Kassenbuch einfach führen: Das MUSST du wissen!

Eine wasserdichte Kassenführung ist Teil einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, die nach wie vor viele Fragen aufwirft: Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich eines? Brauche ich sowas überhaupt?

Wir haben hier die Antworten! In unserer praktischen Anleitung erfährst du außerdem, wie du sicherstellst, dass Finanzprüfer bei deiner Buchhaltung nichts zu beanstanden haben.

Die wichtigsten Begriffe erklärt

Begriffe rund um das Thema Kassenbuch bzw. Kassenführung werden oft verwechselt und sorgen somit für Unklarheiten. Deshalb gibt es hier zur Abgrenzung einen Überblick über einzelne Begriffe:

BEGRIFFBESCHREIBUNG
KassenbuchEin Journal, das die einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig abbildet. In der Praxis sind es digitale Kassenbücher, welche die
Vorgänge automatisch aufzeichnen.
RegistrierkasseOftmals synonym mit dem Wort Kassensystem verwendet, handelt es sich hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen, die für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen benutzt werden.
Offene LadenkasseIn der Regel wird darunter ein Vorratsbehälter für Bargeld verstanden, der keine technische Ausstattung hat.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Seit 2016 besteht für alle Unternehmer und Gastronomen, die einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro und Bareinnahmen von mehr als 7.500 Euro überschreiten, die Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung ihrer Einnahmen; die sogenannte Kassenpflicht. Damit diese Pflicht geltend gemacht wird, müssen beide Umsatzgrenzen überschritten werden. Seit April 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.

Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Buchführung sicher?

Eine richtige Buchführung heißt, alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest.

Jedes Kassenbuch muss folgenden Daten enthalten:

  • Fortlaufende, einmalige Nummerierung (Belegnummer)
  • Steuersatz
  • Datum des Eintrags
  • Buchungstext
  • Höhe der Einnahmen bzw. Ausgaben
  • Kassenstand

Es wird dabei aber nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung du dich letztendlich entscheidest. Hier gibt es zwei Varianten:

  • Manuelle Kassenbuchführung (Excel)
  • Elektronische Kassenführung

Beide Methoden verlangen eine Aufzeichnung, die vollständig, sowie sachlich und zeitlich zugeordnet ist.

readyInsight: Eine elektronische Kassenbuchführung erleichtert dir viele Prozesse enorm. Das händische Eintragen des Kassenzählprotokolls fällt komplett weg. Zudem ist die Archivierung um ein vielfaches leichter.

Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung muss ein Beleg ausgestellt werden. Grundsätzlich gilt: Wenn Geld in oder aus der Kasse fließt, muss dies festgehalten werden! Jeder Geschäftsvorfall muss also nachvollziehbar, vollständig und richtig sein. Außerdem dürfen sie nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Das bedeutet, dass es für jede Änderung in der Kasse ein neuer Eintrag geben muss. Um deine Buchhaltung richtig zu führen, darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben; ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenstand.

Jeder Beleg muss folgende Inhalte aufweisen:

  • Name des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese werden für die Identifikation  des jeweiligen Geschäftsvorfalls benötigt)
  • Ausstellungsdatum des Belegs
  • die handelsübliche Bezeichnung
  • die Menge der Ware bzw. Dienstleistung
  • Betrag (der Barzahlung)

Seit April 2017 müssen außerdem zusätzlich folgende Bestandteile auf einen Beleg:

  • die Kassenidentifikationsnummer
  • der Betrag der Barzahlung (nach Steuersätzen getrennt)
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

Weiters muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können. Tägliche  Einnahmen und Ausgaben müssen zeitgerecht erfasst werden; dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto.

Prüfer können jederzeit unangemeldet in den Laden kommen und einen Kassensturz vornehmen. Dies bedeutet, dass die Daten in kürzester Zeit auswertbar sein müssen. Bei solch einer Prüfung sind sowohl Kassenbuch, Tagesabschluss (Z-Bon), Zählprotokoll und die dazugehörigen Belege vorzuweisen. Je nach Umfang der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht monatlich oder gar wöchentlich abgeschlossen und handschriftlich unterschrieben werden.

Excel-Kassenbücher haben ausgedient

Die Kassenbuchführung in Excel – meist anhand einer Kassenbuch-Vorlage – war bis vor einigen Jahren noch eine gängige Praxis; davor sogar handschriftliche Buchführung. Da dies nicht mehr der Registrierkassenpflicht entspricht, sind Kassenbücher in Excel nicht mehr erlaubt. Der Grund dazu ist, dass Kassenbucheinträge in Excel nämlich jederzeit bearbeitet werden können, und dadurch also nicht vor Manipulation geschützt sind.

Fazit ist: Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft – und am besten sucht man sich dafür gleich ein Anbieter, der sich den laufenden Veränderungen fristgerecht anpasst!

Die Kassenbuchführung beginnt mit der richtigen Kasse

Der Kauf eines elektronischen Kassensystems ist für Unternehmer eine Investition in ihre Zukunft. Du investierst damit nämlich nicht nur in die Finanzamt-Tauglichkeit, sondern ersparst dir mit der richtigen Kasse auch viel Zeit und Sorgen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter.  Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu verändern, und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.

Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?

Wenn du dein Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führst, müssen zusätzliche Punkte beachtet werden. 

RECHTLICHE ANFORDERUNGENBESCHREIBUNG
Belegerteilungspflicht

Eine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der Z-Bon; das ist im Prinzip nichts anderes als der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht.

Der Z-Bon muss folgende Inhalte aufweisen:

  • Datum und Uhrzeit
  • Name des Geschäfts
  • Bruttobetrag
  • Umsatzsteuersätze
  • fortlaufende Nummerierung
    des Z-Bons
  • vorgenommene Stornierungen

Die Zahlungsart und der Kassenbestand müssen auf null gesetzt sein.

Lückenlose Erfassung und Manipulationsschutz

Hinter dem QR-Code verbirgt sich die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers. Mit dieser Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine mögliche Datenmanipulation würde daher die chronologische Bar-Umsatz-Kette unterbrechen und wäre somit nachweisbar.

Aufbewahrungspficht

Jede Aufzeichnung muss für 7 Jahre entweder in Papierform, mittels optischer Archivierungssystemen oder in elektronischer Form gespeichert bzw. behalten werden.

Außerdem es gab Ende 2017 es erstmals die Jahresbelegsprüfung.  Dabei müssen Unternehmer zum Jahresende den Beleg ausdrucken und dann mittels Handy-App prüfen.

Finde die optimale Software

Seit dem 1. Januar 2017 steht fest, wie eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aussieht. Daher ist man sich auch im Klaren, welches elektronische Kassensystem alle Kriterien für die Führung des Kassenbuchs erfüllt.

So weit, so gut – doch die Anforderungen an Kassenbücher sind oftmals sehr komplex. Da auch elektronische Kassen steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme.

Für alle, die sich nicht mit den Details herumschlagen wollen, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt, um die gesetzlichen Anforderungen an das Kassenbuch zu erfüllen.

Das Wichtigste zusammengefasst

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt dich dabei und nimmt dir das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparst du dir viel Zeit, jedoch auch das Geld, was du sonst in einer Steuerprüfung zahlen müssten.

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