Registrierkassenpflicht & RKSV: Alle Infos

Die Registrierkassenpflicht (RKSV - Registrierkassensicherheitsverordnung) sorgt als Gesetzesgrundlage dafür, dass Registrierkassen in Österreich manipulationssicher betrieben werden. Sie gilt seit dem 1. April 2017. Wir fassen die Gesetze zusammen, die mit der Registrierkassensicherheitsverordnung zusammenhängen und erklären, warum die RKSV Vorteile für Unternehmer bringt.

Im Grunde genommen regelt die Registrierkassenpflicht, dass die Registrierkasse vor Manipulation geschützt ist und jeder einzelne Beleg vom Finanzamt auch erfasst werden kann. Die Barumsätze in einem Unternehmen werden dafür in chronologischer Reihenfolge erfasst und mithilfe der Sicherheitseinrichtung signiert, damit im Nachhinein keine Änderung oder Löschung einzelner Belege mehr möglich ist. 

Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mithilfe der elektronischen Signatur. In der Signatur sind der aktuelle Umsatzstand, der Umsatzstand des letzten Belegs sowie der Barumsatz des aktuellen Belegs verkettet. Damit ist eine Manipulation durch Löschung von Belegen ausgeschlossen.

Diese Verordnung richtet sich nicht nur an die Unternehmer, die eine Registrierkasse verwenden, sondern auch an die Hersteller. Als Unternehmer trägst Du letztlich aber die Verantwortung, dass Deine Registrierkasse allen gesetzlichen Bestimmungen auch entspricht. 

Seit dem 1. April 2017 muss jede Registrierkasse folgende Eigenschaften erfüllen:

• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker zur Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Kassenidentifikationsnummer

Außerdem muss jede Kasse bei FinanzOnline angemeldet werden.

2.1. Wer ist von der RKSV betroffen?

Grundsätzlich richtet sich die Registrierkassenpflicht an alle Unternehmen aller Branchen, deren Jahresumsätze 15.000 Euro inkl. Barumsätzen von mind. 7.500 Euro überschreiten. Ausnahmen sind hier für bestimmte Unternehmen und Umsätze möglich. Die Richtlinien zur RSVK betreffen überwiegend technische Details, die durch die Hersteller der Kassen umgesetzt werden müssen. Wenn Du als Unternehmer:in dazu verpflichtet bist, eine Registrierkasse zu verwenden, musst Du also ein Gerät verwenden, das auch den vorgegebenen Anforderungen entspricht. 

2.2. Welche Ausnahmen gibt es?

Ausgenommen sind alle Unternehmen, die unter die sogenannte "Kalte-Hände-Regelung" fallen – also ihre Umsätze im Freien generieren und die Nettogrenze von 30.000 Euro Umsatz nicht überschreiten. Betreiber von Hütten, Buschenschänken, Kantinen von gemeinnützigen Vereinen und Onlineshops unterliegen hier ebenfalls einer Sonderregelung.

Die Registrierkassenpflicht bestimmt, dass alle Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verkettet werden: Auf einem Beleg werden also nicht nur die Daten des aktuellen Vorgangs aufgeführt, sondern es fließt auch die Signatur des zuletzt erstellten Bons mit ein. 

Wenn einzelne Belege im Nachhinein verändert oder gelöscht werden, wird dadurch die gesamte nachfolgende Signaturkette ungültig: Durch die sogenannte Signaturpflicht sind eventuelle Manipulationen also sofort zu erkennen und damit unmöglich.

3.1. Welche Angaben muss die Signatur enthalten?

Die vorgeschriebenen Angaben sind

• Kassenidentifikationsnummer
• Uhrzeit des Vorgangs
• Aufsplittung des Betrages nach Steuersätzen 
• maschinenlesbare Signatur (QR-Code)

3.2. Wie wird die Signaturpflicht umgesetzt?

Die Sicherheitseinrichtung kann durch eine Signaturkarte oder cloudbasiert per HSM umgesetzt werden. Um die cloudbasierte Sicherheitseinrichtung z. B. über ready2order einzurichten, ist keine zusätzliche Hardware oder besondere Wartung notwendig. Außerdem funktioniert die Signatur so unabhängig von Hardwarefehlern oder Abnutzung. 

Hier findest Du weitere Infos, wie Du die Signaturpflicht umsetzt.

3.3. Gibt es Ausnahmen von der Signaturpflicht?

Eine Ausnahme kann es für geschlossene Gesamtsysteme in großen Unternehmen geben. Dafür müssen mind. 30 elektronische Registrierkassen in Bezug auf Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sein. In diesem Fall kann der Unternehmer auf seine Kosten ein Gutachten einholen, dass die geforderte Manipulationssicherheit bereits erfüllt ist. Bei einem positiven Gutachten muss dann keine externe Signaturerstellungseinheit eingebaut werden.

Die RKSV beschreibt die Anforderungen, die das Finanzamt an eine Registrierkasse stellt. Wenn Du als Unternehmer diese Vorgaben befolgst, hast Du bei einer Finanzkontrolle eine sichere Ausgangslage.

Vor Einführung der Signaturpflicht musstest Du die Richtigkeit Deiner Unterlagen stets beweisen. Doch da Deine Belege nun nicht manipuliert werden können, geht die Finanzbehörde jetzt davon aus, dass Deine Angaben richtig und vollständig sind. Deine Beweispflicht entfällt also. 

Die Basisregelungen der Registrierkassensicherheitsverordnung gelten bereits seit dem 1. Jänner 2016. Hier handelt es sich um die Einzelaufzeichnungspflicht, die Registrierkassenpflicht, die Belegerteilungs- bzw Bonpflicht und die Barumsatzverordnung.

5.1. Einzelaufzeichnungspflicht

Die Bundesabgabenordnung schreibt vor, dass Du alle Einnahmen und Ausgaben laufend und einzeln aufzeichnen musst. Es geht dabei also im Prinzip um Dein Kassenbuch. Hier findest Du nützliche Hinweise, wie Du Dein Kassenbuch korrekt führen kannst. Ausnahmen dazu regelt die Barumsatzverordnung.

5.2. Barumsatzverordnung

Seit 2015 regelt diese Verordnung, wer von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist oder die Aufzeichnung erleichtert durchführen darf. 

Dazu gehören 

• mobile Dienstleister, die ihren Service direkt beim Kunden ausführen (Umsätze von Haus zu Haus)
• Umsätze, die an öffentlichen Orten ohne Verbindung mit geschlossenen Räumen entstehen (“Kalte-Hände-Regelung”) wie z. B. bei Maronibratern, Christbaumverkäufen, Feuerwehr- oder Vereinsfesten mit Jahresumsätzen von bis zu 30.000 Euro
• Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro wie z. B. Zigarettenautomaten, Tischfußballautomaten (Wuzzler), Musikautomaten, Jukeboxes oder Münzprägeautomaten
• Online-Shops ohne Barumsätze.

Trifft eins dieser Merkmale auf Dich zu? Dann bist Du von der Registrierkassenpflicht befreit.

5.3. Registrierkassenpflicht

Die Registrierkassenpflicht schreibt vor, wann die Kassenbuchführung (Einzelaufzeichnungspflicht) mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgen muss. Diese Pflicht betrifft Dich, wenn 

• Dein Jahresumsatz mind. 15.000 Euro umfasst 
• Mind. 7.500 Euro davon Barumsatz sind (d. h. Zahlungen mit Bargeld, Bankomat oder Kreditkarte, Gutscheinen und elektronischen Zahlungsmethoden). 

Nur wenn beides zutrifft, ist eine elektronische Registrierkasse vorgeschrieben. Die RKSV regelt, welche Anforderungen diese Registrierkasse erfüllen muss.

5.4. Belegerteilungspflicht

Als Unternehmer musst Du für jeden Barumsatz einen Beleg erstellen, den Dein Kunde annehmen und bis außerhalb Deiner Geschäftsräumlichkeiten behalten muss. Das gilt auch für Umsätze mit Centbeträgen.

Der Bon muss dabei mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name Deines Unternehmers
• Fortlaufende Belegnummer
• Datum der Belegausstellung
• Menge und „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder Leistung
• Zahlungsbetrag
• Signatur nach RKSV

7. FAQ zur Umsetzung der RKSV

7.1. Wo beantrage ich mein RKSV-Zertifikat?

Hier kannst Du Dein RKSV-Zertifika bei ready2order beantragen.  

7.2. Muss ich für die Sicherheitseinrichtung neue Hardware, Signaturkarten oder sonstiges kaufen?

Bei ready2order musst Du keine zusätzliche Hardware oder eine Signaturkarte kaufen. Die Sicherheitseinrichtung wird zentral in Form eines Hardware-Sicherheitsmoduls umgesetzt und ist cloudbasiert. Das ist kostensparend und sicher, da die Sicherheitseinrichtung nicht durch Hardwarefehler oder Abnutzung abhängig ist.

7.3. Wie löst ready2order die Signaturpflicht?

Bei ready2order brauchst Du keine Signaturkarte oder zusätzliche Kartenlesegeräte, da die Sicherheitseinrichtung zentral in Form eines Hardware-Sicherheitsmoduls (HSM) umgesetzt wird. Konkret bedeutet das für Dich, dass die Signaturerstellungseinheit bei ready2order bereits durch das entsprechende Zertifikat und die ready2order Software geregelt ist. Das Signatur-Zertifikat kannst Du bequem über uns beantragen. Hier findest Du das Bestätigungs-Formular, dass ready2order die RKSV erfüllt.

7.4. Welche Schritte sind notwendig, damit ich die Signaturpflicht erfülle?

1.  Beschaffung des Zertifikats (bzw. der Signaturerstellungseinheit)
2.  Erstellung des Startbelegs (wird von ready2order automatisch durchgeführt)
3.  Anmeldung in FinanzOnline (wird von ready2order automatisch durchgeführt)
4.  Prüfung des Startbelegs (wird von ready2order automatisch durchgeführt)

7.5. Wie lange dauert die Anmeldung bei FinanzOnline?

Die Anmeldung bei FinanzOnline nimmt in der Regel 2-3 Werktage ein.

7.6. Bekommt man nach der Reservierung des Signatur-Zertifikats eine Bestätigung?

Ja, Du erhältst eine Bestätigung, dass Du das Zertifikat reserviert haben.

7.7. Sind Zertifikate auf andere Kassensysteme übertragbar?

Nein. Mit ready2order können nur die Zertifikate verwendet werden, welche bei uns direkt erworben wurden.

7.8. Kann das selbe Zertifikat für alle Standorte genutzt werden?

Pro Account ist nur ein Zertifikat erforderlich, auch wenn Du mehrere Zusatzlizenzen im Einsatz hast.

Solltest Du jedoch mehrere Accounts haben, die auf die gleiche Umsatzsteuernummer (UID) laufen, dann reicht es, wenn Du für die zusätzlichen Accounts ein “Zusatz-Zertifikat” verwendest. Dieses kostet EUR 10,- pro Jahr und pro zusätzlichem Account.

7.9. Ich habe mehrere Lizenzen auf meinem ready2order Account, benötige ich daher mehrere Zertifikate?

Nein, wenn Du mit einem ready2order Account mehrere Lizenzen verwendest, benötigst Du trotzdem nur ein Zertifikat. (z.B. Gastronomie mit einer Stationären Kasse und einem mobilen Gerät).

7.10. Ich habe mehrere Accounts, die alle auf ein Unternehmen laufen, benötige ich mehrere Zertifikate?

Wenn Du mehrere ready2order Accounts hast, die alle auf die gleiche UID Nummer laufen, dann kannst Du für die anderen Accounts Zusatz-Zertifikate hinterlegen.

Diese können um EUR 10,- pro Zusatz-Zertifikat erworben werden. Die Anzahl der Signaturen wird vom Haupt-Zertifikat abgezogen.

7.11. Wie werden die Belege an das Finanzamt übermittelt?

Die Anmeldung bei FinanzOnline kann von ready2order nach Eingabe des Webservice-Benutzer automatisch durchgeführt werden. Eine laufende Belegsübermittlung an FinanzOnline ist derzeit gesetzlich nicht vorgesehen.

7.12. Was ist der AES-256-Schlüssel der ready2order Kasse und was der Prüfwert (4-stelliger Code) für den Benutzerschlüssel? 

Der AES-256-Schlüssel wird als Verschlüsselung für den Umsatzzähler verwendet, sodass der Umsatz nicht von jedem ausgelesen werden kann. Der Schlüssel wird von ready2order bei der FinanzOnline Anmeldung zufällig generiert und hinterlegt.

7.13. Wie funktioniert der QR-Code bei einer Offline-Rechnung?

Offline-Rechnungen sind rechtlich vergleichbar mit Paragons, also handschrift erstellte Belege. Laut RKSV dürfen solche Paragons innerhalb von 48h erstellt werden. Bei diesen Paragons muss kein QR-Code gedruckt werden, da die Signatur erst dann stattfindet, wenn die Belege auf den Server hochgeladen werden.