Was bedeutet Inventur? Die Inventur ist die Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden in Deinem Unternehmen. Während der Inventur werden diese gezählt, gemessen oder gewogen bzw. durch Unterlagen der Buchhaltung dokumentiert. Die Bestandsaufnahme wird in der Regel einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt und in einem entsprechenden Verzeichnis (Inventar) aufgelistet.
Zur Inventur verpflichtet sind...
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… laut §240 HGB und §140 AO bzw. §141 AO alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. |
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… alle, die ein neues Gewerbe gründen. |
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… alle, die ihr Gewerbe aufgeben. |
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Von der Inventurpflicht befreit sind alle Unternehmer,:innen die ihren Gewinn mittels der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, also z. B. freiberuflich Tätige.
Meist wird die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt. Manche Branchen verlegen ihre Inventur jedoch auf einen anderen Zeitpunkt.
Diese Methoden sind möglich:
Bei der „klassischen“ Inventur erfolgt die Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden am Bilanzstichtag; dies ist in der Regel am 31. Dezember.
Hier handelt es sich um eine Sonderform der Stichtagsinventur. Hierbei bekommt das Unternehmen vom Finanzamt einen Spielraum von 10 Tagen um den Stichtag eingeräumt.
Wer sich für diese Form entscheidet, muss allerdings die Veränderungen des Inventars zwischen dem eigentlichen Stichtag und der Bestandsaufnahme erfassen und diese Veränderungen wertmäßig fortschreiben bzw. zurückrechnen.
Hier werden nur ausgewählte und repräsentative Stichproben genommen, aus denen mit anerkannten, mathematisch-statistischen Verfahren der Gesamtbestand hochgerechnet wird. Dabei muss der Aussagewert der Stichprobeninventur dem einer vollständigen Inventur entsprechen.
Bei der permanenten Inventur können Unternehmen die Bestandserfassung im Geschäftsjahr zeitlich verteilen. Dafür muss das bestehende Bestandsverzeichnis während eines Geschäftsjahres permanent fortgeschrieben werden, damit alle Zu- und Abgänge dokumentiert werden – z.B. mithilfe eines Warenwirtschaftssystems. Mindestens einmal jährlich muss außerdem eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen, damit der Sollbestand mit dem Istbestand verglichen werden kann. Dabei müssen nicht alle Bestände auf einmal dokumentiert werden; so kann z. B. ein Artikel im Januar erfasst werden und andere erst im Februar oder März.
Hier erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme
Das Inventar ist auf den Tag der tatsächlichen Bestandsaufnahme datiert, doch der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wird wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet.
Die Form der nachverlegten Inventur wird oft im Handel genutzt, damit der Vorgang nicht während des Weihnachts- und Umtauschgeschäfts erfolgen muss – außerdem sind etwa im Januar die Lagerbestände und damit der Aufwand am geringsten.
Um am Inventurtag möglichst wenig Arbeit zu haben, sollte die Inventuraufnahme vorab gut vorbereitet werden, z. B. indem Lager- bzw. Verkaufsflächen aufgeräumt und sortiert werden. In unserem Blog haben wir konkrete Tipps für die Inventur im Einzelhandel zusammengestellt.
Bei der eigentlichen Durchführung der Inventur unterscheidet man dann drei Verfahren.
Hier geht es um die Vermögensgegenstände, die ganz klassisch durch Wiegen, Messen oder Zählen ins Inventar aufgenommen werden. Ist die exakte Aufnahme unmöglich bzw. wirtschaftlich unzumutbar (z.B. bei Sand oder Kies), ist eine Schätzung mit anschließender Bewertung zulässig.
Hier werden die immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden dokumentiert; dazu gehören Bankguthaben und Verbindlichkeiten. Als Grundlage dienen die Aufzeichnungen aus der Buchhaltung wie Kontoauszüge oder Rechnungen.
Hier werden die beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens aufgeführt, also Maschinen, Firmenfahrzeuge und Büroausstattung. Im sogenannten Anlagenverzeichnis wird dabei für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte gepflegt, die folgende Angaben umfassen muss:
Die Inventuraufnahme ist außerdem nicht damit getan, die Bestandslisten auszufüllen. Auch die Organisation, Durchführung und Kontrolle der Inventur muss mit den entsprechenden Formularen nachgewiesen werden. Diese Protokolle, die Aufnahmebelege und Inventuranweisungen müssen – ebenso wie das Inventar – zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Inventur ist der Vorgang zur Bestandsermittlung, während das Inventar als schriftliche Aufstellung oder das Verzeichnis über alle Schulden und Vermögensgegenstände das Ergebnis der Inventur darstellt.
Bei der Inventur sichtest Du das Inventar Deines Unternehmens und sortierst es in vorgegebene, übergeordnete Bereiche ein:
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