Die einfache Registrierkasse für alle Branchen

Einfache Registrierkassen erfüllen die reinen Basisfunktionen einer Kasse. Sie sind mit einer integrierten Bargeldschublade ausgestattet, die üblicherweise automatisch am Ende des Verkaufsvorgangs geöffnet wird. Das kann auch per Knopfdruck oder mithilfe eines speziellen Schlüssels geschehen. Außerdem kann eine solche Kasse Bons ausdrucken. Der ausgedruckte Kassenbon führt die gekauften Artikel und die enthaltene Mehrwertsteuer auf.
Lässt sich zusätzlich zum Preis eines Produkts auch noch eine Warengruppe festlegen, lassen sich auch rudimentäre Verkaufsstatistiken erstellen - allerdings von Hand. 

Ein Point-of-Sale-Kassensystem oder POS bietet deutlich mehr Funktionen als eine einfache Registrierkasse. Hier werden Preise nicht von Hand eingetippt, stattdessen werden beim Verkauf die Produkte per Barcode-Scan erfasst oder direkt über die Nutzeroberfläche ausgewählt. Ein solches System verhindert unbeabsichtigte Fehler bei der Abrechnung, beugt Manipulation vor und ermöglicht darüber hinaus auch aussagekräftige Verkaufsstatistiken auf Produktebene.
Außerdem können POS-Kassen viele weitere Betriebsabläufe erfolgreich unterstützen: Die elektronische Datenerfassung und -speicherung schafft etwa die Grundlage für eine lückenlose Buchhaltung, während die Anbindung eines Warenwirtschaftsprogramms die Verwaltung des eigenen Lagerbestands zum Kinderspiel macht. 

ECR ist die Abkürzung für “Electronic Cash Register”, es handelt sich also um eine elektronische Registrierkasse.

Bei Kassen wird zwischen offenen und geschlossenen Systemen unterschieden. Der Unterschied besteht darin, dass ein offenes Kassensystem aus einer Software besteht, die mit austauschbarer Hardware betrieben werden kann, während ein geschlossenes System eine Kombination aus Software und herstellerspezifischer Hardware ist. 

Offene Kassen verwenden die Kassensoftware in der Regel über ein Windows- oder Linux-Betriebssystem auf einem herkömmlichen Standard-PC. Dazu kommen ein separater Bondrucker und ggf. ein Barcode-Scanner oder ein Kartenlesegerät. Das Wechselgeld wird in einer gesonderten Kassenschublade aufbewahrt. Vorteile der offenen Kasse sind vor allem ihr hoher Grad an Unabhängigkeit von Hard- und Software – doch das komplexe Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten macht es jedoch erforderlich, dass alle Bestandteile perfekt aufeinander abgestimmt sind. 

Geschlossene Kassensysteme sind dagegen eine feste Einheit: Die Geräte laufen mit speziell entwickelten Betriebssystemen und passgenau zugeschnittener Hardware. Als Weiterentwicklung der traditionellen Registrierkasse verfügen sie meist über einen Touchscreen für den Bediener, eine integrierte Kassenschublade und einen Bondrucker. Auch eine Kartenleseeinheit, ein Barcode-Scanner und ein Kundendisplay können hier enthalten sein. Diese Systeme sind fix und fertig, in der Regel aber auch nicht erweiterbar oder besonders flexibel. 

Vorteilhaft ist hier die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Hard- und Software werden von einem Hersteller bezogen – Branchenerfahrung und Produktkenntnis sind oft von Vorteil, allerdings ist der Endkunde hier dann auch immer an einen Hersteller gebunden.

Elektronische Registrierkassen können entweder hardware- oder cloudbasiert betrieben werden. 

Ist die Registrierkasse cloudbasierte, bietet sie gegenüber einer klassischen Hardwarelösung mehrere Vorteile: Software-Updates können schnell, einfach und ohne Kosten für neue Hardware direkt aufgespielt werden. Außerdem werden Kassendaten nicht physisch (z. B. einem USB-Stick) gespeichert, sondern komfortabel in der Cloud – die Daten werden dabei über eine abgesicherte Internet-Verbindung auf einem externen Server gespeichert. So können sie jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten abgerufen werden. 

Bei einer hardwarebasierten Lösung befinden sich Software und gespeicherte Daten auf einem physischen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Diese Methode ist anfälliger für Störungen, außerdem muss für Updates ggf. ein Techniker vor Ort Hand anlegen.

Der Begriff "Metro-Registrierkasse" wird im Gastronomie-Bereich verwendet. Er beschreibt ein kompaktes Kassensystem mit speziell anpassbarer Tastatur (z. B. je eine Taste für jede Speise), integriertem Bondrucker und Display – er steht also letztlich für ein besonders kompaktes elektronisches Kassensystem.

Eine offene Ladenkasse ist gewissermaßen das Urgestein aller Kassenarten: Einnahmen und Wechselgeld befinden sich hier in einer Geldkassette oder manchmal sogar in einem Karton. Was auf den ersten Blick unkompliziert scheint, birgt Risiken. Denn auch hier müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet werden – d. h. Einnahmen und Ausgaben müssen im Kassenbericht täglich dokumentiert werden, was ohne die Unterstützung eines elektronischen Kassensystems erheblichen manuellen Aufwand verursachen kann.