Buchhaltung: Das musst du wissen!

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil deiner Pflichten als Unternehmer. Wir informieren dich, welche Richtlinien relevant für dich sind und welche Art der Buchführung du betreiben musst!

Alles zum Thema Buchhaltung

Unternehmen kommen an diesem Thema nicht vorbei: die Buchhaltung. Wir verwenden in weiterer Folge die Begriffe Buchhaltung, Buchführung und Rechnungswesen synonym. 

Eine systematische und lückenlose Buchhaltung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch eine Grundvoraussetzung, um den Gesamtbetrieb und einzelne Geschäftsprozesse zielgerichteter steuern zu können. Auch ist sie eine wesentliche Grundlage, um die Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und Arbeitnehmern nachvollziehbar aufzuzeichnen.

Die Frage, welchen Pflichten dein konkretes Unternehmen nachkommen muss, ist aber in vielen Fällen schwer zu beantworten. Damit du genau weißt, welche Richtlinien relevant für dich sind und welche Art der Buchführung du betreiben musst, bleibe dran.

Welche Buchführungsmethoden gibt es und welche sind für mich relevant?

Bei der Buchhaltung handelt es sich um eine geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle anhand von Belegen, um sozusagen den Status quo eines Unternehmens mithilfe von Zahlen sichtbar zu machen. Dieses Instrument ist die Grundlage für die Gewinnermittlung und den Jahresabschluss eines Unternehmens. 

Die ordnungsgemäße Buchführung verlangt, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle vollständig aufzuzeichnen.. Dazu zählen Faktoren wie Einnahmen und Umsatzerlöse, Materialaufwendungen, Abschreibungen, Ausgaben, Kredite oder Aufwendungen, die durch Löhne und Gehälter entstehen.

Die Buchführungsmethode beschreibt die Methodik, wie ein Unternehmen seinen Erfolg ermittelt und ist abhängig davon, welche Art von Unternehmen du führst. Dies hängt weniger mit der Tätigkeit und Branche zusammen, sondern davon, ob du der Buchführungspflicht unterliegst oder nicht. Die Buchführungspflicht meint - wie der Name schon vermuten lässt - die Pflicht zur doppelten Buchführung inklusive Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz. Grundsätzlich unterscheidet man folgende Methoden: die doppelte Buchführung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (auch einfache Buchführung genannt).

Einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Die einfache Buchführung hat zur Aufgabe, lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens in vereinfachter Form darzustellen. Diese werden dann jeweils pro Kalenderjahr erfasst und aufgelistet. Die einfache Buchführungsmethode gilt meist für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbe, die nicht der Bilanzpflicht unterliegen. Für Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag, eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften ohne Handelsregistereintrag gilt die Voraussetzung, dass diese in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben. Liegen die Unternehmen darüber, ist eine doppelte Buchführung verpflichtend. 

Bei der einfachen Buchführung gilt Folgendes: Die Umsatzsteuer muss erfasst werden, der tägliche Kassenstand und Bargeldbewegungen müssen nicht zwingend aufgelistet werden, sondern können separat geführt werden. Private Einnahmen, der Geldtransfer zwischen Unternehmenskonten sowie das Erfassen von Anlagegütern werden ebenso nicht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berücksichtigt. Jegliche Einnahmen und Ausgaben müssen allerdings lückenlos dokumentiert werden wie beispielsweise mithilfe von Kontoauszügen; gesetzlich gesehen, muss nur eine Aufzeichnungsvariante angewendet werden.

Doppelte Buchführung

Mit der doppelten Buchführung kommt ein kaufmännisches Buchführungssystem zum Einsatz, mit dem Geschäftsvorfälle zweimal erfasst werden (mittels Konto und Gegenkonto). Die doppelte Buchführung wird auch als Doppik oder kaufmännische Buchführung bezeichnet. Hierbei werden zwei Arten von Konten unterschieden: die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Zur doppelten Buchführung gehören ebenso die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in der die Erfolgskonten landen am Jahresende sowie die Bilanz, in der mit Hilfe der Bestandskonten das betriebliche Vermögen eines Unternehmens abgebildet wird. 

Die doppelte Buchführung gilt für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, einen Umsatz von über 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro erwirtschaften und nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen, die diesen Umsatz und Gewinn erzielen. Nicht jedes Unternehmen ist daher zur doppelten Buchführung verpflichtet, die freiwillige Eintragung ins Handelsregister ist allerdings möglich. Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und in Deutschland gelten die Vorgaben der Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). 

Als Faustregel zur doppelten Buchführung gilt:

  • Unternehmensform bzw. Rechtsform wie KG, OHG, AG, GmbH, GmbH & Co. KG
  • Eintrag ins Handelsregister (verpflichtend oder freiwillig)
  • Jahresumsatz und Jahresgewinn mehr als 600.000 Euro Umsatz, 60.000 Euro Gewinn

TSE-Jahreslizenz: Jetzt nur 99€* statt 129€ im ersten Jahr!

Im ersten Jahr nur 99€*! Keine Aktivierungsgebühr, keine extra Hardware. Signiere unbegrenzt Belege auf all Deinen Geräten!

Welche Rolle spielt das Kassenbuch in der Buchhaltung?

Das Kassenbuch regelt alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens und hält die Einnahmen/Einzahlungen sowie Ausgaben/Auszahlungen fest. Es stellt ein wichtiges Element in der Buchhaltung dar und ist auch wesentlich für die Bilanz. Als Unternehmer hast du in den meisten Fällen eine Pflicht, dass das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt wird. Es gelten daher strenge gesetzliche Vorgaben, um die Buchhaltung lückenlos darzustellen. Damit Finanzamt und Co. deine Bargeldtransaktionen glaubwürdig nachvollziehen können, ist es unumgänglich, dass die Aufzeichnungen vollständig und nach gültigen Richtlinien geführt wird. Achte darauf, dass du die Nachweise deiner Bargeschäfte stets erbringst, ansonsten musst du mit empfindlichen Strafen rechnen. 

Folgende Unternehmen müssen ein Kassenbuch führen:

  • mit Jahresumsatz über 600.000 Euro bzw. einen Jahresgewinn über 60.000 Euro erzielen
  • mit Eintrag ins Handelsregister 
  • mit doppelter Buchführungspflicht und Bilanzierungspflicht

Buchhaltungsexporte/Rechnungsexporte – Wann und warum brauchst du diese Funktion? (so gibst du deinem Steuerberater die Daten)

Notwendig wird der Buchhaltungsexport meistens im Rahmen der monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) für das Finanzamt, spätestens aber im Zuge der Erstellung deines Jahresabschlusses und der Jahressteuererklärungen. Typischerweise wird diese von einem Steuerberater durchgeführt, der sich im Zuge dessen auch ansieht, ob alle notwendigen Rechnungen gesetzeskonform vorliegen und ob die Geldflüsse auf die richtigen Konten gebucht wurden.

Da der Buchhaltungsexport dem Steuerberater die Arbeit erleichtert und den Zeitaufwand reduziert, ersparst du dir mit einer säuberlich durchgeführten Vorarbeit Geld.  Denn mit dem Export muss sich der Steuerberater nicht die Informationen zusammensuchen, bzw die Belege selbst manuell in seinem Buchhaltungsprogramm erfassen, sondern hat alles vorliegen, was er braucht.

In welcher Form muss ich Rechnungen aufbewahren und wie lange?

Als Unternehmer unterliegst du der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, Rechnungen oder Lieferscheinen die den Geschäftsalltag deines Unternehmens belegen. Dies gilt vor allem dann, wenn dein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet ist. Du musst die Belege deiner abgeschlossenen Geschäftsvorfälle aufbewahren, um sie im Falle eines Falles für eine spätere Einsicht wie zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung griffbereit zu haben. Die Aufbewahrungspflicht der Belege wird ebenso im Handelsgesetzbuch und in der Abgabeordnung geregelt. 

Grundsätzlich kannst du die Dokumente und Belege in digitaler Form aufbewahren - außer Jahresabschlüsse, Eröffnungbilanzen oder Zolldokumente. Diese müssen jedoch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Was ist Warenwirtschaft und wie hilft mir ein Kassensystem damit?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet alle Prozesse ab, die mit Warenflüssen zusammenhängen oder den Warenbestand beeinflussen. Es betrifft also nicht nur die Lagerbestände, sondern umfasst alles von der Auftragsvergabe bis hin zur Auftragserfüllung und Abwicklung.

Viele modernen Kassensysteme bieten einen Funktionsumfang, der weit über die reine Warenwirtschaft hinausgeht. Daher besteht oft keine Notwendigkeit, in zusätzliche Geräte oder Software zu investieren.

TSE-Jahreslizenz statt 129€ nur 99€* im ersten Jahr

Der Einführungspreis für die TSE-Jahreslizenz beträgt im ersten Jahr nur 99€* -  du zahlst weder Aktivierungsgebühr, noch brauchst du zusätzliche Hardware. Diese Lizenz erlaubt dir die unbegrenzte Signatur von Belegen und das für all deine Geräte!

*Preis exkl. USt. Es handelt sich bei der TSE-Lizenz um eine Jahreslizenz. Das vergünstigte Angebot gilt für den Kauf bis 1.11.2020. Nach einem Jahr verlängert sich die Lizenz automatisch zum regulären Preis von 129€ exkl. USt. Der Zeitraum zwischen Kaufdatum und Verfügbarkeit der TSE wird bei Verlängerung in der zweiten Laufzeit als Rabatt abgezogen.

Haftungsausschluss:
Technische und inhaltliche Änderungen vorbehalten. Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Druck- und Schreibfehler vorbehalten. Wir empfehlen allen Kunden und interessierten Lesern, weitergehende Informationen zu der derzeitig gültigen Rechtslage selbst einzuholen. Eine Haftung durch ready2order ist ausgeschlossen.

1155 Bewertungen auf ProvenExpert.com