Rechtliches

Kassenbuch einfach führen: Das musst Du wissen!

Von Robert Mitmansgruber | Zuletzt aktualisiert: 1.22.2021

Eine wasserdichte Kassenführung ist entscheidend für die ordnungsgemäße Buchhaltung. Doch was ist entscheidend für die Kassenführung? Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich es? Und wer braucht  sowas überhaupt?

Wir haben die Antworten! In unserer praktischen Anleitung erfährst Du außerdem, wie Du sicherstellst, dass Finanzprüfer bei Deiner Buchhaltung nichts zu beanstanden haben.

Die wichtigsten Begriffe erklärt

Kassenbuch und Kassenführung sind zwar miteinander verwandt, doch beide Begriffe werden oft verwechselt und sorgen für Unklarheiten. Deshalb werfen wir zur Abgrenzung einen Blick auf die einzelnen Begriffe und klären, wozu das Kassenbuch genutzt wird, und welche Arten von Kassen es gibt:

BEGRIFFBESCHREIBUNG
Kassenbuch

Ein Journal, das die einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig abbildet. In der Praxis sind es digitale Kassenbücher, die alle
Vorgänge automatisch aufzeichnen.

Registrierkasse

Oftmals synonym mit dem Begriff Kassensystem verwendet; tatsächlich handelt es sich hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen, die für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen benutzt werden.

Offene Ladenkasse

In der Regel wird darunter ein Aufbewahrungsgegenstand (Zigarrenkiste, Geldkassette, Schublade) für Bargeld verstanden, der keine technische Ausstattung hat.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Kassenführung sehen viele Unternehmer als einen unnötigen Zeitaufwand an, insbesondere wenn es sich um eine manuelle Kassenbuchführung handelt. Dabei schafft ein richtig geführtes Kassenbuch einen guten Überblick über die Leistung des Unternehmens. Sollte das nicht Anreiz genug sein, gibt es rechtliche Anforderungen, an die sich Unternehmen halten müssen. Folgende Gewerbetreibende müssen ein Kassenbuch führen.

  • Unternehmen, die eine Bilanz aufstellen müssen
  • Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (der Umkehrschluss gilt nicht)
  • Alle Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb führen

Unternehmen, die Kasseneinnahmen oder -Ausgaben haben, müssen gemäß § 146 AO diese Daten täglich und im Sinne der Einzelaufzeichnungspflicht separat aufgezeichnet werden.

Wenn es zu einer Steuerprüfung kommt, kann das Finanzamt das Kassenbuch anfordern. Dabei werden alle Bargeldbewegungen auf eine ordentliche Dokumentation geprüft. Sollte das Finanzamt feststellen, dass das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, kann es zu Steuernachzahlungen und Strafverfahren kommen.

Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Buchführung sicher?

Eine richtige Buchführung heißt, alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest.

Jedes Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:

  • Fortlaufende, einmalige Nummerierung (Belegnummer)
  • Steuersatz
  • Datum des Eintrags
  • Buchungstext
  • Höhe der Einnahmen bzw. Ausgaben
  • Kassenstand

Kassensysteme müssen seit 2017 sowohl die Kassenrichtlinien 2010 (2010), die Regelungen der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) (1 Januar 2017) und die Einzelaufzeichnungspflicht (2017) erfüllen. Es wird dabei aber nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung du dich letztendlich entscheidest. Hier gibt es zwei Varianten:

  • Manuelle Kassenbuchführung (Excel)
  • Elektronische Kassenführung

Beide Methoden verlangen eine Aufzeichnung, die vollständig, sowie sachlich und zeitlich zugeordnet ist.

readyInsight: Eine elektronische Kassenbuchführung erleichtert dir viele Prozesse enorm. Das händische Eintragen des Kassenzählprotokolls fällt komplett weg. Zudem ist die Archivierung um ein vielfaches leichter.

1) Manuelle Kassenbuchführung in Excel

Die Kassenbuchführung mit Excel war bis vor einigen Jahren noch eine gängige Praxis. Mittlerweile verwenden jedoch alle Betriebe, die ihre unternehmerische Tätigkeit ernst nehmen, eine Software, die eine händische Arbeit ersetzt.

Solltest du jedoch keine eigene Software dafür verwenden wollen, muss dein Kassenbuch in Excel folgende Einträge vorweisen:

  • Anfangsbestand
  • Aktueller Kassenbestand
  • Einnahmen
  • Ausgaben

Für jede einzelne Einnahme bzw. Ausgabe ist folgendes anzuführen:

  • Nummer (fortlaufend)
  • Datum
  • Beleg
  • Betrag
  • Enthaltene Umsatzsteuer und Steuersatz

Je nach Umfang der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht monatlich oder gar wöchentlich abgeschlossen und handschriftlich unterschrieben werden.

Kassenbuch Vorlage als PDF  (2,19 MB)

(Achtung: Diese Kassenbuchvorlage dient nur als Beispiel und erhebt nicht den Anspruch, eine rechtssichere und ordnungsgemäße Kassenführung zu ermöglichen. 

Bislang war es üblich in Excel einen Kassenbuch-Tabelle zu erstellen, auszudrucken und handschriftlich auszufüllen. Da dies nicht mehr den GoBD Richtlinien entspricht sind Kassenbücher in Excel so nicht mehr konform. In Excel können Kassenbucheinträge nämlich jederzeit bearbeitet werden und sind dadurch manipulierbar. Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft.

readyInsight: Eine Kassenbuchführung in Excel ist sehr aufwändig um diese GoBD konform zu machen.

2) Elektronische Kassenführung

Um finanzamtkonform zu wirtschaften, müssen Unternehmer also eine geeignete Kasse kaufen. Elektronische Kassensysteme haben dabei mehrere Vorteile: Sie ist komfortabler in der Handhabung, punktet mit einer Vielzahl von Funktionen, und durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter. Denn ein klassischer, handgeschriebener Kassenbericht z.B. ist  leicht zu manipulieren und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.

Auch wenn weitere Anforderungen des BMF bei einer elektronischen Kassenführung hinzukommen, gibt es drei entscheidende Gründe sich für ein elektronisches Kassensystem zu entscheiden:

  • Kassenabschluss und Buchführung werden automatisch vom System übernommen
  • Daten lassen sich leicht exportieren (insbesondere wichtig bei Kassenprüfungen). Ein DATEV Export ist dafür am besten geeignet
  • Technische Sicherheitseinrichtung schützt vor Manipulationen

Da, wie oben erwähnt, elektronische Kassensysteme als transparenter angesehen werden, werden Hinzuschätzungen obsolet.

Was sind die Anforderungen an eine manuelle Kassenbuchführung?

Das Kassenbuch sollte bei elektronischen Kassen ebenso die Daten aufzeichnen, wie es bei einem manuell geführten Kassenbuch üblich ist. Das heißt folgende Dinge musst du bei der Erstellung des Z-Bons (Kassenberichts) beachten:

 

Rechtliche AnforderungenRechtsgrundlageBeschreibung
Nachvollziehbarkeit§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGBEine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der Z-Bon. Das ist im Prinzip nichts anderes als der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht. Der Z-Bon muss folgende Inhalte aufweisen: Datum und Uhrzeit, Name des Geschäfts, Bruttobetrag, Umsatzsteuersätze, fortlaufende Nummerierung des Z-Bons, vorgenommene Stornierungen, die Zahlungsart und der Kassenbestand muss auf null gesetzt sein.
Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren§ 257 Abs. 4 HBGJournaldaten (die Daten im Kassenbuch) müssen elektronisch auswertbar sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Speicherung der Trainingsdaten.

Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Kassen umfasst u.a.: Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons, Einrichtungsprotokolle, Registrierkassenstreifen und weitere kassenspezifische Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen.

Tägliche Erfassung§ 146 Abs. 1 Satz 2 AOEinnahmen und -ausgaben, werden in einer elektronischen Kasse täglich im Kassenbuch erfasst. Dabei ist es wichtig, dass die Kasseneinnahmen- und ausgaben chronologisch – nach dem Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt geführt werden.
Ganzheitliche Aufzeichnung§ 239 Abs. 2 HGBVeränderungen oder Stornierungen der Daten müssen protokolliert werden. Dabei ist es wichtig, dass der ursprüngliche Tatbestand noch ersichtlich ist. Sollte eine Rechnung mal fehlerhaft sein, ist diese zu stornieren und darf auf keinen Fall gelöscht werden. Danach kann wieder eine neue Rechnung ausgestellt werden.

Den ganzen Leitfaden findest du unten als Checkliste. Weitere Informationen von DATEV.

Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?

Wenn du dein Kassenbuch mithilfe eines elektronischen Kassensystems führst, müssen zusätzliche Punkte beachtet werden.

RECHTLICHE ANFORDERUNGENRECHTSGRUNDLAGEBESCHREIBUNG
Belegerteilungspflicht§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB

Eine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der Z-Bon; das ist im Prinzip nichts anderes als der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht.

Der Z-Bon muss folgende Inhalte aufweisen:

  • Datum und Uhrzeit
  • Name des Geschäfts
  • Bruttobetrag
  • Umsatzsteuersätze
  • fortlaufende Nummerierung
    des Z-Bons
  • vorgenommene Stornierungen

Die Zahlungsart und der Kassenbestand müssen auf null gesetzt sein.

Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren§ 257 Abs. 4 HBGJournaldaten (die Daten im Kassenbuch) müssen elektronisch auswertbar sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Speicherung der Trainingsdaten.

Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Kassen umfasst u.a.: Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons, Einrichtungsprotokolle, Registrierkassenstreifen und weitere kassenspezifische Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen.

Tägliche Erfassung§ 146 Abs. 1 Satz 2 AOEinnahmen und -ausgaben, werden in einer elektronischen Kasse täglich im Kassenbuch erfasst. Dabei ist es wichtig, dass die Kasseneinnahmen- und ausgaben chronologisch – nach dem Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt geführt werden.
Ganzheitliche Aufzeichnung§ 239 Abs. 2 HGBVeränderungen oder Stornierungen der Daten müssen protokolliert werden. Dabei ist es wichtig, dass der ursprüngliche Tatbestand noch ersichtlich ist. Sollte eine Rechnung mal fehlerhaft sein, ist diese zu stornieren und darf auf keinen Fall gelöscht werden. Danach kann wieder eine neue Rechnung ausgestellt werden.

Du hast bereits eine Registrierkasse oder willst wissen, welches Kassensystem auch 2021 das beste ist? Dann informiere Dich jetzt in unserem Registrierkassen-Check.

Finde die optimale Software

Seit dem 1. Januar 2017 steht fest, wie eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aussieht. Daher ist man sich auch im Klaren, welches elektronische Kassensystem alle Kriterien für die Führung des Kassenbuchs erfüllt.

So weit, so gut – doch die Anforderungen an Kassenbücher sind oftmals sehr komplex. Da auch elektronische Kassen steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme.

Seit 2020 müssen Registrierkassen zusätzliche technische Anforderungen erfüllen, die es beim Kauf zu beachten gilt:

  • Spezielles Sicherheitsmodul: Damit wird sichergestellt, dass alle Buchungen unverändert erfasst werden und nachträgliche Änderungen sichtbar sind.
  • Speichermedium: Alle Kassendaten müssen mindestens für 10 Jahre abrufbar sein.
  • Digitale Schnittstelle: Prüfer bekommen damit einen einfachen und reibungslosen Zugriff auf alle Daten.

Die Anforderungen an Kassenbücher sind komplex. Da auch elektronische Kassen steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme.

Für alle, die sich nicht mit den Details herumschlagen wollen, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt, um die gesetzlichen Anforderungen an das Kassenbuch zu erfüllen.

Download PDF Checklist

Das Wichtigste zusammengefasst

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt dich dabei und nimmt dir das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparst du dir viel Zeit, jedoch auch das Geld, was du sonst in einer Steuerprüfung zahlen müssten.

Wenn du dich nicht selbst damit plagen willst, deine Buchführung übersichtlich zu halten, hast du mit ready2order das Kassensystem gefunden, welches die Kassenführung auch ohne Steuerberater zum Kinderspiel macht und GoBD konform die Kassenbuchführung erleichtert.

Kassenbuch führen? Einfach automatisieren!

Keine Lust, dich mit den Details einer ordnungsgemäßen Kassenführung auseinanderzusetzen? Kein Problem - bei uns findest Du das digitale Kassenbuch, das ganz einfach vollautomatisch mit Deiner Kasse zusammenarbeitet!

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Robert Mitmansgruber

Produktmanager Software

Als Produktmanager bei ready2order beschäftigt sich Robert mit der Entwicklung und Adaptierung von Software-Features. Die Änderungen des Kassengesetzes in Deutschland haben derzeit bei ihm Priorität. In seiner Freizeit verbindet er am liebsten Reisen mit sportlichen Aktivitäten.