben. Unsere Tipps:

• Informiere Mitarbeiter rechtzeitig! Sämtliche Mitarbeiter sollten über die Pflicht zur Ausgabe eines Belegs Bescheid wissen. Wer nicht von der Bonpflicht befreit ist, sollte alle Mitarbeitern über rechtliche Rahmenbedingungen auf dem Laufenden halten. Denn Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Auch bei erfolgreicher Befreiung sollten Mitarbeiter, wissen, welche Regeln im Grundsatz gelten.
• Bonrollen auf Lager! Wer Bons in Papierform anbietet, sollte sicherstellen, dass genügend Bonrollen auf Lager sind. Sollte das Papier ausgehen und ein Kassenprüfer vor der Tür stehen, kann das unangenehm werden.
• Kasse so einstellen, dass sie jeden Kassenbon automatisch ausdruckt! Die sicherste Methode.
• Rechnung per Mail! Wer noch nachhaltiger agieren und Rechnungen per E-Mail anbieten möchte, kann das bei ready2order einfach einstellen.
• Folge uns auf Facebook! Werde Teil unserer Facebook Community! Wir halten Dich auf dem Laufenden!

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst: