Die Kassensicherungsverordnung, welche bereits im Dezember 2016 erlassen wurde und mit 2020 in ganz Deutschland in Kraft tritt, bringt neben der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und der Kassenmeldepflicht eine weitere Neuerung: Die Belegausgabepflicht. Diese Pflicht besagt, dass du nun als Unternehmer, der ein elektronisches Kassensystem verwendet, allen deinen Kunden einen Beleg aushändigen musst. In anderen Ländern, wie zB. Österreich ist das so bereits der Fall. Warum das nun auch nach Deutschland kommt und welche Folgen das für dich als Unternehmer hat, erklären wir dir hier.
Wen betrifft die Belegausgabepflicht?
Als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bist du grundsätzlich ab 1.1.2020 dazu verpflichtet jedem deiner Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Egal ob du im Bereich Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk oder Einzelhandel tätig bist, ab nächstem Jahr musst du deinem Kunden einen Kassenbon anbieten. Dieser hat aber das Recht den Kassenzettel abzulehnen und ist nicht dazu verpflichtet ihn anzunehmen. Besitzt du eine offene Ladenkasse, bist du davon nicht betroffen.
In welcher Form kann der Kassenbon ausgehändigt werden?
Dir als Unternehmer bleibt es überlassen, ob du den Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform anbietest. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Signierung durch die TSE vor Bereitstellung des Kassenbons abgeschlossen wurde und du den Beleg unmittelbar zur Verfügung stellst. Bietest du deinem Kunden einen elektronischen Beleg an, muss dieser für ihn zugänglich sein. Das heißt, dass eine Bereitstellung zur Ansicht auf deinem Kassenterminal nicht reicht. Der Beleg muss dem Kunden zugestellt werden. Außerdem muss er für deinen Kunden auch einsehbar sein. Bei der Wahl der elektronischen Form musst du also den Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung stellen (z.B PDF oder JPG). Stellst du den Beleg in Papierform zur Verfügung reicht es, wenn du den ausgedruckten Bon anbietest. Ob dein Kunde den Bon dann auch annimmt, ist ihm überlassen.
Dies ist jedoch nicht zu verwechseln mit der Verpflichtung zur Erstellung eines Eigenbelegs für deine Buchhaltung, da du jeden Geschäftsvorfall (wie zB eine Privatentnahme) belegen musst.
Kann man sich von der Pflicht befreien lassen?
Ja. Prinzipiell ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Verkaufst du Waren an eine Vielzahl dir nicht bekannter Kunden, kannst du aus Unzumutbarkeitsgründen eine Befreiung bei der Finanzbehörde beantragen. Aktuell ist es noch der Behörde überlassen, über den Befreiungsantrag frei zu entscheiden. Die Entscheidung muss jedoch pflichtgemäß getroffen werden und kann auch jederzeit widerrufen werden. Um in Betracht für eine Ausnahme gezogen zu werden, muss eine sachliche oder persönliche Härte für dich bestehen. Vorab: Die aus der Pflicht entstehenden Kosten stellen keine sachliche Härte dar und somit auch keinen Grund zur Befreiung.
Die Ausnahme befreit dich als Unternehmer dann aber nicht von dem Anspruch deines Kunden auf eine Quittung. Verlangt dein Kunde eine Rechnung, hat dieser auch Anrecht darauf. Zudem ist es wichtig, dass die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung von der Befreiung nicht eingeschränkt wird.
Gibt es bei Missachtung der Ausgabepflicht Folgen?
Solltest du die neue Pflicht missachten, musst du als Unternehmer mit Konsequenzen rechnen. Hier ist auch darauf zu achten, dass du auch bei ausdrücklichem Verzicht des Kunden auf den Beleg, diesen drucken bzw. in elektronischer Form zur Verfügung stellen musst. Tust du das nicht, handelst du ab 1.1.2020 rechtswidrig. Das kann unbequeme Folgen für dich haben. Sei dir auch bewusst, dass Kassenprüfer Testkäufe durchführen können. Händigst du bei diesem Testkauf dann keinen Beleg aus und der Prüfer hat etwas zu beanstanden, kann das hohe Bußgelder nach sich ziehen.
Warum kommt die Belegausgabepflicht und welche Vorteile bringt sie für Unternehmer?
Die Belegausgabepflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung, welche am 1.1.2020. in Kraft tritt. Diese Verordnung wurde erlassen um der Kassenmanipulation den Kampf anzusagen. Prinzipiell will der Gesetzgeber so Steuerhinterziehungen vorbeugen. Mit der Belegausgabepflicht wird somit der Manipulation von Rechnungsfolgen entgegengewirkt. Jede Rechnung hat eine eindeutige Identifikationsnummer. Wird diese Nummernkette unterbrochen, kann hier vom Fiskus Betrug vermutet werden.
So hat für dich als Unternehmer mit einer Registrierkasse die Belegausgabepflicht einen sehr besonderen Vorteil. Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du nämlich Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern. Weitere Informationen findest du hier.
Was muss auf deinem Kassenbeleg 2020 stehen?
Wichtig ist natürlich auch, dass du deinen Kassenbon mit den richtigen Informationen überreichst. Es gibt hier ebenfalls Vorschriften, die du beachten musst. Folgende Informationen sind verpflichtend:
- Name & Anschrift: Der vollständige Name und Anschrift deines Unternehmens muss auf deinem Kassenbon angegeben werden.
- Datum & Uhrzeit: Hier musst du das Datum der Belegausstellung sowie den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der -beendigung bzw. -abbruchs anführen.
- Art & Menge: Du musst auch angeben, welches Produkt zu welcher Menge du verkauft hast.
- Transaktionsnummer: Die Transaktionsnummer ist die fortlaufende Nummer, welche eindeutig der von dir getätigten Transaktion zugeordnet werden kann.
- Rechnungsbetrag & Steuersatz: Hier musst du das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz aufführen.
- Seriennummer: Ab 2020 ist es auch verpflichtend, dass du die Seriennummer deines Kassensystems oder deines Sicherheitsmoduls ausweist.
- Betrag je Zahlungsart
- Signaturzähler
- Prüfwert
Was musst du bereits vor 1. Januar 2020 beachten?
Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Deshalb solltest du dich am besten bereits vorab mit einigen Fragen auseinandersetzen. Hier unsere Tipps für einen reibungslosen Übergang in die Belegausgabepflicht:
- Informiere deine Mitarbeiter rechtzeitig! Wenn du erst nach dem 1. Januar 2020 deine Mitarbeiter über die neue Belegausgabepflicht informierst, ist das zu spät. Bist du also nicht von der Pflicht von der Finanzbehörde auf einen Antrag hin befreit worden, gib deinen Mitarbeitern rechtzeitig Bescheid. Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Auch bei erfolgreicher Befreiung solltest du das deinen Mitarbeitern rechtzeitig kommunizieren, dass es zu keinen Missverständnissen kommt.
- Bonrollen auf Lager! Wenn du dich dafür entschieden hast, die Belege in Papierform anzubieten, sorge dafür, dass du auch genügend Bonrollen auf lager hast. Sollte dir einmal das Papier ausgehen und ein Kassenprüfer vor der Tür stehen, kann das unangenehm werden.
- Prüfe, ob du deine Kasse so einstellen kannst, dass diese jeden Kassenbon automatisch ausdruckt! So bist du auf der sicheren Seite. Mit dem nachhaltigen Bisphenol freien Thermopapier bist du auch umweltfreundlich unterwegs.
- Rechnung per Mail! Du möchtest noch nachhaltiger agieren und deine Rechnungen in Zukunft per E-Mail anbieten? Mit ready2order kannst du einfach die Einstellungen treffen, dass du deinen Kunden die Bons per E-Mail schickst.
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