Ordnungsgemäße Kassenführung: So erfüllen Sie die Kassenpflicht

Kassenführung: So geht Kassenbuch führen richtig!

Eine wasserdichte  Kassenbuchführung ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung, die nach wie vor viele Fragen aufwirft: Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich ein Kassenbuch? Wer muss ein Kassenbuch führen? Welche Anforderungen sind zu beachten? Wird täglich ein Kassenbericht bzw. Tagesabschluss benötigt? Welche Rolle spielt die Registrierkassenpflicht?

Erfahren Sie, wann Sie ein Kassenbuch führen müssen und welche Anforderungen es erfüllen muss, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

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Was ist ein Kassenbuch?

Begriffe rund um das Thema Kassenbuch bzw. Kassenführung werden oft verwechselt und sorgen somit für Unklarheiten. Deshalb gibt es hier zur Abgrenzung einen Überblick über einzelne Begriffe.

BegriffBeschreibung
KassenbuchJournal, das sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens beinhaltet.
In der Praxis sind es elektronische bzw. digitale Kassenbücher, welche die
Vorgänge automatisch aufzeichnen.
RegistrierkasseOftmals synonym mit dem Wort Kassensystem verwendet, handelt es sich
hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen für den
Verkauf von Waren und Dienstleistungen.
Offene LadenkasseIn der Regel wird darunter ein Vorratsbehälter für Bargeld verstanden,
der keine technische Ausstattung hat.

Wer muss ein Kassenbuch bzw. eine gesetzeskonforme Registrierkasse führen?

Seit 2016 besteht für alle Unternehmer und Gastronomen die Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung in einem System sobald die Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro und Barumsätze von 7.500 Euro überschritten werden. Damit die Kassenpflicht geltend gemacht wird, müssen beide Umsatzgrenzen überschritten werden. Seit April 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.

Wie führt man ein Kassenbuch richtig?

Ein Kassenbuch richtig zu führen heißt alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest, die Sie weiter unten finden. Um ein Kassenbuch richtig auszufüllen, müssen Sie folgende Daten enthalten sein.

Jedes Kassenbuch muss folgenden Daten enthalten:

  • Fortlaufende, einmalige Nummerierung (Belegnummer)
  • Steuersatz
  • Datum des Eintrags
  • Buchungstext
  • Höhe der Einnahmen bzw. Ausgaben
  • Kassenstand

Hier finden Sie ein Beispiel für das Führen eines Kassenbuchs:

Führung einer ordnungsgemäßen Kasse mit ready2order

Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung in das Kassenbuch muss ein Beleg ausgestellt werden. Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar, vollständig und richtig sein und darf nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, so muss ein neuer Eintrag erstellt werden. Um das Kassenbuch richtig zu führen darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben,  ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenbestand.

Jeder Beleg muss folgende Inhalte aufweisen:

  • Name des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, diese werden für die Identifikation  des jeweiligen Geschäftsvorfalls benötigt
  • Ausstellungsdatum des Belegs
  • die handelsübliche Bezeichnung und Menge der Ware bzw. Dienstleistung
  • Betrag (der Barzahlung)
  • seit April 2017 müssen zusätzlich folgende Bestandteile auf einen Beleg:
    • Kassenidentifikationsnummer
    • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
    • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
    • maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

Weiters muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können, auch die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden. Dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto. Ein Prüfer kann jederzeit unangemeldet in den Laden kommen und einen Kassensturz vornehmen. Dies bedeutet, dass die Daten in kürzester Zeit auswertbar sein müssen. Bei solch einer Prüfung sind sowohl Kassenbuch, Tagesabschluss (Z-Bon), Zählprotokoll und die dazugehörigen Belege vorzuweisen.

Je nach Umfang der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht monatlich oder gar wöchentlich abgeschlossen und handschriftlich unterschrieben werden.

Excel Kassenbücher haben ausgedient

Bislang war es üblich in Excel einen Kassenbuch-Tabelle zu erstellen, auszudrucken und handschriftlich auszufüllen. Da dies nicht mehr der Registrierkassenpflicht entspricht sind Kassenbücher in Excel nicht mehr erlaubt. In Excel können Kassenbucheinträge jederzeit bearbeitet werden und sind dadurch manipulierbar. Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft.

Kassenbuchführung beginnt mit der richtigen Kasse

Der Kauf eines elektronischen Kassensystems ist daher für Unternehmer eine Investition in die Finanzamt-Tauglichkeit und soll damit viel Zeit und Sorgen sparen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter.  Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu manipulieren und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.

Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?

Wenn Sie Ihr Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führen, müssen zusätzlich folgende Punkte beachtet werden. In der Regel verfügen Kassensysteme aber über folgende Funktionen.

Rechtliche AnforderungenBeschreibung
BelegerteilungspflichtEine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der
Z-Bon. Das ist im Prinzip nichts anderes als
der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter
die Aufbewahrungspflicht. Der Z-Bon muss
folgende Inhalte aufweisen: Datum und Uhrzeit,
Name des Geschäfts, Bruttobetrag,
Umsatzsteuersätze, fortlaufende Nummerierung
des Z-Bons, vorgenommene Stornierungen, die
Zahlungsart und der Kassenbestand muss auf
null gesetzt sein.
Lückenlose Erfassung und ManipulationsschutzHinter dem QR-Code verbirgt sich eine
individuelle Signatur des jeweiligen
Unternehmers. Mit dieser Signatur werden
die Barumsätze der Registrierkasse in
chronologischer Reihenfolge miteinander
verkettet. Eine mögliche Datenmanipulation
würde daher die chronologische
Barumsatzkette unterbrechen und wäre
somit nachweisbar.
AufbewahrungspfichtFür 7 Jahre müssen die Aufzeichnungen
aufbewahrt werden. Sie müssen entweder
in Papierform, mittels optischer
Archivierungssystemen oder in
elektronischer Form gespeichert bzw.
behalten werden.

Außerdem es gab Ende 2017 es erstmals die Jahresbelegsprüfung.  Dabei müssen Unternehmer zum Jahresende den Beleg ausdrucken und dann mittels Handy-App prüfen.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung: Das muss eine Kasse erfüllen

Checkliste zur Ordnungsgemäßen Kassenführung ready2order

Das Wichtigste zur Kassenführung zusammengefasst

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt Sie dabei und nimmt Ihnen das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparen Sie sich viel Zeit, jedoch auch das Geld, was Sie sonst in einer Steuerprüfung zahlen müssten.

Wenn Sie sich nicht selbst damit plagen wollen, Ihre Buchführung übersichtlich zu halten, haben Sie mit ready2order das Kassensystem gefunden, welches die Kassenführung auch ohne Steuerberater zum Kinderspiel macht und GoBD konform die Kassenbuchführung erleichtert.

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Über den Autor
Kristin Köck
Kristin Köck
Kristin Köck ist als Content Marketing Managerin bei ready2order tätig. Zuvor hat sie als Journalistin und Sportfotografin bei einer Zeitung gearbeitet und einen Master in Media Management abgeschlossen.

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