Café eröffnen? 10 Tipps für das eigene Café [+Checkliste]

Du stellst dir die Frage, wie du dein eigenes Café eröffnen kannst und das so erfolgreich wie möglich? Die vielen Voraussetzungen überfordern dich und du brauchst Hilfe bei der Erstellung eines Geschäftskonzeptes? Dann findest du hier genau wonach du gesucht hast. Ein klar strukturierter und gut durchdachter Businessplan ist bereits die halbe Miete und entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg deines Geschäftes. Hier findest du 10 Tipps, die du beachten solltest, wenn du dein eigenes Café eröffnen willst.

Motivation und Ehrgeiz ist das eine. Das Entscheidende, um erfolgreich ein neues Café zu eröffnen, ist das Konzept, das dahinter steht. Ein Alleinstellungsmerkmal hilft dir nicht nur dabei, dich von der Konkurrenz abzuheben, sondern ist sogar ausschlaggebend für den Erfolg bei der Caféeröffnung. Um den Traum von der Gründung des eigenen Cafés erfolgreich umzusetzen, sind daher einige Dinge zu beachten

Wir verraten dir, wie auch aus deiner Idee Wirklichkeit wird.

1. Überlege dir ein Gastronomie Konzept

Am Anfang sollte immer die Vision bzw. eine einzigartige Idee stehen. Du musst den Kunden etwas bieten, dass dich von der Konkurrenz deutlich abhebt. Die Möglichkeiten wie du das umsetzt, sind grenzenlos.

Du musst dabei das Rad nicht neu erfinden, es können auch bereits bestehende Cafés als Inspirationsquellen dienen. Im Idealfall kannst du etwas vorweisen, worin du besser bist als deine Mitbewerber. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Hier gilt es ein selbstbewusstes Auftreten zu schaffen und nach außen hin zu strahlen. Die Kunden merken das sofort, wenn du mit voller Engagement und einer guten Idee an die Sache herangehst.

Konzentriere dich daher stets auf deine Stärken. Es bringt nichts, wenn du etwas umsetzen willst, wovon du keine Ahnung hast.

2. Finde dein Alleinstellungsmerkmal

Was macht dein Café so besonders? Überlege dir, wie du dich am besten von der Konkurrenz abheben kannst. Sei es die Atmosphäre, die Raumausstattung, der Service oder das Warenangebot. Bei einem Café definiert sich der unternehmerische Erfolg auch durch das richtige Angebot von Speisen und Getränken in der richtigen Qualität. Schmeckt es den Gästen und stimmt das Preis/Leistungsverhältnis, kommen diese wieder und die Kasse klingelt.

Denke außerdem auch immer an zusätzliche Einnahmequellen. Beispielsweise könntest du Produkte wie Kaffeebohnen oder Speisen auch verpackt anbieten.

Positioniere dich besser als deine Konkurrenten, indem du ein Netzwerk von Lieferanten, Kunden und anderen Interessensgruppen aufbaust. Strategisch gesehen, bringt dir das enorm viele Vorteile, wie günstige Preise, gesteigertes Vertrauen, Kostenersparnisse, besseres Image und vieles mehr. Ein Lieferant der zum Beispiel das nötige Know-how über die Qualität, Preise usw. über Kaffeebohnen besitzt oder eventuell auch neue Trends am Markt erkennt, ist Gold wert.

3. Entscheide dich für Zielgruppe & Location

Neben einer einzigartigen Idee spielt die Lage ebenfalls eine entscheidende Rolle. Dabei sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, die für die Wahl des richtigen Standortes von Bedeutung sind. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Infrastruktur: Wie sieht es mit der Verkehrsanbindung aus? Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden? Wie steht es mit der Anziehungskraft des Standortes für deine Kunden?
  • Zielgruppe: Zielst du eher auf Laufkundschaft oder Stammgäste ab?
  • Räumlichkeiten: Ist genügend Platz für deine Gäste vorhanden? Verfügst du über einen Außenbereich (Terrasse)? Ist der Lagerraum ausreichend groß?
  • Preis: Wie hoch sind die Miet- bzw. Anschaffungskosten für die Räumlichkeiten?
  • Konkurrenz: Befindet sich ein ernstzunehmender Mitbewerber in der Nähe des Standortes?

Ähnlich wie bei der Schaufenstergestaltung, muss also auch bei der Gestaltung und dem Businessplan eines Cafés auf die Wahrnehmung der potentiellen Kunden geachtet werden.

Die Auswahl der Fragen soll dir einen groben Überblick geben, die für die Wahl der Location wichtig sein könnten. Um eine genauere Planung durchzuführen, empfehlen wir dir, eine umfangreiche Standort- und Wettbewerbsanalyse vorzunehmen.

Treffe deine Entscheidungen auf Basis der Ergebnisse. Beobachte zum Beispiel den Standort zu unterschiedlichen Tageszeiten und auf die Frequenz, um so deine potenzielle Kundschaft festzustellen.

Vermeide auch den Fehler ein Überangebot von Cafés an einer Location zu schaffen. Damit verschärft man unnötig den Wettbewerb, der auf dich und auf deine Mitbewerber enormen Druck ausübt. Dadurch wird es noch schwieriger Fuß zu fassen und du bangst möglicherweise bereits in der Gründungsphase um deine Existenz.

Eine gut durchdachte Marktforschung ist also wichtig, damit es später kein böses Erwachen gibt.

Das ist auch bei der Festlegung der eigenen Zielgruppe relevant. Es gilt herauszufinden welche Kundengruppen du ansprechen willst.

Die Zielgruppendefinition steht im engen Zusammenhang mit der Marktsegmentierung. Gerade am Anfang einer Caféeröffnung ist es sicherlich keine schlechte Idee einen bestimmten Teilmarkt oder eine Marktnische zu bedienen. So kannst du dich mit einer guten USP leichter von der Konkurrenz abheben und leichter Fuß fassen. Außerdem ist es einfacher auf die Bedürfnisse der Gäste einzugehen und es besteht die Möglichkeit gezielte Marketing-Maßnahmen einzusetzen.

4. Plane das Marketing

Wie machst du die Leute auf dein Café aufmerksam? Die Möglichkeiten, wie du Kunden in dein Geschäft lockst, sind auch hier wieder grenzenlos. Maßnahmen für das klassische Marketing sind:

  • kostenloser Eintrag auf Google Maps -> Google MyBusiness
  • Bewertungsplattformen, wie Yelp, Qype, Foursquare
  • Facebookseite mit deinem aktuellen Angebot
  • Food und Stadt-Blogs
  • Flyer
  • Events und spezielle Veranstaltungen
  • Eröffnungs- und Jubiläumsfeier
  • Anzeige in Zeitschriften, Magazinen, Stadtführern usw.
  • Gutscheine und Coupons
  • Rabatte, Sonderaktionen, Treue- und Bonuskarten, günstige Angebote
  • Werbeartikel oder Merchandise-Produkte
  • Food-Messen/Märkte
  • und vieles mehr.

Heutzutage ist der Online-Auftritt sehr wichtig. Erstelle eine attraktive und kundenfreundliche Website für dein Café. Vermarkte dich auf sozialen Plattformen wie Facebook, Instagram, Pinterest oder Youtube. Nimm Kontakt mit Bloggern auf. Trage dich in Google Maps, Tripadvisor oder Yelp ein. Je nachdem wie groß dein Budget ist, bietet sich hier eine Vielzahl an Möglichkeiten. Sei mutig und bringe deine eigenen Marketing-Ideen mit! Hier findest du eine Liste mit 6 kostenlosen Marketing Tools.

5. Erstelle einen Businessplan

Ein Businessplan hilft dir dabei deinen Traum in die Realität umzusetzen. Wenn du Förderungs- oder Investitionsmöglichkeiten wahrnehmen möchtest, kommst du um einen Businessplan nicht herum. Jedoch auch für dich persönlich ist ein Businessplan von großem Vorteil. Er hilft dir, den besten Weg zur erfolgreichen Eröffnung eines Cafès zu finden. Er sollte einen roten Faden bilden, an dem du dich immer orientieren kannst.

Ein Businessplan sollte daher abbilden, wie das Konzept, die Prozesse, die Organisation und das Marketing zu strukturieren sind. Außerdem ist es wichtig die Investitionen und die Finanzierung stets gegenüberzustellen.

Ob die Wahl der Location zur angestrebte Zielgruppe passt, wird hier sichtbar. Entwicke daher einen Geschäftsplan, der langfristig ausgerichtet ist und lege damit den Grundstein für den Erfolg deines Cafés.

6. Finanzierung: Kosten und Wirtschaftlichkeit des Cafés

Ganz oben auf der To-Do-Liste sollte die Frage der Finanzierung und der Kapitalaufbringung in der Gastronomie stehen.

Vor allem in der Gründungsphase ist es wichtig, ein entsprechendes finanzielles Polster vorweisen zu können. In vielen Fällen reicht das Eigenkapital nicht aus, da eine Eröffnung eines Cafés mit hohen Kosten verbunden ist. Trotzdem ist es nicht schlecht, genug Eigenkapital bereitzustellen, zumal dein finanzieller Druck sinkt, deine Kreditwürdigkeit steigt und dir somit leichter Kredite gewährt werden.

Als mögliche Fremdkapitalgeber können lokale Banken, regionale oder staatliche Fördermöglichkeiten oder aber auch Familie, Freunde oder Bekannte dienen. Je besser deine Idee für ein neues Cafés ist, desto leichter ist es geeignete Investoren zu finden.

Auch auf langfristige Sicht solltest du dir Gedanken über die Finanzierung machen. Vor allem wenn eine Expansion, eine Investition oder eine sonstige betriebliche Umstrukturierung bzw. Veränderung bevorsteht.

Der mit Sicherheit größte Kostenaufwand sind die anfänglichen Ausgaben für den Standort.

Ein bereits bestehendes Café zu übernehmen, ist dabei günstiger als ein neues zu gründen. Hier ist in den meisten Fällen nur eine Ablöse für die Geschäftseinrichtung fällig. Zudem hast du in der Regel auch weniger Behördengänge.

Wenn du jedoch deiner Kreativität freien Lauf lassen willst, kommen zusätzlich noch Umbau- und Renovierungskosten für die Neugestaltung deines Cafés auf dich zu. Hierfür musst du dir bei Behörden zusätzliche Genehmigungen holen, was zu weiteren Verwaltungskosten führt.

Andere Kostentreiber sind die Einrichtung bzw. Betriebsausstattung des Cafés, die Auffüllung des Vorrats an Lebensmittel und Waren sowie die Kosten für den laufenden Betrieb – wie Personal, Miete, Strom, Wasser und Instandhaltung.

Aufgrund deiner Kalkulation kannst du die Preise für die Produkte festlegen. Dabei solltest du auf deine Gewinnmarge achten. Wie hoch diese ausfällt, hängt ganz von deiner Kostenstruktur ab, wie hochwertig deine Lebensmittel und Zutaten sind und was deine Zielgruppe bereit ist zu zahlen. Die Grundregel dabei ist, dass du nicht auf deinen Kosten sitzen bleibst und die Preise für die Kunden noch attraktiv sind.

Das heißt, die Produkte müssen zumindest mit jene Preisen verkauft werden, die den Deckungsbeitrag nicht unterschreiten. Ansonsten läufst du Gefahr, dein Café schnell in den Ruin zu treiben.

7. Bürokratie: Lizenzen, Genehmigungen & Vorschriften

Gerade in der Gastronomiebranche gibt es unzählige Vorschriften, Verordnungen und Auflagen die bewältigt werden müssen. Beispiele dafür sind:

  • Genehmigungen
  • Gewerbeanmeldung
  • Lage- und Grundrisspläne
  • Hygienevorschriften
  • Bauvorschriften
  • Gastgewerbekonzession
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Rechtsvorschriften
  • Versicherungen
  • Gesetzliche Regelungen
  • Versteuerung des Trinkgelds
  • und vieles mehr

Die Liste der Richtlinien ist lang. Daher empfehlen wir dir möglichst viel Zeit für die Behördengänge einzuplanen. Viele Unternehmer vergessen darauf, dass die Anforderungen an eine GoBD Kasse ebenso dazu gehören. Beschäftigte dich also rechtzeitig und lassen dich umfassend beraten, damit du nicht überrascht wirst. Es gibt Gründerkurse, die dich auf bürokratische Fallstricke vorbereiten.

Tipp: Tablet Vergleich: Welches Tablet eignet sich als Kassensystem?

Die wichtigsten Dokumente, die man bei einer Café-Eröffnung haben soll, haben wir in dieser Infografik zusammengefasst.

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8. Setze klare Prozesse auf

Eine klare Prozessstruktur innerhalb des Unternehmens ist eine wichtige Voraussetzung für die Effizienz und Effektivität aller betrieblichen Abläufe. Dabei gilt es Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche festzulegen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Bei einem Café können mehrere Testläufe gestartet werden, die nach und nach zu einem reibungslosen Ablauf führen. Dabei ist es wichtig, die Laufwege der Kellner und die Wartezeit der Kunden so kurz wie möglich zu halten. Eine gute Beratung der Gäste sollte dabei auch nicht zu kurz kommen.

Das klingt nach einer Herkulesaufgabe, aber mit der Zeit ergibt sich die nötige Routine und schafft zudem Erfahrungswerte, an denen du dich orientieren kannst. Mache eine Skizze von deinem Café und zeichne Theke, Tische, Stühle usw. ein und markiere die Laufwege der Kellner. So kannst du noch weitere Optimierungen vornehmen.

Achte auch auf eine gleichbleibende Qualität der Produkte. Dies kannst du zum Beispiel mit Rezepturen und Zubereitungsanleitungen standardisieren.

Um Prozesse und Strukturen effizient zu gestalten, kannst du hier auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen. So können digitale Kassen, neben dem Kassieren, dir das Anlegen eines Kassenbuchs abnehmen, da die Einnahmen und Ausgaben automatisch strukturiert und aufgezeichnet werden. Dies erspart dir viel Zeit und Mühe.

Erstelle am besten kurz-, mittel- und langfristigen Zeitpläne, denen du bestimmte Ziele zuordnest und in denen du Maßnahmen setzt, die zur Erreichung der Ziele beitragen.

9. Stelle die richtigen Mitarbeiter ein

Das A und O bei der Eröffnung eines Cafés sind deine Mitarbeiter, denn letztendlich entscheidet der Service darüber, ob deine Gäste wiederkommen. Der Fokus bei der Personalauswahl sollte daher auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen liegen. Es muss nicht zwingend ein ausgebildeter Mitarbeiter in der Dienstleistungsbranche sein, auch Studenten oder Quereinsteiger, die die nötigen Voraussetzungen mitbringen, können eingestellt werden. Das Allerwichtigste dabei ist, dass die Mitarbeiter den Umgang mit Kunden beherrschen. Eigenschaften wie Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Organisationstalent oder auch der Spaß an der Arbeit sind weitere Faktoren, die einen guten Mitarbeiter ausmachen.

Bereite deine neuen Mitarbeiter gut vor und mache sie mit dem Angebot des Cafés und dem Kassensystem vertraut.

10. Probleme und Risiken: Dinge, über die nicht gern gesprochen wird

Eine gute strategische Vorbereitung und ein überzeugender Businessplan helfen dir dabei, die Unternehmensgründung richtig einzuschätzen und bilden die Grundlage deines Erfolgs. Dennoch weisen wir dich auf potenzielle Probleme und Risiken hin, die eine Café-Eröffnung mit sich bringt.

Oftmals bangen Cafébesitzer um ihre Existenz oder sehen sich gezwungen Insolvenz anzumelden. Die Gründe sind dabei sehr unterschiedlich. Fehlen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse, kann dies zu gravierenden Fehleinschätzung führen.

Stürze dich also nicht Hals über Kopf in ein Vorhaben, das vorher nicht gründlich überdacht wurde. Eigne dir das erforderliche Wissen an und wage den Schritt zu einem eigenen Café nur, wenn du dich dafür wirklich bereit fühlst.

Stelle dich zudem darauf ein, dass dein Geschäft eine Zeit braucht, um richtig ins Rollen zu kommen. Genügend finanzielle Mittel tragen dazu bei, dass du auch diese Phase überbrückst. Durch gezielte Marketing-Maßnahmen sorgest du dafür, dass mehr Kunden dein Café besuchen. Stelle auch einen Plan auf, welche Maßnahmen du noch treffen kannst, sollte es einmal nicht nach Plan laufen.

Wie geht es weiter?

Wie du unschwer erkennen kannst, setzt die Eröffnung eines Cafés eine detaillierte Geschäftsplanung voraus. Dieser Beitrag soll dir helfen, auf die wichtigsten Faktoren zu achten, die Grundlage eines erfolgreich geführten Cafés sind.

In der Praxis fällt die Planung noch wesentlich präziser und umfangreicher aus. Nimm dir daher für den Businessplan genügend Zeit und informiere dich bei anderen Gründern, deinem Steuerberater und nimm an Kursen teil, die dich auf die Selbständigkeit und deine Cafégründung vorbereiten. Dann sollte deinem Traum vom eigenen Café nichts mehr im Wege stehen.

Tipp: Denke rechtzeitig daran Kasse und Bondrucker zu besorgen, damit du genügend Zeit hast, um deine Produkte einzupflegen und dich mit der Kasse vertraut machen zu können. iPad Kassesnsysteme gelten dabei für viele Gründer als die beste Wahl. Wir beraten dich gerne zu Kassenfunktionen und Einrichtung!

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