Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Synonym: 4/3-Rechnung

Was bedeutet Einnahmenüberschussrechnung? Vor allem für all diejenigen, die ein Kleinunternehmen führen, ist es die einfachste Methode, um den Gewinn eines Geschäftsjahres auszurechnen: Dafür werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen. Diese sogenannte “vereinfachte Gewinnermittlung” kann bei der Einkommenssteuererklärung angewendet werden, wenn – zum Beispiel aufgrund geringer Umsätze – keine Bilanzierung vorgeschrieben ist.

Wer darf eine EÜR machen?

Die gesetzlichen Grundlagen für die EÜR finden sich in §§140ff. AO sowie §4 Abs. 3 EStG, weshalb die Methode auch 4/3-Rechnung genannt wird.

Möglich ist die vereinfachte Gewinnermittlung in Form der Einnahmenüberschussrechnung für 

  • freie Berufe (unabhängig von der Höhe ihres Gewinns/Umsatzes)
  • Kleinunternehmen und eingetragene Kaufleute mit einem Umsatz unter 600.000 Euro/Jahr bzw. einem Gewinn von weniger als 60.000 Euro/Jahr
  • Personengesellschaften wie GbR und PartG

Wer aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Buchführung und Jahresabschluss verpflichtet ist, darf keine EÜR machen. Ausgenommen sind daher OHG, KG, GmbH & Co. KG sowie Kapitalgesellschaften wie UG, GmbH, gGmbH, gUG, KGaA und AG. Sie sind gesetzlich zur Bilanzierung verpflichtet: Sie müssen die sogenannte doppelte Buchführung anwenden und ihren Gewinn über die Bilanz sowie  Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ermitteln. 

Vorteile der Einnahmenüberschussrechnung

Zu den Vorteilen der EÜR gegenüber der doppelten Buchführung/Bilanzierung gehören:

  • geringe Buchhaltungsfachkenntnisse nötig
  • keine Inventur notwendig
  • keine Bestandskonten nötig
  • Kassenbuch nicht zwingend notwendig
  • kostengünstiger, da auch ohne Steuerberater möglich
  • geringerer Zeitaufwand
  • höhere Liquidität, da Steuern erst nach dem tatsächlichen Zahlungseingang anfallen

Die Nachteile der EÜR sind dagegen, dass ohne Inventur kein Wareneinsatz ermittelt werden kann und ohne Abbildung der Forderungen und Verbindlichkeit die Vermögenswerte nicht sichtbar sind. 

Wie erstelle ich eine EÜR?

Um die Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen, vergleichst Du die gesamten Einnahmen und Ausgaben Deines Unternehmens. 

Was in die EÜR hinein zählt:

Was nicht dazuzählt:

alle Einnahmen, die im Wirtschaftsjahr auf Deinem Konto eingehen

fertige Erzeugnisse Deines Betriebs

alle Ausgaben, die im Wirtschaftsjahr von Deinem Konto abgebucht werden

unfertige Erzeugnisse Deines Betriebs

Darlehenszinsen (als Ausgaben)

Darlehen und Tilgungen

Abschreibungen auf Sacheinlagen 

private Sacheinlagen (Möbel, EDV etc.)

Bareinlagen

noch nicht bezahlte Forderungen

1. Einnahmen ermitteln

Liste die Nettoeinnahmen und → Umsatzsteuer getrennt auf: Dazu gehören alle Zahlungen, die im Geschäftsjahr auf Deinem Konto bzw. in bar eingegangen sind.

2. Ausgaben ermitteln

Liste hier ebenfalls die Nettoausgaben und die → Vorsteuer (also die Umsatzsteuer auf die von Dir gekauften Produkte) getrennt auf: Das betrifft ebenfalls alle Zahlungen, die im Geschäftsjahr von Deinem Konto abgegangen sind.

Dazu kommt die Umsatzsteuer, die Du bereits an das Finanzamt gezahlt hast, sowie die gesammelten Abschreibungen auf die Vermögensgegenstände Deines Betriebs.

Zur einfacheren Aufstellung haben wir hier eine Übersicht über die Aufteilung von Einnahmen und Ausgaben zusammengestellt. 

Einnahmen

Ausgaben

  • Betriebseinnahmen zum regulären Umsatzsteuersatz (Nettobeträge)
  • Gehälter und Löhne
  • Betriebseinnahmen zum ermäßigten Umsatzsteuersatz (Nettobeträge)
  • Miete / Pacht für Geschäftsräume
  • Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen (z. B. Entschädigungen oder öffentliche Zuschüsse)
  • Beanspruchte Dienstleistungen (Nettobeträge)
  • Eingenommene Umsatzsteuer
  • Für das Geschäftsjahr ans Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer
  • Gezahlte Vorsteuer
  • Auflösung von Rücklagen
  • Abschreibungen
  • Sachentnahmen von Betriebsmaterial für private Zwecke*
  • Wareneinkäufe (Nettobeträge)
  • Private Kfz-Nutzung*
  • Kfz-Kosten
  • Private Telefonnutzung*
  • Betriebliche Telefonnutzung
  • Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (150–800 Euro)
  • Eingeschränkt absetzbare Betriebsausgaben 
  • Darlehenszinsen

* Warum sind Sachentnahmen für private Zwecke sowie die private Nutzung von Firmentelefon und Firmen-Kfz als Einnahmen zu verbuchen? 

In der Buchhaltung muss Betriebliches und Privates streng getrennt werden, um die Gewinnberechnung (und damit auch die Höhe der Einkommenssteuer) nicht zu verfälschen: Private “Zugriffe” auf Betriebsmaterial verursachen zwar Kosten (z. B. erhöhte Telefonrechnung), aber sie sind keine Aufwand, der aus betrieblichen Gründen entsteht. Daher dürfen sie nicht zu den Ausgaben gerechnet werden, denn Ausgaben schmälern den Gewinn des Unternehmens – und damit auch die Einkommenssteuer, die gezahlt werden muss.  

Außerdem wichtig: Es geht nur darum, wie viel Umsatz und wie viele Ausgaben Du als Unternehmer hattest. Deine Vorräte an fertigen oder noch unfertigen Erzeugnissen zählen nicht in diese Aufstellung hinein.

3. Gewinn berechnen

Die Formel für die Gewinnberechnung bei der EÜR lautet:

Gewinn = Gesamteinnahmen - Gesamtausgaben - Abschreibungen

Damit hast Du Deine Berechnung im Rahmen der Einkommenssteuererklärung abgeschlossen. Allerdings solltest Du noch einen Schritt weitergehen und danach auch Deine Liquidität ermitteln. So weißt Du, ob Dein Unternehmen weiterhin auf sicheren Füßen steht. Wir erklären, wie es geht. 

4. Liquidität berechnen

Liquidität ist – praktisch gesagt – die Geldsumme, die Dir für Neuanschaffungen und Investitionen sowie zur Bezahlung offener Rechnungen und Steuern zur Verfügung steht. Diese freien Mittel werden in der Liquiditätsrechnung auch als “finanzieller Überschuss” bezeichnet.

Die Formel für die Berechnung der Liquidität lautet

  • Gewinn + Abschreibungen + Finanzierungen + Privateinlagen = Summe 1
  • Investitionen + Darlehenstilgung + Privatentnahmen = Summe 2
  • Summe 1 - Summe 2 = finanzieller Überschuss

Wichtige Regeln zur EÜR-Erstellung

Damit alle Aufzeichnungen für das Finanzamt eindeutig nachvollziehbar sind, gibt es einige Regeln, um die EÜR ordnungsgemäß vorzubereiten und durchzuführen. Sie betreffen

  1. Zufluss- und Abflussprinzip
  2. Einzelaufzeichnungspflicht
  3. Kontengliederung mithilfe verschiedener Besitzverzeichnisse
  4. Wareneingangs- und/oder Warenausgangsbuch

Wir erklären, was jeweils gemeint ist und wie Du die Regeln richtig umsetzt.

1. Zufluss- und Abflussprinzip richtig anwenden

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es nicht nur eindeutige Fälle: In welches Geschäftsjahr etwa fällt eine Rechnung, die im Dezember 2020 ausgestellt, aber erst im Januar 2021 bezahlt wird? Diese Frage klärt das Zufluss- und Abflussprinzip: Es ordnet Einnahmen und Ausnahmen immer dem Wirtschaftsjahr zu, in dem die jeweiligen Kontobewegungen stattfinden:

  • Laut Zuflussprinzip ist das Datum ausschlaggebend, an dem der Rechnungsbetrag auf dem Konto eingeht – die Dezemberrechnung wird in diesem Beispiel also dem Jahr 2021 zugerechnet. 
  • Dasselbe gilt für das Abflussprinzip: Wenn der Betrag für eine Dienstleistung aus dem Dezember 2020 erst im Januar 2021 von Deinem Konto überwiesen wird, wird auch diese Ausgabe dem Jahr 2021 zugerechnet.

Eine Ausnahme vom Zufluss-/Abfluss-Prinzip bildet die Zehn-Tage-Regel. Sie betrifft wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben wie Miete, Zinsen oder Versicherungen:

  • Werden sie zwischen dem 22. und 31. Dezember für das Folgejahr gezahlt, werden sie auch erst im Folgejahr angerechnet.
  • Werden sie zwischen dem 1. und 10. Januar für das Vorjahr gezahlt, werden sie steuerlich auch im Vorjahr berücksichtigt.

Wichtig: Bestandsveränderungen werden beim Zufluss-/Abfluss-Prinzip nicht berücksichtigt. Es geht also nicht darum, was sich zum Zeitpunkt der Berechnung in Deinem Lager befindet oder wie sich die Lagerbestände verändert haben.

Gut zu wissen: Die EÜR unterscheidet sich hier von der → Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), bei der jeweils der Tag der Rechnungsstellung für → Verbindlichkeiten und → Forderungen zählt.

2. Kassenbuch – nein; Einzelaufzeichnung – ja!

Laut §238 HGB haben alle, die ein Unternehmer führen, die Pflicht, alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar aufzuzeichnen. Für alle, die eine Einnahmenüberschussrechnung machen, gelten dabei diese Vorgaben:

Was Du machen musst:

Das reicht nicht aus:

Einzelaufzeichnungen aller Geschäftsvorfälle nach §22 UStG

Kassenbericht 

Aufbewahrung aller Belege zu Betriebseinnahmen und -ausgaben, auch

  • Privateinlagen und -entnahmen
  • Vorsteuer
  • Ausgangsrechnungen

Aufzeichnung der Gesamtsumme als Tageslosung 

Aufzeichnungen laut Geldwäschegesetz (GwG), d. h. Dein Einkommen darf nachweislich nicht aus Straftaten stammen

reine Belegsammlung ohne schriftliche chronologische Aufstellung 

bei → bargeldintensiven Betrieben: ordnungsgemäße Kassenführung mittels Registrierkasse oder durch entsprechende schriftliche Aufzeichnungen

bei Nutzung einer Registrierkasse: verpflichtende Führung eines Kassenbuchs

3. Wirtschaftsgüter und Co. sauber dokumentieren

Für alle steuerpflichtigen Unternehmen gelten einheitliche Regeln. Das Journal der Einnahmenüberschussrechnung betreffen folgende Aufzeichnungsregeln zur Kontengliederung:

  • Erstelle ein Anlageverzeichnis für alle nicht-abnutzbaren Wirtschaftsgüter (zum Beispiel Grundstücke) 
  • Erstelle ein Abschreibungsverzeichnis für abnutzbare Wirtschaftsgüter (zum Beispiel Maschinen oder Fahrzeuge).

Beide Verzeichnisse müssen jeweils Angaben über die Bezeichnung des Wirtschaftsguts, das Datum der Anschaffung oder Herstellung, die Kosten der Anschaffung oder Herstellung, die Nutzungsdauer nach Abschreibungstabelle und den jährlichen Abschreibungsbetrag enthalten.

Darüber hinaus sind weitere Angaben zu machen:

  • Erstelle ein Verzeichnis aller geringwertigen Wirtschaftsgüter mit einem Wert zwischen 150 bis 800 Euro.
  • Erstelle ein Verzeichnis der eingeschränkt absetzbaren Ausgaben (zum Beispiel für ein Arbeitszimmer in Deiner Wohnung oder Bewirtungen).
  • Erstelle ein separates Fahrtenbuch, falls es für Deinen Betrieb relevant ist.
  • Erfasse Einnahmen und Ausgaben getrennt nach ihrem Mehrwertsteuersatz.

In der Praxis werden in der Regel alle Verzeichnisse in einem Dokument und bei der Steuerklärung in der Anlage AVEÜR (Anlageverzeichnis zur EÜR) geführt.

So kann ein Abschreibungsverzeichnis (Muster) als Excel-Tabelle aussehen:

4. Wareneingangs- und Warenausgangsbuch führen

Die Aufgabe des Wareneingangsbuchs kann ein → Warenwirtschaftssystem übernehmen, andernfalls musst Du entsprechend $144 ff. AO manuell dokumentieren welche Waren sowie Hilfs- und Rohstoffe wann gekauft werden.

Ein entsprechendes Warenausgangsbuch muss nur geführt werden, wenn Waren oder Rohstoffe an andere Unternehmen geliefert werden.

Einnahmenüberschussrechnung (Beispiel)

In der Praxis gibt es zwei Verbuchungsmethoden:

  • Bei der Nettomethode werden Umsatz- und Vorsteuer als Durchlaufposten behandelt: Eigenverbrauch, Einnahmen und Ausgaben werden netto verbucht. Diese Methode ist in Deutschland nicht zulässig.
  • Bei der in Deutschland üblichen Bruttomethode werden Einnahmen und Ausgaben inklusive Umsatzsteuer verbucht. In Rechnung gestellte Umsatzsteuer wird, wie oben beschrieben, als Einnahme und Vorsteuer bzw. an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer als Ausgabe behandelt. Da Vereinnahmung und Verausgabung der Umsatzsteuer oft in verschiedenen Zeiträumen erfolgen, kommt es hier zu sogenannten “Periodenverschiebungen”, was die Verbuchung verkompliziert.

Daher haben wir eine Beispielrechnung nach der Bruttomethode für Dich erstellt. Hier übersteigen die Einnahmen die Ausgaben: Das bedeutet einen positiven Jahresüberschuss bzw. Gewinn:

Einnahmenüberschussrechnung: ELSTER-Formular ausfüllen

Nachdem Du alle Einnahmen und Ausgaben nach den beschriebenen Regeln ermittelt hast, trägst Du Deine Angaben für die Steuererklärung in der Anlage EÜR ein. 

Neben der Anlage EÜR sind für Kleingewerbetreibende und Freischaffende auch die Anlagen AVEÜR (Anlageverzeichnis EÜR) und SZ (im Fall nicht abziehbare Schuldzinsen bei → Überentnahmen, d. h. wenn Dein Eigenkapital im Minus ist) relevant. 

Alle Formulare für die Einnahmenüberschussrechnung kannst Du elektronisch über ELSTER versenden. Vor der Übermittlung empfehlen wir Dir, die automatisierte Plausibilitätsprüfung und Fehlerkontrolle anzuwenden oder die EÜR generell mit Unterstützung einer Steuerkanzlei auszufüllen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.