Die All-in-One Registrierkasse aus Österreich

Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen und Betriebe mit

• einem Netto-Jahresumsatz von 15.000 Euro
• und Netto-Barumsätzen von über 7.500 Euro in einem Kalenderjahr.

Damit die Registrierkassenpflicht für Deinen Betrieb greift, musst Du beide Umsatzgrenzen überschritten haben; dann gilt die Kassenpflicht ab dem 4. Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer. Entscheidend für beide Umsatzsummen ist der Zeitpunkt der Barzahlung und nicht der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung. 

Die Registrierkassenpflicht ist – neben Belegausgabepflicht und Einzelaufzeichnungspflicht für alle Transaktionen – die Grundlage der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

Die RKSV gilt in Österreich seit dem 1. April 2017.

Welche Strafen drohen bei Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht?

Bei Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht drohen verschiedene Strafen und Sanktionen.

• Wenn ein Unternehmer keine ordnungsgemäße elektronische Registrierkasse verwendet oder die Kasse nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro pro Verstoß.
• Bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht kann das Finanzamt auch die Vorsteuererstattung verweigern. Das bedeutet, dass Unternehmer die auf ihren Einkäufen gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückerstattet bekommen können, was zu finanziellen Nachteilen führen kann.
• Bei festgestellten Verstößen oder Unregelmäßigkeiten kann das Finanzamt eine intensive steuerliche Prüfung durchführen.Dazu gehören umfassende Überprüfungen der Steuererklärungen und Geschäftsbücher. 
• In Ausnahmefällen können auch Steuervergünstigungen oder -erleichterungen verloren gehen, wenn die Registrierkassenpflicht nicht eingehalten wird.

Die Einhaltung der Registrierkassenpflicht in Österreich ist von großer Bedeutung, um finanzielle sowie strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Als Unternehmer solltest Du daher sicherstellen, dass Deine Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht, alle Transaktionen korrekt erfasst und die Belegerteilung ordnungsgemäß erfolgt.

Jede Registrierkasse in Österreich muss mit einer Signaturerstellungseinheit ausgestattet sein. Die Signaturpflicht gilt seit dem 1. April 2017 sofern die Kasse bar ausgeführte Zahlungen erfasst und Registrierkassenpflicht besteht. 

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Registrierkasse über eine integrierte SEE verfügt, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Fehlt eine SEE, können Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Ausnahmen von der Signaturpflicht gibt es nur, wenn die Registrierkasse bspw. ausschließlich nicht-bar erfasste Zahlungen verarbeitet (z.B. Kartenzahlungen) oder das Unternehmen unter den Umsatzgrenzen der Registrierkassenpflicht bleibt.

Die SEE selbst ist ein technisches Gerät, das dafür sorgt, dass jede Transaktion, die in der Kasse erfasst wird, mit einer digitalen Signatur versehen wird. Somit garantiert sie, dass alle Aufzeichnungen und Belege, die von der Registrierkasse erzeugt werden, rechtsverbindlich sind und manipulationssicher gespeichert werden.

Dies geschieht in der Form, dass die Transaktionsdaten nicht nachträglich verändert werden können, ohne dass dies erkennbar ist. Zudem erzeugt die SEE eine unveränderbare Sicherheitskopie der Daten, die für die Finanzbehörden im Falle einer Prüfung wichtig ist.

Ohne diese Sicherheitsmaßnahme könnten Transaktionsdaten durch Unternehmer oder Dritte geändert werden, was zu Steuerhinterziehung führen könnte.

Insgesamt ist die Integration einer Signaturerstellungseinheit (SEE) also eine wichtige Maßnahme, um die Steuerrechtmäßigkeit der Kassenführung sicherzustellen und möglichen rechtlichen Problemen vorzubeugen.

Die Wahl des besten Kassensystems für Deine Branche (z.B. Gastronomie, Handel oder Dienstleistung) hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Wahl der Hardware basiert etwa darauf, ob Du eher vor Ort an einem stationären Terminal oder mobil mit einem handlichen Kassengerät arbeiten wirst. Auch die Größe Deines Unternehmens, die spezifischen Anforderungen Deiner Branche und die Komplexität der Geschäftsprozesse spielen eine Rolle. Hier sind einige Empfehlungen und branchenspezifische Merkmale, die Du berücksichtigen solltest:

Wichtige Funktionen für eine Registrierkasse in der Gastronomie
Hier ist die erste Frage, ob Du per Selbstbedienung am Tresen kassierst oder im Tischbetrieb am Tisch Bestellungen aufnimmst. Je nachdem sollte Dein Kassensystem folgende Funktionen mitbringen:

• Funkbonierung direkt an Bar und Küche
• Zuverlässige Internetverbindung per WLAN oder integrierter SIM
• Beilagen- und Menüfunktion, Happy Hour und Take Away
• Trinkgeldoption
• Tischverwaltung und Tischübersicht

Damit Du hier optimal ausgestattet bist, haben wir bei ready2order das Gastro-Paket entwickelt.

Wichtige Funktionen für eine Registrierkasse im Einzelhandel
Deine Registrierkasse sollte die Möglichkeit bieten, Zahlungen per Karte, bar oder Mobile Payment schnell abzuwickeln. Außerdem solltest Du in der Lage sein, Dein Lager in Echtzeit zu überwachen, um Nachbestellungen und Verkäufe zu optimieren. Bei ready2order erhältst Du außerdem u.a. folgende Funktionen:

• Gutscheine, Rabatte und Aktionen
• Verständliche Statistiken
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Anbindung von Scanner und Kassenlade
• Inventur

Wichtige Funktionen für Registrierkassen in der Dienstleistung
Im Dienstleistungsbereich von Friseur bis Kfz-Werkstatt geht es darum, dass Du Deine Verwaltung und Buchhaltung im Griff hast. Und mit ready2order musst Du auch dann auf keine Funktion verzichten, wenn Du viel unterwegs bist:

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Mitarbeiterverwaltung
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Rabatte und Gutscheine
• Kartenzahlung

Es gibt verschiedene günstige Angebote für Registrierkassen auf dem Markt, doch bevor Du Dich als kleines Unternehmen für einen Anbieter entscheidest, solltest Du verschiedene Faktoren überprüfen:

• Ist das Kassensystem nachweislich rechtskonform und wird regelmäßig durch Updates an neue gesetzliche Grundlagen angepasst?
• Wurde bei der Nutzungsoberfläche in Bedienerfreundlichkeit investiert?
• Sind Preise auf der Website einsehbar und übersichtlich?
• Sind alle Funktionen sofort und ohne Zusatzkosten nutzbar?
• Ist die Installation mit Technikerkosten verbunden? 
• Fallen bei Updates Wartungskosten an?
• Ist die Kunden-Hotline bei Fragen oder Problemen kostenfrei und zu Deinen Geschäftszeiten verfügbar?

ready2order bietet ein schnelles Cloud-Kassensystem: Wir fokussieren uns auf kleine Unternehmen und halten unsere Preise transparent. 

Unsere Kassensoftware verursacht keine versteckten Kosten: Nach dem Kauf Deines gewünschten Abos kannst Du alle Funktionen sofort nutzen; auch bei Installation, durch Updates oder Kundensupport entstehen keine Zusatzausgaben. Wenn Du ein vorhandenes Gerät (Smartphone, Tablet, Rechner) nutzen willst, brauchst Du auch hier nichts zu investieren. Wenn Du Dich für unsere hauseigene Hardware entscheidest, fallen Einmalkosten für ein stationäres oder mobiles Kassengerät Deiner Wahl an.

Wie viel eine Registrierkasse kostet, kann je nach Art der Kassenlösung (Hardware oder Software) und den benötigten Funktionen variieren. Für Hardware fallen dabei Einmalkosten für den Kauf an, falls es sich nicht um eine Leasingkasse handelt; Software wird in der Regel monatlich oder jährlich abonniert. 

Hier ist eine grobe Übersicht über die Kosten:

• Das klassische POS-Kassenmodell: Eine klassische, hardwarebasierte Registrierkasse kostet im Hardware-Basismodell zwischen 500 und 1.500 Euro. Für größere, professionelle Systeme (z. B. mit mehreren Kassen und Zusatzgeräten) können die Kosten mehrere tausend Euro betragen. Für die Software kommen je nach Anbieter zwischen 20–50 Euro monatlich für eine Basislösung mit einfachen Funktionen bzw. bis zu 200 Euro für komplexe Systeme mit mehr Funktionen (z. B. Lagerverwaltung, Kundenmanagement) zusammen. Dazu kommen Kosten für Installation sowie laufende Ausgaben für Technikerbesuche und Updates anfallen.
  
  
• Cloudbasierte Kassensysteme: Diese Softwarelösungen – wie auch von ready2order angeboten – können auf eigenen Geräten der Unternehmen oder auf Hardware der Anbieter genutzt werden. Kosten für Tablets oder Smartphones (wenn noch nicht vorhanden) schwanken zwischen 150 und 500 Euro; sonstige Hardware unterscheidet sich je nach Anbieter und Kassenmodell. Die Kassensoftware selbst kann je nach Funktionsumfang zwischen 10 und 50 Euro pro Monat kosten. Manche Anbieter haben auch kostenlose Test- oder Basisversionen. Kosten für Techniker entfallen hier, da Updates digital und automatisiert stattfinden. Auch die Installation ist in der Regel selbst und damit kostenfrei durchzuführen. die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und wie ready2order Dich hier unterstützt.

ready2order lässt sich einfach in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren, indem Du die von uns bereitgestellte Schnittstelle (API) nutzt. In unserem Help-Center findest Du weitere Informationen zur API und zum Ablauf der Integration; Informationen zur Verknüpfung durch einen von Dir beauftragte Entwickler findest Du hier.

Nach der API-Integration kommunizieren Kassen- und Buchhaltungssystem nahtlos und alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert: Transaktionen aus dem Kassensystem werden automatisch in Dein Buchhaltungsprogramm übertragen, ohne dass Du manuelle Eingaben vornehmen musst.

Bei ready2order finden Updates und Wartung über die Cloud statt: Das bedeutet, dass die Wartungsarbeiten für Dich in der Regel unbemerkt und im Hintergrund stattfinden. Dein laufender Geschäftsbetrieb wird also nicht beeinträchtigt, Du hast keine Kosten für Technikerbesuche usw. zu befürchten und Deine Kassensoftware ist immer 100% finanzamtkonform auf dem aktuellsten Stand. 

Übrigens lohnt sich jedes Update für Dich: So wird Deine Registrierkasse jedes Mal noch ein bisschen schneller!

Cloud bedeutet Sicherheit. Denn Daten, die “in der Cloud” liegen, werden auf externen Servern in Deutschland gespeichert. Warum wir das bei ready2order so machen? Ganz einfach: So sind Deine Kassendaten immer da, wenn Du sie brauchst. Sogar dann, wenn mal was passiert. Anders gesagt: Es ist nie mehr “plötzlich alles weg”, sondern immer alles da – auch bei Brand, Überschwemmung oder im Steuerunterlagen-Notfall.

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, setzen längst nicht alle Kassenanbieter auf die Cloud: Wer eine neue Registrierkasse kaufen will, hat weiterhin die Wahl zwischen verschiedenen Systemen: geschlossene Kassensysteme, die meist hardwarebasiert sind, und offene, cloudbasierten Systeme wie von ready2order.

Geschlossene Kassensysteme sind die althergebrachte Variante: Hier läuft die Software nur auf einer ganz bestimmten Hardware, darum wird beides in der Regel nur zusammen verkauft. Hardwarebasiert bedeutet, dass sich Software und Kassendaten außerdem auf einem festen Speichermedium wie einem USB-Stick befinden. Das ist zwar auf den ersten Blick logisch, aber Fehlerbeseitigung oder Updates können bei dieser Konfiguration nur vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden. Das Resultat: hohe Kosten und umständlicher Service im Bedarfsfall.

Ein Cloud-Kassensystem wie ready2order punktet dagegen mit echten Vorteilen: Unsere Software arbeitet online in der Cloud (d.h. auf einem Server im Netz). So hast Du einen sicheren Stand gegenüber dem Finanzamt: Updates spielen wir automatisch, schnell und flächendeckend auf alle angeschlossenen Kassen auf. Ganz ohne Dir über mögliche Gesetzesänderungen den Kopf zu zerbrechen, bist Du so ohne jedes Zutun oder Extrakosten immer auf dem Laufenden. Auch neue Funktionen oder Updates vom Hersteller erhältst Du über automatische Updates ganz bequem.

Zusätzliches Plus: Dank Cloudspeicherung sind Deine Daten nicht nur sicher. Sondern Du hast auch von überall Zugriff, und kannst da arbeiten, wo Du Deine Kasse brauchst – also nicht nur im Betrieb, sondern auch unterwegs oder im Büro zuhause.

ready2order ist zudem ein echter Alleskönner: Unsere Kassen-App ist kompatibel mit einer großen Anzahl von Geräten und Betriebssystemen. Ob Windows, Android oder iOS: Bei uns bekommst Du nicht nur starke Kassenterminals mit allem, was Du brauchst, Du kannst auch Deine vorhandene, unterstützte Hardware weiternutzen. 

Du würdest gern mehr erfahren? Hier findest Du gute Gründe für ein Cloud-Kassensystem.

Arbeitserleichterung ohne besondere Computerkenntnisse ist das Stichwort. Auch die ordnungsgemäße Signatur ist mit einem elektronischen Kassensystem von ready2order kein Thema mehr.

Und unsere Kasse kann noch mehr, was Dir die Arbeit erleichtert –hier findest Du alle ready2order Funktionen für unser Standard-Abo im Überblick.

• Einfache Übersicht: Produkte per CSV erfassen, Leistungen individuell eingeben und Preise oder Rabatte festlegen.
• Vereinfache Deine Buchhaltung: Per Schnittstelle kannst Du Deine Steuerunterlagen mit wenigen Klicks exportieren.
• Für mehrere Mitarbeiter:innen geeignet: Richte unterschiedliche Zugriffsrechte für Deine Angestellten ein und erledige die Schichtplanung mit wenigen Klicks.
• Stärke Deine Kundenbindung: Lege Stammdaten an und notiere persönliche Wünsche etc. über die Kundenverwaltung. Belohne Deine Stammkundschaft zudem mit Gutscheinen oder arbeite mit Aktionen.
• Mobil oder stationär einsetzbar: ready2order läuft auf iOS, Windows und Android. Ob Smartphone, iPad, Mac oder PC-Kassenlösung – unsere Software funktioniert da, wo Du sie brauchst.
• Bargeldlose Zahlung möglich: Akzeptiere alle gängigen Karten sowie Apple Pay und Google Pay mit readyPay.
• Mit Trinkgeldfunktion: Sorge per Klick für eine faire Trinkgeldverteilung – so wird guter Service belohnt!

Mit ready2order deckst Du alle Funktionen ab, die eine Registrierkasse für Kleinunternehmer:innen mitbringen sollte. Falls Du Hilfe bei der Konfiguration und Auswahl des passenden Kassensystems brauchst, steht Dir unser erfahrenes Team zur Verfügung: Sag uns einfach, wie Du in Deinem Unternehmen arbeiten willst und in welchem Umfang Deine elektronische Registrierkasse Dich zukünftig unterstützen soll. Wir beraten Dich gern persönlich und stellen gemeinsam mit Dir von Soft- bis Hardware Deine ideale Kassenlösung zusammen.

Mit einer mobilen Registrierkasse bist Du unabhängig und kannst trotzdem in Sekundenschnelle kassieren: Produkte eintippen oder scannen, Zahlart wählen, Beleg erstellen!

Wenn Du mit einem Smartphone oder Tablet arbeitest, ist dieses Gerät einfach über WLAN oder Bluetooth mit einem Bondrucker verbunden, der auf jede Theke passt – oder die Registrierkasse bringt als handliches All-in-One-Gerät einfach alles mit, was Du brauchst – eine große Erleichterung für Kellner:innen und alle, die sonst mobil arbeiten. Fast vollautomatisch verbindet sich die Kassensoftware für die Registrierkasse auch mit einem Kartenterminal von SumUp: So kannst Du sämtliche Kreditkartenzahlungen und auch Bankomatkarten annehmen. So einfach war Kassieren noch nie.

Wenn Du einen stationären readyMax verwendest, hast Du den Bondrucker bereits inklusive – benötigst aber je nach Bedarf noch eine Kassenlade für Bargeld, einen Scanner oder ein Kartenterminal.

Der mobile readyGo kann als All-in-One Produkte scannen, Belege drucken und per readyPay auch Kartenzahlung annehmen – hier brauchst Du also nichts “extra”.

Wenn Du ein Tablet oder iPad, ein Smartphone oder Deinen Rechner als Kasse nutzt, solltest Du das Gerät ab einer gewissen Transaktionsmenge mit einem Bondrucker verbinden, um die Belege mit möglichst wenig Arbeits- und Materialaufwand zu erstellen. Weitere Geräte wie Kassenlade oder Kartenterminal lassen sich je nach Bedarf ebenfalls anbinden.

Unsere Registrierkassen eignen sich perfekt für kleine Unternehmen:

• stationär oder mobil
• für Einzelunternehmer:innen oder mehrere Mitarbeiter:innen
• an einem oder mehreren Standorten.

Bereits unser Basis-Abo umfasst die wichtigsten Funktionen für

• Café, Eisdiele, Foodtruck, Imbiss und Bäckerei (ohne Tischbetrieb)
• Einzelhandel
• Kiosk und Marktstand
• Handwerk
• Friseur, Nagelstudio, Kosmetik und Massagesalons
• Floristik
• Taxi

Und unser Gastro-Paket erweitert die Basisvariante ganz einfach um alle wichtigen Zusatzfunktionen für die Gastronomie (Restaurant, Bar, Café, Eiscafé) mit Tischbetrieb:

• Tischübersicht: Damit Du jederzeit alle Bestellungen im Blick hast. 
• Getrennte Rechnungen: Getrennt zahlen? Kein Problem mit ready2order!
• Außer-Haus-Funktion: Einfach den richtigen Steuersatz auswählen
• Beilagenmanagement: Sonderwünsche? Mach es Deinen Mitarbeitern einfach, Beilagen und Extras aufzunehmen
• Funkbonierung in Küche/ Bar: Für mehr Service und mehr Umsatz
• Happy Hour: Einfach und schnell Preisstufen festlegen - und das ohne Aufwand
• Menügangauswahl: Reagiere flexibel auf Gästewünsche und füge Gerichte und Gänge hinzu.
• Multi-Login für mehrere Zugänge