Die Registrierkasse

Fachbegriffe, Rechtliches & Funktionen

Eine moderne Registrierkasse ist mehr als eine Bargeldschublade mit Bonfunktion: Sie kann Dir vielmehr die Arbeit bei allen Betriebsabläufen erleichtern. Wir erläutern, worauf Du bei Anschaffung einer Kasse für Handel, Dienstleistung und Gastronomie achten musst, und fassen zusammen, was sonst noch wichtig ist.

Was ist eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse erleichtert die ordnungsgemäße Kassenführung. Sie erfasst alle Barzahlungsvorgänge beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, erstellt Belege (Bons) und vereinfacht die Erstellung des Kassenberichts. Je nach Leistungsumfang können Registrierkassen auch weitere Funktionen wie Warenwirtschaft, Verwaltung von Kundendaten und Mitarbeitern und mehr ausführen.

Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

Kasse, Point-of-Sale oder POS, cloudbasierte, offene oder geschlossene Kassensysteme – diese Begriffe kommen häufig vor, wenn von Registrierkassen die Rede ist. Wir erklären, was hinter den Fachbegriffen steckt. 

Mobiles Kassensystem: Handlich & voll funktional

Du verkaufst auf Märkten, bist als Dienstleister unterwegs oder willst einfach unnötige Laufwege verkürzen? Unsere mobile Kasse readyP2 vereint alles, was Du unterwegs brauchst, in einem handlichen Gerät – vom Touchdisplay über Kartenlesegerät bis zum Thermodrucker.

Stationäres Terminal: Optimaler Überblick

Deine Kunden bringen ihre Einkäufe zur Kassentheke oder zahlen am Empfang? Dann nutze unsere ready2order Kassen-App und mach Deinen Rechner zur PC-Kasse. Für alle, die mehr wollen, gibt es unser POS-Terminal readyT2 mit integriertem Bondrucker: Mit großem Touchscreen für Dich und Extra-Display für Deine Kunden ist der Bezahlvorgang für beide Seiten ansprechend transparent und einfach zu verstehen.

Komponenten

Eine Registrierkasse besteht neben der Kassensoftware aus verschiedenen Hardware-Komponenten, die je nach Unternehmensbedarf variieren. Unverzichtbare Bestandteile sind

  •  Eingabeeinheit (Touchscreen oder Tastatur)
  •  Recheneinheit
  •  Bondrucker 
  •  Kassenlade

Optionale Bestandteile sind etwa Kartenlesegerät, Barcode-Scanner, Waage, Kundendisplay oder Geldscheinprüfer.

Standortgebundene (stationäre) Kassenterminals können problemlos aus mehreren Modulen kombiniert werden, während mobile Systeme aus möglichst wenig Elementen bestehen sollten.

Worauf musst Du beim Kauf einer Registrierkasse achten?

Jede Branche – besonders die Gastronomie – stellt spezielle funktionale Anforderungen an eine Registrierkasse. Abgesehen von diesen Besonderheiten gelten für alle Registrierkassen dieselben rechtlichen Voraussetzungen, damit sie von der Finanzverwaltung anerkannt werden.

In unserer Checkliste findest Du eine schnelle Übersicht der wichtigsten Anforderungen an eine moderne Kassenlösung:

  • Schnelle und einfache Handhabung 
  • Übersichtliche Anzeige mit großen Bedienerdisplay
  • Manipulationssichere Dokumentation aller Transaktionen
  • Kassensturzfähigkeit d. h. alle Umsätze sind jederzeit exakt einzusehen und auszuwerten
  • Bonausgabe mit allen vorgeschriebenen Daten 
  • Integrierter Thermodrucker 
  • Registrierung jeder Kassenschubladen-Öffnung
  • Sichere Aufbewahrung des Bargelds
  • Kompatibilität mit möglichen Zusatzgeräten (Kartenlesegerät, Scanner etc.)

Wichtige Anforderungen laut Finanzamt 

Der Betrieb einer offenen Ladenkasse ist kaum zu empfehlen, bleibt jedoch weiterhin möglich. Wer sich hingegen für die Vorteile einer modernen Registrierkasse entscheidet, um seine Arbeitsabläufe zu vereinfachen, muss einige Vorschriften beachten:

  • GoBD/GDPdU: Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Registrierkassen verkauft und betrieben werden, die über eine Schnittstelle für digitale Datenübertragung verfügen. Alle Daten müssen jederzeit digital auslesbar sein (Kassensturzfähigkeit bei unangemeldeter Kassennachschau) und für zehn Jahre gespeichert werden.
  • KassenSichV: Alle elektronischen Aufzeichnungen (auch für Stornos und Korrekturen) müssen manipulationssicher erfolgen.
  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Ab dem 31. März 2021 dürfen nur noch TSE-fähige Kassensysteme verkauft und vertrieben werden, bei denen ein integriertes Sicherheitsmodul die nachträgliche Manipulation und Veränderung von Daten verhindert.

Daneben sind auch Belegausgabepflicht, Kassenmeldepflicht und die Frage der Registrierkassenpflicht von Bedeutung.

Funktionale Anforderungen

Je nach Branche und Unternehmensgröße entstehen im täglichen Betrieb unterschiedliche Anforderungen an eine Registrierkasse. Dazu gehören etwa

  • Mehrere Bedienerprofile (abhängig von der Mitarbeiteranzahl)
  • Frei definierbare Produktgruppen 
  • Frei und individuell belegbare Tastaturen
  • Leicht verständliche Statistiken zu Verkauf und Lagerhaltung
  • Personalplanungs-Tools
  • Kundendatenverwaltung
  • Trainingsmodus um Mitarbeiter praxisnah anzulernen

Hinzu kommen die speziellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.

Handel

Im Einzelhandel zählen Angebot und Nachfrage, d. h. gefragte Artikel sollten immer ausreichend auf Lager sein und der Verkauf sollte zügig erfolgen. Besonders wichtige Registrierkassen-Funktionen sind also  

  • Einfache Abrechnung und Bonierung
  • Anbindung ans Warenwirtschaftssystem
  • Erstellung von Inventurlisten
  • Schnittstellen zum Artikeldatenimport
  • Annahme der gängigen Zahlungsarten
  • Rabatt- und Stornofunktion
  • Kompatibilität mit Zusatzgeräten wie Waage oder Barcode-Scanner

    Gastronomie

    In der Gastronomie dient eine Registrierkasse nicht nur zur Aufzeichnung der Bartransaktionen, sondern auch als Bestell- und Informationssystem. Wichtige Funktionen sind hier

    • Option auf mehrere Bediener an einer Kasse
    • Drahtlose Bonübermittlung in die Küche
    • Tischübersicht und Tischbestellung
    • Beilagen hinzufügen
    • Getrennte Rechnungen und Bewirtungsbeleg
    • Trinkgeldfunktion, Takeaway und Happy Hour
    • Express-Modus

      Mobile Dienstleistungen

      Foodtruck, Handwerk, Marktstand, Taxi oder Fußpflege – in vielen Branchen wird nicht in einem Ladengeschäft, sondern “unterwegs” gearbeitet. Bei der Wahl der richtigen Registrierkasse zählen hier

      • Mobile Einsatzfähigkeit
      • Kompaktheit
      • Stabiler Betrieb auch bei Internetausfall
      • Übersichtliche Kundendatenverwaltung
      • Einfache Rechnungserstellung
      • Mitarbeiterzeiterfassung
      • Mehrere Zahlungsarten (z.B. Kartenzahlung per Kreditkarte, EC- oder Bankkarte)

        Die Geschichte der Registrierkasse

        Bei der Erfindung der Registrierkasse stand ursprünglich nicht der Verkauf im Vordergrund – sondern die Verhinderung von Diebstahl durch die eigenen Mitarbeiter. 

        Damit sich seine Angestellten nicht mehr an seinen Tageseinnahmen vergreifen konnten, erfand der Amerikaner James Ritty aus Ohio im Jahr 1879 eine Bargeldschublade, die sich nur am Ende des Verkaufsvorgangs öffnen ließ. Dabei ertönte das Klingelzeichen, das heute für Registrierkassen typisch geworden ist: Der unbemerkte Griff in die Kasse war so auch akustisch nicht mehr möglich. 

        Das Patent auf seine Registrierkasse erhielt James Ritty mit John Birch im Jahr 1883. Seine Firma wurde jedoch schon ein Jahr später von John H. Patterson aufgekauft, der sie in National Cash Register Company umbenannte. Unter dem Namen NCR Corporation wurde das Unternehmen schnell zum Marktführer in den USA. 

        Das Modell der einfachen Registrierkasse, die lediglich das Bargeld sicher aufbewahren und die einzelnen Positionen eines Einkaufs zusammenzählen konnte, wurde seitdem umfassend weiterentwickelt. Eine der ersten Neuerungen betraf etwa die Buchhaltung: Neben der Bonerstellung für Kunden listeten Registrierkassen bald auch die getätigten Umsätze auf einer Papierrolle auf.

        Moderne elektronische Registrierkassen können heute noch viel mehr: Sie übernehmen u. a. Aufgaben der Warenwirtschaft, der Mitarbeiter- und Kundendatenverwaltung sowie Datenspeicherung und -übermittlung.

        Was kann die ready2order Registrierkasse?

        Wichtige Funktionen & Vorteile auf einen Blick

        VERKAUFEN

        Mit ready2order kannst Du einfach verkaufen: Verwende unsere cloudbasierte Kassen-App mobil auf Smartphone und Tablet oder stationär auf PC und Mac – wir machen den Rest.

        VERWALTEN

        Produkte und Produktgruppen, Kunden und Mitarbeiter, Kassenbuch, Dienstpläne und vieles mehr – verwalte alle wichtigen Daten an einem Ort und ganz einfach mit nur wenigen Klicks.

        ANALYSIEREN

        Sichere Dir den Überblick über Produkte, Umsätze und Leistungen: Einfach verständliche Statistiken helfen Dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und Potenzial aufzudecken.

        ZAHLUNGSMETHODEN

        Biete Deinen Kunden die freie Wahl: Ob Kredit- oder EC-Karte, Barzahlung, Gutschein oder auf Rechnung – mit ready2order deckst Du alle gängigen Zahlungsmöglichkeiten ab.

        100% RECHTSSICHER

        So bist Du immer auf der sicheren Seite: Unser cloudbasiertes Kassensystem garantiert Gesetzeskonformität von GoBD bis TSE – ohne Aufwand und unnötige Hardware.

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        Wir helfen schnell und unkompliziert bei technischen Fragen: Unser Kundenservice steht Dir jederzeit telefonisch, via Mail oder Live-Chat zur Verfügung – natürlich kostenlos.

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