Die Registrierkasse

Fachbegriffe, Rechtliches & Funktionen

Eine moderne Registrierkasse ist mehr als eine Kassenlade mit Bonfunktion: Sie kann Dir vielmehr die Arbeit bei allen Betriebsabläufen erleichtern. Wir erläutern, worauf Du bei Anschaffung einer Kasse für Handel, Dienstleistung und Gastronomie achten musst, und fassen zusammen, was sonst noch wichtig ist.

    Was ist eine Registrierkasse?

    Eine Registrierkasse erleichtert die ordnungsgemäße Kassenführung. Sie erfasst alle Barzahlungsvorgänge beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, erstellt Belege (Bons) und vereinfacht die Erstellung des Kassenberichts. Je nach Leistungsumfang können Registrierkassen auch weitere Funktionen wie Warenwirtschaft, Verwaltung von Kundendaten und Mitarbeitern und mehr ausführen.

    Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

    Kasse, Point-of-Sale oder POS, cloudbasierte, offene oder geschlossene Kassensysteme – diese Begriffe kommen häufig vor, wenn von Registrierkassen die Rede ist. Wir erklären, was hinter den Fachbegriffen steckt.

    Mobiles Kassensystem: Handlich & voll funktional

    Du verkaufst auf Märkten, bist als Dienstleister unterwegs oder willst einfach unnötige Laufwege verkürzen? Unsere mobile Kasse readyP2 vereint alles, was Du unterwegs brauchst, in einem handlichen Gerät – vom Touchdisplay über Kartenlesegerät bis zum Thermodrucker.

      Stationäres Terminal: Optimaler Überblick

      Deine Kunden bringen ihre Einkäufe zur Kassentheke oder zahlen am Empfang? Dann nutze unsere ready2order Kassen-App und mach Deinen Rechner zur PC-Kasse. Für alle, die mehr wollen, gibt es unser POS-Terminal readyT2 mit integriertem Bondrucker: Mit großem Touchscreen für Dich und Extra-Display für Deine Kunden ist der Bezahlvorgang für beide Seiten ansprechend transparent und einfach zu verstehen.

      Komponenten

      Eine Registrierkasse besteht neben der Kassensoftware aus verschiedenen Hardware-Komponenten, die je nach Unternehmensbedarf variieren. Unverzichtbare Bestandteile sind

      •  Eingabeeinheit (Touchscreen oder Tastatur)
      •  Recheneinheit
      •  Bondrucker 
      •  Kassenlade

      Optionale Bestandteile sind etwa Kartenlesegerät, Barcode-Scanner, Waage, Kundendisplay oder Geldscheinprüfer.

      Standortgebundene (stationäre) Kassenterminals können problemlos aus mehreren Modulen kombiniert werden, während mobile Systeme aus möglichst wenig Elementen bestehen sollten.

      Worauf musst Du beim Kauf einer Registrierkasse achten?

      Jede Branche – besonders die Gastronomie – stellt spezielle funktionale Anforderungen an eine Registrierkasse. Abgesehen von diesen Besonderheiten gelten für alle Registrierkassen dieselben rechtlichen Voraussetzungen, damit sie von der Finanzverwaltung anerkannt werden.

      In unserer Checkliste findest Du eine schnelle Übersicht der wichtigsten Anforderungen an eine moderne Kassenlösung:

      • Schnelle und einfache Handhabung 
      • Übersichtliche Anzeige mit großen Bedienerdisplay
      • Manipulationssichere Dokumentation aller Transaktionen
      • Kassensturzfähigkeit d. h. alle Umsätze sind jederzeit exakt einzusehen und auszuwerten
      • Bonausgabe gemäß Signaturpflicht 
      • Integrierter Thermodrucker 
      • Registrierung jeder Kassenschubladen-Öffnung
      • Sichere Aufbewahrung des Bargelds
      • Kompatibilität mit möglichen Zusatzgeräten (Kartenlesegerät, Scanner etc.)

      Wichtige Anforderungen laut Finanzamt 

      Der Betrieb einer offenen Ladenkasse ist kaum zu empfehlen, bleibt jedoch weiterhin möglich. Wer sich hingegen für die Vorteile einer modernen Registrierkasse entscheidet, um seine Arbeitsabläufe zu vereinfachen, muss einige Vorschriften beachten:

      • Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV): Barumsätze müssen in chronologischer Reihenfolge erfasst werden, damit im Nachhinein keine Änderung oder Löschung einzelner Belege mehr möglich ist, so dass die Registrierkasse vor Manipulation geschützt ist und jeder einzelne Beleg vom Finanzamt erfasst werden kann. Außerdem muss eine Jahresbelegsprüfung durchgeführt werden – dabei muss der Jahresbeleg bis spätestens 15. Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermittelt werden. 
      • Registrierkassenpflicht: Unternehmer und Betriebe mit einem netto Jahresumsatz von 15.000 € und netto Barumsätzen von über 7.500 € im Kalenderjahr sind zum Betrieb einer Registrierkasse verpflichtet.
      • Belegerteilungspflicht: Zur Registrierkassenpflicht gehört die Pflicht, den Kaufbeleg an den Kunden auszuhändigen. Im Gegenzug muss der Kunde den Beleg so lange aufbewahren, bis er die Geschäftsräume verlässt (Belegannahmepflicht). 

      Die Richtlinien zur RSVK müssen überwiegend durch die Hersteller der Kassen umgesetzt werden: Du solltest also darauf achten, ein Gerät zu verwenden, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

      Funktionale Anforderungen

      Je nach Branche und Unternehmensgröße entstehen im täglichen Betrieb unterschiedliche Anforderungen an eine Registrierkasse. Dazu gehören etwa

      • Mehrere Bedienerprofile (abhängig von der Mitarbeiteranzahl)
      • Frei definierbare Produktgruppen 
      • Frei und individuell belegbare Tastaturen
      • Leicht verständliche Statistiken zu Verkauf und Lagerhaltung
      • Personalplanungs-Tools
      • Kundendatenverwaltung
      • Trainingsmodus um Mitarbeiter praxisnah anzulernen

      Hinzu kommen die speziellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.

      Handel

      Im Einzelhandel zählen Angebot und Nachfrage, d. h. gefragte Artikel sollten immer ausreichend auf Lager sein und der Verkauf sollte zügig erfolgen. Besonders wichtige Registrierkassen-Funktionen sind also  

      • Einfache Abrechnung und Bonierung
      • Anbindung ans Warenwirtschaftssystem
      • Erstellung von Inventurlisten
      • Schnittstellen zum Artikeldatenimport
      • Annahme der gängigen Zahlungsarten
      • Rabatt- und Stornofunktion
      • Kompatibilität mit Zusatzgeräten wie Waage oder Barcode-Scanner

      Gastronomie

      In der Gastronomie dient eine Registrierkasse nicht nur zur Aufzeichnung der Bartransaktionen, sondern auch als Bestell- und Informationssystem. Wichtige Funktionen sind hier

      • Option auf mehrere Bediener an einer Kasse
      • Drahtlose Bonübermittlung in die Küche
      • Tischübersicht und Tischbestellung
      • Beilagen hinzufügen
      • Getrennte Rechnungen und Bewirtungsbeleg
      • Trinkgeldfunktion, Takeaway und Happy Hour
      • Express-Modus

      Mobile Dienstleistungen

      Foodtruck, Handwerk, Marktstand, Taxi oder Fußpflege – in vielen Branchen wird nicht in einem Ladengeschäft, sondern “unterwegs” gearbeitet. Bei der Wahl der richtigen Registrierkasse zählen hier

      • Mobile Einsatzfähigkeit
      • Kompaktheit
      • Stabiler Betrieb auch bei Internetausfall
      • Übersichtliche Kundendatenverwaltung
      • Einfache Rechnungserstellung
      • Mitarbeiterzeiterfassung
      • Mehrere Zahlungsarten (z.B. Kartenzahlung per Kredit- oder Bankomatkarte)

      Die Geschichte der Registrierkasse

      Bei der Erfindung der Registrierkasse stand ursprünglich nicht der Verkauf im Vordergrund – sondern die Verhinderung von Diebstahl durch die eigenen Mitarbeiter. 

      Damit sich seine Angestellten nicht mehr an seinen Tageseinnahmen vergreifen konnten, erfand der Amerikaner James Ritty aus Ohio im Jahr 1879 eine Bargeldschublade, die sich nur am Ende des Verkaufsvorgangs öffnen ließ. Dabei ertönte das Klingelzeichen, das heute für Registrierkassen typisch geworden ist: Der unbemerkte Griff in die Kasse war so auch akustisch nicht mehr möglich. 

      Das Patent auf seine Registrierkasse erhielt James Ritty mit John Birch im Jahr 1883. Seine Firma wurde jedoch schon ein Jahr später von John H. Patterson aufgekauft, der sie in National Cash Register Company umbenannte. Unter dem Namen NCR Corporation wurde das Unternehmen schnell zum Marktführer in den USA. 

      Das Modell der einfachen Registrierkasse, die lediglich das Bargeld sicher aufbewahren und die einzelnen Positionen eines Einkaufs zusammenzählen konnte, wurde seitdem umfassend weiterentwickelt. Eine der ersten Neuerungen betraf etwa die Buchhaltung: Neben der Bonerstellung für Kunden listeten Registrierkassen bald auch die getätigten Umsätze auf einer Papierrolle auf.

      Moderne elektronische Registrierkassen können heute noch viel mehr: Sie übernehmen u. a. Aufgaben der Warenwirtschaft, der Mitarbeiter- und Kundendatenverwaltung sowie Datenspeicherung und -übermittlung.

      Was kann die ready2order Registrierkasse?

      Wichtige Funktionen & Vorteile auf einen Blick

      VERKAUFEN

      Mit ready2order kannst Du einfach verkaufen: Verwende unsere cloudbasierte Kassen-App mobil auf Smartphone und Tablet oder stationär auf PC und Mac – wir machen den Rest.

      VERWALTEN

      Produkte und Produktgruppen, Kunden und Mitarbeiter, Kassenbuch, Dienstpläne und vieles mehr – verwalte alle wichtigen Daten an einem Ort und ganz einfach mit nur wenigen Klicks.

      ANALYSIEREN

      Sichere Dir den Überblick über Produkte, Umsätze und Leistungen: Einfach verständliche Statistiken helfen Dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und Potenzial aufzudecken.

      ZAHLUNGSMETHODEN

      Biete Deinen Kunden die freie Wahl: Ob Kredit- oder EC-Karte, Barzahlung, Gutschein oder auf Rechnung – mit ready2order deckst Du alle gängigen Zahlungsmöglichkeiten ab.

      100% RECHTSSICHER

      So bist Du immer auf der sicheren Seite: Unser cloudbasiertes Kassensystem garantiert Gesetzeskonformität und Manipulationsschutz – ohne Aufwand und unnötige Hardware.

      KOSTENLOSER SUPPORT

      Wir helfen schnell und unkompliziert bei technischen Fragen: Unser Kundenservice steht Dir jederzeit telefonisch, via Mail oder Live-Chat zur Verfügung – natürlich kostenlos.

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