Registrierkassensicherheitsverordnung: Was steckt hinter RKSV & Signaturpflicht?

Die RKSV sorgt als Gesetzesgrundlage dafür, dass Registrierkassen in Österreich manipulationssicher betrieben werden. Sie gilt seit dem 1. April 2017. Wir fassen die Gesetze zusammen, die mit der Registrierkassensicherheitsverordnung zusammenhängen, und erklären, warum die RKSV auch Vorteile für Unternehmer bringt.

Was regelt die RKSV?

Die RKSV bestimmt, dass alle Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verkettet werden: Auf einem Beleg werden also nicht nur die Daten des aktuellen Vorgangs aufgeführt, sondern es fließt auch die Signatur des zuletzt erstellten Bons mit ein. 

Wenn einzelne Belege im Nachhinein verändert oder gelöscht werden, wird dadurch die gesamte nachfolgende Signaturkette ungültig: Durch die sogenannte Signaturpflicht sind eventuelle Manipulationen also sofort zu erkennen und damit unmöglich.

Welche Angaben muss die Signatur enthalten?

Die vorgeschriebenen Angaben sind

• Kassenidentifikationsnummer
• Uhrzeit des Vorgangs
• Aufsplittung des Betrages nach Steuersätzen 
• maschinenlesbare Signatur (QR-Code)

Wie wird die Signaturpflicht umgesetzt?

Die Sicherheitseinrichtung kann durch eine Signaturkarte oder cloudbasiert per HSM umgesetzt werden. Um die cloudbasierte Sicherheitseinrichtung z. B. über ready2order einzurichten, ist keine zusätzliche Hardware oder besondere Wartung notwendig. Außerdem funktioniert die Signatur so unabhängig von Hardwarefehlern oder Abnutzung. 

Hier findest Du weitere Infos, wie Du die Signaturpflicht umsetzt.

Gibt es Ausnahmen von der Signaturpflicht?

Eine Ausnahme kann es für geschlossene Gesamtsysteme in großen Unternehmen geben. Dafür müssen mind. 30 elektronische Registrierkassen in Bezug auf Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sein. In diesem Fall kann der Unternehmer auf seine Kosten ein Gutachten einholen, dass die geforderte Manipulationssicherheit bereits erfüllt ist. Bei einem positiven Gutachten muss dann keine externe Signaturerstellungseinheit eingebaut werden.

Welche Vorteile hat die RKSV für Unternehmer?

Die RKSV beschreibt die Anforderungen, die das Finanzamt an eine Registrierkasse stellt. Wenn Du als Unternehmer diese Vorgaben befolgst, hast Du bei einer Finanzkontrolle eine sichere Ausgangslage.

Vor Einführung der Signaturpflicht musstest Du die Richtigkeit Deiner Unterlagen stets beweisen. Doch da Deine Belege nun nicht manipuliert werden können, geht die Finanzbehörde jetzt davon aus, dass Deine Angaben richtig und vollständig sind. Deine Beweispflicht entfällt also. 

Grundlagen der RKSV

Die Basisregelungen der Registrierkassensicherheitsverordnung gelten bereits seit dem 1. Jänner 2016. Hier handelt es sich um die Einzelaufzeichnungspflicht, die Registrierkassenpflicht, die Belegerteilungs- bzw Bonpflicht und die Barumsatzverordnung.

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Bundesabgabenordnung schreibt vor, dass Du alle Einnahmen und Ausgaben laufend und einzeln aufzeichnen musst. Es geht dabei also im Prinzip um Dein Kassenbuch. Hier findest Du nützliche Hinweise, wie Du Dein Kassenbuch korrekt führen kannst. Ausnahmen dazu regelt die Barumsatzverordnung.

Barumsatzverordnung

Seit 2015 regelt diese Verordnung, wer von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist oder die Aufzeichnung erleichtert durchführen darf. 

Dazu gehören 

• mobile Dienstleister, die ihren Service direkt beim Kunden ausführen (Umsätze von Haus zu Haus)
• Umsätze, die an öffentlichen Orten ohne Verbindung mit geschlossenen Räumen entstehen (“Kalte-Hände-Regelung”) wie z. B. bei Maronibratern, Christbaumverkäufen, Feuerwehr- oder Vereinsfesten mit Jahresumsätzen von bis zu 30.000 Euro
• Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro wie z. B. Zigarettenautomaten, Tischfußballautomaten (Wuzzler), Musikautomaten, Jukeboxes oder Münzprägeautomaten
• Online-Shops ohne Barumsätze.

Trifft eins dieser Merkmale auf Dich zu? Dann bist Du von der Registrierkassenpflicht befreit.

Registrierkassenpflicht

Die Registrierkassenpflicht schreibt vor, wann die Kassenbuchführung (Einzelaufzeichnungspflicht) mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgen muss. Diese Pflicht betrifft Dich, wenn 

• Dein Jahresumsatz mind. 15.000 Euro umfasst 
• Mind. 7.500 Euro davon Barumsatz sind (d. h. Zahlungen mit Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte, Gutscheinen und elektronischen Zahlungsmethoden). 

Nur wenn beides zutrifft, ist eine elektronische Registrierkasse vorgeschrieben. Die RKSV regelt, welche Anforderungen diese Registrierkasse erfüllen muss.

Noch Fragen? Hier findest Du die wichtigsten Antworten zu Registrierkassenpflicht und Bonpflicht.

Belegerteilungspflicht

Als Unternehmer musst Du für jeden Barumsatz einen Beleg erstellen, den Dein Kunde annehmen und bis außerhalb Deiner Geschäftsräumlichkeiten behalten muss. Das gilt auch für Umsätze mit Centbeträgen.

Der Bon muss dabei mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name Deines Unternehmers
• Fortlaufende Belegnummer
• Datum der Belegausstellung
• Menge und „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder Leistung
• Zahlungsbetrag
• Signatur nach RKSV

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