Kassen-Tipps

8 gute Gründe für ein Cloud-Kassensystem

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 6.7.2021

Mit einem Cloud-Kassensystem arbeitest Du sicher, günstig und flexibel – doch was bedeutet cloudbasiert eigentlich und warum schneidet es im Vergleich mit anderen Methoden so gut ab? Wir erklären, welche Arten von Kassensystemen es gibt und schlüsseln die einzelnen Vorteile der Cloud-Kasse auf.

Welche Kassensysteme gibt es überhaupt?

Abgesehen von verschiedenen Branchenfunktionen gibt es zwei Kriterien, um elektronische Kassensysteme zu unterscheiden: Das erste Kriterium richtet sich danach, ob Hard- und Software flexibel kombiniert werden können oder nicht (offene bzw. geschlossene Systeme). Das zweite Kriterium ist auf die Software bezogen, die entweder per Hardware oder über einen externen Server (Cloud) aktualisiert und gewartet wird.

Beide Kriterien sind kombinierbar, wobei geschlossene Systeme in der Regel hardwarebasiert arbeiten und offene Kassensysteme sowohl hardware- als auch cloudbasierte Software nutzen können.

Geschlossene & offene Kassensysteme

Bei geschlossenen Kassensystemen läuft die Software ausschließlich auf einer bestimmten Hardware; beides wird in der Regel auch nur zusammen verkauft. Sprich: Vorhandene Laptops, Smartphones oder andere Geräte können nicht an das System angeschlossen werden. Es ist also immer eine Neuanschaffung nötig; dafür harmonieren Hard- und Software aber meist gut miteinander, so dass kaum Fehler auftreten. Updates erfolgen durch kompatible Zusatzsoftware, die ebenfalls extra gekauft und aktiv aufgespielt werden muss.

Bei offenen Kassensystemen sind Hard- und Software unabhängig voneinander. Die Software läuft in den meisten Fällen auf Linux oder Windows und damit auf diversen Geräten (PCs, Smartphones, Drucker etc.) mit demselben Betriebssystem. Beim Kauf ist darauf zu achten, dass Deine vorhandene Hardware mit der Software kompatibel sind: Prüfe dafür die Liste der unterstützten Geräte. Updates erfolgen hier entweder hardware- oder cloudbasiert.

Hardwarebasierte & cloudbasierte Kassensysteme

Bei hardwarebasierten Kassensystemen befinden sich Software und gespeicherte Daten auf einem zusätzlichen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Das macht diese Option störungsanfälliger und wartungsintensiver, denn für Updates und Fehlerbeseitigung muss ggf. ein Techniker vorbeikommen.

Bei Cloudkassen werden alle Kassendaten automatisch in der Cloud (sprich: auf dem Server des Kassenanbieters) hochgeladen und nicht physisch gespeichert (z. B. auf einem USB-Stick). Das geht schnell, erlaubt ortsunabhängigen Datenzugriff und ist dank abgesicherter Verbindung zum externen Server sorglos nutzbar. Software-Updates erfolgen außerdem ohne Aufwand oder zusätzliche Kosten für neue Hardware, indem sie direkt aufgespielt werden. Cloudbasierte Systeme und Apps können dabei auf jedem kompatiblen, internetfähigen PC, Tablet oder Smartphone installiert werden.

Alle Vorteile eines Cloud-Kassensystems haben wir nachfolgend noch einmal genauer für Dich aufgelistet.

Cloud-Kassensysteme und ihre Vorteile im Alltagsgeschäft

#1 Automatische Updates

Ob RKSV oder Signaturpflicht: Bei Gesetzesänderungen muss jede Kassensoftware vom Anbieter auf den neuesten Stand gebracht werden. Bei einem cloudbasierten System können entsprechende Updates ganz einfach per Fernwartung vom Kassenhersteller aufgespielt werden: Du musst Dich also nicht um einen Techniker oder manuelle Wartungsarbeiten kümmern, um immer finanzamtkonform zu arbeiten. Auch neue Funktionen oder Updates vom Hersteller erhältst Du so ganz bequem und ohne zusätzlichen Aufwand.

#2 Geringe Anschaffungs- und Wartungskosten

Cloudbasierte Kassensysteme sind mit diversen Geräten kompatibel: Achte bei der Anschaffung lediglich darauf, dass die Software mit dem Betriebssystem und dem Modell Deiner vorhandenen Geräte kompatibel ist, d. h. dass beides zusammenpasst. So kannst Du Dein Smartphone, Tablet oder Laptop zur Kasse umfunktionieren und hast keine Anschaffungskosten, die über den Beitrag für die Software-Lizenz hinausgehen. Auch bei Updates musst Du keine neue Hardware anschaffen oder einen Techniker bezahlen.

#3 Beliebig erweiterbar

Du hast jederzeit die Möglichkeit, Dein Cloud-Kassensystem mit kompatiblen Geräten zu erweitern. Das bedeutet, Du kannst jederzeit weitere Smartphones oder Tablets als Kassengeräte anschließen, wenn Du neue Mitarbeiter einstellst oder den Betrieb erweiterst. Außerdem kannst Du weitere Hardware wie ein Kartenlesegerät zur Kartenzahlung oder einen Drucker kaufen und verknüpfen – achte auch hier bei Neuanschaffungen lediglich vorab auf die Kompatibilität mit Deinem Kassensystem.

#4 Ortsunabhängiger Datenzugriff

Alle Kassendaten werden zentral in der Cloud gespeichert – auch wenn Du mobil an verschiedenen Einsatzorten oder mit mehreren Kassengeräten arbeitest. Sprich: Auch wenn all Deine Mitarbeiter im Einzelhandel, Gastronomie- oder Handwerksbetrieb unterwegs mit eigenen Kassen arbeiten, werden alle Kassendaten an einem Ort gesammelt.

So hast Du die Möglichkeit, alle Daten und Statistiken jederzeit einzusehen – vom Büro aus oder ganz schnell noch einmal abends auf dem Sofa. Das macht Deine Buchhaltung flexibel und Du hast jederzeit Übersicht darüber, wer gerade arbeitet, wer wie viel verkauft oder welche Produkte am häufigsten verkauft werden.

#5 Höchste Datensicherheit

Datensicherheit steht bei cloudbasierten Registrierkassen an erster Stelle: Schließlich dürfen Deine sensiblen Kassendaten für niemanden als für Dich selbst zugänglich sein. Mit einem sicheren Server und einzeln zuweisbaren Mitarbeiterberechtigungen bist Du hier auf der sicheren Seite.

ready Insight: Mit ready2order speicherst Du Deine Kassendaten in einem großen Rechenzentrum in Deutschland. Warum in Deutschland? Die Datensicherung in Deutschland unterliegt strengen Gesetzen und Vorgaben und ermöglicht so größtmögliche Datensicherheit. Daten auf einem professionellen Server in einem Rechenzentrum sind also wesentlich besser gegen Diebstahl oder Missbrauch geschützt als Daten, die z. B. auf einem USB-Stick gespeichert werden.

#6 Produktpflege mit wenigen Klicks

In veralteten Kassensystemen ist es mitunter möglich, dass für jede Preisänderung und jede Sortimentserweiterung ein Techniker gerufen werden muss, der das Update für alle relevanten Kassengeräte durchführt – ein undenkbar komplizierter Vorgang in der schnelllebigen Geschäftswelt.  

Mit einem modernen Cloud-Kassensystem ist Produktpflege nur eine Sache von wenigen Klicks: Produkte können vom Unternehmer einzeln direkt in der Software angelegt oder gesammelt als Liste via CSV- oder Excel-Datei hochgeladen werden. Nach dem automatischen Import stehen sie auf allen Kassengeräten zur Verfügung – auch, wenn Deine Mitarbeiter währenddessen tagelang unterwegs sind. Dasselbe gilt für Preisänderungen: Nach der zentralen Änderung in der Verwaltungsoberfläche, werden die Preise auf allen Geräten automatisch angepasst.

#7 Auch ohne Internetverbindung zuverlässig

Wer viel mobil unterwegs ist, hat nicht immer Internet zur Verfügung: Die ready2order Kassensoftware arbeitet daher auch offline zuverlässig, damit Du Deinen Kunden jederzeit Rechnungen ausstellen und Deine Geschäftsvorgänge rechtskonform buchen kannst.

Doch auch wenn es ohne Internet geht: Wir empfehlen, Dein Cloud-Kassensystem möglichst regelmäßig mit dem Internet zu verbinden, da das Finanzamt bei übermäßigem Offline-Betrieb misstrauisch werden kann.

#8 Flexibel und platzsparend

Da Du selbst entscheidest, mit welcher Hardware Du die Cloud-Kassensoftware verbinden willst, bist Du bei der Wahl des Kassengeräts sehr flexibel. In einem Kiosk, einer klein-aber-feinen Boutique oder auf einem Marktstand musst Du also kein sperriges Kassenterminal auf Deinen kleinen Tresen quetschen: Hier kannst Du Dich einfach für eine kleine iPad-Kasse entscheiden oder Dein Smartphone nutzen.

Klein, aber oho!

Du willst mehr über platzsparende Kassiermöglichkeiten in allen Branchen wissen? Dann informiere Dich jetzt, wieso kleine Registrierkassen am POS echte Alleskönner sind.

Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Bei ready2order kümmert sie sich um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.