Rechtliches

Kassenbuch richtig führen: Tipps & Software zur Kassenführung

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 4.15.2021

Eine wasserdichte Kassenführung ist entscheidend für die ordnungsgemäße Buchhaltung. Wie wichtig sind TSE und GoBD für das Kassenbuch? Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich es am besten? Und welche Vorteile hat ein elektronisches Kassenbuch? Wir haben die Antworten. 

TSE: Was ist neu bei der Kassenbuchführung?

Mit Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung ändert sich grundsätzlich nichts an den herkömmlichen Anforderungen der Kassenbuchführung. Auch ein Kassenbuch in Papierform ist nach wie vor möglich. 

Bei Nutzung einer Kassenbuch-Software muss jedoch gewährleistet sein, dass alle Einträge mit der TSE abgesichert werden – hier ist also der Erwerb einer Update-Version unumgänglich. Veraltete Versionen gelten als nicht mehr ordnungsgemäß, was dazu führen kann, dass Deine gesamte Buchführung nicht mehr vom Finanzamt anerkannt wird.

Welche Kassenbücher sind weiterhin möglich?

Hier kannst Du Dir einen schnellen Überblick verschaffen, ob Deine Art der Kassenbuchführung weiterhin zugelassen ist bzw. welche Voraussetzungen Du beachten musst. Detaillierte Informationen rund um die aktuellen Vorschriften findest Du unter der Tabelle.

1) Belege sammeln

Möglich nur bei offener Ladenkasse; außerdem

  • Belege sammeln allein ist nicht ausreichend
  • täglicher Kassenbericht notwendig
  • monatlich zum Steuerberater bringen

2) Kassenbuch mit Stift & Papier

  • keine Leerzeilen lassen
  • jede Einnahme/Ausgabe einzeln aufzeichnen
  • Korrekturen nachvollziehbar eintragen (keine Schwärzung!)
  • alle Belege analog sammeln

3) Kassenbuch in Excel

Hier sind komplexe Abläufe zu beachten, z. B.

  • täglich ausdrucken und unterschreiben
  • nachvollziehbare Korrekturen (keine Löschung!)
  • alle Belege digital sammeln

4) Elektronisches Kassenbuch mit ready2order

  • automatische Verbuchung aller Barbewegungen
  • Export zum Steuerberater mit nur einem Klick
  • Kassenbücher mit Installation vor 16. April 2020 sind nach TSE-Aktivierung automatisch 100% finanzamtkonform 
  • bei Neukauf sofort TSE-konform

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Wer muss ein Kassenbuch führen?

Es gibt eine gesetzliche Pflicht zur Kassenbuchführung. Ihr unterliegen 

  • alle Unternehmer, die Barausgaben haben
  • alle Unternehmer, die Kaufmann/Kauffrau sind
  • alle Gewerbetreibenden mit mind. 60.000 Euro Jahresgewinn
  • alle Gewerbetreibenden mit mind. 600.000 Euro Jahresumsatz
  • alle Unternehmen, die eine Bilanz aufstellen müssen
  • alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (der Umkehrschluss gilt nicht)

Freiberufler und Kleinunternehmer, die von der Kassenbuch-Pflicht befreit sind, müssen bei einer offenen Ladenkasse eine Einnahmenüberschussrechung (EÜR) erstellen. 

DOs: Wie führe ich mein Kassenbuch richtig?

Ein Kassenbuch bildet die einzelnen Bar-Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig ab. Ziel ist die sogenannte Kassensturzfähigkeit, also die Nachprüfbarkeit des Kassenbestandes zu jeder Zeit. 

Damit das Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es außerdem

  • vollständig und sachlich sein
  • chronologisch und zeitnah geführt werden
  • revisionssicher sein
  • eine gute Übersichtlichkeit bieten

Grundsätzlich wird ein Kassenbuch in Kontoform geführt, d. h. Einnahmen und Ausgaben werden einander gegenübergestellt und ein Saldo gebildet. Eine ordnungsgemäße Buchung im Kassenbuch muss immer folgende Informationen umfassen:

  • Datum des Eintrags
  • fortlaufende, eindeutige Belegnummer (z. B. Rechnungsnummer)
  • Buchungstext (z. B. “Briefumschläge”)
  • Netto-Betrag und Währung der Einnahme bzw. Ausgabe
  • Umsatzsteuer-Satz 
  • Umsatzsteuer als absoluter Betrag
  • aktualisierter Kassenstand bzw. Saldo
  • Referenz zum zugehörigen Beleg

DON’Ts: Keine Angst vor Kassennachschau

Wird ein Kassenbuch nicht ordnungsgemäß oder gar nicht geführt, drohen bei einer Betriebsprüfung unangenehme Konsequenzen: In diesem Fall wird das Finanzamt unangenehme Fragen stellen und ggf. weitere Prüfungen anordnen. 

Außerdem sind Hinzuschätzungen möglich: Das bedeutet, dass Deinen Umsätzen bis zu 10% hinzugerechnet werden, was durch die Nachzahlung der zusätzlichen Umsatz- und Ertragssteuern Dein Unternehmen schwer schädigen kann.

Deswegen solltest Du folgende Fehler bei der Kassenbuchführung unbedingt vermeiden:

  • Erfassung von EC- oder Kreditkarten-Umsätzen: Ins Kassenbuch gehören ausschließlich die Bar-Transaktionen. Einträge von Kartenumsätzen wertet das Finanzamt als formeller Mangel. Elektronische Kassenbuchsysteme lassen entsprechende Einträge daher automatisch gar nicht erst nicht zu und ersparen Dir dieses Problem.
  • Nachträgliche Erstellung: Das Gesetz schreibt vor, das ein Kassenbuch immer zeitnah (täglich) geführt werden muss.
  • Nicht gebuchte Ein- und Ausgänge wie z. B. Privatentnahmen oder Einzahlungen vom Geschäftskonto
  • Kassenbericht statt Kassenbuch: Die täglichen Kassenberichte sind kein Ersatz für ein Kassenbuch. Sie können Dir bestenfalls die Arbeit erleichtern, denn sie enthalten lediglich den alten Kassenstand, die Summe der Bar-Einnahmen sowie -Entnahmen und den neuen Kassenendstand. Im Kassenbuch müssen jedoch alle Bar-Transaktionen detailliert gelistet sein.  
  • Fehlende Rechnungsbelege: Bei einem Kassenbuch in Papierform musst Du Belege analog sammeln. Bei einer digitalen Lösung müssen Belege eingescannt und abgespeichert werden – elektronische Kassenbücher speichern Belege automatisch und geben sie direkt an Deinen Steuerberater weiter, ohne Dir zusätzlich Arbeit zu machen.
  • Korrekturen: Änderungen im Sinne der Bilanz-Optimierung sind generell verboten. Bei fehlerhaften Einträgen darf die ursprüngliche Buchung nicht unkenntlich gemacht werden. Bei manuellen Kassenbüchern muss der fehlerhafte Eintrag weiterhin lesbar markiert und durch den neuen, nachvollziehbaren Eintrag ergänzt werden (Einträge mit Bleistift sind nicht zugelassen). Auch bei digitalen Kassenbüchern darf nichts einfach gelöscht werden – elektronische Kassenbücher verwenden hier bereits voreingestellte Lösungen und ersparen Dir damit viel Arbeit.
  • Leerzeilen: Bei Kassenbüchern in Papierform lassen viele Unternehmer aus Gründen der Übersichtlichkeit zwischen einzelnen Buchungen eine Zeile frei. Das ist eine Ordnungswidrigkeit, denn in der freien Zeile könnten nachträglich Buchungen ergänzt werden.
  • Unregelmäßige Saldo-Kontrolle: Der tatsächliche Kassenbestand ist regelmäßig mit dem errechneten Saldo zu vergleichen. Bei Unstimmigkeiten ist der Fehler umgehend zu ermitteln – andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt.

Rechtliche Grundlagen

Die gesetzlichen Anforderungen an das Kassenbuch sind die Kassenrichtlinien (2010), die Regelungen der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) (1. Januar 2017) und die Einzelaufzeichnungspflicht (2017). Die rechtlichen Grundlagen dafür bilden §§140 bis 148 AO und §238 ff. HGB. Ab dem 31. März 2021 ist auch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) endgültig Vorschrift.

Nachvollziehbarkeit (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)

Im Kassenbuch müssen alle Buchungen einzeln aufgeführt werden. Nur bei Betrieben, die sehr viele Bargeschäfte tätigen, genügt es, den Tagessaldo ins Kassenbuch einzutragen. Die Barein- und -ausgänge müssen jedoch revisionssicher in Form eines korrekten Kassenberichts (auch bekannt als Z-Bon) nachgewiesen werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (KassenSichV)

Als Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird ein Sicherheitsmodul in elektronischen Registrierkassen bezeichnet, das für die lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge sorgt – damit erfüllt Dein Kassenbuch den Aspekt der Revisionssicherheit. 

Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 4 HBG)

Alle Kassendaten müssen elektronisch auswertbar und mindestens für zehn Jahre abrufbar sein. Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Kassen umfasst u. a.: Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons, Einrichtungsprotokolle, Registrierkassenstreifen und weitere kassenspezifische Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen.

Tägliche Erfassung (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO)

Einnahmen und -ausgaben müssen in einer elektronischen Kasse täglich im Kassenbuch chronologisch – nach dem Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt erfasst werden.

Ganzheitliche Aufzeichnung (§ 239 Abs. 2 HGB)

Veränderungen oder Stornierungen der Daten müssen protokolliert werden. Dabei ist es wichtig, dass der ursprüngliche Eintrag noch ersichtlich ist. Sollte eine Rechnung mal fehlerhaft sein, ist diese zu stornieren: Sie darf auf keinen Fall einfach gelöscht werden. Danach kann wieder eine neue Rechnung ausgestellt werden.

Deutsche Sprache (§ 146 Abs. 3 AO)

Das Kassenbuch muss grundsätzlich auf Deutsch geführt werden. Wird das Kassenbuch in anderen Sprachen oder mit Symbolen oder Abkürzungen geführt, muss auf Nachfrage eine Übersetzung bzw. Erklärung geliefert werden.

Deine Vorteile mit einem elektronischen Kassenbuch

Eine Kassenbuchführung in Papierform ist nur bei einem sehr ruhigen Tagesgeschäft umsetzbar. Bei einer manuellen Kassenbuchführung in Excel musst Du Dein Kassenbuch jeden Tag ausdrucken, unterschreiben und archivieren. Ausgedruckte und per Hand ausgefüllte Excel-Tabellen müssen ebenfalls täglich vom Verantwortlichen unterschrieben werden. Jede Änderungen in manuell geführten Kassenbüchern bedeutet Aufwand und enthält Potenzial für Nachfragen des Finanzamts. 

Ein elektronisches Kassenbuch nimmt Dir dagegen viel Arbeit und Überlegung ab: 

  • Automatisierung: Kassenabschluss und Buchführung werden automatisch vom System übernommen und Belege an Deinen Steuerberater weitergeleitet. Auch Belege werden automatisch gespeichert und müssen nicht extra gesammelt oder eingescannt werden.
  • Digitale Schnittstelle: Daten lassen sich leicht exportieren (insbesondere wichtig bei Kassenprüfungen). 
  • Technische Sicherheitseinrichtung: Dein Kassenbuch ist vor Manipulation geschützt und Du musst keine Hinzuschätzung durch das Finanzamt befürchten.

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Bei der Anschaffung eines geeigneten Kassensystem musst Du auf eine Reihe von Eigenschaften achten. Hier kannst Du Dir den ganzen Leitfaden für ordnungsmäße elektronische Kassenbuchführung als PDF-Checklist herunterladen.

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Sabine Amler

Senior Content Manager

Als Copywriterin mit Leib und Seele kümmert sich Sabine bei ready2order um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.