Bonpflicht: Alles zur Belegausgabepflicht

Seit 2020 verpflichtet die Belegausgabepflicht – besser bekannt als Bonpflicht – alle Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem, ihren Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Wir erklären, was hinter der Vorschrift steckt und was der neue Kassenbon enthalten muss.

Begriffsklärung: Bon, Beleg, Quittung und Rechnung

Umgangssprachlich werden „Bon“, „Beleg“, „Quittung“ und „Rechnung“ sehr häufig synonym verwendet. Es ist allerdings zwischen den Begriffen zu unterscheiden:

• Beleg ist der Oberbegriff: Darunter versteht man alle Dokumente, welche als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dienen. Grundsätzlich gilt: keine Buchung ohne Beleg. Wenn Du zum Beispiel nachweisen möchtest, dass ein Leistungsempfänger von Dir eine Leistung erhalten und diese bezahlt hat, kannst Du einen Beleg verwenden.
• Ein Bon ist ein meist automatisch von elektronischen Kassensystemen erzeugtes Dokument über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren.
• Eine Rechnung wird verwendet, um Leistungsempfängern über fällige Entgelte zu informieren. Grundsätzlich gilt eine Rechnung allein nicht als Zahlungsbeleg, sondern bestätigt, dass eine Leistung oder ein Produkt bereits dem Kunden übergeben, aber noch nicht (zur Gänze) bezahlt wurde.
• Eine Quittung wiederum bestätigt den Empfang einer Zahlung oder einer Leistung. Das bedeutet, dass der Kunde (Empfänger der Quittung) dem Leistungserbringer (Unternehmer) nichts mehr schuldig und somit der Auftrag abgeschlossen ist. Sofern sich auf einer Rechnung der Vermerk „Betrag dankend erhalten“ befindet, stellt die Rechnung auch eine Quittung dar.

Wen betrifft die Bonpflicht?

Jeder Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem ist grundsätzlich verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Nur wer eine offene Ladenkasse betreibt, ist davon nicht betroffen. 

Warum wurde die Bonpflicht  eingeführt und was bringt sie?

Bereits 2016 wurde in Deutschland die Kassensicherungsverordnung verabschiedet. Die Belegausgabepflicht ist (wie die TSE) Teil dieser Verordnung, die Kassenmanipulationen verhindern und Steuerhinterziehungen vorbeugen soll.

Jeder Beleg muss nun eine eindeutige Identifikationsnummer enthalten. Wird diese Nummernkette unterbrochen, kann der Fiskus Ermittlungen wegen betrügerischer Unregelmäßigkeiten aufnehmen.

Für Unternehmen mit einer Registrierkasse bietet die Bonpflicht aber auch Vorteile, denn sie gibt Rechtssicherheit. Wer ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) betreibt, muss nämlich nicht länger nachweisen, dass seine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht bei elektronischer Erfassung aller Umsätze davon aus, dass alle Aufzeichnungen vollständig sind.

Mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export sind sämtliche Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisbar. Hier findest Du weitere Informationen des Bundesfinanzministeriums.

Kann man sich von der Bonpflicht befreien lassen?

Prinzipiell ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Wenn Waren an eine Vielzahl  unbekannter Kunden verkauft werden, kann eine individuelle Belegausgabe als unzumutbar gewertet werden: Hier kannst Du bei der zuständigen Finanzbehörde beantragen, Dich von der Bonpflicht befreien zu lassen.

Voraussetzung für die Befreiung ist sachliche oder persönliche Härte. Allerdings stellen die aus der Bonpflicht entstehenden Kosten keine sachliche Härte dar und sind somit auch kein Grund zur Befreiung: Bonrollen kaufen zu müssen genügt also nicht als Argument, um sich von der Bonplicht befreien zu lassen.

Wichtig für alle, die von der Bonpflicht befreit sind:

• Auch wenn Du von der Bonpflicht befreit bist, kann Dein Kunde trotzdem eine Quittung verlangen. Diese muss er auch bekommen.
• Die TSE-Pflicht bleibt von der Befreiung ebenfalls unberührt.
• Die Bonpflicht ist nicht zu verwechseln mit der Verpflichtung zur Erstellung eines Eigenbelegs für die Buchhaltung. 

Was muss auf dem Kassenbeleg stehen?

Mittlerweile benötigt der Kassenbon nur noch einen QR-Code, über den alle TSE-Angaben abrufbar sind. Folgende Angaben sind verpflichtend:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens 
• Datum der Belegausstellung 
• Art und Menge des verkauftenProdukts 
• Rechnungsbetrag und angewandter Steuersatz

Zusätzliche TSE-Informationen, welche durch den QR-Code abgedeckt werden können:

• der Zeitpunkt vom Beginn des Kassenvorgangs mit Ende oder ggf. Abbruchzeitpunkt.
• Fortlaufende und eindeutige Transaktionsnummer
• Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls 
• Betrag je Zahlungsart
• Signaturzähler
• Prüfwert

Im Durchschnitt kannst Du den Beleg um 6cm kürzen, wenn Du die lesbaren TSE-Angaben entfernst – sogar noch mehr, wenn Du den QR-Code auch verkleinerst. Der QR-Code lässt sich  klein, mittel oder groß einstellen. In unserem Hilfe-Center zeigen wir Dir, wie Du den Kassenbon kürzen kannst.

Hier findest Du weitere Informationen, wie der neue Kassenbon aussehen muss.

In welcher Form kann der Kassenbon ausgehändigt werden?

Du entscheidest selbst, ob Du den Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform anbietest. Voraussetzung ist, dass die Signierung durch die TSE vor Bereitstellung des Kassenbons abgeschlossen wurde und dass der Beleg unmittelbar zur Verfügung gestellt wird.

Wer eine elektronische Kasse betreibt und seinen Kunden einen elektronischen Beleg anbietet, muss sicherstellen, dass der Bon dem Kunden tatsächlich zugänglich ist. Eine einfache Ansicht auf einem Kassenterminal ist also nicht ausreichend: Der Beleg muss dem Kunden in irgendeiner Form zugestellt werden. 

Außerdem muss der Beleg einsehbar sein: Bei der Wahl einer geeigneten elektronischen Form muss der Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt werden (z. B. als PDF oder als Bilddatei im JPG-Format).

Werden Bons hingegen in Papierform zur Verfügung gestellt, genügt es, den ausgedruckten Bon dem Kunden direkt anzubieten. Ob der Kunde den Bon auch annimmt, bleibt ihm überlassen.

Was ist bei der Bonpflicht noch zu beachten?

• Informiere Mitarbeiter rechtzeitig: Sämtliche Mitarbeiter sollten wissen, dass sie Belege ausgeben müssen. Auch dann, wenn Du von der Bonpflicht befreit bist, sollten Deine Mitarbeiter wissen, welche Regeln im Grundsatz gelten.
• Bonrollen auf Lager: Wer Bons in Papierform anbietet, sollte immer genügend Bonrollen auf Lager haben. Denn falls ein Kassenprüfer ausgerechnet dann vor der Tür steht, wenn Dir das Papier ausgegangen ist, kann das unangenehm werden.
• Kassensoftware auf automatischen Bondruck einstellen: Das ist die sicherste Methode, um keinen Bon zu vergessen.
• Rechnung per Mail senden: Wer nachhaltig agieren und Rechnungen per E-Mail anbieten möchte, kann das bei ready2order einfach einstellen.
• Da ein elektronisches Kassensystem Einzelhandel und Gastronomie während des gesamten Umsatzprozesses unterstützt, ist es sinnvoll, sämtliche Umsätze auch in einem automatischen Kassenbuch zu erfassen.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst: