Ordnungsgemäße Kassenführung: So führen Sie ein Kassenbuch

Ordnungsgemäße Kassenbuchführung 2017

Eine wasserdichte  Kassenbuchführung ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung, die nach wie vor viele Fragen aufwirft: Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich ein Kassenbuch? Wer muss ein Kassenbuch führen? Welche Anforderungen sind zu beachten? Wird täglich ein Kassenbericht bzw. Tagesabschluss benötigt? Welche Rolle spielen die GoBD Richtlinien?

Erfahren Sie, wann Sie ein Kassenbuch führen müssen und welche Anforderungen es erfüllen muss, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

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Was ist ein Kassenbuch?

Begriffe rund um das Thema Kassenbuch bzw. Kassenführung werden oft verwechselt und sorgen somit für Unklarheiten. Deshalb gibt es hier zur Abgrenzung einen Überblick über einzelne Begriffe.

Begriff Beschreibung
Kassenbuch Journal, das sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens beinhaltet.
In der Praxis sind es elektronische bzw. digitale Kassenbücher, welche die Vorgänge
automatisch aufzeichnen.
Registrierkasse Oftmals synonym mit dem Wort Kassensystem verwendet, handelt es sich
hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen für den
Verkauf von Waren und Dienstleistungen.
Offene Ladenkasse In der Regel wird darunter ein Vorratsbehälter für Bargeld verstanden,
der keine technische Ausstattung hat.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Unternehmen, die Kasseneinnahmen-oder Ausgaben haben müssen gemäß § 146 AO diese Daten täglich und im Sinne der Einzelaufzeichnungspflicht separat aufgezeichnet werden. Wenn es zu einer Steuerprüfung kommt, kann das Finanzamt das Kassenbuch anfordern. Dabei werden alle Bargeldbewegungen auf eine ordentliche Dokumentation geprüft. Sollte das Finanzamt feststellen, dass das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, kann es zu Steuernachzahlungen und Strafverfahren kommen.

Wie führt man ein Kassenbuch richtig?

Ein Kassenbuch richtig zu führen heißt alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest, die Sie weiter unten finden. Um ein Kassenbuch richtig auszufüllen, müssen Sie folgende Daten enthalten sein.

Jedes Kassenbuch muss folgenden Daten enthalten:

  • Fortlaufende, einmalige Nummerierung
  • Datum des Eintrags
  • Buchungstext
  • Höhe der Einnahmen bzw. Ausgaben
  • Kassenstand

Hier finden Sie ein Beispiel für das Führen eines Kassenbuchs:

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Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung in das Kassenbuch muss ein Beleg ausgestellt werden. Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar, vollständig und richtig sein und darf nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, so muss ein neuer Eintrag erstellt werden. Um das Kassenbuch richtig zu führen darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben,  ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenbestand.

Weiters muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können, auch die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden. Dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto. Ein Prüfer kann jederzeit unangemeldet in den Laden kommen und einen Kassensturz vornehmen. Dies bedeutet, dass die Daten in kürzester Zeit auswertbar sein müssen. Bei solch einer Prüfung sind sowohl Kassenbuch, Tagesabschluss (Z-Bon), Zählprotokoll und die dazugehörigen Belege vorzuweisen.

Je nach Umfang der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht monatlich oder gar wöchentlich abgeschlossen und handschriftlich unterschrieben werden.

Excel Kassenbücher haben ausgedient

Bislang war es üblich in Excel einen Kassenbuch-Tabelle zu erstellen, auszudrucken und handschriftlich auszufüllen. Da dies nicht mehr den GoBD Richtlinien entspricht sind Kassenbücher in Excel nicht mehr erlaubt. In Excel können Kassenbucheinträge jederzeit bearbeitet werden und sind dadurch manipulierbar. Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft.

Achtung: Wenn Sie Ihr Kassenbuch in Excel führen, müssen Sie das unausgefüllte Formular ausdrucken und händisch den Kassenbestand eintragen.

Kassenbuchführung beginnt mit der richtigen Kasse

Der Kauf eines elektronischen Kassensystems ist daher für Unternehmer eine Investition in die Finanzamt-Tauglichkeit und soll damit viel Zeit und Sorgen sparen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter.  Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu manipulieren und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.

Seit dem 1. Januar 2017 steht fest, wie eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aussieht. Daher ist man sich auch im klaren, welches elektronische Kassensystem alle Kriterien für die Führung des Kassenbuchs erfüllt. Wenn Sie noch manuell ein Kassenbuch führen, erfahren Sie welche Änderungen das für Sie bedeutet.

Ab 2020 müssen Kassen zudem einige technische Anforderungen erfüllen, die es bereits jetzt beim Kauf zu beachten gilt:

  • Spezielles Sicherheitsmodul: Damit wird sichergestellt, dass alle Buchungen unverändert erfasst werden und nachträgliche Änderungen sichtbar sind.
  • Speichermedium: Alle Kassendaten müssen mindestens für 10 Jahre abrufbar sein.
  • Digitale Schnittstelle: Prüfer bekommen damit einen einfachen und reibungslosen Zugriff auf alle Daten.

Leitfaden für eine GoBD-konforme Kassenführung ab 2017

Kassensysteme müssen seit 2017 sowohl die Kassenrichtlinien 2010 (2010), die Regelungen der GoBD (1 Januar 2017) und die Einzelaufzeichnungspflicht (2017) erfüllen.

Dazu ist eine Bestandsaufnahme der bestehenden Kassenlösung notwendig. Sollte Ihre Registrierkasse nicht den Anforderungen entsprechen, stellt sich die Frage, ob das bestehende System aufgerüstet oder auf eine neue Registrierkasse umgestiegen wird. Kassenberichte müssen seit 2017 also einige Anforderungen des Finanzamts erfüllen um eine Betriebsprüfung zu überstehen.

Es wird dabei auch nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung Sie sich letztendlich entscheiden. Eine manuelle Kassenbuchführung ist genauso erlaubt, wie die elektronische. Letztere verlangt natürlich die Einhaltung der GoBD – also spezielle Vorschriften für die Aufbewahrung digitaler Dokumente.

Die konforme Archivierung macht auch vor E-Mails nicht halt und sind ebenso ordnungsgemäß aufzubewahren.

Kassennachschau-2018-Prüfungsdimensionen

Was sind die Anforderungen an eine manuelle Kassenbuchführung?

Das Kassenbuch sollte bei elektronischen Kassen ebenso die Daten aufzeichnen, wie es bei einem manuell geführten Kassenbuch üblich ist. Das heißt folgende Dinge müssen Sie bei der Erstellung des Z-Bons (Kassenberichts) beachten:

Rechtliche Anforderungen Rechtsgrundlage Beschreibung
Nachvollziehbarkeit § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB Die lückenfreie Erfassung aller Daten muss gegeben sein. Das heißt, auf eine fortlaufende Nummerierung wird viel Wert gelegt. Geschäftsvorfälle müssen zudem auch zeitnah erfasst werden.

Eine Abänderung bzw. die Löschung von Kassenbucheinträgen muss ersichtlich sein.

Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren § 257 Abs. 4 HBG Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für unternehmensrelevante Unterlagen. Dazu zählen unter anderem: Originalbelege, Z-Bons, Kassenbücher und sonstige Aufzeichnungen, die für die betrieblichen Geschäftsvorfälle relevant sind.

Einsatzorte und -Zeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Karte, Lastschrift oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren.

Tägliche Erfassung § 146 Abs. 1 Satz 2 AO Grundsätzlich müssen alle Kassenbewegungen, sprich Einnahmen und -ausgaben, täglich im Kassenbuch erfasst werden. Dabei ist es wichtig, dass die Kasseneinnahmen- und ausgaben chronologisch – nach dem Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt geführt werden.
Ganzheitliche Aufzeichnung § 239 Abs. 2 HGB Eines der wohl wichtigsten Grundprinzipien der ordnungsgemäßen Buchhaltung ist: Keine Buchung ohne Beleg! Es muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugeordnet werden. Das gilt auch für Privatentnahmen und -einlagen.

Wenn einmal Belege abhandenkommen, kann dafür ein Eigenbeleg (inklusive aller Mindestanforderungen einer Quittung) erstellt werden. Das sollte sich aber in einem gewissen Rahmen halten, da die Finanzverwaltung skeptisch werden könnte und weitere Prüfungen noch präziser ausfallen könnten.

In Tagesberichten müssen Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen, Stornos, usw.) beigefügt werden können. Der Sollbestand muss immer dem Ist-Bestand entsprechen. Überschüsse oder Fehlbeträge sollten auf keinen Fall durch Kassen-Entnahmen oder -einlagen ausgeglichen werden. Das versteuerte Trinkgeld muss ebenso darin vermerkt werden.

Weitere Informationen von DATEV.

Den ganzen Leitfaden finden Sie unten als Checkliste.

Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?

Wenn Sie Ihr Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führen, müssen zusätzlich folgende Punkte beachtet werden. In der Regel verfügen Kassensysteme aber über folgende Funktionen.

Rechtliche Anforderungen Rechtsgrundlage Beschreibung
Nachvollziehbarkeit § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB Eine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der Z-Bon. Das ist im Prinzip nichts anderes als der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht. Der Z-Bon muss folgende Inhalte aufweisen: Datum und Uhrzeit, Name des Geschäfts, Bruttobetrag, Umsatzsteuersätze, fortlaufende Nummerierung des Z-Bons, vorgenommene Stornierungen, die Zahlungsart und der Kassenbestand muss auf null gesetzt sein.
Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren § 257 Abs. 4 HBG Journaldaten (die Daten im Kassenbuch) müssen elektronisch auswertbar sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Speicherung der Trainingsdaten.

Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Kassen umfasst u.a.: Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons, Einrichtungsprotokolle, Registrierkassenstreifen und weitere kassenspezifische Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen.

Tägliche Erfassung § 146 Abs. 1 Satz 2 AO Einnahmen und -ausgaben, werden in einer elektronischen Kasse täglich im Kassenbuch erfasst. Dabei ist es wichtig, dass die Kasseneinnahmen- und ausgaben chronologisch – nach dem Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt geführt werden.
Ganzheitliche Aufzeichnung § 239 Abs. 2 HGB Veränderungen oder Stornierungen der Daten müssen protokolliert werden. Dabei ist es wichtig, dass der ursprüngliche Tatbestand noch ersichtlich ist. Sollte eine Rechnung mal fehlerhaft sein, ist diese zu stornieren und darf auf keinen Fall gelöscht werden. Danach kann wieder eine neue Rechnung ausgestellt werden.

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Alternative zum Kassenbuch

Auch wenn weitere Anforderungen des BMF bei einer elektronischen Kassenführung hinzukommen, gibt es zwei entscheidende Gründe sich für ein elektronisches Kassensystem zu entscheiden:

  • Kassenabschluss und Buchführung werden automatisch von der Kasse übernommen
  • Daten lassen sich leicht exportieren (insbesondere wichtig bei Kassenprüfungen). Ein DATEV Export ist dafür am besten geeignet
  • Technische Sicherheitseinrichtung schützt vor Manipulationen

Da, wie oben erwähnt, elektronische Kassensysteme als transparenter angesehen werden, werden Hinzuschätzungen obsolet.

So weit so gut, in den Nachrichten wird jedoch immer wieder von Unternehmern berichtet, die trotz elektronischer Kasse deutliche Hinzuschätzungen vom Finanzamt erhalten haben. Wie kommt das? In diesen Fällen wurden Mängel des Kassensystems vom Finanzamt beanstandet, die eine ordnungsgemäße Kassenführung nicht unterstützen.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung: Das muss eine Kasse nach GoBD erfüllen

Die Anforderungen an Kassenbücher sind oftmals sehr komplex (siehe hier). Da auch elektronische Kassen steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme. Für alle, die sich nicht mit den Details herumschlagen wollen, haben wir eine kurze Checkliste für elektronische Kassen zusammengestellt um die Anforderungen an das Kassenbuch zu erfüllen.

Checkliste Kassenbuchführung 2017 2018

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Das Wichtigste zur Kassenführung zusammengefasst

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt Sie dabei und nimmt Ihnen das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparen Sie sich viel Zeit, jedoch auch das Geld, was Sie sonst in einer Steuerprüfung zahlen müssten.

Wenn Sie sich nicht selbst damit plagen wollen, Ihre Buchführung übersichtlich zu halten, haben Sie mit ready2order das Kassensystem gefunden, welches die Kassenführung auch ohne Steuerberater zum Kinderspiel macht und GoBD konform die Kassenbuchführung erleichtert.

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