So geht's: Meldepflicht von Kassensystemen beim Finanzamt

Die Kassensicherungsverordnung beinhaltet auch eine Kassenmeldepflicht. Sie besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem besitzen, dieses bis spätestens zum 30. September 2020 bzw. nach dem Kauf bei der Finanzbehörde melden müssen. Wir erklären, wie's geht.

Alle elektronischen Kassen müssen gemeldet werden, um die Verbreitung von Schwarzgeld weiter zu erschweren. Hier gibt es aktuell keine bekannten Ausnahmen. Diese Meldepflicht gilt nur nicht für Unternehmer, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Ursprünglich war die Meldung seit dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats verpflichtend. Die am 6. November 2019 verkündete Nichtbeanstandungsregelung des BMF legt die Nachrüstung und erstmalige Meldung Deines Kassensystems auf spätestens den 30. September 2020 fest. Solltest Du Dir nach diesem Datum eine neue elektronische Kasse anschaffen, muss die Meldung innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt eingehen.

Beachte auch, dass die Außerbetriebnahme eines Kassensystems gemeldet werden muss: Dazu zählen auch Diebstahl und Defekt.

Generell wird unterschieden, ob es sich um eine Anmeldung, Abmeldung oder Korrektur handelt. Solltest Du bei Deiner Erstmeldung einen Fehler machen, kannst Du Deine Angaben jederzeit berichtigen. Hier eine Übersicht über die verpflichtenden Punkte, die bei der Mitteilung zu nennen sind:

1. Mitteilende Person: Als steuerpflichtige Person gibst Du Deinen Namen an. Die Mitteilung kann aber auch durch eine bevollmächtigte Person in Deinem Namen erfolgen.
2. Eindeutige Identifikation: Hier gibst Du am besten Deine Steuernummer an. Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (voraussichtlich mit 2021) muss dann diese gemeldet werden.
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:  Hier gibst Du die Zertifizierungs-ID mit der Seriennummer Deiner zertifizierten TSE an. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt das Format „BSI-K-TR-nnnn-yyyy“. Die ID setzt sich aus einer vierstelligen Nummerierung (nnnn) und einer Jahreszahl (yyyy) zusammen.
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Hier wird im Meldeverfahren eine Auswahl vorgegeben.
5. Anzahl: Hier musst Du jedes einzelne elektronische Aufzeichnungsgerät mit Kassenfunktion nach Betriebsstätte/Einsatzort anführen.
6. Seriennummer: Du musst die Seriennummer Deines Aufzeichnungssystems angeben. Diese Seriennummer ist herstellerabhängig und unterscheidet sich von der Seriennummer der TSE.
7. Datum der Anschaffung: Du musst angeben, wann Du Dein Kassensystem gekauft hast. Bei Leasing eines Systems gibst Du hier den Beginn des Leihvertrags an.
8. ggf. Datum der Außerbetriebnahme: Hier genügt eine Mitteilung je Einsatzort insgesamt. Du muss also nicht jedes einzelne Gerät anführen.

Ein offizielles Formular gibt es nicht, aber so könnte Muster-Vorlage für die Kassenanmeldung beim Finanzamt aussehen (Beispiel):

Die Meldung muss nicht wie ursprünglich vorgeschrieben auf dem Postweg erfolgen. Es wird derzeit ein elektronisches Verfahren konzipiert, das den Prozess vereinfachen soll. Die genaue Ausgestaltung steht allerdings noch nicht fest.

Nach aktuellem Stand (November 2019) wird es für ready2order als Kassensystem möglich sein, die Meldung Deiner Registrierkasse beim Finanzamt für Dich zu übernehmen. Das genaue Verfahren ist noch nicht definiert, aber wir halten Dich dazu aber natürlich auf dem Laufenden.