Das POS Kassensystem für kleine Unternehmen

Ein Kassensystem ist ein Gerät bzw. eine Lösung, die im Einzelhandel, in der Gastronomie und an anderen Verkaufsstellen zum Einsatz kommt, um den Kauf- und Zahlungsvorgang abzuwickeln.

Typische Funktionen eines Kassensystems sind:

• Erfassung von Zahlungen: Das Kassensystem ermöglicht die Eingabe des zu zahlenden Betrags und berechnet automatisch das Rückgeld.
• Ausgabe von Kassenbons: Nach Abschluss der Transaktion druckt das Kassensystem einen Beleg, der als Nachweis für den Kauf dient.
• Erfassung der Einnahmen: Das Kassensystem speichert die erfassten Umsätze, häufig über ein internes Zählsystem, und ermöglicht es dem Betreiber, den Tagesumsatz sowie einzelne Transaktionen nachzuvollziehen.

Während Kassensysteme ursprünglich als mechanische Registrierkassen konzipiert waren, handelt es sich bei modernen Lösungen meist um digitale, computergestützte Systeme. Diese erweiterten Kassensysteme unterstützen heute zusätzliche Funktionen wie die Verarbeitung von Kartenzahlungen, die Integration in die Warenwirtschaft sowie das Management von Kundendaten.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Registrierkasse und einem Kassensystem liegt in den verfügbaren Funktionen sowie im technologischen Umfang. 

• Eine Registrierkasse ist ein einfaches, überwiegend hardwarebasiertes Gerät, das zur Zahlungsabwicklung und zum Drucken von Kassenbons verwendet wird. Sie verfügt in der Regel nur über grundlegende Funktionen wie das Erfassen von Transaktionen und das Berechnen des Wechselgelds.
• Ein Kassensystem hingegen ist softwarebasiert und umfasst nicht nur die Funktionen einer Registrierkasse, sondern bietet darüber hinaus erweiterte Möglichkeiten, beispielsweise zur Verwaltung von Lagerbeständen, Kundendaten, statistischen Auswertungen und steuerlichen Berechnungen. Es lässt sich auf verschiedenen Endgeräten wie PCs, Tablets oder Smartphones einsetzen und kann mit zusätzlicher Hardware wie Bondruckern, Barcodescannern oder Kartenterminals verbunden werden.

Fazit: Eine Registrierkasse ist auf die grundlegenden Aufgaben der Zahlungsabwicklung und Belegerstellung beschränkt, während ein Kassensystem eine umfangreichere Funktionalität bietet und die Kombination von Software und Hardware zur Unterstützung betrieblicher Abläufe ermöglicht.

Neben elektronischen Kassensystemen sind in Deutschland auch noch sogenannte “offene Ladenkassen” zulässig. Diese sind mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, um die vorgeschriebenen, allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu erfüllen. 

Für elektronische Kassensysteme gelten die die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), welche vor allem die Integration einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorschreibt, um alle Vorgaben zur Manipulationssicherheit automatisch zu erfüllen.

Grundsätzlich sind alle elektronischen Kassensysteme zulässig, die die oben genannten Anforderungen erfüllen. Dazu gehören: POS-Systeme (Point of Sale), PC-Kassen, mobile Kassensysteme und moderne cloudbasierte Kassensysteme wie auch ready2order sie anbietet.

Nein, in Deutschland besteht derzeit noch keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse. Unternehmen haben also die Wahl, ob sie eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse verwenden möchten. 

Doch obwohl aktuell keine Pflicht zur Nutzung elektronischer Registrierkassen besteht, ist im Koalitionsvertrag der CDU und SPD eine mögliche Registrierkassenpflicht ab dem 1. Januar 2027 vorgesehen. Deren Ziel ist es, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Steuererhebung zu vereinfachen.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen in Deutschland. Sie regelt die Anforderungen an elektronische Kassensysteme, um Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen von Kassenvorgängen zu verhindern. Ziel ist die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, unveränderbaren und nachvollziehbaren Erfassung aller Kassenvorgänge zur Bekämpfung von Steuerbetrug.

Die KassenSichV gilt dabei für alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme.
Offene Ladenkassen (z. B. einfache Barkassen ohne elektronische Erfassung) sind nicht betroffen, müssen aber trotzdem nach bestimmten Vorgaben nachvollziehbar und manipulationssicher dokumentiert werden.

Die KassenSichV (vollständig: „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr“) ist seit dem 1. Januar 2020 in Kraft. Sie beinhaltet insbesondere folgende Anforderungen:

1. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jedes elektronische Kassensystem muss mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Diese zeichnet alle Kassenvorgänge fälschungssicher und unveränderbar auf. 
2. Belegausgabepflicht: Jeder Kunde muss bei einem Kassenvorgang einen Beleg erhalten – entweder gedruckt oder digital. Eine Ausnahmegenehmigung kann, z. B. bei hohem Kundenaufkommen in einer Bäckerei, beim Finanzamt beantragt werden.
3. Meldepflicht: Unternehmer müssen ihre elektronischen Kassensysteme seit dem 1. Januar 2025 mit Seriennummern und TSE beim Finanzamt anmelden.
4. Aufbewahrungspflichten und GoBD-Konformität: Kassendaten müssen vollständig, richtig, unveränderbar und für zehn Jahre archiviert werden – digital auswertbar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
   

DSFinV-K Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme ermöglicht standardisierte Prüfungen durch die Steuerbehörden.

Ein TSE-zertifiziertes Kassensystem brauchst du immer dann, wenn Du in Deutschland ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse mit elektronischer Aufzeichnung für Deine Barumsätze, EC- oder Kartenzahlungen verwendest – das ist seit dem 1. Januar 2020 gesetzlich vorgeschrieben.

Ohne TSE geht es nur dann, wenn…

• … Du eine offene Ladenkasse (also eine Barkasse ohne elektronische Aufzeichnung) nutzt – z. B. eine Geldkassette mit handschriftlicher Aufzeichnung. Hier gelten dann die Dokumentationspflichten laut GoBD!
• … Du niemals Bargeld annimmst und kein Kassensystem verwendest (z. B. bei reinen Onlineaktionen mit Rechnung).

Die Kosten für ein Kassensystem in Deutschland variieren stark – abhängig von Branche, Funktionsumfang, Anbieter und ob Du Hardware, Software oder beides benötigst. Manche Anbieter staffeln ihre Kosten auch nach gewünschten Features.

Hier ist eine Übersicht typischer Kosten:

• Einfache Kassensysteme z.B. für Kleingewerbe kosten je nach Funktionsumfang zwischen 10-40 Euro; dazu kommen Hardwarekosten von 100-500 Euro.
• Mittlere Kassensysteme mit Lager- und Personalwirtschaft kosten meist 30-100 Euro pro Monat; für die Hardware können bis zu 1.000 Euro dazukommen.
• Komplexe branchen- oder unternehmensspezifische Kassensysteme können zwischen 100-300 Euro für maßgeschneiderte Software kosten; die Hardware kostet je nach Umfang 2.000-10.000 Euro.

Falls nicht bereits enthalten, kommen dazu je nach Anbieter mögliche Zusatzkosten für

• TSE: Cloudlösungen kosten etwa 15 Euro pro Monat; Hardware-Lösungen gibt es für einmalig ca. 150 -300 Euro.
• Service und Support: meist 5-20 Euro pro Monat
• Schulungen oder Einrichtung: 100 -500 Euro
• Software-Updates (z. B. bei Gesetzesänderungen)

Bei ready2order sind Serviceupdates und Support kostenlos. Je nach Branche benötigst Du unser Kassensystem-Abo mit oder ohne Gastro-Paket. Dabei sind alle Features ohne Aufpreise oder versteckte Kosten sofort zugänglich. Wir haben hauseigene Hardware im Angebot, aber Du kannst das ready2order Kassensystem auch kostensparend als App auf vorhandenen Smartphones, Tablets, iPads oder Laptops nutzen. Hier erfährst Du mehr über die Preise unseres Kassensystems.

Der Unterschied zwischen einem stationären und einem cloudbasierten Kassensystem liegt hauptsächlich in der Art der Datenverarbeitung und Speicherung – also darin, wo und wie Deine Kassendaten gespeichert und verwaltet werden.

• Beim stationären Kassensystem erfolgt die Datenverarbeitung lokal auf einem Gerät (z. B. PC, Kassen-Terminal). Auch die Speicherung erfolgt intern, meist auf der Festplatte des Kassensystems. Es ist ohne Internetverbindung nutzbar, dafür müssen Updates und Datensicherung manuell oder über lokale IT-Lösungen erfolgen.

Beim cloudbasierten Kassensystem wie von ready2order erfolgt die Datenverarbeitung und -speicherung in der Cloud, also über externe Server. Das erfordert Internetzugang, ermöglicht aber auch automatische Updates ohne Technikerbesuche, zuverlässige Datensicherung und Zugriff auf Echtzeit-Daten. Über den externen Server kann dieser Zugriff von überall möglich sein (im Geschäft oder zuhause und per Login über verschiedene Geräte wie Tablet, Laptop, Smartphone). Es ist Ideal für mobile Einsätze, Filialbetriebe oder cloudbasierte Buchhaltung.

Viele Kassensysteme erfordern eine Einschulung für die Nutzer*innen. Wir von ready2order setzen jedoch auf ein intuitives System mit einfacher Nutzungsoberfläche, deren Bedienung sehr schnell und selbsterklärend erlernt werden kann. 

So erfolgt die Einschulung in das ready2order Kassensystem entweder kostenfrei mithilfe der von uns bereitgestellten Materialien (Erste-Schritte-Tutorials, Hilfecenter, Anleitungen) oder mithilfe zubuchbarer Service-Pakete, deren Umfang unsere Kunden selbst wählen.

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht für alle elektronischen Kassensysteme gemäß der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Diese besagt, dass Unternehmer ihren Kunden immer einen Beleg ausgeben müssen – und zwar unaufgefordert.

Möglich sind gedruckte und digitale Belege:

• Papierbeleg: Traditionell wird der Beleg in Papierform ausgedruckt. Dies ist nach wie vor häufig, besonders in Geschäften mit hoher Kundenfrequenz oder bei Barzahlungen.
• Digitaler Beleg: Alternativ darf der Beleg auch digital übermittelt werden, z. B. per E-Mail oder als QR-Code. Dies ist eine umweltfreundlichere Lösung, die vor allem bei Mobile Payment beliebt ist.

Wichtig: Der Kunde muss die Wahl haben, ob er den Beleg in Papierform oder digital erhalten möchte. Wenn der Kunde keinen digitalen Beleg verlangt, muss der Beleg ausgedruckt werden können. 

Es gibt außerdem Ausnahmen (z. B. bei hohem Kundenaufkommen): Wenn der Kunde aktiv zustimmt, darf ganz auf die Belegausgabe verzichtet werden. Auch das Finanzamt kann im Einzelfall über eine Befreiung von der Belegausgabepflicht entscheiden.

Mit ready2order kannst Du auch Kartenzahlungen und Mobile Payment problemlos abwickeln. Mit unserem Zahlungsdienst readyPay und unserer hauseigenen Hardware kannst Du sowohl Karten (wie EC- und Kreditkarten) als auch Mobile Payment-Optionen wie Apple Pay und Google Pay akzeptieren. Diese Integration ermöglicht eine schnelle und einfache Zahlungsabwicklung, die nahtlos in Dein Kassensystem eingebunden ist. So werden Transaktionen effizient verarbeitet und direkt in Deinem System erfasst.

Außerdem profitierst Du von unseren günstigen Konditionen: 

• Nur 1,23% Gebühr pro Transaktion
• Für alle gängigen Karten und Mobile Payments
• Ohne Fixkosten, ohne Mindestumsatz

Alternativ kannst Du ein zusätzliches Kartenzahlungsterminal nutzen, das Du entweder direkt über ready2order oder einen kompatiblen Zahlungsanbieter beziehen kannst. Außerdem planen wir die Integration verschiedener Zahlungspartner.

Das perfekte Kassensystem für Deine Branche hängt von den jeweiligen Anforderungen für Gastronomie, Handel oder Dienstleistung ab. So beeinflusst die Wahl der Hardware beispielsweise, ob Du mit einem stationären Terminal vor Ort oder mobil mit einem tragbaren Kassengerät arbeiten möchtest. Auch die Größe Deines Unternehmens, die besonderen Anforderungen Deiner Branche und die Komplexität der Geschäftsprozesse sind entscheidend. Im Folgenden findest Du einige Empfehlungen sowie branchenspezifische Merkmale, die Du bei der Entscheidung berücksichtigen solltest.

Wichtige Funktionen für Dein Kassensystem in der Gastronomie

Deine Registrierkasse für die Gastronomie hängt davon ab, ob Du im Tischbetrieb am Tisch Bestellungen aufnimmst oder eine Gastronomie mit Selbstbedienung und Tresenkasse betreibst. Je nachdem sollte Dein Kassensystem bestimmte Funktionen mitbringen:

• Funkbonierung direkt an Bar und Küche
• Zuverlässige Internetverbindung per WLAN oder integrierter SIM
• Beilagen- und Menüfunktion, Happy Hour und Take Away
• Trinkgeldoption
• Tischverwaltung und Tischübersicht

Damit Du hier optimal ausgestattet bist, bieten wir bei ready2order ein besonderes Gastro-Paket an.

Wichtige Funktionen für Dein Kasssensystem im Einzelhandel

Deine Registrierkasse für den Einzelhandel sollte die Möglichkeit bieten, Zahlungen schnell per Karte, bar oder Mobile Payment abzuwickeln. Zusätzlich solltest Du in der Lage sein, Dein Lager in Echtzeit zu überwachen, um Verkäufe und Nachbestellungen effizient zu steuern. Mit ready2order erhältst Du zudem unter anderem folgende Funktionen:

• Gutscheine, Rabatte und Aktionen
• Verständliche Statistiken
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Anbindung von Scanner und Kassenlade
• Inventur

Wichtige Funktionen für Dein Kasssensystem in der Dienstleistung

Im Servicebereich von Friseur bis Kfz-Werkstatt geht es darum, dass Du Deine Verwaltung und Buchhaltung im Griff hast. Und mit ready2order hast Du auch im mobilen Einsatz den vollen Funktionsumfang: 

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Mitarbeiterverwaltung
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Rabatte und Gutscheine
• Kartenzahlung

Arbeitserleichterung ohne besondere Computerkenntnisse ist das Stichwort. Auch die ordnungsgemäße Signatur ist mit einem elektronischen Kassensystem von ready2order kein Thema mehr.

Und unsere Kasse kann noch mehr, was Dir die Arbeit erleichtert –hier findest Du alle ready2order Funktionen für unser Standard-Abo im Überblick.

• Einfache Übersicht: Produkte per CSV erfassen, Leistungen individuell eingeben und Preise oder Rabatte festlegen.
• Vereinfache Deine Buchhaltung: Per Schnittstelle kannst Du Deine Steuerunterlagen mit wenigen Klicks exportieren.
• Für mehrere Mitarbeiter:innen geeignet: Richte unterschiedliche Zugriffsrechte für Deine Angestellten ein und erledige die Schichtplanung mit wenigen Klicks.
• Stärke Deine Kundenbindung: Lege Stammdaten an und notiere persönliche Wünsche etc. über die Kundenverwaltung. Belohne Deine Stammkundschaft zudem mit Gutscheinen oder arbeite mit Aktionen.
• Mobil oder stationär einsetzbar: ready2order läuft auf iOS, Windows und Android. Ob Smartphone, iPad, Mac oder PC-Kassenlösung – unsere Software funktioniert da, wo Du sie brauchst.
• Bargeldlose Zahlung möglich: Akzeptiere alle gängigen Karten sowie Apple Pay und Google Pay mit readyPay.
• Mit Trinkgeldfunktion: Sorge per Klick für eine faire Trinkgeldverteilung – so wird guter Service belohnt!

Unser Kassensystem eignet sich v. a. für kleine Unternehmen:

• stationär oder mobil
• für Einzelunternehmer:innen oder mehrere Mitarbeiter:innen
• an einem oder mehreren Standorten.

Unsere Kassensoftware umfasst die wichtigsten Funktionen für Handel und Dienstleistung:

• Café, Eisdiele, Bäckerei, Foodtruck und Imbiss (ohne Tischbetrieb)
• Einzelhandel
• Kiosk und Marktstand
• Handwerk
• Kosmetiksalons, Nagelstudio, Friseur und Massagesalons
• Floristik
• Taxi

– außerdem bietet das Gastro-Paket die Zusatzfunktionen für Gastronomie (Restaurant, Bar, Café, Eiscafé) mit Tischbetrieb.

• Tischübersicht: Damit Du jederzeit alle Bestellungen im Blick hast. 
• Getrennte Rechnungen: Getrennt zahlen? Kein Problem mit ready2order!
• Außer-Haus-Funktion: Einfach den richtigen Steuersatz auswählen
• Beilagenmanagement: Sonderwünsche? Mach es Deinen Mitarbeitern einfach, Beilagen und Extras aufzunehmen
• Funkbonierung in Küche/ Bar: Für mehr Service und mehr Umsatz
• Happy Hour: Einfach und schnell Preisstufen festlegen - und das ohne Aufwand
• Menügangauswahl: Reagiere flexibel auf Gästewünsche und füge Gerichte und Gänge hinzu.
• Multi-Login für mehrere Zugänge