Kassenführung: Kassenbuch führen einfach erklärt

Ob Kassenbon, Bareinnahmen oder Quittungen – Unternehmer kennen das: Statt sich allein auf Kund:innen und Produkt zu konzentrieren, wollen Buchführung und Aufzeichnungen sorgsam gepflegt werden. Wir führen kleine Unternehmen ans Thema heran – mit allem, was auf den ersten Blick zu wissen ist. Und das beginnt bei der Kassenführung.
Eine wasserdichte Kassenführung (auch: "Kassenbuchführung") ist nämlich entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Wie wichtig sind dabei TSE und GoBD? Wie führe ich ein Kassenbuch überhaupt am besten? Und welche Vorteile hat es? Wir haben die Antworten. 

Der Grundsatz lautet: Jedes Unternehmen, das buchführungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen. Buchführungspflichtig sind in Deutschland alle Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr. 

Unternehmen und Selbstständige mit einem geringeren Umsatz können eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen. Ein Kassenbuch ist für sie dann nicht verpflichtend, erleichtert aber auch die EÜR ungemein.

Der Dschungel an Gesetzestexten, Regelwerken und Vorgaben ist bekanntlich dicht in Deutschland und bedarf gründlicher Recherchearbeit. Damit Du alle rechtlichen Grundlagen zum Kassenbuch schnell zur Hand hast, haben wir Dir hiermit eine Übersicht erstellt.

Gesetzliche Grundlage bilden die Kassenrichtlinien (2010), die Regelungen der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) (1. Januar 2017) und die Einzelaufzeichnungspflicht (2017). Die rechtlichen Grundlagen dafür bilden §§140 bis 148 AO und §238 ff. HGB. Seit dem 31. März 2021 ist auch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Vorschrift.

Nachvollziehbarkeit (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)

Im Kassenbuch müssen alle Buchungen einzeln aufgeführt werden. Nur bei Betrieben, die sehr viele Bargeschäfte tätigen, genügt es, den Tagessaldo einzutragen. Die Barein- und -ausgänge müssen jedoch revisionssicher in Form eines korrekten Kassenberichts (auch bekannt als Z-Bon) nachgewiesen werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (KassenSichV)

Als Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird ein Sicherheitsmodul in elektronischen Registrierkassen bezeichnet, das für die lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge sorgt: Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die eine nachträgliche Manipulation der Kassendaten unmöglich macht.

Deine elektronische Kasse arbeitet noch nicht TSE-konform? Für Nachzügler:innen gilt noch eine Übergangsfrist – doch diese läuft zum Jahresende 2022 definitiv aus.

Wichtig: Mit Einführung der TSE ändert sich grundsätzlich nichts an den herkömmlichen Anforderungen der Kassenführung. Auch ein Kassenbuch in Papierform ist nach wie vor möglich. Nur bei Nutzung einer geeigneten Software muss gewährleistet sein, dass alle Einträge mit der TSE abgesichert werden.

Aufbewahrungspflicht (§257 Abs. 4 HBG)

Alle Kassendaten müssen elektronisch auswertbar und mindestens für zehn Jahre abrufbar sein. Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Kassen umfasst u.a. Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons, Einrichtungsprotokolle, Registrierkassenstreifen und weitere kassenspezifische Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen.

Tägliche Erfassung (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO)

Einnahmen und Ausgaben müssen in einer elektronischen Kasse täglich chronologisch – nach Datum – und nach Steuersätzen sortiert und nach den einzelnen Geräten getrennt erfasst werden.

Ganzheitliche Aufzeichnung (§ 239 Abs. 2 HGB)

Alle Veränderungen oder Stornierungen der Daten müssen protokolliert werden. Dabei ist es wichtig, dass der ursprüngliche Eintrag noch erkennbar ist. Sollte eine Rechnung mal fehlerhaft sein, ist diese zu stornieren: Sie darf auf keinen Fall einfach gelöscht werden. Danach kann wieder eine neue Rechnung ausgestellt werden.

Deutsche Sprache (§ 146 Abs. 3 AO)

Das Kassenbuch muss grundsätzlich auf Deutsch geführt werden. Wird es in anderen Sprachen oder mit Symbolen oder Abkürzungen geführt, muss auf Nachfrage eine Übersetzung bzw. Erklärung geliefert werden.

Bei fehlerhafter oder fehlender Kassenführung drohen bei einer Betriebsprüfung unangenehme Konsequenzen: In diesem Fall wird das Finanzamt Fragen stellen und ggf. weitere Prüfungen anordnen.
So sind auch Hinzuschätzungen möglich. Das bedeutet, dass Umsätzen bis zu 10% hinzugerechnet werden, was durch die Nachzahlung der zusätzlichen Umsatz- und Ertragssteuern Unternehmen schweren Schaden zufügen kann.
Deswegen sollten folgende Fehler bei der Kassenführung unbedingt vermieden werden:

• Erfassung von Debit- oder Kreditkarten-Umsätzen: Ins Kassenbuch gehören ausschließlich die Bar-Transaktionen. Einträge von Kartenumsätzen wertet das Finanzamt als formeller Mangel. Elektronische Kassenbuchsysteme lassen entsprechende Einträge daher automatisch gar nicht erst nicht zu und ersparen dieses Problem.
• Nachträgliche Erstellung: Das Gesetz schreibt vor, dass ein Kassenbuch immer zeitnah (täglich) geführt werden muss.
• Nicht gebuchte Ein- und Ausgänge wie z.B. Privatentnahmen oder Einzahlungen vom Geschäftskonto.
• Kassenbericht statt Kassenbuch: Die täglichen Kassenberichte sind kein Ersatz für ein Kassenbuch. Sie können bestenfalls die Arbeit erleichtern, denn sie enthalten lediglich den alten Kassenstand, die Summe der Bar-Einnahmen sowie -Entnahmen und den neuen Kassenendbestand. Alle Bar-Transaktionen müssen detailliert gelistet sein.
• Fehlende Rechnungsbelege: Beim Kassenbuch in Papierform müssen Belege analog gesammelt werden. Bei einer digitalen Lösung müssen diese hingegen eingescannt und abgespeichert werden – elektronische Kassenbücher speichern Bons automatisch und geben diese direkt an die zuständige Steuerberatung weiter, ohne zusätzlich Arbeit zu machen.
• Korrekturen: Änderungen im Sinne der Bilanz-Optimierung sind generell verboten. Bei fehlerhaften Einträgen darf die ursprüngliche Buchung nicht unkenntlich gemacht werden. Bei manuellen Kassenbüchern muss der fehlerhafte Eintrag weiterhin lesbar markiert und durch den neuen, nachvollziehbaren Eintrag ergänzt werden (Einträge mit Bleistift sind nicht zugelassen). Auch bei digitalen Kassenbüchern darf nichts einfach gelöscht werden – elektronische Kassenbücher verwenden hier bereits voreingestellte Lösungen und ersparen damit viel Arbeit.
• Leerzeilen: Bei Kassenbüchern in Papierform lassen viele Unternehmer:innen aus Gründen der Übersichtlichkeit zwischen einzelnen Buchungen eine Zeile frei. Das ist eine Ordnungswidrigkeit, denn in der freien Zeile könnten so nachträglich Buchungen ergänzt werden.
• Unregelmäßige Saldo-Kontrolle: Der tatsächliche Kassenbestand ist regelmäßig mit dem errechneten Saldo zu vergleichen. Bei Unstimmigkeiten ist der Fehler umgehend zu ermitteln – andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt.

Hier kannst Du Dir einen schnellen Überblick darüber verschaffen, ob Deine Art der Kassenführung weiterhin zugelassen ist bzw. welche Voraussetzungen Du beachten musst sowie welche Vor- und Nachteile die jeweilige Kassenbuchführung mit sich bringt:

1) Bons sammeln

• Möglich nur bei offener Ladenkasse;
  außerdem: Belege sammeln allein ist nicht ausreichend
• täglicher Kassenbericht notwendig
• monatlich zum Steuerberater bringen

2) Handschriftliche Kassenführung

• keine Leerzeilen lassen
• jede Einnahme/Ausgabe einzeln aufzeichnen
• Korrekturen nachvollziehbar eintragen (keine Schwärzung!)
• alle Bons analog sammeln

3) Excel-Tabellen

Hier sind komplexe Abläufe zu beachten, z.B.

• täglich ausdrucken und unterschreiben
• nachvollziehbare Korrekturen (keine Löschung!)
• alle Bons digital sammeln

4) Elektronisches Kassenbuch – bspw. von ready2order

• automatische Verbuchung aller Barbewegungen
• Export zum Steuerberater mit nur einem Klick
• Kassenbücher mit Installation vor 16. April 2020 sind nach TSE-Aktivierung automatisch 100% finanzamtkonform
• bei Neukauf sofort TSE-konform

Ob handschriftliches Kassenbuch oder moderne Software – es gibt zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten der ordnungsgemäßen Kassenführung. Wer es beispielsweise gerne analog mag, kann im Schreibwarenhandel Kassenbuchvorlagen erwerben.
Eine Kassenführung in Papierform ist außerdem nur bei einem sehr ruhigen Tagesgeschäft empfehlenswert. Bei einer manuellen Kassenführung in Excel musst Du Dein Kassenbuch jeden Tag ausdrucken, unterschreiben und archivieren. Ausgedruckte und per Hand ausgefüllte Muster-Tabellen müssen ebenfalls täglich vom Verantwortlichen unterschrieben werden. Jede Änderungen in manuell geführten Kassenbüchern bedeutet Aufwand und enthält Potenzial für Nachfragen des Finanzamts.

Ein elektronisches Kassenbuch nimmt Dir hingegen viel Arbeit ab – und Überlegungen noch dazu. Dafür sorgen:

• Automatisierung: Kassenabschluss und Buchführung werden automatisch vom System übernommen; das bedeutet, dass Bons automatisch gespeichert und an Deinen Steuerberater weitergeleitet werden. Sie müssen also nicht extra gesammelt oder eingescannt werden.
• Digitale Schnittstelle: Deine Daten lassen sich leicht exportieren (insbesondere wichtig bei Kassenprüfungen).
• TSE: Deine Umsätze sind vor Manipulation geschützt, und Du musst keine Hinzuschätzung durch das Finanzamt befürchten.

Bei ready2order kann das digitale Kassenbuch direkt mit dem Kassensystem gekauft werden.

Vollautomatisierung beschreibt das Kassenbuch im Kassensystem von ready2order besonders gut.

• Die einfache und intelligente Datenerfassung des ready2order Kassenbuchs schafft einen ganzheitlichen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben. 
• Es ist außerdem vollständig ins Kassensystem integriert. Damit wird die manuelle Buchhaltung auf ein absolutes Minimum reduziert und alle Bar-Transaktionen (das schließt übrigens alle Umsätze mit ein, die nicht als Rechnung laufen, also auch Karten- oder App-Zahlungen)  werden automatisch als Beleg – und nach DSFinV-K-Standard – verbucht und durch die TSE manipulationsfrei gesichert. Eine finanzamtkonforme Kassenbuchführung war also noch nie so einfach!

Zusätzlich zeichnet sich das ready2order Kassenbuch durch Transparenz aus: 

• Bei ordnungsgemäßer Kassenbuchführung lässt sich jederzeit optimal nachvollziehen, wie viel Bargeld sich in der Kasse befindet – und das sogar in Echtzeit. Das liegt insbesondere daran, dass jede Buchung aus der Kassenoberfläche automatisch und einzeln eingetragen wird.
• Einsicht hast Du auf allen Geräten: Der Zugriff aufs ready2order Kassenbuch funktioniert ortsunabhängig. Du behältst also den Überblick selbst dann, wenn Du unterwegs bist.

Eine weitere Funktion ist die fortlaufende und automatische Z-Bon-Nummerierung. Somit entgeht Dir kein Beleg und Lücken in der Transaktionskette werden zur Seltenheit. Mit der smarten Exportfunktion lassen sich alle Belege eines beliebigen Zeitraums nach Tagesabschluss als PDF oder Excel-Tabelle exportieren. Aktuell entwickeln wir sogar noch weitere Exportmöglichkeiten.

Das neue Kassenbuch von ready2order

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht gesetzliche Entwicklungen und Veränderungen grundsätzlich so zeitnah umzusetzen, dass unsere Nutzer jederzeit auf der sicheren Seite sind. Darum haben wir unser neues Kassenbuch entwickelt, das umfassend allen aktuellen gesetzlichen Anforderungen zur TSE entspricht. 

Mehr Informationen zum ready2order Kassenbuch erfährst Du hier – oder starte gleich durch mit einer kostenlosen Testversion.