Das einfache Kassensystem für kleine Unternehmen

Nein, bisher gibt es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. 

Grundsätzlich gilt, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden: Du kannst also frei entscheiden, ob Du eine elektronische oder eine offene Ladenkasse verwenden möchtest. 

Wer jedoch bereits eine elektronische Registrierkasse verwendet, muss bis zum 01. Januar 2023 dafür sorgen, dass sein Kassensystem mit der vorgeschriebenen Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet ist – oder die Kasse bei unmöglicher Aufrüstbarkeit gegen ein TSE-fähiges Modell austauschen.

Die Möglichkeit der offenen Ladenkasse bleibt von dieser Regelung weiterhin unangetastet. Mehr Infos dazu, warum es trotzdem zeitsparender und sicherer ist, eine elektronische Kasse zu betreiben, findest Du in unserem Blogbeitrag zur Registrierkassenpflicht in Deutschland.

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ersetzen seit 2017 die GDPdU. Sie besagen, welche Belege Du sammeln, speichern und dokumentieren musst – und wie. Was Du dabei beachten musst, erfährst Du in unserem Beitrag zur GoBD. 

Außerdem regelt die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) die Anforderungen an Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme elektronischer Registrierkassen; darunter

• Bonpflicht und Pflichtangaben auf dem Kassenbon
• Manipulationssicherheit durch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
• DSFinV-K 2.0 als Datenstandard für den Datenexport zur Nachprüfung durch das Finanzamt
• Kassenmeldepflicht

Mehr über die Kassensicherheitsverordnung und warum sie Vorteile für Unternehmer:innen hat, findest Du in unserem Blogbeitrag zur KassenSichV.

Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) ist ein Sicherheitsmodul, das ab 2023 für alle Betreiber:innen elektronischer Kassensystemen gesetzlich vorgeschrieben ist. 

Das Modul sorgt für eine unveränderbare, manipulationssichere Aufzeichnung aller Kassenvorgänge und verhindert eine nachträgliche Bearbeitung von Kassendaten. 

Wie das genau funktioniert und wie ready2order die TSE bereitstellt, erfährst Du in unserem Blogbeitrag zur Technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Seit Frühjahr 2020 muss laut Belegausgabepflicht – besser bekannt als Bonpflicht – zu jedem Geschäftsvorgang ein Beleg mit vorgeschriebenen Pflichtangaben ausgestellt und dem Kunden “in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang” angeboten werden. 

Allgemeine Informationen zur Bonpflicht erhältst Du in unserem Blogbeitrag zur Belegausgabepflicht; außerdem habe wir alle Details zu den Pflichtangaben auf dem neuen Kassenbon für Dich zusammengestellt.

Cloud bedeutet Sicherheit. Denn Daten, die “in der Cloud” liegen, werden auf externen Servern in Deutschland gespeichert. Warum wir das bei ready2order so machen? Ganz einfach: So sind Deine Kassendaten immer da, wenn Du sie brauchst. Sogar dann, wenn mal was passiert. Anders gesagt: Es ist nie mehr “plötzlich alles weg”, sondern immer alles da – auch bei Brand, Überschwemmung oder im Steuerunterlagen-Notfall.

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, setzen längst nicht alle Kassenanbieter auf die Cloud: Wer eine neue Registrierkasse kaufen will, hat weiterhin die Wahl zwischen verschiedenen Systemen: geschlossene Kassensysteme, die meist hardwarebasiert sind, und offene, cloudbasierten Systeme wie von ready2order.

Geschlossene Kassensysteme sind die althergebrachte Variante: Hier läuft die Software nur auf einer ganz bestimmten Hardware, darum wird beides in der Regel nur zusammen verkauft. Hardwarebasiert bedeutet, dass sich Software und Kassendaten außerdem auf einem festen Speichermedium wie einem USB-Stick befinden. Das ist zwar auf den ersten Blick logisch, aber Fehlerbeseitigung oder Updates können bei dieser Konfiguration nur vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden. Das Resultat: hohe Kosten und umständlicher Service im Bedarfsfall.

Ein Cloud-Kassensystem wie ready2order punktet dagegen mit echten Vorteilen: Unsere Software arbeitet online in der Cloud (d.h. auf einem Server im Netz). So hast Du einen sicheren Stand gegenüber dem Finanzamt: Updates spielen wir automatisch, schnell und flächendeckend auf alle angeschlossenen Kassen auf. Ganz ohne Dir über mögliche Gesetzesänderungen den Kopf zu zerbrechen, bist Du so ohne jedes Zutun oder Extrakosten immer auf dem Laufenden. Auch neue Funktionen oder Updates vom Hersteller erhältst Du über automatische Updates ganz bequem.

Zusätzliches Plus: Dank Cloudspeicherung sind Deine Daten nicht nur sicher. Sondern Du hast auch von überall Zugriff, und kannst da arbeiten, wo Du Deine Kasse brauchst – also nicht nur im Betrieb, sondern auch unterwegs oder im Büro zuhause.

ready2order ist zudem ein echter Alleskönner: Unsere Kassen-App ist kompatibel mit einer großen Anzahl von Geräten und Betriebssystemen. Ob Windows, Android oder iOS: Bei uns bekommst Du nicht nur starke Kassenterminals mit allem, was Du brauchst, Du kannst auch Deine vorhandene, unterstützte Hardware weiternutzen. 

Du würdest gern mehr erfahren? Hier findest Du gute Gründe für ein Cloud-Kassensystem.

Unser Kassensystem eignet sich v. a. für kleine Unternehmen:

• stationär oder mobil
• für Einzelunternehmer:innen oder mehrere Mitarbeiter:innen
• an einem oder mehreren Standorten.

Unsere Kassensoftware umfasst die wichtigsten Funktionen für Handel und Dienstleistung:

• Café, Eisdiele, Bäckerei, Foodtruck und Imbiss (ohne Tischbetrieb)
• Einzelhandel
• Kiosk und Marktstand
• Handwerk
• Kosmetiksalons, Nagelstudio, Friseur und Massagesalons
• Floristik
• Taxi
• Tankstelle

– außerdem bietet das Gastro-Paket die Zusatzfunktionen für Gastronomie (Restaurant, Bar, Café, Eiscafé) mit Tischbetrieb.

• Tischübersicht: Damit Du jederzeit alle Bestellungen im Blick hast. 
• Getrennte Rechnungen: Getrennt zahlen? Kein Problem mit ready2order!
• Außer-Haus-Funktion: Einfach den richtigen Steuersatz auswählen
• Beilagenmanagement: Sonderwünsche? Mach es Deinen Mitarbeitern einfach, Beilagen und Extras aufzunehmen
• Funkbonierung in Küche/ Bar: Für mehr Service und mehr Umsatz
• Happy Hour: Einfach und schnell Preisstufen festlegen - und das ohne Aufwand
• Menügangauswahl: Reagiere flexibel auf Gästewünsche und füge Gerichte und Gänge hinzu.
• Multi-Login für mehrere Zugänge

Es gibt zwei Gründe, um sich bei Kauf Deiner ready2order Kassensoftware nicht für einzelne Monatslizenzen, sondern für ein Jahresabo zu entscheiden:

• Du sparst Arbeitsaufwand: Einmal angelegt, bleiben Deine Produkte, Daten und Zugangsberechtigungen im System. Damit läuft Deine Kasse im Einsatz wie von selbst – auch im Saisonbetrieb. Einfach einschalten und wieder loslegen – ohne aufwändige Neueinrichtung!
• Unser Jahresabo lohnt sich schon ab 5 Monaten Saisonbetrieb: Im Vergleich zu 12 Monatslizenzen sparst Du mit dem Jahresabo 120 Euro – und die Aktivierungsgebühr von 99 Euro. Und um wiederholten Einrichtungsaufwand kommst Du auch herum. Betreibst Du Deine Kasse durchgängig, sparst Du ab dem 2. Jahr bis zu 267 Euro: Und das entspricht über 6 Monaten Einzellizenz.
• Solltest Du auch das Gastro-Paket gebucht haben, kommen bei jährlicher Zahlung weitere Ersparnisse dazu.

Noch nicht ganz klar? Genaue Rechenbeispiele und weitere Infos, warum Du in der Praxis sogar noch mehr sparst, findest Du in unserem Blogpost zum Thema “Bis zu 7 Monate kostenlos kassieren – mit dem ready2order Jahresabo”.