Gründung

Café eröffnen: 10 Schritte zur erfolgreichen Gründung

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 10.1.2021

Das Konzept entscheidet, ob ein neues Café erfolgreich wird: Wir haben die wichtigsten Voraussetzungen, Wissen und Tipps für den Start in die Selbstständigkeit zusammengefasst, die Du vor der Eröffnung Deines eigenen Cafés beachten solltest.

1. Alleinstellungsmerkmal finden

Am Anfang steht die Vision: Für eine erfolgreiche Geschäftsidee braucht es mehr als Kaffee und Kuchen. Bei Dir sollen die Kunden etwas bekommen, was Dich von möglichen Mitbewerbern deutlich abhebt – sei es eine besondere Speisekarte, eine besondere Atmosphäre, eine einzigartige Einrichtung, spezieller Service oder etwas anderes, was Dein Café auszeichnet.

Dafür musst Du nicht alles anders machen. Auch bereits bestehende, erfolgreiche Cafés können als Inspirationsquellen dienen. Konzentriere Dich dabei stets auf Deine Stärken. So kannst Du mit vollem Engagement und Motivation starten.

2. Zielgruppe definieren

Zu wem passt Dein Angebot? Zielst Du eher auf Laufkundschaft oder Stammgäste ab? Sind es Studierende und Schüler, Familien oder Gäste mit gehobenen Ansprüchen? Haben sie die finanziellen Mittel, um Dein Café zu besuchen?

Gerade am Anfang ist es eine gute Idee, zunächst auf eine bestimmte Kundschaft oder eine Marktnische zu setzen. So kannst Du Dich mit einem guten Alleinstellungsmerkmal (USP) leichter von der Konkurrenz abheben und leichter Fuß fassen. Außerdem besteht so die Möglichkeit, gezielte Marketing-Maßnahmen einzusetzen. Später kannst Du Deine Zielgruppe ausweiten oder anpassen.

Wenn Du Deine Zielgruppe definiert hast, überlegst Du Dir im nächsten Schritt, wo diese Gäste zu finden sind. Denn dort musst Du Dein Café ansiedeln.

3. Location finden

Oft ist es ein wunderschönes Lokal, das den Anstoß gibt, ein eigenes Café zu gründen. Wenn Du die Lokalität bereits hast, kannst Du vom Standort ausgehend die mögliche Zielgruppe definieren und daraus Dein Alleinstellungsmerkmal entwickeln.

In jedem Fall solltest Du die Lage Deines zukünftigen Betriebs genau unter die Lage nehmen. Denn mehrere Faktoren spielen für die Wahl des richtigen Standortes eine wichtige Rolle. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Wie sieht es mit der Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr aus?
  • Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden?
  • Ist der Standort für Deine Zielgruppe attraktiv?
  • Ist genügend Platz für Deine Gäste vorhanden?
  • Gibt es einen Außenbereich (Terrasse)? Oder ein ansprechendes Schaufenster?
  • Ist der Lagerraum ausreichend groß?
  • Wie hoch sind die Miet- bzw. Anschaffungskosten für die Räumlichkeiten?
  • Welche Betriebskosten (Gemeinkosten) kommen auf Dich zu?
  • Musst Du renovieren oder nur einrichten?
  • Gibt es Mitbewerber in der Nähe, von denen Du Dich absetzen musst?
  • Können potenzielle Gäste auf Dich aufmerksam werden?

Die Auswahl der Fragen kann Dir einen ersten Überblick geben, die für die Wahl der Location wichtig sein können. Um eine genauere Planung durchzuführen, empfehlen wir eine umfangreiche Standort- und Wettbewerbsanalyse vorzunehmen, bevor Du Dein Café eröffnest. Beobachte den Wunschstandort zum Beispiel zu unterschiedlichen Tageszeiten und achte darauf, wie viele Leute vorbeikommen. So kannst Du die potenzielle Kundschaft besser abschätzen.

4. Marketingmaßnahmen planen

Wie werden die Leute auf Dein Café aufmerksam? Die ersten Maßnahmen für das klassische Marketing sind:

  • Kostenloser Eintrag auf Google Maps
  • Eintragung auf Bewertungsplattformen, wie Yelp, Qype oder Foursquare
  • Facebookseite mit Deinem aktuellen Angebot
  • Kooperationen mit Food- und Stadt-Blogs
  • Flyer
  • Events und spezielle Veranstaltungen
  • Eröffnungs- und Jubiläumsfeier
  • Anzeigen in Zeitschriften, Magazinen, Stadtführern usw.
  • Gutscheine und Coupons als Maßnahmen im Empfehlungsmarketing
  • Rabatte, Sonderaktionen, Treue- und Bonuskarten
  • Günstige Start- oder Tages- bzw. Wochen-Angebote
  • Werbeartikel oder Merchandise-Produkte
  • Teilnahme an Food-Messen und Märkten

Je nachdem wie groß Dein Budget ist, bietet sich hier eine Vielzahl an Möglichkeiten. Auch der Online-Auftritt ist sehr wichtig: Erstelle eine attraktive Website für Dein Café oder vermarkte Dich in den sozialen Netzwerken. Hast Du einmal ein stimmiges Konzept entwickelt, ist es wichtig, die eigenen Vorstellungen auch nachhaltig  mit Leben zu füllen und weiterentwickeln - etwa indem Du daran denkst, Mitarbeitern, Lieferanten oder besonders geschätzten Kunden Weihnachtsgrüße zukommen zu lassen.

5. Businessplan erstellen

Ein Businessplan wägt Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen Deines Unternehmens gegeneinander ab. Er dokumentiert Startkapital, Gründungskosten, das Konzept, die Prozesse, die Organisation und das Marketing Deines Cafés. Hier wird auch sichtbar, ob die Wahl der Location zur angestrebten Zielgruppe passt. Achte dabei auf einen Geschäftsplan, der langfristig ausgerichtet ist. Mit der passenden Rechtsform legst Du dann den Grundstein für den Erfolg Deines Cafés.

Wenn Du Förderungs- oder Investitionsmöglichkeiten wahrnehmen möchtest, also einen Kredit beantragen willst, brauchst Du den Businessplan unbedingt für die Bank. Doch auch Dir selbst hilft der Businessplan, den besten Weg zur erfolgreichen Eröffnung eines Cafés zu finden. Er ist der rote Faden, an dem Du Dich orientieren kannst.

6. Finanzierung sichern

Kapitalaufbringung und Kosten stehen ganz oben auf der Planungsliste. Mit welchen Kosten hast Du bei Deiner Café-Eröffnung zu rechnen? Das sind beispielsweise

  • Ablöse für die Geschäftseinrichtung fällig
  • Kosten für Behörden und Genehmigungen
  • Umbau- und Renovierungskosten
  • Einrichtung bzw. Betriebsausstattung des Cafés
  • Wareneinkauf auf Vorrat
  • Laufende Kosten wie Personal, Miete, Strom, Wasser und Instandhaltung

Auch nach der Eröffnung brauchst Du ein finanzielles Polster, da Dein Geschäft in der Regel erst einmal anlaufen muss – während Du gleichzeitig laufende Kosten für Miete/Pacht, Personal und Ware decken musst. Eigenkapital ist hier von Vorteil, doch in vielen Fällen reicht es nicht aus.

Auch auf langfristige Sicht solltest Du Dir Gedanken über die Finanzierung machen – vor allem, wenn Du bereits eine Expansion, eine Investition oder eine sonstige betriebliche Umstrukturierung bzw. Veränderung planst.

Unser Tipp: Ein Kreditrechner verschafft Dir in wenigen Klicks Überblick über Bedarf, Budget und  Laufzeit einer möglichen Finanzierung.

Nach der Kostenaufstellung kannst Du die Preise für die Produkte festlegen. Wir erklären, wie Preiskalkulation in der Gastronomie funktioniert. Denke hier auch an zusätzliche Einnahmequellen. Beispielsweise kannst Du Produkte wie besondere Kaffeebohnen oder hausgemachte Speisen auch verpackt anbieten.

7. Genehmigungen einholen

Gerade in der Gastronomiebranche gibt es viele Vorschriften, Verordnungen und Auflagen, die beachtet werden müssen. Beispiele für nötige Behördengänge sind:

  • Genehmigungen
  • Anmeldung beim Gewerbeamt und Konzession
  • Hygienevorschriften
  • Bauvorschriften
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Rechtsvorschriften (etwa, wer Trinkgeld versteuern muss) 
  • Versicherungen
  • Kassenführung (KassenSichV, TSE etc.)

Unser Tipp: In Gründerkursen kannst Du Dich informieren, was Du alles beachten musst.

Die wichtigsten Dokumente, die Du für eine Café-Eröffnung brauchst, haben wir in dieser Infografik zusammengefasst:

Eine klare Prozessstruktur ist neben dem Businessplan eine wichtige Voraussetzung für reibungslose Abläufe. Hier geht es vor allem darum, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche festzulegen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Besonders wichtig: Die Laufwege der Kellner und die Wartezeit der Kunden sollten so kurz wie möglich sein, damit Du für einen guten Service garantieren kannst. Für eine erste Übersicht fertige eine Skizze von Deinem Café an und zeichne Theke, Tische, Stühle usw. ein, bevor Du die Laufwege der Kellner markierst. Ein Kassensystem für die Gastronomie sorgt für schnelle und bequeme Abläufe.

Achte auch auf eine gleichbleibende Qualität der Produkte. Dies kannst Du zum Beispiel mit Rezepturen und Zubereitungsanleitungen standardisieren. Auch eine stabile Preispolitik ist wichtig, damit eine gute Idee funktioniert.

Um Prozesse und Strukturen effizient zu gestalten, kannst Du auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen. So können digitale Kassen etwa das Kassenbuch automatisch führen, damit die Einnahmen und Ausgaben automatisch strukturiert und aufgezeichnet werden.

Generell solltest Du die Buchhaltung im Blick haben: Abhängig vom Umsatz musst Du möglicherweise im ersten Jahr noch keine Steuererklärung einreichen. Als Kleinunternehmer:in . kannst Du stattdessen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) beim Finanzamt abgeben.

9. Personal einstellen

Der Service entscheidet, ob Deine Gäste wiederkommen. Der Fokus bei der Personalauswahl sollte daher auf Kundenorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen liegen. Dabei musst Du nicht nur auf ausgebildete Kräfte aus der Dienstleistungsbranche setzen. Auch geeignete Studenten oder Quereinsteiger können eingestellt werden.

Das Allerwichtigste dabei ist, dass Deine Mitarbeiter den Umgang mit Gästen beherrschen. Eigenschaften wie Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Spaß an der Arbeit sind Faktoren, die einen guten Mitarbeiter ausmachen. Außerdem sollte Dein Personal mit dem Angebot Deines Cafés vertraut sein.

Unser Tipp: Denke rechtzeitig daran, Dir eine Registrierkasse oder passende Kassensoftware mit Bondrucker zu besorgen. So hast Du genug Zeit, um Deine Produkte und Verwaltungsdaten für eine korrekte Buchhaltung einzupflegen und auch Deine Mitarbeiter mit der Kasse vertraut zu machen.

10. Probleme und Risiken

Eine gute Vorbereitung und ein überzeugender Businessplan bilden die Grundlage Deines Erfolgs. Dennoch birgt jede Gründung potenzielle Probleme und Risiken. Fehlen etwa betriebswirtschaftlichen Kenntnisse, kann dies zu gravierenden Fehleinschätzungen und bald zu finanziellen Schwierigkeiten führen.

Stell' Dich zudem darauf ein, dass Dein Geschäft Zeit braucht, um richtig ins Rollen zu kommen. Überlege Dir am besten vorab einen Plan, welche Maßnahmen Du treffen kannst, wenn die Eröffnung nicht ideal verläuft. Ausreichende finanzielle Polster und weitere Marketingideen in der Hinterhand tragen dazu bei, dass Du diese Phase überbrücken kannst.

Wie geht es weiter?

Die Eröffnung eines Cafés setzt eine detaillierte Geschäftsplanung voraus. Nimm Dir daher genügend Zeit und informiere Dich bei anderen Gründern, Deinem Steuerberater oder bei Kursen, die auf Selbständigkeit und Gastronomie-Gründung vorbereiten. Neben den üblichen Rahmenanforderungen und Alltagsaufgaben, kommen mit jedem Schritt neue Herausforderungen auf Dich zu - etwa beim Ausbau Deiner kulinarischen Fähigkeiten oder bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wichtig bleibt vom ersten bis zum letzten Tag, dass Du Dein Ziel pragmatisch, konzentriert und konsequent verfolgst, dann sollte Deinem Traum vom eigenen Café nichts mehr im Wege stehen.

Weitere Tipps zu Konzept, oder wie Du einen Firmennamen finden kannst und vieles Weitere findest Du auch in unserem Beitrag über starke Gastro-Konzepte und unserem Guide für alle, die ein Restaurant eröffnen wollen. 

Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Bei ready2order kümmert sie sich um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.