Abschreibung

Synonyme: Absetzung für Abnutzung, AfA

Was bedeutet Abschreibung? Als Unternehmer investierst Du in technische Geräte, Fahrzeuge oder Immobilien. Diese sogenannten Vermögensgegenstände für Dein Unternehmen verlieren mit der Zeit an Wert – durch Abnutzung, Gebrauch oder Verwitterung, weil neuere Modelle auf den Markt kommen oder Rechte ablaufen. 

Diese Wertminderung wird in Deiner Buchhaltung als → Aufwand (Kosten) in Form der Abschreibung notiert: Durch ordnungsgemäße Abschreibung verringert sich der → Gewinn und damit auch die Einkommenssteuer, die Du darauf zahlen musst.

Warum macht man Abschreibungen?

Offiziell wird die Abschreibung als “Wertminderung von Vermögensgegenständen” bezeichnet und ist gesetzlich vorgeschrieben, um Wertverluste beim sogenannten “Anlage- und Umlaufvermögen” zu erfassen. Doch was bedeutet das im Geschäftsalltag?

Einen neu angeschafften Vermögensgegenstand – zum Beispiel eine Maschine zur Herstellung – verwendest Du nach dem Kauf mehrere Jahre (Nutzungsdauer), um Umsätze zu erwirtschaften. 

Der Sinn der Abschreibung ist nun, die Anschaffungskosten für den Gegenstand auf die Nutzungsdauer aufzuteilen: Dem pro Jahr erwirtschafteten Umsatz wird der notwendige Aufwand quasi anteilig gegenübergestellt.

Die oft verbreitete Sichtweise, dass die volle Abrechnung der Kosten im Anschaffungsjahr “am meisten Steuern spart”, ist also nicht richtig. Denn in Summe bleiben Gewinn und Kosten bei beiden Beispielen gleich: Sie werden mithilfe der (ohnehin gesetzlich vorgeschriebenen) Abschreibung aber realistischer über die Nutzungsdauer verteilt. Nach dem ersten Geschäftsjahr mindert die Absetzung für Abnutzung Deinen Gewinn weiterhin, sodass Du entsprechend weniger Steuern zahlen musst. 

Außerdem kannst Du durch die Abschreibung für Neuanschaffungen vorsorgen: Wenn Du jährlich den Betrag zurücklegst, den Du in der Steuererklärung als Wertminderung für Firmenwagen, Kassensystem oder die Möbel im Außenbereich einträgst, sammelst Du Mittel an, die Du bei Bedarf wieder investieren kannst.

Was muss ich abschreiben?

Die Pflicht zur Abschreibung ist im §253 Abs. 2–4 HGB gesetzlich verankert. Zu den abschreibungspflichtigen Wirtschaftsgütern gehören Anlage- und Umlaufvermögen.

Zum Anlagevermögen gehören z. B. 

Zum Umlaufvermögen gehören z. B. 

  • Grundstücke
  • Warenbestände
  • Gebäude
  • Forderungen
  • Maschinen
  • Liquide Mittel (Bargeld, Kontoguthaben)
  • Fuhrpark
  • Betriebs- und Geschäftsausstattung
  • Werkzeuge
  • Software
  • Konzessionen
  • Patente und Lizenzen

Bei der Abschreibung werden jeweils nicht nur der Kaufpreis, sondern die gesamten Anschaffungskosten des Vermögensgegenstands zu Grunde gelegt.

Welchen Wert kann ich abschreiben?

Bei der Abschreibung darfst Du die gesamten Anschaffungskosten über einen bestimmten Zeitraum abschreiben. Diese ergeben sich, indem Du Folgendes zusammenrechnest:

  • Kaufpreis (Nettopreis) des Wertgegenstandes
  • Kosten für Sonderausstattungen und Zubehör
  • Anschaffungsnebenkosten wie z. B. Kosten für Einbau und Lieferung

Von diesem Wert sind Preisminderungen wie → Skonto oder → Rabatt abzuziehen. 

Das Ergebnis sind die Anschaffungskosten, die Du Deiner Abschreibung zugrunde legst.

Wie funktioniert eine Abschreibung?

Hier gibt es je nach Wert unterschiedliche Vorgehensweisen:

  • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einem Anschaffungsbetrag zwischen 250 und 800 Euro können im Anschaffungsjahr komplett abgeschrieben werden.
  • GWGs mit einem Anschaffungswert zwischen 250 und 1.000 Euro sind auch als Sammelposten ohne Verzeichnis abzuschreiben. So können bspw. mehrere Kartenlesegeräte mit einem Anschaffungswert von je 300 Euro gemeinsam veranschlagt und über fünf Jahre zu gleichen oder unterschiedlich hohen Teilen abgeschrieben werden.
  • Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert über 1.000 Euro werden über mehrere Jahre in gleichen oder unterschiedlich hohen Teilen abgeschrieben. D. h. es können in den aufeinanderfolgenden Jahren der Buchhaltung unterschiedlich hohe Abschreibungen angegeben werden, die zusammengerechnet die Anschaffungskosten ergeben.

Wie schätze ich die Nutzungsdauer für die Abschreibung?

Die voraussichtliche Nutzungsdauer ist in der Abschreibungstabelle (AfA-Tabelle) festgelegt. Als Unternehmer brauchst Du die Nutzungsdauer für Lieferwagen, Büromöbel und Co. also nicht selbst schätzen: Für eine ordnungsgemäße Abschreibung nutzt Du einfach die vorgegebenen Werte aus den AfA-Tabellen des Bundesministeriums für Finanzen. Hier einige Beispiele:

Vermögensgegenstand

Nutzungsdauer

PKW

6 Jahre

PC / Laptop

3 Jahre

Büromöbel

13 Jahre

Ladeneinrichtung

10 Jahre

neu gestaltete Website

3 Jahre

Kann die Nutzungsdauer nicht geschätzt oder vorgeschrieben werden, wird in der Regel pauschal über zehn Jahre abgeschrieben.

Übrigens: Die vorgegebenen Werte für die Nutzungsdauer müssen nicht der tatsächlichen Nutzung entsprechen. Du kannst Deinen Lieferwagen also länger als sechs Jahre nutzen und musst auch Dein Büro nicht nach dreizehn Jahren neu ausstatten.

Was sind planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen?

Hier geht es darum, wie sich der Wert Deines Gegenstandes während der Nutzung entwickelt: Sinkt er gleichmäßig oder ungleichmäßig? Für diese Fälle sind in der Buchhaltung verschiedene Arten der Abschreibung definiert; zugrunde liegt dabei jeweils die Nutzungsdauer laut Abschreibungstabelle. 

1) Planmäßige Abschreibung

Die lineare Abschreibung über die geschätzte Nutzungsdauer erfolgt zu gleichmäßigen Teilen – so schreibst Du bspw. Deinen Firmen-PKW gemäß der geschätzten Nutzung von sechs Jahren in jedem Jahr ⅙ der Anschaffungskosten ab.

Die Formel für den jährlichen Abschreibungsbetrag lautet demnach 

Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer

2) Außerplanmäßige Abschreibung

Als außerplanmäßige Abnutzung wird z. B. die Beschädigung eines Wertgegenstandes bezeichnet. Im entsprechend Jahr kann dann eine nicht-lineare, höhere Abschreibung erfolgen, während die Folgejahre wieder linear berechnet und verbucht werden. So kannst Du z. B. dann eine erhöhte Abschreibung vornehmen, wenn Dein Firmenwagen im zweiten Nutzungsjahr bei einem Unfall verbeult wird.

Zusatzinfo: Progressive und degressive Abschreibung

Gelegentlich hört man auch von progressiver Abschreibung, bei der die abgeschriebenen Beträge mit der Nutzungsdauer steigen. Diese Form ist allerdings laut Handels- und Steuerrecht nicht zugelassen und kann höchstens im internen Rechnungswesen angewendet werden. In der Praxis ist es auch eher selten, dass die Abnutzung eines Gegenstands, z. B. einer Maschine, bei Nutzungsbeginn eher gering ist und dann ansteigt. Es kann jedoch passieren, wenn die Erträge über die Jahre steigen oder der entsprechende Betriebszweig ausgebaut wird.

Das Gegenstück zur progressiven (ansteigenden) Abschreibung ist die degressive Abschreibung: Hier sinkt die Abschreibungshöhe über die Nutzungsdauer, sodass im ersten Jahr am meisten Steuern gespart werden können. Allerdings ist diese Form der Abschreibung nur für Vermögenswerte möglich, die vor dem 31. Dezember 2010 angeschafft wurden, und damit vermutlich irrelevant für Deine Buchhaltung.