So geht's: Kalkulation in der Gastronomie

Unternehmen gegründet? Gaststättenkonzession eingeholt? Prima. Dann ist es Zeit, sich auch über die Preisgestaltung Gedanken zu machen. Denn sie ist entscheidend für die Vermarktung Deines Angebots. Damit Dein Betrieb erfolgreich arbeiten kann, erklären wir hier, was eine Preiskalkulation ist und auf welche Faktoren Du achten musst, damit der Gewinn stimmt. Außerdem stellen wir drei bewährte Preiskalkulations-Methoden vor.

Preiskalkulation ist das Gegenteil von Preisgestaltung nach Bauchgefühl: Denn hier wird der Endpreis für den Käufer nach Kosten und Marge mithilfe zuverlässiger Formeln berechnet. So entscheidet die richtige Preiskalkulation mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung auch in der Gastronomie über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens: Wird zu knapp kalkuliert, droht der Bankrott - auch dann, wenn jeden Tag unzählige Gäste im Haus sind. Eine gute Preiskalkulation schafft optimalen Gewinn, überzeugt die Kundschaft bei der Kaufentscheidung und kann darüber hinaus ein wertvoller Baustein im Empfehlungsmarketing sein.

• Warenpreis und Warenkosten: Hier handelt es sich um die Ausgaben für verwendete Lebensmittel beim Einkauf, Liefer- und Transportkosten sowie Kosten durch Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen etc. Die beste Qualität für den geringstmöglichen Preis ist das Ziel. Klar vorgegebene Portionsgröße in der Küche helfen bei einer genauen Zielkostenkalkulation, also wie viel Wareneinsatz pro Portion entsteht.
• Gemeinkosten: Sie umfassen alle fixen und variablen Kosten, die während des Betriebes entstehen. Dazu zählen Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren, Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren und Marketingausgaben.
• Personalkosten (Lohnkosten): Hier werden u.a. Löhne, Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben für Service, Küchenkräfte, Buchhaltung, Reinigung sowie Geschäftsführung gelistet.
• Gewinnmarge: Der Gewinn ist für das unternehmerische Wachstum sehr wichtig, da sie Investitionen wie den Kauf von Maschinen und Geräten oder die Eröffnung einer weiteren Filiale sichert. Sie hängt vom jeweiligen Produkt ab: Bei Getränken ist die Marge im Regelfall größer als bei Speisen.
• Steuern: Die Steuerabfuhr an den Staat darf auf keinen Fall vergessen werden.

Weitere Kriterien, die den Verkaufspreis beeinflussen

• Zahlungsbereitschaft der Kunden (Preissensibilität): Jeder Unternehmer sollte seine Zielgruppe kennen, denn jede Zielgruppe hat unterschiedliche Ansprüche an die Qualität der Speisen. Hat die Zielgruppe höhere Ansprüche, dürfen auch die Preise höher ausfallen. Gleichzeitig darf eine gewisse Preisschwelle – sozusagen der Gewöhnungswert für eine Speise oder ein Getränk – nicht überschritten werden.
• Wahl des Lieferanten (Marktangebot): Du solltest die Preise verschiedener Lieferanten regelmäßig vergleichen. So kannst Du sicherstellen, dass Du Deine Lebensmittel zum optimalen Preis-Leistungsverhältnis einkaufst. Schließlich gehören Lebensmittel in der Gastronomie zum sog. Umlaufvermögen. Dabei solltest Du darauf achten, ob Deine Lieferanten mit sich handeln lassen oder Sonderangebote bzw. Rabatte anbieten.
• Saisonale Artikel: Warenpreise können auch aufgrund saisonaler Schwankungen variieren. Schon deshalb ist es ratsam, die Speisekarte entsprechenden Veränderungen anzupassen und die Produkte als Tages- oder Wochenangebot anzubieten. So machst Du Dein Angebot gleichzeitig abwechslungsreicher, was bei den allermeisten Gästen gut ankommt - Stichwort "Impulskauf".
• Zubereitung: Exklusive und teure Zutaten erhöhen den Verkaufspreis – werden sie aber auch in allen Fällen benötigt? Auch die Portionsgröße spielt eine Rolle. Außerdem entstehen Verluste bei der Zubereitung (z.B. Kochen, Auftauen, Zuschneiden, Reinigen usw.). Hier solltest Du darauf achten, dass nicht zu viel vom “Rohstoff” verloren geht.
• Haltbarkeit: Gelagerte Warenvorräte und Bestände sollten immer protokolliert werden. Damit vermeidest Du, dass z.B. verderbliche Artikel verfallen. Mit einem geeigneten Kassensystem, bzw. Registrierkasse kannst Du außerdem einen Melde- und Sicherheitsbestand als “eiserne Reserve” festlegen. So weißt Du genau, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge Du die notwendigen Lebensmittel bestellen musst.

Die genaue Preiskalkulation liefert sehr exakte Ergebnisse, ist aber auch anfällig für Fehler, weil Du zahlreiche Faktoren berücksichtigen musst. Hier sollte also genau gerechnet und geprüft werden, ob wirklich alles stimmt.

Der Verkaufspreis setzt sich bei der genauen Kalkulation aus fünf unterschiedlichen Preisberechnungen und Kosten zusammen:

• Warenpreis (= Einkaufspreis)
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinnmarge
• Mehrwert-/ Umsatzsteuer

Die Faustformel für die Kalkulation in der Gastronomie lautet hier:

1. Grundpreis = Einkaufspreis + 40% für Lagerung + 30% Gemeinkosten und Eigenkosten + 20% bis 40% kalkulierter Profit = Grundpreis
2. Nettoverkaufspreis = Grundpreis + 17% bis 20% Personalkosten
3. Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis + Mehrwertsteuer

Die Aufschlagskalkulation ist die einfachste und schnellste Variante. Vor allem kleine Betriebe verwenden diese schnelle Faustregel. Hier wird von den Branchen-Durchschnittskosten ausgegangen, die im Unternehmen anfallen:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3

Die dreifachen Materialkosten stehen dabei für Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn. 

Vorteile dieser schnellen Methode zur Kalkulation sind vor allem Zeitersparnis und Einfachheit. Insbesondere für Einsteiger ist sie gut geeignet. Doch die Aufschlagskalkulation hat auch Nachteile:

• Bei doppelten Portionen verdoppeln sich alle Kostenfaktoren, nicht nur die Warenkosten: Der Kaufreiz für den Kunden ist dagegen größer, z.B. wenn der Preis für ein kleines Mineralwasser von 1,70 Euro nicht auf 3,40 Euro für ein großes Wasser verdoppelt, sondern nur auf 2,90 Euro erhöht wird.
• Wichtige Informationen wie Konkurrenz und Standort werden außer Acht gelassen.

Übrigens: Bei einer weiteren Variante der Aufschlagskalkulation wird der Verkaufspreis nach der Formel Verkaufspreis = Materialkosten x 4 ermittelt. Bevor Du Dich aber für diese Faustformel und damit für eine höhere Gewinnspanne entscheidest, solltest Du die Preissensibilität Deiner Kunden prüfen: Wenn weniger Leute den höheren Preis zahlen wollen oder können, wird Dein Gewinn kaum steigen können.

Im Gegenteil zur vorherigen Methode basiert die Mischkalkulation auf den Gegebenheiten des Marktes und nicht auf den Materialkosten: Hier werden geringe Gewinne oder Verluste von Artikeln durch hohe Gewinne bei anderen Produkten ausgeglichen.

So unterscheidet man in der Mischkalkulation drei Produkttypen:

• Schlüsselartikel: Hohe Qualität zu einem günstigen Preis, die Dich von der Konkurrenz abheben
• Zugartikel: Besondere Angebote, die Kunden anlocken, aber kaum Gewinn erzielen.
• Kompensationsartikel: Gleichen die Verluste durch normale bis höhere Preise aus.

Um den Mindestpreis zu kalkulieren, werden auch hier die Gesamtkosten für jedes Produkt errechnet. Nur der Aufschlag auf den Warenpreis variiert dann: Beim Bierverkauf sind es z. B. etwa 300%, bei einem Kaffee sogar 700-1.000%.

Wann lohnt sich die Mischkalkulation?

Der gesamte Warenpreis aller Speisen und Getränke sollte grundsätzlich rund 30% vom Gesamtumsatz ausmachen: Je niedriger die Wareneinsatzquote ist, desto gewinnträchtiger verkaufst Du.

Mit der Wareneinsatzquote lässt sich also die Effizienz des Wareneinsatzes messen. Das heißt, Du kannst damit vergleichen, ob sich die Kosten der Herstellung eines Produktes lohnen:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro (= Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (= Verkauf) x 100

Dabei gelten folgende Faustregeln:

• Der Verkaufspreis muss mindestens so hoch sein wie der Deckungsbeitrag.
• Die Speisen mit dem höchsten Gewinn müssen aktiv empfohlen werden.

1. Marktpreise beobachten

Der Marktpreis ist der maximale Preis, den der Gast bereit ist zu zahlen. Er wird von der Nachfrage bestimmt und kann nicht aktiv beeinflusst werden. Je höher der Marktpreis liegt, desto größer ist der Unterschied zum Mindestpreis – und damit Dein Gewinn. 

Beobachte Deine Konkurrenz, um den Marktpreis in Deiner Umgebung festzustellen. So bekommst Du ein Gefühl dafür, zu welchen Preisen Du Speisen und Getränke verkaufen kannst.

Kunden haben dabei üblicherweise Preisschwellen: Es macht oftmals wenig aus, ob ein Preis 8,50 Euro oder 8,80 Euro beträgt, aber trotzdem hat jeder Gast einen gewissen Preiskatalog von Getränkekosten und Speisen im Kopf, an dem er sich orientiert.

Unser Tipp: Liegt der Marktpreis unter Deinem errechneten Mindestpreis, solltest Du Sparmaßnahmen einleiten, um Gewinn zu machen. Eine Möglichkeit ist etwa, die Portionsgröße zu verkleinern oder Gerichte von der Karte zu streichen, die zu wenig Gewinn bringen.

2. Beim Wareneinsatz sparen

• Einkaufspreis und Mengen genau überprüfen
• Preise verschiedener Lieferanten vergleichen und nach alternativen Quellen zu günstigeren Preisen suchen
• Regelmäßig Lager überprüfen, um Verluste zu vermeiden
• Bei Wareneingang Qualität, Preis und Menge kontrollieren
• Einheitliche Rezepturen, Menge bzw. Größe der Portion, Gewicht und Einsatz von Lebensmittel festlegen
• Speisekarten auf gewinnbringende Gerichte verkleinern
• Optimale Verwertung von Rohstoffen (Sparsamkeit statt Verschwendung und Entsorgung)
• Fehleinschätzung korrigieren

3. Runden nicht vergessen

Um einen “schöneren”, einheitlichen Verkaufspreis zu nutzen, kannst Du ungerade Beträge runden. Dabei kannst Du selbst entscheiden, ob z.B. 10,30 Euro oder 10,50 Euro als besserer Preis für Dich gelten – Deinen Kunden machen die 20 Cent Unterschied vermutlich wenig aus. Dagegen können Beträge auf -,99 Cent schnell als billig angesehen werden.

Unser Tipp: Das Kassensystem von ready2order verwaltet Deine Produkte in einer zentralen Oberfläche. Preise kannst Du direkt mit wenigen Klicks anpassen – außerdem kannst Du Funktionen wie voreingestellte Happy Hours nutzen, um Deine Kunden mit günstigen Angeboten zu locken. So schaffst Du eine faire und transparente Preiskalkulation und stärkst das Vertrauen Deiner Gäste.

Außerdem erhältst Du bei uns weitere Tipps, wie Du Dein Restaurant erfolgreich führst und wie Dich ein Gastro Kassensystem voranbringen kann.