DSFinV-K – Einheitlicher digitaler Datenstandard ab 2020

Mit 1. Januar 2020 tritt in ganz Deutschland die Kassensicherungsverordnung in Kraft und bringt somit viele Neuerungen für Unternehmer mit elektronischen Kassensystemen. Zum Schutz vor Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen hat der Fiskus beschlossen neben der Belegausgabepflicht und Meldepflicht für Kassensysteme auch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) einzuführen. Teil dieser Sicherheitseinrichtung ist eine spezielle Exportschnittstelle. Diese besteht aus einer einheitlichen Datensatzbeschreibung für den standardisierten Export der gespeicherten und abgesicherten Grundaufzeichnungen. Im Juli 2019 wurden die Anforderungen an diesen Standard mit der „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ oder kurz „DSFinV-K 2.0“ veröffentlicht.

Was ist die DSFinV-K?

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (zur besseren Lesbarkeit werden wir nachfolgend nur „DSFinV-K“ verwenden) erfordert, dass in Zukunft alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem verwenden, die selbe Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden. Dieser neue Standard hält also fest, wie in Zukunft deine Daten aufbereitet werden müssen.

Die DSFinV-K ermöglicht es,

• die erfassten Daten einheitlich für die Außenprüfung sowie für Kassennachschauen bereitzustellen,
• die im System erfassten Daten in ein Archivsystem auszulagern,
• die Überprüfung von den in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Kassendaten zu vereinfachen.

Sehr vereinfacht gesprochen, wird mit diesem Standard definiert, welcher Datensatz in welches Feld, in welcher Form geschrieben werden muss. Die FA-Prüfer verwenden zur Analyse von Massendaten Prüfsoftware, um aus der Fülle an Daten nützliche Informationen gewinnen zu können. In Deutschland verwenden die Prüfer die Software IDEA. Dafür ist es notwendig, dass die Datenbasis strukturiert und standardisiert ist, um mittels vordefinierter Logiken (zB Kassensaldo <0, Lücke bei den Transaktionsnummern, Benford Analyse, etc.) Auffälligkeiten erkennen zu können und diese anschließend bis zum zum Grunde liegenden Beleg bzw. Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können.

Wie kannst du sicher sein, diesem neuen Standard zu entsprechen?

Generell liegt es hier bei deinem Kassenanbieter den Standard und somit das neue Gesetz zu erfüllen. Bislang war es jedem Anbieter überlassen, wie die Daten verarbeitet wurden. Das wird sich mit 2020 ändern und jeder Kassenanbieter hat dem neuen Datenstandard, der vom BMF festgelegt wurde, zu entsprechen um weiter finanzamtkonform zu bleiben. Dies gilt aber nicht nur für die DSFinV-K sondern auch für alle anderen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung. Informiere dich bei deinem Anbieter, und frage hier am besten auch gezielt nach!

Folgende fünf Fragen solltest du deinem Anbieter vor 2020 unbedingt stellen:

1. KassenSichV: Wie seid ihr auf die KassenSichV 2020 vorbereitet? – Sollte dein Kassenanbieter keine Ahnung davon haben wovon du sprichst, überlege dir gut, ob du das Risiko eingehen willst auch in 2020 mit diesem System weiter zu arbeiten!
2. TSE: Welche Art der zertifizierten technischen Sichereitseinrichtung werdet ihr anbieten? – Prinzipiell gibt es Hardware-basierte und Cloud-basierte Lösungen, die von deinem Anbieter gewählt werden können. Bei Hardware-basierten Optionen werden Endgeräte wie USB-Sticks und Speicherkarten die zertifizierte TSE beinhalten. Bei Cloud-basierten Lösungen befindet sich die zertifizierte TSE physisch an einem anderen Ort in Deutschland, wodurch keine manuelle Integration vor Ort notwendig ist.
3. DSFinV-K: In welchem Format können bei euch die Daten in Zukunft exportiert werden? – Der Anspruch an den Datenexport wurde hier definiert als csv-Format. Somit muss dein Kassenanbieter es möglich machen dass die verpflichtenden Datensätze hier im csv-Format bereitgestellt werden. Datenexporte nach DSFinV-K müssen also im csv-Format erfolgen.
4. Meldepflicht von Kassensystemen: Wie werdet ihr bei der Kassenmeldepflicht unterstützen? – Ab 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Hier kann dich auch dein Anbieter dabei unterstützen. Informiere dich, in welcher Form dich hier dein Anbieter unterstützen kann!
5. Belegausgabepflicht: Welche Positionen können bei euch in Zukunft am Kassenbon ausgewiesen werden? – Gehe auf Nummer sicher, dass du in deiner Kassenlösung die verpflichtenden Angaben für den Kassenbon ganz einfach einstellen kannst. Diese werden mit 2020 erweitert. Dein Kassenanbieter sollte hier die wichtigsten Informationen für dich bereits voreingestellt haben!

Welche Vorteile bringt dieser neue Datenstandard für dich?

Generell gesagt bringt der neue Standard für dich als Unternehmer einige Vorteile. Speziell im Vergleich mit offenen Ladenkassen ersparst du dir mit einer elektronischen Kasse viel Arbeit um finanzamtkonform zu sein. Hier die Vorteile für dich:

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht im Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher du umrüstest, desto besser bist du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit deinem elektronisches Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.

Wie ist die DSFinV-K genau aufgebaut?

Du möchtest noch mehr wissen über die Struktur der DSFinVK? Wir geben die einen Überblick über die diversen Module. Die DSFinV-K ist in folgende drei Bereiche aufgeteilt:

1. Einzelaufzeichnungsmodul
2. Stammdatenmodul
3. Kassenabschlussmodul

Generell müssen in Zukunft die Kassendaten im Hinblick auf die Vollständigkeitsprüfung der Kasseneinnahmen, der verbuchten Erlöse sowie der Ermittlung der Umsatzsteuer nachvollziehbar gemacht werden. Es wurde festgelegt, dass aus den erfassten Daten jeder Kassenbeleg einzeln reproduzierbar gemacht werden muss. Es müssen zu jedem Kassenabschluss die Stammdaten festgehalten werden und vor einer Änderung dieser muss ein Kassenabschluss erfolgen. Damit wird sichergestellt, dass alle Stammdaten – sowie auch jede einzelne Transaktion im Einzelaufzeichnungsmodul – eindeutig dem betreffenden Kassenabschluss zugeordnet werden können.

• Datei „Stamm_Abschluss“: Hier müssen Datum und Uhrzeit des Kassenabschlusses sowie erste und letzte beinhaltete Transaktion des Einzelaufzeichnungsmoduls (Start- und End-ID) erfasst werden. Ebenfalls hier gespeichert werden Unternehmensnummer inkl. Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer.
• Datei „Stamm_Orte“: Hier werden die Namen und Orte der Betriebsstätten mit Kassen gespeichert.
• Datei „Stamm_Kassen“: Hier werden die Stammdaten der einzelnen eingesetzten Kassen erfasst.
• Datei „Stamm_Terminals“: Diese Datei beinhaltet die Stammdaten der einzelnen Terminals, über die nicht der Kassenabschluss erfolgt.
• Datei „Stamm_Agenturen“: Hier werden Beträge für Rechnung Dritter erfasst. In dem Fall ist der Dritte verantwortlich für die Korrekte Erfassung der Umsatzsteuer.
• Datei „Stamm_USt“: Hier werden die Stammdaten zur USt, ID, Satz und Beschreibung, erfasst.
• Datei „Stamm_TSE“: Diese Datei speichert die Stammdaten der genützten technischen Sicherheitseinrichtung.

3. Das Kassenabschlussmodul

Das Kassenabschlussmodul übernimmt die Buchungsbeleg-Funktion. Damit werden also alle deine Daten des betreffenden Kassenabschlusses auch digital gespeichert. Diese Speicherung erfolgt wiederum in drei separaten Dateien:

• Datei „Z_GV_Typ“
• Datei „Z-Zahlart„
• Datei „Z_Waehrungen“

Hier ein Beispiele anhand einer Bäckerei und die dazugehörige vorgeschriebene Datenansicht nach DSFinV-K:

Beispiel 1: Dein Kunde kauft bei dir in deiner Bäckerei zwei Brötchen für je 0,9€ und einen Coffee to Go für 2,70€. Er zahlt sofort in Bar.

Beispiel 2: Eine weitere Kundin kommt und kauft im Laden fünf Brötchen für je 0,9€ und zwei Coffee to Go für 2,70€. Sie zahlt mit Visa.

Beispiel 3: Du möchtest deiner Tochter etwas Pausengeld geben und entnimmst dafür aus deiner Kasse 5€.

Beispiel 4: Ein weiterer Kunde bestellt für den Nachmittag 9 Brötchen (9×0,45€), und zahlt den kompletten Betrag im Voraus.

Beispiel 5: Der Kunde aus Beispiel 4 kommt und holt seine Brötchen ab

Beispiel 6 (a+b): Ein Kunde bestellt 15 Brötchen (15×0,25€) und zahlt 1€ an.

Beispiel 7: Der Kunde aus Beispiel 6 holt seine Brötchen ab und zahlt den Rest in bar.

Weitere Informationen im Detail findest du auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern.