Die einfache Registrierkasse für alle Branchen

Bei Kassen wird zwischen offenen und geschlossenen Systemen unterschieden. Während beim offenen System die eigentliche Kassensoftware mit Hardware unterschiedlicher Art betrieben werden kann, besteht ein geschlossenes System aus einer Kombination von 1:1 aufeinander abgestimmter Soft- und Hardware.

Offene Kassen verwenden die Kassensoftware in der Regel über ein Windows- oder Linux-Betriebssystem auf einem herkömmlichen Standard-PC. Dazu kommen ein separater Bondrucker und ggf. ein Barcode-Scanner oder ein Kartenlesegerät. Das Wechselgeld wird in einer gesonderten Kassenschublade aufbewahrt. Vorteile der offenen Kasse sind vor allem ihr hoher Grad an Unabhängigkeit von Hard- und Software – doch das komplexe Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten macht es jedoch erforderlich, dass alle Bestandteile perfekt aufeinander abgestimmt sind. 

Geschlossene Kassensysteme sind dagegen eine feste Einheit: Die Geräte laufen mit speziell entwickelten Betriebssystemen und passgenau zugeschnittener Hardware. Als Weiterentwicklung der traditionellen Registrierkasse verfügen sie meist über einen Touchscreen für den Bediener, eine integrierte Kassenschublade und einen Bondrucker. Auch eine Kartenleseeinheit, ein Barcode-Scanner und ein Kundendisplay können hier enthalten sein. Diese Systeme sind fix und fertig, in der Regel aber auch nicht erweiterbar oder besonders flexibel. 

Vorteilhaft ist hier die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Hard- und Software werden von einem Hersteller bezogen – Branchenerfahrung und Produktkenntnis sind oft von Vorteil, allerdings ist der Endkunde hier dann auch immer an einen Hersteller gebunden.

Elektronische Registrierkassen können entweder hardware- oder cloudbasiert betrieben werden. 

Ist die Registrierkasse cloudbasierte, bietet sie gegenüber einer klassischen Hardwarelösung mehrere Vorteile: Software-Updates können schnell, einfach und ohne Kosten für neue Hardware direkt aufgespielt werden. Außerdem werden Kassendaten nicht physisch (z. B. einem USB-Stick) gespeichert, sondern komfortabel in der Cloud – die Daten werden dabei über eine abgesicherte Internet-Verbindung auf einem externen Server gespeichert. So können sie jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten abgerufen werden. 

Bei einer hardwarebasierten Lösung befinden sich Software und gespeicherte Daten auf einem physischen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Diese Methode ist anfälliger für Störungen, außerdem muss für Updates ggf. ein Techniker vor Ort Hand anlegen.

Der Begriff "Metro-Registrierkasse" wird im Gastronomie-Bereich verwendet. Er beschreibt eine besonders kompakte Kasse mit speziell anpassbarer Tastatur (z.B. je eine Taste für jede Speise), integriertem Bondrucker und Display.

Eine offene Ladenkasse ist gewissermaßen das Urgestein aller Kassenarten: Einnahmen und Wechselgeld befinden sich hier in einer einfach zugänglichen Geldkassette; eine unkomplizierte Lösung, die allerdings auch Risiken birgt. Denn die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) müssen auch hier beachtet werden: Einnahmen und Ausgaben müssen also GoBD-konform dokumentiert werden, was von Hand eine aufwändige Angelegenheit sein kann. Wer stattdessen auf ein elektronisches Kassensystem setzt, kann sich den erheblichen manuellen Aufwand hingegen sparen.

Natürlich gibt es heutzutage Kassen für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke und Orte. Basiert das Geschäftsmodell auf "klassischem" Einzelhandel und bringt der Kunde seine Einkäufe selbst zur Ladentheke, ist eine stationäre Kasse vor Ort sinnvoll. Ist der Händler oder Dienstleister hingegen viel unterwegs – z.B. im Außendienst, aber auch im eigenen Geschäft – und kassiert ständig an unterschiedlichen Orten, dann ist eine handliche mobile Kasse die richtige Wahl. 

Für beide Varianten gibt es leistungsstarke elektronische Lösungen. Sie bestehen aus einem Kassenprogramm (Software) und den dazugehörigen Geräten (Hardware). Eine mobile Kasse vereint idealerweise alle nötigen Komponenten vom Eingabedisplay über die Kartenzahlung bis zum Bondrucker, während ein stationäres und erweiterbares System aus verschiedenen Einzelelementen modular zusammengesetzt wird.