Deutschland befindet sich permanent im Wandel für Kleinunternehmer, besonders dann, wenn es sich um elektronische Aufzeichnungssysteme handelt. Haben die letzten Jahre bereits die GoBD (2017), Kassennachschau (2018) und weitere Neuerungen hervorgebracht, steht nun die nächste Änderung für elektronische Kassensystemen an: Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV), welche 2020 eingeführt wird. Mit dieser Verordnung will der Fiskus nun noch stärker gegen Kassenmanipulationen – und dadurch verlorene Steuergelder – vorgehen.
Wie sollen diese digitalen Grundaufzeichnungen kontrolliert werden und was heißt das für dich als Unternehmer? Wir haben die 5 wichtigsten Informationen hier zusammengefasst.
1. Was ist die KassenSichV?
Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) ist eine Verordnung die die Anforderungen an Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme, wie Kassensysteme, regelt.
Mit dieser Verordnung werden die Regelungen nun für Unternehmer und Gründer verschärft. So wird darin geregelt, dass ab 2020 alle elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitsvorrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Wenn Barumsätze (mittels Bargeld, aber auch EC-Karte, Kreditkarte oder Gutscheinen) durch ein Kassensystem erfasst werden, müssen diese elektronischen Aufzeichnungen nach der KassenSichV in Zukunft gegen Manipulationen geschützt werden.
2. Wie soll die sogenannte „Fiskalisierung“ umgesetzt werden?
Mittlerweile gibt es viele Staaten, die bereits einen ähnlichen Prozess hinter sich haben. In Österreich z.B. gibt es eine generelle Registrierkassenpflicht. Das wird mit dieser Verordnung jedoch in Deutschland nicht der Fall sein. Der Prozess der Fiskalisierung sieht in Deutschland anders aus. Um stärker gegen Manipulation von Registrierkassen vorgehen zu können, darf es nicht mehr möglich sein, digitale Grundaufzeichnungen nachträglich verändern zu können. Das Bundesamt für Finanzen (BMF) hat daher folgende Punkte in der Verordnung verankert:
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, sodass keine Löschung von Umsätzen mehr möglich ist.
Ausnahme von der Integration einer TSE sind jene Unternehmen, die sich nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 ein elektronisches Kassensystem angeschafft haben. Hier greift eine Übergangsregelung, die bis zum 31.12.2022 gilt. Diese Frist gilt jedoch nur, wenn drei spezifische Bedingungen gemeinsam erfüllt werden. Alle anderen Unternehmen, die diese drei Bedingungen nicht erfüllen und ein elektronisches Kassensystem in Verwendung haben, müssen ihr Kassensystem mit einer TSE aufrüsten.
Das entspricht jedoch keiner allgemeinen Registrierkassenpflicht und somit können z.B. offene Ladenkassen weiterhin genutzt werden.
Hast du ein elektronisches Kassensystem in Verwendung und kannst dieses auch aufrüsten, dann wird die KassenSichV angewendet. Hier gibt es aktuell keine bekannten branchenspezifische Ausnahmen. Gastronomen, Einzelhändler, Dienstleister und alle weiteren Branchen sind daher gleichermaßen davon betroffen.
Diese technische Sicherheitseinrichtung muss zudem durch das BSI zertifiziert sein. Ursprünglich war die Auflage, dass diese Einrichtung auch ab 1.1. 2020 zertifiziert sein muss. Der Zertifizierungsprozess wurde aber bis heute (Stand: November 2019) für keine Einrichtung abgeschlossen. Daher hat das BMF am 6. November eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung veröffentlicht. Hier wurde festgehalten, dass Kassen bis 1.1.2020 mit einer TSE ausgerüstet werden müssen, diese jedoch noch nicht zertifiziert sein müssen. Die Zertifizierung wird bis längstens 30.9.2020 notwendig werden.
Es gibt jedoch unterschiedliche Anbieter, welche bereits an einer Zertifizierung ihrer Module arbeiten. Wir stehen mit allen Anbietern in Verbindung, evaluieren deren Ansätze, um die beste Lösung für dich und dein Unternehmen zu finden. Mehr Informationen zur Integration der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Teil der TSE ist zudem eine spezielle Exportschnittstelle. Diese besteht aus einer einheitlichen Datensatzbeschreibung für den standardisierten Export der gespeicherten und abgesicherten Grundaufzeichnungen. Im Juli 2019 wurden die Anforderungen an diesen Standard mit der „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ oder kurz „DSFinV-K 2.0“ veröffentlicht. Auch die Umsetzung der DSFinV-K wird bis 30.9.2020 nötig sein.
Die Kassenmeldepflicht
Wir als Anbieter eines Kassensystems werden uns mit unserem Partner darum kümmern, dass du in der Zukunft mit der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung die Anforderungen an die TSE erfüllst. Aber es gibt auch etwas, das du als Unternehmer beachten und machen musst, um 2020 konform zu sein. Hier handelt es sich um die Kassenmeldepflicht. Prinzipiell musst du die Kasse bei deinem Finanzamt melden. Wir werden dich hierbei bestmöglich unterstützen und – sofern es die gesetzliche Lage dann zulässt – bestenfalls diese Meldung für dich übernehmen. Mehr Informationen zur Meldepflicht für Kassensysteme.
Die Belegausgabepflicht
Weiters wurde in der KassenSichV die Belegerteilungspflicht beschlossen. Das bedeutet soviel wie, dass du nun zu jedem Geschäftsfall einen Beleg ausstellen und dem Kunden anbieten musst. Diese müssen den Beleg aber nicht annehmen. Da dies bei kleineren Transaktionen häufiger der Fall ist, gibt es hier für Unternehmen auch geplante Ausnahmen. So soll es die Möglichkeit geben, sich von der Belegerteilungspflicht befreien zu lassen. Mehr Informationen zur Belegausgabepflicht.
3. Die Vorteile der Verordnung für dich als Unternehmer
Aktuell gibt es viele kritische Stimmen zu dem Thema und Unternehmer befürchten, dass diese Verordnung viele Nachteile bzw. Kosten nach sich ziehen wird. Die Kassensicherungsverordung bringt für dich als Unternehmer aber auch viele Vorteile mit sich.
- Manipulationssicherheit: Das ist ein großer Vorteil, da deine Daten jetzt nicht mehr manipuliert werden können. Die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung sorgt dafür, dass keiner deine Daten manipulieren kann.
- Rechtssicherheit: Aus dieser Manipulationssicherheit ergibt sich auch die Rechtssicherheit. Wenn es aktuell der Fall ist, dass du als Unternehmer beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen richtig sind, wird es in Zukunft umgekehrt sein. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen Datenstandard kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
- Einfachheit: Mit dem neuen Datenstandard der „Digitalen Schnittstelle Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (kurz: DSFinV-K) lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.
4. Vorbereitung auf 2020 – 3 Schritte, die jetzt machen musst
- Prüfe, ob dein bestehendes System aufgerüstet werden muss und erkundige dich, ob du mit deinem derzeitigen Kassensystem die gesetzlichen Anforderungen erfüllst oder ob du eine neue elektronische Registrierkasse anschaffen musst. Neben der GoBD-Konformität ist nun auch eine Manipulationssicherheit der Kassen zu gewährleisten.
- Informiere dich zur Kassennachschau bereits im Vorhinein und sei für die nächste Finanzkontrolle bestens gewappnet. Wir haben für dich eine Checkliste zur Kassennachschau mit den wichtigsten Punkten bei einer Kassenprüfung.
- Lass dich beraten und finde heraus, wie du am besten die Anforderungen an Registrierkassen erfüllst und wo dir digitale Registrierkassen den Arbeitsalltag noch erleichtern können. Denn eine ideale Kassenführung beginnt mit dem richtigen Kassensystem.
- Bleib auf dem aktuellsten Stand. ready2order informiert dich, sobald es weitere Neuigkeiten dazu gibt! Folge uns auf Facebook und bleibe auf dem neuesten Stand!
5. Das beste kommt zum Schluss: Mit ready2order bestens vorbereitet auf 2020!
Du bist bereits Kunde von ready2order? Mit uns bist du immer auf der sicheren Seite! Als Anbieter eines elektronischen Kassensystems werden wir natürlich sicherstellen, dass ready2order immer gesetzeskonform ist und sämtlichen Änderungen entspricht, die gemäß der Kassensicherungsverordnung des Bundesministeriums für Finanzen umzusetzen sind. Wir arbeiten derzeit an der Evaluierung und Umsetzung der neuen rechtlichen Anforderungen und werden dich rechtzeitig über etwaige Anpassungen unseres Systems informieren. Du wirst mit ready2order weiterhin 100% finanzkonform sein und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen! Wir garantieren das allen unseren Kunden.
Du bist noch kein Kunde von ready2order? Dann hole dir jetzt deinen Testzugang und werde ready für 2020!
