Café eröffnen? 10 Tipps für das eigene Café [+Checkliste]

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Sie stellen sich die Frage, wie Sie Ihr eigenes Café eröffnen und das so erfolgreich wie möglich? Die vielen Voraussetzungen überfordern Sie und Sie brauchen Hilfe bei der Erstellung eines Geschäftskonzeptes? Dann finden Sie hier genau wonach Sie gesucht haben. Ein klar strukturierter und gut durchdachter Businessplan ist die bereits die halbe Miete und entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Geschäftes. Hier finden Sie 10 Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihr eigenes Café eröffnen wollen.

Motivation und Ehrgeiz ist das eine. Das Entscheidende, um erfolgreich ein neues Café zu eröffnen, ist das Konzept, das dahinter steht. Ein Alleinstellungsmerkmal hilft Ihnen nicht nur dabei, sich von der Konkurrenz abzuheben, sondern ist sogar ausschlaggebend für den Erfolg bei der Caféeröffnung. Um den Traum von der Gründung des eigenen Cafés erfolgreich umzusetzen, sind daher einige Dinge zu beachten

Wir veraten Ihnen, wie auch Sie aus Ihrer Idee Wirklichkeit wird.

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1. Überlegen Sie sich ein Gastronomie Konzept

Am Anfang sollte immer die Vision bzw. eine einzigartige Idee stehen. Sie müssen den Kunden etwas bieten, dass Sie von der Konkurrenz deutlich abhebt. Die Möglichkeiten wie Sie das umsetzen, sind grenzenlos.

Sie müssen dabei das Rad nicht neu erfinden, es können auch bereits bestehende Cafés als Inspirationsquellen dienen. Im Idealfall können Sie etwas vorweisen, worin Sie besser sind als Ihre Mitbewerber. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Hier gilt es ein selbstbewusstes Auftreten zu schaffen und nach außen hin zu strahlen. Die Kunden merken das sofort, wenn Sie mit voller Engagement und einer guten Idee an die Sache herangehen.

Konzentrieren Sie sich daher stets auf Ihre Stärken. Es bringt nichts, wenn Sie etwas umsetzen wollen, wovon Sie keine Ahnung haben.

2. Finden Sie Ihre Alleinstellungsmerkmal

Was macht Ihr Café so besonders? Überlegen Sie sich, wie Sie sich am besten von der Konkurrenz abheben können. Sei es die Atmosphäre, die Raumausstattung, der Service oder das Warenangebot.

Bei einem Café definiert sich der unternehmerische Erfolg auch durch das richtige Angebot von Speisen und Getränken in der richtigen Qualität. Schmeckt es den Gästen und stimmt das Preis/Leistungsverhältnis, kommen diese wieder und die Kasse klingelt.

Denken Sie immer an zusätzliche Einnahmequellen. Beispielsweise könnten Sie Ihre Produkte wie Kaffeebohnen oder Speisen auch verpackt anbieten.

Positionieren Sie sich besser als Ihre Konkurrenten, indem Sie ein Netzwerk von Lieferanten, Kunden und anderen Interessensgruppen aufbauen. Strategisch gesehen, bringt Ihnen das enorm viele Vorteile, wie günstige Preise, gesteigertes Vertrauen, Kostenersparnisse, besseres Image und vieles mehr. Ein Lieferant der zum Beispiel das nötige Know-how über die Qualität, Preise usw. über Kaffeebohnen besitzt oder eventuell auch neue Trends am Markt erkennt, ist goldwert.

3. Entscheiden Sie sich für Zielgruppe & Location

Neben einer einzigartigen Idee spielt die Lage ebenfalls eine entscheidende Rolle. Dabei sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, die für die Wahl des richtigen Standortes von Bedeutung sind. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Infrastruktur: Wie sieht es mit der Verkehrsanbindung aus? Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden? Wie steht es mit der Anziehungskraft des Standortes für Ihre Kunden?
  • Zielgruppe: Zielen Sie eher auf Laufkundschaft oder Stammgäste ab?
  • Räumlichkeiten: Ist genügend Platz für Ihre Gäste vorhanden? Verfügen Sie über einen Außenbereich (Terrasse)? Ist der Lagerraum ausreichend groß?
  • Preis: Wie hoch sind die Miet- bzw. Anschaffungskosten für die Räumlichkeiten?
  • Konkurrenz: Befindet sich ein ernstzunehmender Mitbewerber in der Nähe des Standortes?

Ähnlich wie bei der Schaufenstergestalltung, muss also auch bei der Gestaltung und dum Businessplan eines Cafés auf die Wahrnehmung der potentiellen Kunden geachtet werden.

Die Auswahl der Fragen soll Ihnen einen groben Überblick geben, die für die Wahl der Location wichtig sein könnten. Um eine genauere Planung durchzuführen, empfehlen wir Ihnen, eine umfangreiche Standort- und Wettbewerbsanalyse vorzunehmen.

Treffen Sie Ihre Entscheidungen auf Basis der Ergebnisse. Beobachten Sie zum Beispiel den Standort zu unterschiedlichen Tageszeiten und auf die Frequenz, um so ihre potenzielle Kundschaft festzustellen.

Vermeiden Sie auch den Fehler ein Überangebot von Cafés an einer Location zu schaffen. Damit verschärft man unnötig den Wettbewerb, der auf Sie und auf Ihre Mitbewerber enormen Druck ausübt. Dadurch wird es noch schwieriger Fuß zu fassen und Sie bangen möglicherweise bereits in der Gründungsphase um ihre Existenz.

Eine gut durchdachte Marktforschung ist also wichtig, damit es später kein böses Erwachen gibt.

Das ist auch bei der Festlegung der eigenen Zielgruppe relevant. Es gilt herauszufinden welche Kundengruppen Sie ansprechen wollen.

Die Zielgruppendefinition steht im engen Zusammenhang mit der Marktsegmentierung. Gerade am Anfang einer Caféeröffnung ist es sicherlich keine schlechte Idee einen bestimmten Teilmarkt oder eine Marktnische zu bedienen. So können Sie sich mit einer guten USP leichter von der Konkurrenz abheben und leichter Fuß fassen. Außerdem ist es einfacher auf die Bedürfnisse der Gäste einzugehen und es besteht die Möglichkeit gezielte Marketing-Maßnahmen einzusetzen.

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4. Planen Sie das Marketing

Wie machen Sie die Leute auf Ihr Café aufmerksam? Die Möglichkeiten, wie Sie Kunden in Ihr Geschäft locken, sind auch hier wieder grenzenlos. Maßnahmen für das klassische Marketing sind:

  • kostenloser Eintrag auf Google Maps -> Google MyBusiness
  • Bewertungsplattformen, wie Yelp, Qype, Foursquare
  • Facebookseite mit Ihrem aktuellen Angebot
  • Food und Stadt-Blogs
  • Flyer
  • Events und spezielle Veranstaltungen
  • Eröffnungs- und Jubiläumsfeier
  • Anzeige in Zeitschriften, Magazinen, Stadtführern usw.
  • Gutscheine und Coupons
  • Rabatte, Sonderaktionen, Treue- und Bonuskarten, günstige Angebote
  • Werbeartikel oder Merchandise-Produkte
  • Food-Messen/Märkte
  • und vieles mehr.

Heutzutage ist der Online-Auftritt sehr wichtig. Erstellen Sie eine attraktive und kundenfreundliche Website für Ihr Café. Vermarkten Sie sich auf sozialen Plattformen wie Facebook, Instagram, Pinterest oder Youtube. Nehmen Sie Kontakt mit Bloggern auf. Tragen Sie sich in Google Maps, Tripadvisor oder Yelp ein. Je nachdem wie groß Ihr Budget ist, bietet sich hier eine Vielzahl an Möglichkeiten. Seien Sie mutig und bringen Sie Ihre eigenen Marketing-Ideen mit!

5.Erstellen Sie einen Businessplan

Ein Businessplan hilft Ihnen Ihren Traum in die Realität umzusetzen. Wenn Sie Förderungs- oder Investitionsmöglichkeiten wahrnehmen möchten, kommen Sie um einen Businessplan nicht herum. Jedoch auch für Sie persönlich ist ein Businessplan von großem Vorteil. Er hilft Ihnen, den besten Weg zur erfolgreichen Eröffnung eines Cafès zu finden. Er sollte einen roten Faden bilden, an dem Sie sich immer orientieren können.

Ein Businessplan sollte daher abbilden, wie das Konzept, die Prozesse, die Organisation und das Marketing zu strukturieren sind. Außerdem ist es wichtig die Investitionen und die Finanzierung stets gegenüberzustellen.

Ob die Wahl der Location zur angestrebte Zielgruppe passt, wird hier sichtbar. Entwickeln Sie daher einen Geschäftsplan, der langfristig ausgerichtet ist und legen Sie damit den Grundstein für den Erfolg Ihres Cafés.

6.Finanzierung: Kosten und Wirtschaftlichkeit des Cafés

Ganz oben auf der To-Do-Liste sollte die Frage der Finanzierung und der Kapitalaufbringung in der Gastronomie stehen.

Vor allem in der Gründungsphase ist es wichtig, ein entsprechendes finanzielles Polster vorweisen zu können. In vielen Fällen reicht das Eigenkapital nicht aus, da eine Eröffnung eines Cafés mit hohen Kosten verbunden ist. Trotzdem ist es nicht schlecht, genug Eigenkapital bereitzustellen, zumal Ihr finanzieller Druck sinkt, Ihre Kreditwürdigkeit steigt und Ihnen somit leichter Kredite gewährt wird.

Als mögliche Fremdkapitalgeber können lokale Banken, regionale oder staatliche Fördermöglichkeiten oder aber auch Familie, Freunde oder Bekannte dienen. Je besser Ihre Idee für ein neues Cafés ist, desto leichter ist es geeignete Investoren zu finden.

Auch auf langfristige Sicht sollten Sie sich Gedanken über die Finanzierung machen. Vor allem wenn eine Expansion, eine Investition oder eine sonstige betriebliche Umstrukturierung bzw. Veränderung bevorsteht.

Der mit Sicherheit größte Kostenaufwand sind die anfänglichen Ausgaben für den Standort.

Ein bereits bestehendes Café zu übernehmen, ist dabei günstiger als ein neues zu gründen. Hier ist in den meisten Fällen nur eine Ablöse für die Geschäftseinrichtung fällig. Zudem haben Sie in der Regel auch weniger Behördengänge.

Wenn sie jedoch ihrer Kreativität freien Lauf lassen wollen, kommen zusätzlich noch Umbau- und Renovierungskosten für die Neugestaltung Ihres Cafés auf Sie zu. Hierfür müssen Sie sich bei Behörden zusätzliche Genehmigungen holen, was zu weiteren Verwaltungskosten führt.

Andere Kostentreiber sind die Einrichtung bzw. Betriebsausstattung des Cafés, die Auffüllung des Vorrats an Lebensmittel und Waren sowie die Kosten für den laufenden Betrieb – wie Personal, Miete, Strom, Wasser und Instandhaltung.

Aufgrund Ihrer Kalkulation können Sie die Preise für die Produkte festlegen. Dabei sollten Sie auf Ihre Gewinnmarge achten. Wie hoch diese ausfällt, hängt ganz von Ihrer Kostenstruktur ab, wie hochwertig ihre Lebensmittel und Zutaten sind und was Ihre Zielgruppe bereit ist zu zahlen. Die Grundregel dabei ist, dass Sie nicht auf ihren Kosten sitzen bleiben und die Preise für die Kunden noch attraktiv sind.

Das heißt, die Produkte müssen zumindest mit jenen Preis verkauft werden, die den Deckungsbeitrag nicht unterschreiten. Ansonsten laufen Sie Gefahr, Ihr Café schnell in den Ruin zu treiben.

7.Bürokratie: Lizenzen, Genehmigungen & Vorschriften

Gerade in der Gastronomiebranche gibt es unzählige Vorschriften, Verordnungen und Auflagen die bewältigt werden müssen. Beispiele dafür sind:

  • Genehmigungen
  • Gewerbeanmeldung
  • Lage- und Grundrisspläne
  • Hygienevorschriften
  • Bauvorschriften
  • Gastgewerbekonzession
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Rechtsvorschriften
  • Versicherungen
  • Gesetzliche Regelungen
  • Versteuerung des Trinkgelds
  • und vieles mehr

Die Liste der Richtlinien ist lang. Daher empfehlen wir Ihnen möglichst viel Zeit für die Behördengänge einzuplanen. Viele Unternehmer vergessen darauf, dass die Anforderungen an eine GoBD Kasse ebenso dazu gehören. Beschäftigten Sie sich also rechtzeitig und lassen Sie sich umfassend beraten, damit Sie nicht überrascht werden. Es gibt Gründerkurse, die Sie auf bürokratische Fallstricke vorbereiten.

Tipp: Tablet Vergleich: Welches Tablet eignet sich als Kassensystem?

Die wichtigsten Dokumente, die man bei einer Café-Eröffnung haben soll, haben wir in dieser Infografik zusammengefasst.

Infografik: Cafe eröffnen: Die wichtigsten Dokumente

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8.Setzen Sie klare Prozesse auf

Eine klare Prozessstruktur innerhalb des Unternehmens ist eine wichtige Voraussetzung für die Effizienz und Effektivität aller betrieblichen Abläufe. Dabei gilt es Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche festzulegen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Bei einem Café können mehrere Testläufe gestartet werden, die nach und nach zu einem reibungslosen Ablauf führen. Dabei ist es wichtig, die Laufwege der Kellner und die Wartezeit der Kunden so kurz wie möglich zu halten. Eine gute Beratung der Gäste sollte dabei auch nicht zu kurz kommen.

Das klingt nach einer Herkulesaufgabe, aber mit der Zeit ergibt sich die nötige Routine und schafft zudem Erfahrungswerte, an die Sie sich orientieren können. Machen Sie eine Skizze von Ihrem Café und zeichnen Sie Theke, Tische, Stühle usw. ein und markieren Sie die Laufwege der Kellner. So können noch weitere Optimierungen vorgenommen werden.

Achten Sie auch auf eine gleichbleibende Qualität der Produkte. Dies können Sie zum Beispiel mit Rezepturen und Zubereitungsanleitungen standardisieren.

Um Prozesse und Strukturen effizient zu gestalten, können Sie hier auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen. So können digitale Kassen, neben dem Kassieren, Ihnen das Anlegen eines Kassenbuchs abnehmen, da die Einnahmen und Ausgaben automatisch strukturiert und aufgezeichnet werden. Dies erspart Ihnen viel Zeit und Mühe.

Erstellen Sie am besten einen kurz-, mittel- und langfristigen Zeitplan, denen Sie bestimmte Ziele zuordnen und Maßnahmen setzen, die zur Erreichung der Ziele beitragen.

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9.Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter ein

Das A und O bei der Eröffnung eines Cafés sind Ihre Mitarbeiter, denn letztendlich entscheidet der Service darüber, ob Ihre Gäste wiederkommen. Der Fokus bei der Personalauswahl sollte daher auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen liegen. Es muss nicht zwingend ein ausgebildeter Mitarbeiter in der Dienstleistungsbranche sein, auch Studenten oder Quereinsteiger, die die nötigen Voraussetzungen mitbringen, können eingestellt werden. Das Allerwichtigste dabei ist, dass die Mitarbeiter den Umgang mit Kunden beherrschen. Eigenschaften wie Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Organisationstalent oder auch der Spaß an der Arbeit sind weitere Faktoren, die einen guten Mitarbeiter ausmachen.

Bereiten Sie Ihre neuen Mitarbeiter gut vor und machen Sie sie mit dem Angebot des Cafés und dem Kassensystem vertraut.

10.Probleme und Risiken: Dinge, über die nicht gern gesprochen wird

Eine gute strategische Vorbereitung und ein überzeugender Businessplan helfen Ihnen dabei, die Unternehmensgründung richtig einzuschätzen und bilden die Grundlage Ihres Erfolgs. Dennoch weisen wir Sie auf potenzielle Probleme und Risiken hin, die eine Café-Eröffnung mit sich bringt.

Oftmals bangen Cafébesitzer um ihre Existenz oder sehen sich gezwungen Insolvenz anzumelden. Die Gründe sind dabei sehr unterschiedlich. Fehlen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse, kann dies zu gravierenden Fehleinschätzung führen.

Stürzen Sie sich also nicht Hals über Kopf in ein Vorhaben, das vorher nicht gründlich überdacht wurde. Eignen Sie sich das erforderliche Wissen an und wagen Sie den Schritt zu einem eigenen Café nur, wenn Sie sich dafür wirklich bereit fühlen.

Stellen Sie sich zudem darauf ein, dass ihr Geschäft eine Zeit braucht, um richtig ins Rollen zu kommen. Genügend finanzielle Mittel tragen dazu bei, dass Sie auch diese Phase überbrücken. Durch gezielte Marketing-Maßnahmen sorgen Sie dafür, dass mehr Kunden Ihr Café besuchen. Stellen Sie auch einen Plan auf, welche Maßnahmen Sie noch treffen können, sollte es einmal nicht nach Plan laufen.

Wie geht es weiter?

Wie Sie unschwer erkennen können, setzt die Eröffnung eines Cafés eine detaillierte Geschäftsplanung voraus. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, auf die wichtigsten Faktoren zu achten, die Grundlage eines erfolgreich geführten Cafés sind.

In der Praxis fällt die Planung noch wesentlich präziser und umfangreicher aus. Nehmen Sie sich daher für den Businessplan genügend Zeit und informieren Sie sich bei anderen Gründern, Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Kurse, die Sie auf die Selbständigkeit und Ihre Cafégründung vorbereiten wahr. Dann sollte Ihrem Traum vom eigenen Café nichts mehr im Wege stehen.

Tipp: Denken Sie rechtzeitig daran Kasse und Bondrucker zu besorgen, damit Sie genügend Zeit haben, um Ihre Produkte einpflegen und sich mit der Kasse vertraut machen zu können. iPad Kassesnsysteme gelten dabei für viele Gründer als die beste Wahl. Wir beraten Sie gern zu Kassenfunktionen und Einrichtung!

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Weiterführende Links:

Tipps und Tricks zur Kleinunternehmerregelung

Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

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