Kassenführung mit wenig Aufwand – wie geht das für kleine Unternehmen?

In Österreich wird die Wahl der geeigneten Kasse für kleine Unternehmen größtenteils von der Registrierkassenpflicht geregelt: Wir prüfen, für wen diese Regelung zutrifft, welche Ausnahmen es gibt und wie Du Kasse und Buchhaltung für Dich am einfachsten erledigst.

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Grundsätzlich gilt die Registrierkassenpflicht für alle Unternehmen

• deren Jahres-Netto-Umsatz 15.000 Euro übersteigt
• die mind. 7.500 Euro bar einnehmen
• und nicht unter die Kalte-Hände-Regelung fallen.

Das trifft auf Dich zu? Dann findest Du in unseren Blogbeitrag zur Registrierkassenpflicht alle weiteren Informationen. Bei der Umsetzung der Registrierkassenpflicht hast Du relativ wenig Spielraum: Du bist gesetzlich verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem in Form einer Registrierkasse zur Einzelerfassung der Barumsätze einzusetzen, welches die Bestimmungen der RKSV inkl. Signaturpflicht erfüllt. Bei der Kassenführung ist auch ein digitales Kassenbuch Pflicht – handschriftliche Buchführung oder ein Kassenbuch in Excel ist nicht mehr zulässig.

Eine freie Wahl hast Du jedoch bei der Wahl Deines Kassensystems: Hier kannst Du Dich für ein geschlossenes, ein offenes oder ein cloudbasiertes Kassensystem entscheiden.

Nachfolgende Übersicht zeigt, welche Optionen möglich sind – warum wir von ready2order eindeutig ein Cloudsystem empfehlen, erfährst Du in unserem Blogbeitrag zu den Vorteilen eines Cloud-Kassensystems.

Registrierkassenpflicht ohne Registrierkasse?

Ja, das geht: Diese Ausnahmeregelung stammt noch aus Zeiten als Registrierkassen schwer und unhandlich waren – doch noch heute profitieren Betriebe, die unter die sogenannte “mobile Gruppe” fallen, davon. Denn wer nicht dauerhaft bzw. regelmäßig an einem bestimmten Ort tätig ist, muss seine Registrierkasse nicht dabei haben.

Hier geht die Kassenführung so:

• Bei jeder Zahlung sind Papierbelege auszustellen (z.B. ein Ticket von der Rolle) 
• Kopien dieser Belege sind aufzubewahren. 
• Alle Barumsätze sind nach Rückkehr zum Heimatort ohne unnötigen Aufschub nachzuerfassen
• Möglich z.B. für mobile Friseur:innen, Schausteller:innen, Fremdenführer:innen 

In jedem Fall ist hier eine ordentliche Sammlung der relevanten Unterlagen vonnöten – ein Aufwand, die Du mit einer mobilen Cloud-Kasse in Form von Smartphone oder Tablet vermeiden kannst: So kannst Du Transaktionen direkt ordnungsgemäß dokumentieren – ganz handlich und platzsparend, sogar ohne ständige Internetverbindung und vor allem ohne lästige Nacharbeit zu Hause. 

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Keine elektronische Registrierkasse benötigen Unternehmen

• mit weniger als 15.000 Euro Jahres-Netto-Umsatz 
• mit mehr als 15.000 Euro Jahres-Netto-Umsatz, bei dem jedoch mind. 7.500 Euro Umsatz auf Rechnungen (also nicht “bar”) entfallen
• mit weniger als 30.000 Euro Jahres-Netto-Umsatz, der (teils) im Freien erwirtschaftet wird (“Kalte-Hände-Regelung”)
• wenn der Betrieb in Hütten, Buschenschank, Kantinen von gemeinnützigen Vereinen oder über einen Online-Shop erfolgt.

Buchführung ohne Registrierkasse – so geht es

Die Tabelle hat es schon gezeigt: Hier kommt es auf die Art des Umsatzes und des Unternehmens an.

Wann genügt der Kassensturz?

Wenn Dein Jahres-Netto-Umsatz unter 15.000 Euro oder Dein Barumsatz unter 7.500 Euro liegt, hast Du es wohl am leichtesten: Als Unternehmer:in brauchst Du hier keine Belege ausstellen und für den Tagesabschluss genügt der Kassensturz. Auch für den Hüttenbetrieb und Buschenschank gelten diese Regeln, wenn die genannten Voraussetzungen erfüllt sind:

• Tagesbetrieb öffnen
• Verkauf von Waren etc. ohne Belege
• abendlicher Kassensturz zur Ermittlung der Tageslosung

Buchführung ganz ohne Bargeld

Bei Online-Shops, die keinen Barumsatz tätigen, werden Rechnungen und Kontoauszüge für die Buchführung benötigt. Ein elektronisches Kassensystem scheint hier erst einmal nicht vonnöten, doch in Form eines Rechners oder Laptops kann es hilfreich sein. Es erstellt Rechnungen nach Vorgabe und ermöglicht es, alle relevanten Unterlagen per Klick an die Steuerberatung weiterzuleiten. Außerdem sind mit einem Kassensystem wie dem von ready2order häufig auch Funktionen zur Lagerhaltung und statistischen Auswertung verbunden, die den Verkauf wirkungsvoll optimieren.

Warum sich eine Registrierkasse auch ohne Pflicht lohnt

Wenig Platz, lange Arbeitstage, ständige Bewegung – dies prägt den Alltag vieler Kleinunternehmer:innen. Eine kleine Registrierkasse wie der readyGo oder eine auf Smartphone oder Tablet installierte Kassensoftware kann Büroarbeit und Verwaltung deutlich erleichtern: 

• Vermeidet den Aufwand durch Nacharbeitung – so hast Du den Feierabend für Dich
• Ermöglicht bargeldlose Zahlungsarten – mehr Umsatzmöglichkeiten durch Impulskäufe, weniger Diebstähle
• Weniger Papierkram dank automatisiertem Tagesabschluss: Vereinfachte Buchhaltung durch Schnittstelle zur Steuerberatung
• Immer up-to-date: Natürlich gesetzeskonform und so, wie es das Finanzamt verlangt – inkl. Signaturpflicht

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