Registrierkassenpflicht: Registrierkasse 100% finanzamtkonform

Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, das zur Abrechnung von Barumsätzen und zur Bonerstellung eingesetzt wird und alle einzelnen Bareinnahmen lückenlos für die Buchführung dokumentiert. Dabei muss es sich nicht zwingend um ein stationär gebundenes Kassenterminal handeln: Auch mobile, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Taxameter mit Kassenfunktionen oder Waagen können als Registrierkasse dienen.

Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen und Betriebe mit

• einem Netto-Jahresumsatz von 15.000 Euro
• und Netto-Barumsätzen von über 7.500 Euro in einem Kalenderjahr.

Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht (ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer) eintritt.

Übrigens: Entscheidend für beide Umsatzsummen ist dabei der Zeitpunkt der Barzahlung und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wurde.

Wichtig ist, dass Deine Registrierkasse folgende Funktionen erfüllt:

• Speichert Eingaben elektronisch
• Stellt Belege aus, die dem Kunden mitgegeben werden
• Besitzt eine Exportfunktion für das Finanzamt
• Druckt die handelsübliche Bezeichnung am Beleg aus
• Integriert Signaturfunktion, die Belege mit einem QR-Code am Beleg verkettet

So erfüllst Du alle Anforderungen an...

• Manipulationsschutz: Dieser Schutz stellt sicher, dass keiner der vorherigen Belege geändert oder gelöscht werden kann.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Barumsätze müssen einzeln und lückenlos im Kassensystem erfasst werden.
• Belegerteilungspflicht: Bei allen Transaktionen und Bareinnahmen muss ein Beleg erstellt und an den Kunden ausgehändigt werden.

Erleichterungen der Kassenpflicht gelten für Vereine (etwa Feuerwehren), deren Veranstaltungen als kleines Vereinsfest gelten, nicht länger als 72 Stunden (drei Tage) pro Jahr dauern und deren Organisation und Planung von den Vereinsmitgliedern getragen wird. Diese sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.

Wenn ein Verein (auch wenn er gemeinnützig ist) eine wirtschaftliche Aktivität verfolgt und die Umsatzgrenzen überschreitet, fällt er unter die Registrierkassenpflicht.

Sogenannte mobile Gruppen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätten erbringen, müssen keine Registrierkasse mit sich führen. Es muss jedoch bei der Leistungserstellung ein handschriftlicher Beleg (Paragon) ausgestellt und die Durchschrift unmittelbar beim Zurückkommen in die Betriebsstätte in die Registrierkasse aufgenommen werden. Darunter fallen beispielsweise Masseur:innen, Friseur:innen oder Ärzt:innen.

Auch Kleinunternehmer fallen seit 2016 unter die Registrierkassenpflicht, wenn sie mehr als 15.000 Euro Umsatz pro Jahr machen und davon mindestens 7.500 Euro in bar eingenommen wird. 

Für Unternehmen, deren Geschäftsbetrieb auf öffentlichen Plätzen stattfindet und deren jährliche Umsätze unter 30.000 Euro liegen, gilt die Ausnahme der Kalte-Hände-Regelung.

Unternehmen, welche die Umsatzgrenzen nicht überschreiten, sind sowohl von der Registrierkassen- als auch Belegerteilungspflicht und den damit verbundenen Steuern ausgenommen

In unserem Blogbeitrag erfährst Du mehr über Voraussetzungen und Vorteile der Kalte-Hände-Regelung.

Es gibt Sonderregelungen von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Diese betreffen bestimmte Branchen:

• Umsätze im Freien (sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“, gültig für z. B. Maronibrater und Christbaumverkäufer oder Verkäufe bei Feuerwehr- und Vereinsfesten) mit einem Jahresumsatz von bis zu 30.000 Euro
• Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro wie z. B. Zigarettenautomaten, Tischfußballautomaten, Wuzzler, Musikautomaten, Jukeboxes oder Münzprägeautomaten
• Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Barzahlungen erzielt werden
• Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Almhütten, Berghütten, Skihütten etc.)

Eine Erleichterung gibt es auch für mobile Dienstleister, die ihren Service außerhalb des Betriebsstandorts und direkt beim Kunden ausführen: Sie können ihren Kunden auch einen (handgeschriebenen) Papierbeleg ausstellen. Jedoch muss davon eine Kopie aufbewahrt und der Umsatz nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden.

Hier kannst Du auf der Website der WKO weitere Informationen zur Belegerteilungspflicht nachlesen.

Wenn ein Unternehmen über der genannten Umsatzgrenze liegt und keine Registrierkasse bzw. eine Registrierkasse ohne technische Sicherheitseinrichtung nutzt, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Dies kann mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro bestraft werden.

Außerdem läuft das Unternehmen Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird: Das hätte die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Behörde zur Folge und kann empfindliche Nachzahlungen zur Folge haben.

Bis zum 1. April 2017 gab es als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme eine beim Finanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200 Euro pro Kassensystem. Inzwischen ist leider keine Subvention mehr möglich.