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Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 9.15.2021

Motiviertes, gut geschultes Personal ist das Erfolgsrezept für Dein Unternehmen – das gilt für Einzelhandel und Gastronomie genauso wie für Dienstleistung und Handwerk. Fachkenntnis zählt dabei ebenso wie ein freundlicher Umgang mit der Kundschaft: Erfahrung und Ausbildung sind hier unersetzlich, doch etliches können die Kandidaten und Kandidatinnen auch beim Eintritt in Deinen Betrieb lernen. Im folgenden Artikel geben wir Arbeitgebern einige Tipps sowie eine Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an die Hand.

Der richtige Start

Sympathie auf den ersten Eindruck ist das Wichtigste: Wenn Deine Mitarbeiter:innen direkt im Kundenkontakt stehen, sollten sie vor allem freundlich und hilfsbereit agieren. Alle anderen Eigenschaften kann Dein Personal mit zunehmender Erfahrung im Job erlernen.

Bevor neue Angestellte ihren ersten Arbeitstag beginnen, überlege Dir Folgendes:

  • Welche Aufgaben sollen sie zuerst kennenlernen?
  • Wer kann diese Aufgaben am besten vorstellen und erklären?
  • Wie werden Computerprogramme oder Abläufe am besten verständlich?
  • Welche Geräte/Werkzeuge/Bekleidung musst Du bereitstellen?
  • Welche Zugänge und Passwörter brauchen Deine neuen Angestellten?
  • Brauchst Du Materialien wie Whiteboards, Testzugänge etc. für die Einschulung?

Je nach Betriebsgröße kann der Einarbeitungsplan unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

1. Einarbeitung mit Rollenspielen

Wenn Deine neuen Mitarbeiter Umgang mit Kunden und Kundinnen, mit Gästen oder auch mit Lieferanten oder Kollegen aus anderen Abteilungen haben, können Rollenspiele ein hilfreicher Bestandteil der Einarbeitung sein: So kann der angestrebte Umgang zwanglos geübt werden.

Vor allem bei Verkäufern sind Rollenspiele das A und O, um sich ins Betriebsklima einzufühlen und sich auch auf Dauer weiterzuentwickeln. Plane hier verschiedene Situationen aus dem Arbeitsalltag ein, z. B.

  • Umgang mit den 10 verschiedenen Kundentypen
  • Verhalten bei Reklamationen
  • Verhalten bei internen Konflikten
  • Einführung neuer Arbeitsabläufe

Durch Rollenspiele können verschiedene Verhaltensweisen getestet und optionale Lösungen eingeübt werden. Das hilft nicht nur Neueinsteigern dabei, sich dem “guten Ton” Deines Unternehmens entsprechend zu verhalten.

Allerdings fallen Rollenspiele nicht jedem leicht. Hier ein paar Vorlagen, wie Du es neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einfacher machen kannst.

  • Vermeide einen formalen oder unnatürlichen Rahmen: Nutze eine ruhige Minute im Betrieb, um zwanglos in eine Kunden- oder Lieferantenrolle zu schlüpfen und quasi “zwischendurch” ein Rollenspiel zu entwickeln.
  • Passe die Rollenspiele auf Alltagssituationen an: Beobachte Deine Angestellten im Geschäft und spiele geeignete Fallbeispiele nach.
  • Rollenspiele müssen nicht vor dem gesamten Team abgehalten werden: Manchen Menschen fällt es leichter, im kleinen Rahmen in eine Rolle zu schlüpfen als in großer Runde “vorgeführt” zu werden.
  • Bei größeren Runden oder größerem Unbehagen kannst Du das Rollenspiel auch aufbrechen: Mit der Frage “Was würdest Du tun?” kann jeder eine eigene Lösung vorschlagen statt sie vorspielen zu müssen.

2. Modulares Training

Grundsätzliche Verhaltensweise, wichtige Arbeitsabläufe und elementare Fähigkeiten wie z. B. die Bedienung der Kasse sollten Deine neuen Angestellten vor Arbeitsaufnahme erlernen. Je nach Position kann es sich aber empfehlen, über einen längeren Zeitraum verteilt modulare Trainingseinheiten einzuschieben, um Fähigkeiten zu verfeinern oder neue Aufgaben einzuführen.

Auch wenn die neuen Mitarbeiter das Einschulungsprogramm abgeschlossen haben, sollten immer wieder Auffrischungen und neue Reize geboten werden. Dadurch können sich Mitarbeiter kontinuierlich verbessern und weiterentwickeln, was wiederum zu ihrer Motivation und ihrem Engagement im Betrieb beiträgt.

3. Biete Platz für Kreativität

Regeln sind wichtig für den reibungslosen Betriebslauf. Dennoch können sich Deine Mitarbeiter:innen besser und motivierter entfallen, wenn nicht alles bis in die kleinste Einzelheit vorgegeben ist. Natürlich muss es bestimmte Grundregeln geben, an die sich jeder hält und die zur Unternehmenskultur gehören, aber wer gleichzeitig offen für neue, kreative Wege bleibt, kann nur gewinnen: Wenn ein Mitarbeiter gute Verbesserungsvorschläge bringt, versuche diese in Dein Unternehmen einzuführen.

Dasselbe gilt im Kundenkontakt: Jeder Kunde – und jeder Angestellte – ist anders, deshalb sollte es hier keine strikten Regeln geben. Das Wichtigste ist, den Kunden so zufriedenzustellen, dass Dein Betrieb rentabel arbeitet. Deine präferierte Lösung solltest Du von Anfang an vermitteln: Deine Mitarbeiter müssen wissen, wann sie Umtausch/Rückgabe oder eine Speise/Getränk aufs Haus anbieten dürfen.

4. Feedback geben

Feedback ist eine der besten und wichtigsten Methoden, um die Motivation und Entwicklung Deiner neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gewährleisten. In regelmäßigen Feedbackgesprächen könnt ihr gemeinsam reflektieren, wo er sich noch verbessern muss und wo er bereits gute Arbeit leistet. Auch Deine Angestellten sollten dabei die Möglichkeit haben, Dich bzw. ihre Vorgesetzten zu beurteilen und Verbesserungsideen einzubringen. So kannst Du Fortbildungen planen oder Arbeitsabläufe optimieren und allgemein “frischen Wind” in Deinen Betrieb bringen. Offene Gespräche, berechtigtes Lob, Anerkennung und transparente Kommunikation über geplante Veränderungen sorgen zudem dauerhaft für ein gutes Arbeitsklima.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter – unsere Checkliste

Diese Checkliste kann Dir helfen, bei der Einarbeitung den Überblick zu bewahren:

  • Dauer der Einschulung: Diese ist je nach Tätigkeit und je nach Unternehmen unterschiedlich. Wichtig ist, dass Du genügend Zeit einplanst, um neue Mitarbeiter nicht nur in ihre Aufgaben einzuführen, sondern sie auch den anderen Kollegen und Kolleginnen vorzustellen. So lernen sie auch Ansprechpartner und andere Bereiche gleich zu Beginn kennen, damit sie sich gut in Deinem Betrieb zurechtfinden.
  • Genaue Planung: Überlege Dir vor Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter, was sie in der ersten Woche wissen  müssen und was später beigebracht werden kann, und erstelle einen entsprechenden Plan.
  • Berücksichtige Lerntypen und -methoden: Lerne Deine Mitarbeiter immer besser kennen und berücksichtige ihre unterschiedlichen Bedürfnisse. Sowohl bei der Einarbeitung als auch im Arbeitsalltag hat jeder seine individuellen Stärken und auch Bereiche, in denen er mehr Einarbeitung braucht. Hier helfen Feedbackgespräche und ein offener Blick.
  • Gewähre Freiraum: Mache neue Mitarbeiter mit den Regeln Deines Betriebs vertraut, aber behalte ein offenes Ohr für gute Ideen oder Veränderungen. Auch kleine Fehler zu Beginn müssen Dir noch keine Sorgen machen – aus Fehlern lernt Dein Personal. Allerdings solltest Du natürlich darauf achten, dass wichtige Regeln nicht wissentlich oder wiederholt missachtet werden.

So könnte eine Einschulung im Einzelhandel aussehen

Als Erstes kommt die Betriebsbegehung: Du führst Deine Mitarbeiter:innen durch den Betrieb und gibst allgemeine Informationen zu den Waren, die in den verschiedenen Bereichen angeboten werden. Dabei kannst Du auch die Kollegen und Kolleginnen vorstellen sowie Lager und Wareneingang zeigen.

Im nächsten Schritt erklärst Du, wie Warenwirtschaft und Kassensystem funktionieren: Wenn Du ready2order verwendest, kannst Du dafür den Testmodus der Kassenoberfläche nutzen. Nenne dabei auch die ready2order Supportseite, damit Deine Mitarbeiter:innen sich jederzeit Hilfe bei Fragen zum Umgang mit dem POS-System holen können.

Außerdem zählt natürlich der Umgang mit Kunden und Kundinnen. Informiere Dein Team hier umfassend über die Etikette Deines Betriebs. Handouts oder Videos, die diese Regeln anschaulich umsetzen, können hier hilfreich sein.

So könnte eine Einschulung in der Gastronomie aussehen

Auch hier beginnst Du mit einer Besichtigung: Zeige Küche, Lager und Tischbereiche, erklärst erste Besonderheiten und stellst das bestehende Team vor.

Nachdem Du über Arbeitsabläufe informiert und die zukünftigen Zuständigkeiten vorgestellt hast, kommt auch hier der Umgang mit dem Kassensystem. Mit der Cloud-Software von ready2order können Deine Mitarbeiter in den Trainingsmodus wechseln, um den Umgang mit dem neuen System sozusagen “gefahrlos” zu erlernen.

Außerdem kannst Du unterschiedliche Mitarbeiterrechte vergeben, beispielsweise

  • Login ausschließlich in die Kassen- oder zusätzlich in die Verwaltungsoberflächen
  • Tag eröffnen
  • Tagesabschluss durchführen
  • Umsätze anderer Mitarbeiter:innen sehen
  • Statistiken und Berichte zu Umsätzen oder Produkten ansehen

So kannst Du neuen Mitarbeitern Schritt für Schritt über mehr Verantwortung übertragen.

Schritt für Schritt mehr Verantwortung

Eine gute Einarbeitung legt den Grundstein dafür, dass sich Deine Mitarbeiter:innen in Deinem Betrieb wohlfühlen und ihre Arbeit jeden Tag mit der größtmöglichen Motivation erledigen. Damit sorgen sie gleichzeitig dafür, dass sich Kundschaft und Gäste gut aufgehoben fühlen und gern wiederkommen. Guten Angestellten kannst Du außerdem immer mehr zutrauen, mehr Verantwortung übertragen und somit Deine Arbeit als Unternehmer:in so effektiv gestalten wie möglich – eine echte Win-Win-Situation für alle.

Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Bei ready2order kümmert sie sich um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.