Rechtliches

Das musst du bei der Kassenbuch Pflicht beachten!

Von Robert Mitmansgruber | Zuletzt aktualisiert: 10.30.2020

Das Kassenbuch ist die Bibel der Bargeldbuchung und umfasst einen wichtigen Teil der gesetzlichen Buchhaltung. In Deutschland gilt der rechtliche Grundsatz, dass jeder Betrieb ein Kassenbuch führen muss, der einer Bilanzierungspflicht unterliegt. Dies betrifft auch jene, die sich selbst freiwillig bilanzieren. Wer ein Kassenbuch führen muss, ist mit vielen Rechten und Pflichten konfrontiert und stellt sich wahrscheinlich früher oder später folgende Fragen: Wie sieht ein ordnungsgemäßes Kassenbuch aus? Welche Art der Kassenführung ist gesetzlich erlaubt? Kann man ein Kassenbuch schriftlich oder digital führen? Und was kann man bei der Aufzeichnung eigentlich falsch machen? 

Das Kassenbuch dient einerseits dazu, dir einen detaillierten Überblick über die einzelnen Geschäftsvorfälle zu verschaffen. Anderseits stellt es eine wichtige Informationsquelle für das Finanzamt oder deine Steuerberatung dar. Spätestens bei Betriebsprüfung kann es bei einer fehlerhaften Kassenbuchführung zu empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Damit dies nicht passiert, hier ein Überblick über die ordnungsgemäße Kassenführung.

Neuregelung zur elektronischen Kassenführung seit Januar 2020

Für die bargeldintensiven Betriebe ändert sich 2020 gesetzlich wenig, was die Führung der Kasse betrifft. Die Regelung seit 2018 besagt, dass das Finanzamt ohne Ankündigung eine Überprüfung durchführen darf. Davor war die Kassen-Nachschau nur mit Voranmeldung möglich. Dies solltest du auch weiterhin beachten, damit es keine bösen Überraschungen gibt!

Wichtig zu wissen ist, dass man das Kassenbuch direkt führen muss. Dies kann von der Finanz auch überprüft werden kann. Für einen aktuellen Kassenbestand müssen nämlich alle Bargeschäfte in angemessener Zeit nachgetragen werden, was spätestens am darauffolgenden Tag nach Buchung erfolgen muss. So kann sichergestellt werden, dass das Kassenbuch vor Manipulation geschützt wird. 

Neu ab 2020: Um den gesetzlichen Anforderungen für Registrierkassen, elektronische Kassen und PC-Kassensysteme gerecht zu werden, kommt in diesem Jahr die Pflicht zur Aufrüstung der technischen Sicherheitseinrichtung. Damit ist eine nachträgliche Veränderung und Manipulation bei elektronischer Aufzeichnung nicht mehr möglich. 

Welche Angaben muss ein Kassenbuch enthalten?

 Wenn du deine Kasse richtig führen willst, solltest du ein paar Grundsätze beachten. Um eine fehlerhafte Kassenführung zu vermeiden, müssen die manuell geführten Aufzeichnungen folgende Angaben haben: Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben sowie alle Privatentnahmen und -einlagen in bar.

Gesetzlich ist es genau vorgeschrieben, wie ein Kassenbuch aufgebaut sein muss und welche Eintragungen notwendig sind, um die Geschäftsvorfälle korrekt aufzuzeichnen.

  • Datum 
  • Belegnummer
  • Buchungszeile
  • Betrag in Währung
  • Umsatzsteuersatz und Höhe der Umsatzsteuer
  • Kassenbestand und Kassensaldo
  • Beleg

Wer ist zur Kassenführung verpflichtet? 

Grundsätzlich gilt es, Folgendes zu beachten: Alle gewerblichen Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, wenn sie einen eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb führen und dies unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister tun. Die Aufzeichnungspflicht gilt dann, wenn du mit deinem Geschäft einen hohen Umsatz erzielst, viele Mitarbeiter beschäftigst oder auch ein umfassendes Produktsortiment hast. Dann solltest du über die Buchführung deiner Bargeschäfte konkret nachdenken. Ausgenommen von der Regelung bist du nur, wenn du einen kleinen Laden hast, zu den nicht buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen zählst und deinen Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst. Allerdings sind laut deutschem Gesetz nicht alle Kleingewerbetreibenden auch automatisch von den erforderlichen Aufzeichnungen ausgenommen. Die gesetzlichen Vorgaben gelten auch für Einzelkaufleute, deren Jahresüberschuss unter 50.000 Euro (ab 2016: 600.000 Euro) oder deren Jahresumsatz unter 500.000 Euro (ab 2016: 60.000 Euro) beträgt. Neugründer sind im ersten Jahr von der Pflicht befreit, wenn die Zahlen am ersten Abschlussstichtag unter den genannten Grenzen bleiben. 

Sobald du allerdings regelmäßig Bargeld verbuchst, ist die Führung eines Kassenbuches betriebswirtschaftlich ratsam. Gleichzeitig bist du nach den in Deutschland geltenden gesetzlichen Regelungen als Unternehmer zur Aufzeichnung verpflichtet, um Steuern und Co. für das Finanzamt nachvollziehbar zu machen (§ 22 Abs 2 Nr 2 UStG)

Anforderungen an das Kassenbuch

Da du als Unternehmer zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet bist, ist es besonders wichtig, dass die Kasse folgenden Anforderungen entspricht: 

  •        Alle Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen sind durch Belege nachzuweisen.
  •        Das Kassenbuch muss so geführt sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu verschaffen.
  •       Es gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen. Alle Buchungen müssen lückenlos und vollständig geführt werden. 
  •        Buchungen müssen zeitgerecht erfolgen. Gemäß § 146 Abs 1 Satz 2 AO sind Einnahmen und Ausgaben der Kasse täglich zu erfassen – oder unter bestimmten Voraussetzungen periodisch. 
  •         Beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen ist es auch wichtig, dass die Buchungen nachvollziehbar und eindeutig zugeordnet werden können. Es ist empfehlenswert, die Umsätze voneinander getrennt aufzuzeichnen.
  •         Buchungen dürfen nicht verändert werden, denn der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar sein. Zudem muss die gesamte Buchführung in chronologischer Reihenfolge sein. Es muss jederzeit möglich sein, den Soll- und Ist-Bestand der Kasse prüfen zu können. 

Offene Ladenkasse oder Registrierkasse

Ob handschriftliches Kassenbuch oder Kassenbuch-Software – es gibt zahlreiche Varianten, wie man die Kassenführung gestalten kann. Wer es gerne analog mag, kann im Schreibwarenhandel des Vertrauens Kassenbuch Vorlagen seiner Wahl ohne großen Aufwand erwerben. In Deutschland herrscht bisweilen noch keine Registrierkassenpflicht. Allerdings gibt es jährliche Erneuerungen, was die Richtlinien der Registrierkassen betrifft. Elektronische Registrierkassen oder andere für den Betrieb erforderlichen PC-Kassensysteme können viele Vorteile mit sich bringen, aber in der Praxis so manche Hürde darstellen. Bei Verwendung einer EDV-Registrierkasse gilt, dass die Belege immer dem Kassenbuch zugeführt werden müssen. Digitale Kassensysteme sind im Vergleich zur offenen Ladenkasse sicher, was die Rechtsanforderungen betrifft. Diese unterstützen bei der Kassenführung und archivieren die Daten ordnungsgemäß. 

Ein am PC geführtes Kassenbuch ist praktisch, keine Frage! Aber bei elektronischen Kassenbüchern musst du bei einer Änderung von bereits getätigten Aufzeichnungen darauf achten, dass diese ausreichend dokumentiert ist und nicht einfach gelöscht werden. Das ist nämlich nicht erlaubt. Die Software berücksichtigt automatisch die Aufbewahrungspflicht der Belege, was bei einer Finanzprüfung von Steuerpflichtigen eine große Erleichterung sein kann. 

Tipps, die du zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung anwenden kannst: 

  • Buchungsaufzeichnungen in Excel-Tabellen können leicht manipuliert werden und werden gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) als nicht ordnungsgemäß bewertet. Sollte es zu einer Prüfung kommen, kann diese Art der Buchführung zu rechtlichen Konsequenzen führen.
  • Kleinunternehmer sollten sich grundsätzlich genau erkundigen, wie sie ihre Kasse führen müssen und welche Anforderungen es zu beachten gibt. 
  • Die Kassenführung muss revisionssicher und übersichtlich sein.
  • Bei handschriftlichen Buchungen müssen alle dazugehörigen Belegen inklusive Buchungstexte aufbewahrt werden.
  • Wird das Kassenbuch mittels einer Software geführt, darf es zu keinerlei Manipulation durch Änderung kommen. Einige Softwareprogramme erfüllen die Anforderung für eine ordnungsgemäße Aufzeichnung nicht. Hier sollte man sich bei der Anschaffung genau erkundigen, welche eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglichen und der technischen Sicherheitseinrichtung entsprechen. Die Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme muss mit dem Finanzamt konform sein.
  • Typische Fehler in der Aufzeichnungspflicht der Kasse ergeben sich auch, wenn du alle Bareingänge und Barausgänge nicht als Buchungen vermerkst. Oft werden Privatentnahmen und Einlagen vergessen.
  • Bei elektronischer Aufzeichnung ist einer der häufigsten Fehler, wenn du den Kassenbestand nicht im Auge behältst und selbst regelmäßig nachzählst. Kontrolliere stets deine Kasse! 

Robert Mitmansgruber

Produktmanager Software

Als Produktmanager bei ready2order beschäftigt sich Robert mit der Entwicklung und Adaptierung von Software-Features. Die Änderungen des Kassengesetzes in Deutschland haben derzeit bei ihm Priorität. In seiner Freizeit verbindet er am liebsten Reisen mit sportlichen Aktivitäten.