Die einfache Registrierkasse für kleine Unternehmen

Viele denken bei einer Registrierkasse an eine mechanische Kasse, bei der Produkt und Preis manuell eingetippt werden und bei der sich schließlich mit einem akustischen Signal die Kassenlade öffnet. Viele Jahre sah die Realität tatsächlich so aus – doch mit der heute gesetzlich vorgeschriebenen Registrierkasse hat dies nicht zwingend viel zu tun.

Hier geht es ab einer bestimmten Umsatzgrenze vielmehr um ein elektronisches Aufzeichnungssystem, mit dem die Tageslosung digital und manipulationssicher dokumentiert wird: Alle Bareinnahmen werden lückenlos aufgezeichnet und signiert. Dies kann auch von Waagen oder Taxametern mit Kassenfunktion übernommen werden. Tatsächlich können auch Smartphones oder Tablets mit einer entsprechenden Software als Registrierkasse dienen.

Wichtig ist jedoch, dass die Aufzeichnungen durch eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturpflicht) gegen Veränderungen geschützt sind. Zudem lässt sich einer Registrierkasse nicht nur die Einzelaufzeichnungspflicht, sondern auch die Belegerteilungspflicht erfüllen. 

Von ready2order bekommst Du mehr als eine einfache Registrierkasse: Du kannst nicht nur kassieren, sondern auch Dein Lager, Deine Mitarbeiter und Deine Kundendaten verwalten sowie Deine Buchhaltung vereinfachen. Schnittstellen zu Deiner Steuerberatung, zu externen Zusatzgeräten und die Option, verschiedene Zahlungsarten wie z.B. Gutscheine oder Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren, erleichtern Deine Arbeit dabei maßgeblich.

Das ist abhängig vom Umsatz: Seit der Einführung der Registrierkassenpflicht müssen Unternehmer eine Registrierkasse führen, wenn sie mehr als 15.000 Euro Nettojahresumsatz machen und hiervon der Barumsatz (Bar, Kreditkarte, Gutschein, …) mindestens 7.500 Euro beträgt.

Ausnahme „mobiles Gewerbe“: Wer sein Handwerk außerhalb eines festen Standorts betreibt, gilt als zugehörig zur sogenannten "mobilen Gruppe". Das bedeutet, dass z. B. mobil arbeitende Friseur:innen den Beleg nicht sofort am Einsatzort müssen, sondern auch nach Erbringen ihrer Dienstleistung am eigentlichen Betriebsort der Registrierkasse ausstellen können. Eine Registrierkasse muss jedoch vorhanden sein, wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden.

Seit 2016 gilt für Bareinnahmen die Registrierkassenpflicht (RKSV) in Österreich. Sie regelt u. a.

• erforderliche Angaben auf dem Kassenbon im Rahmen der Belegerteilungspflicht 
• Signaturpflicht als Schutz vor Manipulation
• Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline.

In unserem Blogbeitrag zur Registrierkassenpflicht erfährst Du, auf was Du achten musst.

Seit dem 01. April 2017 gilt für Registrierkassen die Signaturpflicht, d. h. sie müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt werden.

In unserem Blogbeitrag zur Signaturpflicht erklären wir, was Du als Unternehmer tun musst, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und wie ready2order Dich hier unterstützt.

Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für alle Unternehmer:innen ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob Kassenpflicht besteht oder nicht) seit dem 01. Januar 2016. Entsprechend muss bei Barzahlungen ein Bon erstellt und der Kundschaft zur Verfügung gestellt werden. Kunden und Kundinnen müssen den Beleg entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. Außerdem muss von jedem Beleg eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung angefertigt und sieben Jahre aufbewahrt werden.

Welche Angaben auf dem Bon vorhanden sein müssen und welche Ausnahmen es bei der Belergerteilungspflicht gibt, erfährst Du in unserem Blogbeitrag zur Registrierkassenpflicht.

Laut Gesetzgebung ist es unumgänglich, dass Du mit einer elektronischen Registrierkasse auch der vorgeschriebenen Belegerteilungspflicht nachkommst. Anders gesagt: Du musst bei jeder Transaktion einen gesetzeskonformen Beleg aushändigen. Hier gibt es folgende Möglichkeiten:

• Drucke klassisch einen Beleg aus.
• Versende eine Rechnung per E-Mail. 

Somit benötigst Du nicht unbedingt einen Bondrucker – dieser empfiehlt sich jedoch, sobald Du eine gewisse Belegmenge pro Tag erstellst oder Deine Kundschaft grundsätzlich direkt bezahlt. Wenn Du dazu mehr wissen willst, beraten wir Dich gern!

Cloud bedeutet Sicherheit. Denn Daten, die “in der Cloud” liegen, werden auf externen Servern in Deutschland gespeichert. Warum wir das bei ready2order so machen? Ganz einfach: So sind Deine Kassendaten immer da, wenn Du sie brauchst. Sogar dann, wenn mal was passiert. Anders gesagt: Es ist nie mehr “plötzlich alles weg”, sondern immer alles da – auch bei Brand, Überschwemmung oder im Steuerunterlagen-Notfall.

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, setzen längst nicht alle Kassenanbieter auf die Cloud: Wer eine neue Registrierkasse kaufen will, hat weiterhin die Wahl zwischen verschiedenen Systemen: geschlossene Kassensysteme, die meist hardwarebasiert sind, und offene, cloudbasierten Systeme wie von ready2order.

Geschlossene Kassensysteme sind die althergebrachte Variante: Hier läuft die Software nur auf einer ganz bestimmten Hardware, darum wird beides in der Regel nur zusammen verkauft. Hardwarebasiert bedeutet, dass sich Software und Kassendaten außerdem auf einem festen Speichermedium wie einem USB-Stick befinden. Das ist zwar auf den ersten Blick logisch, aber Fehlerbeseitigung oder Updates können bei dieser Konfiguration nur vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden. Das Resultat: hohe Kosten und umständlicher Service im Bedarfsfall.

Ein Cloud-Kassensystem wie ready2order punktet dagegen mit echten Vorteilen: Unsere Software arbeitet online in der Cloud (d.h. auf einem Server im Netz). So hast Du einen sicheren Stand gegenüber dem Finanzamt: Updates spielen wir automatisch, schnell und flächendeckend auf alle angeschlossenen Kassen auf. Ganz ohne Dir über mögliche Gesetzesänderungen den Kopf zu zerbrechen, bist Du so ohne jedes Zutun oder Extrakosten immer auf dem Laufenden. Auch neue Funktionen oder Updates vom Hersteller erhältst Du über automatische Updates ganz bequem.

Zusätzliches Plus: Dank Cloudspeicherung sind Deine Daten nicht nur sicher. Sondern Du hast auch von überall Zugriff, und kannst da arbeiten, wo Du Deine Kasse brauchst – also nicht nur im Betrieb, sondern auch unterwegs oder im Büro zuhause.

ready2order ist zudem ein echter Alleskönner: Unsere Kassen-App ist kompatibel mit einer großen Anzahl von Geräten und Betriebssystemen. Ob Windows, Android oder iOS: Bei uns bekommst Du nicht nur starke Kassenterminals mit allem, was Du brauchst, Du kannst auch Deine vorhandene, unterstützte Hardware weiternutzen. 

Du würdest gern mehr erfahren? Hier findest Du gute Gründe für ein Cloud-Kassensystem.

Mit ready2order deckst Du alle Funktionen ab, die eine Registrierkasse für Kleinunternehmer:innen mitbringen sollte. Falls Du Hilfe bei der Konfiguration und Auswahl des passenden Kassensystems brauchst, steht Dir unser erfahrenes Team zur Verfügung: Sag uns einfach, wie Du in Deinem Unternehmen arbeiten willst und in welchem Umfang Deine elektronische Registrierkasse Dich zukünftig unterstützen soll. Wir beraten Dich gern persönlich und stellen gemeinsam mit Dir von Soft- bis Hardware Deine ideale Kassenlösung zusammen.

Große und klobige Ladenkassen braucht heute niemand mehr, um seine Ladentheke zum Mittelpunkt seines Geschäfts zu machen: Dezent, platzsparend und funktional soll es sein. Kundschaft und auch Geschäftsinhaber:innen schätzen entsprechend schlichte Designs und neutrale Gestaltung, welche die Aufmerksamkeit auf Produkte und Ladenatmosphäre lenken. Dieses Bedürfnis erfüllt eine moderne Kassensoftware, die sich auch auf einem Computer oder Laptop, einem Smartphone oder einem Tablet einsetzen lässt. Das spart Platz und ist trotzdem immer zur Hand, wenn es ans Kassieren oder Verwalten geht.

Mit einer mobilen Registrierkasse bist Du unabhängig und kannst trotzdem in Sekundenschnelle kassieren: Produkte eintippen oder scannen, Zahlart wählen, Beleg erstellen!

Wenn Du mit einem Smartphone oder Tablet arbeitest, ist dieses Gerät einfach über WLAN oder Bluetooth mit einem Bondrucker verbunden, der auf jede Theke passt – oder die Registrierkasse bringt als handliches All-in-One-Gerät einfach alles mit, was Du brauchst – eine große Erleichterung für Kellner:innen und alle, die sonst mobil arbeiten. Fast vollautomatisch verbindet sich die Kassensoftware für die Registrierkasse auch mit einem Kartenterminal von SumUp: So kannst Du sämtliche Kreditkartenzahlungen und auch Bankomatkarten annehmen. So einfach war Kassieren noch nie.

Wenn Du einen stationären readyMax verwendest, hast Du den Bondrucker bereits inklusive – benötigst aber je nach Bedarf noch eine Kassenlade für Bargeld, einen Scanner oder ein Kartenterminal.

Der mobile readyGo kann als All-in-One Produkte scannen, Belege drucken und per readyPay auch Kartenzahlung annehmen – hier brauchst Du also nichts “extra”.

Wenn Du ein Tablet oder iPad, ein Smartphone oder Deinen Rechner als Kasse nutzt, solltest Du das Gerät ab einer gewissen Transaktionsmenge mit einem Bondrucker verbinden, um die Belege mit möglichst wenig Arbeits- und Materialaufwand zu erstellen. Weitere Geräte wie Kassenlade oder Kartenterminal lassen sich je nach Bedarf ebenfalls anbinden.

Unsere Registrierkassen eignen sich perfekt für kleine Unternehmen:

• stationär oder mobil
• für Einzelunternehmer:innen oder mehrere Mitarbeiter:innen
• an einem oder mehreren Standorten.

Bereits unser Basis-Abo umfasst die wichtigsten Funktionen für

• Café, Eisdiele, Foodtruck, Imbiss und Bäckerei (ohne Tischbetrieb)
• Einzelhandel
• Kiosk und Marktstand
• Handwerk
• Friseur, Nagelstudio, Kosmetik und Massagesalons
• Floristik
• Taxi
• Tankstelle

Und unser Gastro-Paket erweitert die Basisvariante ganz einfach um alle wichtigen Zusatzfunktionen für die Gastronomie (Restaurant, Bar, Café, Eiscafé) mit Tischbetrieb:

• Tischübersicht: Damit Du jederzeit alle Bestellungen im Blick hast. 
• Getrennte Rechnungen: Getrennt zahlen? Kein Problem mit ready2order!
• Außer-Haus-Funktion: Einfach den richtigen Steuersatz auswählen
• Beilagenmanagement: Sonderwünsche? Mach es Deinen Mitarbeitern einfach, Beilagen und Extras aufzunehmen
• Funkbonierung in Küche/ Bar: Für mehr Service und mehr Umsatz
• Happy Hour: Einfach und schnell Preisstufen festlegen - und das ohne Aufwand
• Menügangauswahl: Reagiere flexibel auf Gästewünsche und füge Gerichte und Gänge hinzu.
• Multi-Login für mehrere Zugänge

Es gibt zwei Gründe, um sich bei Kauf Deiner ready2order Kassensoftware nicht für einzelne Monatslizenzen, sondern für ein Jahresabo zu entscheiden:

• Du sparst Arbeitsaufwand: Wenn Du Deine Produkte, Kundendaten und Mitarbeiterberechtigungen sowie sonstige Daten einmal angelegt hast, bleiben sie in der Kasse. Damit wird die Verwaltung zum Selbstläufer – auch bei Saisonbetrieb. Einfach einschalten, und wieder loslegen – ohne erneut bezahlte Arbeitsstunden in die Neuorganisation zu investieren.
• Das Jahresabo lohnt sich schon ab 8 Monaten: Im Vergleich zum Erwerb von 12 Monatslizenzen sparst Du mit dem Jahresabo 120 Euro – das entspricht mehr als 3,5 Monatslizenzen. 
• Solltest Du auch das Gastro-Paket gebucht haben, kommen bei jährlicher Zahlung weitere 24 Euro Ersparnis dazu: Hier rentiert sich das Monatsabo also bei 9 Monaten pro Jahr. 

Noch nicht ganz klar? Genaue Rechenbeispiele und weitere Infos, warum Du in der Praxis sogar noch mehr sparst, findest Du in unserem Blogpost zum Thema “Bis zu 5 Monate kostenlos kassieren – mit dem ready2order Jahresabo”.