Die Registrierkasse

Einfache Registrierkassen besitzen eine integrierte Bargeldschublade, die sich automatisch am Ende des Verkaufsvorgangs bzw. per Knopfdruck oder mithilfe eines speziellen Schlüssels öffnet. Der ausgedruckte Bon gibt dem Kunden eine Übersicht über die gekauften Artikel und die enthaltene Mehrwertsteuer. Wird zusätzlich zum Preis eines Produkts die Warengruppe eingegeben, lassen sich (manuell) auch rudimentäre Verkaufsstatistiken erstellen. 

Ein computerbasiertes Point-of-Sale-Kassensystem (POS) bietet deutlich mehr Funktionen als eine einfache Registrierkasse. Hier werden keine Preise mehr eingetippt, sondern die verkauften Produkte per Barcode-Scan erfasst oder direkt über die Nutzeroberfläche ausgewählt. Das verhindert unbeabsichtigte Fehler bei der Abrechnung, beugt Manipulation vor und erlaubt aussagekräftige Verkaufsstatistiken auf Produktebene. Außerdem können POS-Kassen viele weitere Betriebsabläufe erfolgreich unterstützen: Die elektronische Datenerfassung und -speicherung sorgt etwa für eine lückenlose Buchhaltung, während die Anbindung eines Warenwirtschaftsprogramms z. B. die Bestandsaufnahme von Hand überflüssig macht. 

ECR ist die Abkürzung für “Electronic Cash Register”, was ganz einfach “elektronische Registrierkasse” bedeutet.

Hier bezieht sich der Unterschied darauf, ob die verwendete Software unabhängig mit austauschbarer Hardware (offen) oder mit herstellerspezifischer Hardware (geschlossen) betrieben werden kann.

Offene Kassen verwenden die Kassensoftware in der Regel über ein Windows- oder Linus-Betriebssystem auf einem herkömmlichen Standard-PC. Dazu kommen ein separater Bondrucker und ggf. ein Barcode-Scanner oder ein Kartenlesegerät. Das Wechselgeld wird in einer gesonderten Kassenschublade aufbewahrt. Vorteile der offenen Kasse sind die Unabhängigkeit von Hard- und Software – doch das komplexe Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten ist gleichzeitig auch besonders anfällig für Betriebsfehler.

Geschlossene Kassensysteme sind dagegen eine feste Einheit: Die Geräte laufen mit speziell entwickelten Betriebssystemen und passgenau zugeschnittener Hardware. Als Weiterentwicklung der traditionellen Registrierkasse verfügen sie meist über einen Touchscreen für den Bediener, eine integrierte Kassenschublade und einen Bondrucker. Auch eine Kartenleseeinheit, ein Barcode-Scanner und ein Kundendisplay können hier enthalten sein. 

Vorteilhaft ist hier die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Hard- und Software werden von einem Hersteller bezogen – Branchenerfahrung und Produktkenntnis sind oft von Vorteil, doch bei unseriösen Anbietern besteht immer auch die Gefahr, sich in Abhängigkeit von einem Hersteller zu begeben.

Elektronische Registrierkassen können entweder hardware- oder cloudbasiert betrieben werden. 

Eine cloudbasierte Lösung bietet gegenüber einer klassischen Hardwarelösung mehrere Vorteile: Software-Updates können schnell, einfach und ohne Kosten für neue Hardware direkt aufgespielt werden. Außerdem werden Kassendaten nicht physisch ( z. B. auf einem USB-Stick) gespeichert, sondern ganz komfortabel in der Cloud – also via abgesicherter Internet-Verbindung auf einem externen Server. So können sie jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten abgerufen werden. 

Bei einer hardwarebasierten Lösung befinden sich Software und gespeicherte Daten auf einem physischen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Diese Methode ist anfälliger für Störungen, außerdem muss für Updates ggf. ein Techniker vor Ort Hand anlegen.

Der Begriff der Metro-Registrierkasse wird gelegentlich im Gastronomie-Bereich verwendet. Er beschreibt ein kompaktes Kassensystem mit speziell anpassbarer Tastatur (z. B. je eine Taste für jede Speise), integriertem Bondrucker und Display – meint also letztlich nichts anderes als ein besonders kompaktes elektronisches Kassensystem. 

Eine offene Ladenkasse ist gewissermaßen das Urgestein aller Kassenarten: Einnahmen und Wechselgeld befinden sich hier in einer Geldkassette oder manchmal sogar in einem Karton. Was auf den ersten Blick unkompliziert scheint, birgt Risiken. Denn auch hier müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet werden – d. h. Einnahmen und Ausgaben müssen GoBD-konform dokumentiert werden, was ohne die Unterstützung eines elektronischen Kassensystems erheblichen manuellen Aufwand verursachen kann.

Wenn Kunden ihre Einkäufe zur Kassentheke bringen bzw. vor Ort am Empfang zahlen, ist es sinnvoll eine stationäre (= unbewegliche) Kasse zu betreiben. Ist ein Händler oder Dienstleister viel unterwegs – über Land oder auch im eigenen Geschäft – und kassiert er ständig an unterschiedlichen Orten, dann betreibt er eine mobile (= bewegliche) Kasse.

Für beide Varianten gibt es mittlerweile leistungsstarke elektronische Lösungen. Sie bestehen aus einem Kassenprogramm (Software) und den dazugehörigen Geräten (Hardware). Eine mobile Kasse vereint idealerweise alle nötigen Komponenten von Eingabedisplay bis Bondrucker in einem handlichen Gerät, während ein stationäres und erweiterbares Kassensystem (oft auch POS-Kasse genannt) je nach Bedarf aus Einzelelementen zusammengesetzt werden kann.