Buchhaltung: Das musst Du wissen!

Die Buchhaltung gehört zu Deinen Pflichten als Unternehmer:in. Erfahre, welche Richtlinien relevant für Dich sind und wie Dir unsere Datenexport-Funktion die Arbeit erleichtern kann.

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Alles zum Thema Buchhaltung

Unternehmen kommen an diesem Thema nicht vorbei: die Buchhaltung. Eine systematische und lückenlose Buchhaltung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch eine Grundvoraussetzung, um den Gesamtbetrieb und einzelne Geschäftsprozesse zielgerichtet zu steuern. 

Steuersätze und Pflichten im Zusammenhang mit einer ordnungsgemäßen Buchführung hängen von er Art des Unternehmens ab: Hier unterstützen Dich Deine Steuerberatung, geeignete Gründerplattformen, Deine zuständige IHK – und ein modernes Kassensystem, das Dir viele Aufgaben deutlich erleichtert.

Übrigens: Wir verwenden in weiterer Folge die Begriffe "Buchhaltung", "Buchführung" und "Rechnungswesen" synonym.

Buchhaltungsexport: Nimmt Dir per Klick Arbeit ab! 

Mithilfe des Buchhaltungsexports übermittelst Du Deine Daten direkt an Deine Steuerberatung – und statt stapelweise Papierbelege zu sortieren, braucht es dafür mit einem modernen Kassensystem nur wenige Klicks. Wie Du hier vorgehst und welche Dateiformate für den Export möglich sind, erfährst Du in unserem Hilfe-Center.

Nötig wird die Datenübermittlung etwa im Rahmen der monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) für das Finanzamt (zur Berechnung der Vorsteuer), spätestens aber im Zuge der Erstellung Deines Jahresabschlusses und der Jahressteuererklärungen. Hier schaut sich Deine Steuerberatung noch einmal genau an, ob alle notwendigen Belege gesetzeskonform vorliegen und sämtliche Geldflüsse auf die richtigen Konten gebucht wurden.

Mit dem Buchhaltungsexport genießt Du mehrere Vorteile: Denn so müssen keine Zettelchen zusammengesucht oder manuell ins Buchhaltungsprogramm übertragen werden – stattdessen liegt alles im erforderlichen Format fein säuberlich strukturiert vor. So reduzieren sich Arbeits- und Zeitaufwand auf beiden Seiten, das spart Nerven – und bares Geld. 

Welche Buchführungsmethoden gibt es?

Bei der Buchhaltung handelt es sich um eine geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle anhand von Belegen, um sozusagen den Status quo eines Unternehmens mithilfe von Zahlen sichtbar zu machen. Dieses Instrument ist die Grundlage für die Gewinnermittlung und den Jahresabschluss eines Unternehmens. 

Die ordnungsgemäße Buchführung verlangt, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle mithilfe korrekter Buchungssätze vollständig aufzeichnen. Dazu zählen Faktoren wie Einnahmen und Umsatzerlöse, Materialaufwendungen, Abschreibungen, Ausgaben, Kredite oder Aufwendungen, die durch Löhne und Gehälter entstehen.

Die Buchführungsmethode beschreibt die Methodik, wie ein Unternehmen seinen Erfolg ermittelt und ist abhängig davon, welche Art von Unternehmen Du führst. Dies hängt weniger mit der Tätigkeit und Branche zusammen, sondern davon, ob Du der Buchführungspflicht unterliegst oder nicht. Die Buchführungspflicht meint – wie der Name schon vermuten lässt – die Pflicht zur doppelten Buchführung inklusive Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz. Grundsätzlich unterscheidet man folgende Methoden, nämlich die doppelte Buchführung und die Einnahmenüberschussrechnung (auch einfache Buchführung genannt).

Einfache Buchführung (Einnahmenüberschussrechnung)

Die einfache Buchführung hat zur Aufgabe, lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens in vereinfachter Form darzustellen. Diese werden dann jeweils pro Kalenderjahr erfasst und aufgelistet. Die einfache Buchführungsmethode gilt meist für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbe, die nicht der Bilanzpflicht unterliegen. Für Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag, eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften ohne Handelsregistereintrag gilt die Voraussetzung, dass diese in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben. Liegen die Unternehmen darüber, ist eine doppelte Buchführung verpflichtend. 

Bei der einfachen Buchführung gilt Folgendes: Die Umsatzsteuer muss erfasst werden, der tägliche Kassenstand und Bargeldbewegungen müssen nicht zwingend aufgelistet werden, sondern können separat geführt werden. Private Einnahmen, der Geldtransfer zwischen Unternehmenskonten sowie das Erfassen von Anlagegütern werden ebenso nicht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berücksichtigt. Jegliche Einnahmen und Ausgaben müssen allerdings lückenlos dokumentiert werden wie beispielsweise mithilfe von Kontoauszügen; gesetzlich gesehen, muss nur eine Aufzeichnungsvariante angewendet werden.

Doppelte Buchführung

Mit der doppelten Buchführung kommt ein kaufmännisches Buchführungssystem zum Einsatz, mit dem Geschäftsvorfälle zweimal erfasst werden (mittels Konto und Gegenkonto). Die doppelte Buchführung wird auch als Doppik oder kaufmännische Buchführung bezeichnet. Hierbei werden zwei Arten von Konten unterschieden: die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Zur doppelten Buchführung gehören ebenso die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in der die Erfolgskonten landen am Jahresende sowie die Bilanz, in der mit Hilfe der Bestandskonten das betriebliche Vermögen eines Unternehmens abgebildet wird. 

Die doppelte Buchführung gilt für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, einen Umsatz von über 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro erwirtschaften und nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen, die diesen Umsatz und Gewinn erzielen. Nicht jedes Unternehmen ist daher zur doppelten Buchführung verpflichtet, die freiwillige Eintragung ins Handelsregister ist allerdings möglich. Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und in Deutschland gelten die Vorgaben der Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). 

Als Faustregel zur doppelten Buchführung gilt:

  • Unternehmensform bzw. Rechtsform wie KG, OHG, AG, GmbH, GmbH & Co. KG
  • Eintrag ins Handelsregister (verpflichtend oder freiwillig)
  • Jahresumsatz und Jahresgewinn mehr als 600.000 Euro Umsatz, 60.000 Euro Gewinn

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Welche Rolle spielt das Kassenbuch in der Buchhaltung?

Das Kassenbuch regelt alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens und hält die Einnahmen/Einzahlungen sowie Ausgaben/Auszahlungen fest. Es stellt ein wichtiges Element in der Buchhaltung dar und ist auch wesentlich für die Bilanz. Für Unternehmer besteht in den meisten Fällen eine Pflicht, ein Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen, die sog. Kassenbuchpflicht. Es gelten daher strenge gesetzliche Vorgaben, um die Buchhaltung lückenlos darzustellen. Damit Finanzamt und Co. Deine Bargeldtransaktionen glaubwürdig nachvollziehen können, ist es unumgänglich, dass die Aufzeichnungen vollständig und nach gültigen Richtlinien geführt wird. Achte darauf, dass Du die Nachweise Deiner Bargeschäfte stets erbringst, ansonsten musst Du mit empfindlichen Strafen rechnen. 

Folgende Unternehmen müssen ein Kassenbuch führen:

  • mit Jahresumsatz über 600.000 Euro bzw. einen Jahresgewinn über 60.000 Euro erzielen
  • mit Eintrag ins Handelsregister 
  • mit doppelter Buchführungspflicht und Bilanzierungspflicht

Wie muss ich Belege aufbewahren und wie lange?

Als Unternehmer:in unterliegst Du der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, Rechnungen oder Lieferscheinen, die den Geschäftsalltag Deines Unternehmens belegen. Dies gilt vor allem dann, wenn Dein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet ist. Du musst die Belege Deiner abgeschlossenen Geschäftsvorfälle aufbewahren, um sie im Falle eines Falles für eine spätere Einsicht wie zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung griffbereit zu haben. Die Aufbewahrungspflicht der Belege wird ebenso im Handelsgesetzbuch und in der Abgabeordnung geregelt. 

Grundsätzlich kannst Du die Dokumente und Belege in digitaler Form aufbewahren – außer Jahresabschlüsse, Eröffnungbilanzen oder Zolldokumente. Diese Ablage muss jedoch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen – auch diese Funktion bietet ein modernes Kassensystem.

Haftungsausschluss: Unsere Beiträge stellen ausschließlich unverbindliche Informationen ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität dar. Es handelt sich dabei um keine Rechts- oder Steuerberatung und erhebt keinesfalls den Anspruch, eine solche darzustellen oder zu ersetzen.