So geht's: Meldepflicht von Kassensystemen beim Finanzamt

Die Kassensicherungsverordnung, welche bereits im Dezember 2016 erlassen wurde und mit Januar 2020 in ganz Deutschland in Kraft tritt, bringt neben der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und der Belegausgabepflicht eine weitere Neuerung: Die Kassenmeldepflicht. Diese neue Pflicht besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem besitzen, dieses auch bei der Finanzbehörde bis längstens 30.9.2020 melden müssen.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Die Kassensicherungsverordnung wurde erlassen um Manipulationen von elektronischen Kassen entgegenzuwirken. Der Fiskus will somit Steuerhinterziehungen die im Zusammenhang mit digitalen Grundaufzeichnungen entstehen, verhindern. Alle elektronischen Kassen müssen gemeldet werden. Hier gibt es aktuell keine bekannten Ausnahmen. Generell gilt diese Meldepflicht aber nicht für Unternehmer, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Wann muss die Meldung erfolgen?

Ursprünglich war die Meldung ab 1.1.2020 innerhalb eines Monats verpflichtend. Die mit 6.11.2019 verkündete Nichtbeanstandungsregelung des BMF legt die Nachrüstung und erstmalige Meldung deines Kassensystems auf spätestens 30.9.2020 fest. Solltest du dir nach diesem Datum eine neue Kasse anschaffen, muss die Meldung innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt eingehen. Außerdem musst du auch beachten, dass die Außerbetriebnahme eines Kassensystems ebenfalls gemeldet werden muss. Dazu zählen auch Diebstahl und Defekt.

In welcher Form muss die Meldung erfolgen?

Die Meldung muss nicht mehr wie ursprünglich vorgeschrieben auf dem Postweg erfolgen. Es wird ein elektronisches Verfahren konzipiert, das den Prozess vereinfachen soll. Dies trägt zusätzlich zur Verschiebung der Meldefrist bei, da die genaue Ausgestaltung dieses elektronischen Verfahrens noch nicht feststeht. Nach aktuellem Stand (November 2019) wird es für uns, als dein Kassensystem Anbieter, möglich sein, die Meldung deiner Registrierkasse beim Finanzamt für dich zu übernehmen. Das genaue Verfahren ist noch nicht definiert. Wir halten dich dazu aber natürlich auf dem Laufenden. 

Welche Informationen muss die Meldung beinhalten?

Es wurde vom Fiskus genau festgelegt, welche Informationen eine Kassenmeldung umfassen muss. Generell wird unterschieden, ob es sich um eine Anmeldung, Abmeldung oder Korrektur handelt. Solltest du bei deiner Erstmeldung einen Fehler machen, kannst diese jederzeit auch berichtigen. Hier eine Übersicht über die verpflichtenden Punkte, die bei der Mitteilung zu nennen sind:

1. Mitteilende Person: Bist du die Steuerpflichtige Person, musst du deinen Namen angeben. Die Mitteilung kann aber auch durch eine bevollmächtigte Person in deinem Namen erfolgen.
2. Eindeutige Identifikation: Hier gibst du am besten deine Steuernummer an. Zusätzlich kannst du auch deine Identifikationsnummer angeben. Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (voraussichtlich  mit 2021), muss diese gemeldet werden.
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:  Hier musst du die Zertifizierungs-ID mit der Seriennummer deiner zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung melden. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt das Format „BSI-K-TR-nnnn-yyyy“. Die ID setzt sich aus einer vierstelligen Nummerierung (nnnn) under einer Jahreszahl (yyyy) zusammen.
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Die Auswahl zur Art wird im Meldeverfahren vorgegeben.
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme: Du musst jedes einzelne elektronische Aufzeichnungsgerät mit Kassenfunktion je Betriebsstätte/Einsatzort in deiner Meldung anführen.
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Du musst die Seriennummer deines elektronischen Aufzeichnungssystem angeben. Vorsicht: Diese Seriennummer ist herstellerabhängig und unterscheidet sich von der Seriennummer der TSE.
7. Datum der Anschaffung: Du musst angeben, wann du dein Kassensystem gekauft hast. Bei Leasing eines Systems, musst du hier den Beginn des Leihvertrags anführen.
8. Datum der Außerbetriebnahme: Die Außerbetriebnahme kann mit einer Mitteilung je Einsatzort insgesamt erfolgen. Hier muss du nicht jedes einzelne Gerät anführen.

Die Meldepflicht ist Teil der KassenSichV und basiert somit auf dem neuen Kassengesetz 2020. Verstößt du gegen diese gesetzlich verpflichtende Verordnung, musst du auch mit hohen Strafen rechnen.

Welche Vorteile bringen elektronische Kassensysteme für Unternehmer?

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht im Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher du umrüstest, desto besser bist du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit deinem elektronischen Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard der DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.