Registrierkassenpflicht: Regeln für Registrierkassen und Kassensysteme

Seit langem ist bekannt, dass die Gesetzeslage für elektronische Kassensysteme mit 2020 weiter verschärft wird. Die gesetzlichen Anforderungen an neue Kassensysteme stellen Unternehmer bereits seit der GoBD 2017 vor neue Herausforderungen. Da das BMF aber eine allgemeine Pflicht zur Führung elektronischer Kassensysteme als unverhältnismäßig sieht, ist derzeit keine umgreifende Registrierkassenpflicht angedacht. Zudem wären Ausnahmen von der Pflicht schwer abzugrenzen. Wir haben für dich hier zusammengefasst, was sich seit 2017 ereignet hat und was du als Unternehmer ab 2020 zusätzlich zu beachten hast.

Was sind die steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen seit 2017?

Seit 2017 müssen Unternehmen in Deutschland die GoBD erfüllen, sofern sie ein digitales oder elektronisches Kassensystem verwenden. Sämtliche Daten, Umsätze, Bareinnahmen und Geschäftsvorfälle einer Registrierkasse müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Für das Finanzamt ist auch ein elektronisches Kassenbuch im Kassengesetz unabdingbar. Grundaufzeichnungen und Barumsätze sind damit einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium zu sichern. Alle Aufzeichnungen müssen dann für 10 Jahre ohne Möglichkeit einer nachträglichen Änderung gespeichert werden. Auch sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt werden.

Checkliste für eine finanzamtkonforme Registrierkasse 2017: 

• Kassenbücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Originalbelege
• Z-Bons (Kassenabschlussbeleg mit fortlaufender „Z-Nummer“ und etwaigen Stornobuchungen)
• Organisationsunterlagen, die zur Registrierkasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung
• Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis)
• Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw.
• Alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung
• Kalkulationsgrundlagen
• Manipulationssicherheit (einzelne, vollständige, unverdichtete, unveränderbare und geordnete Grundaufzeichnungen auf einem Speichermedium)

Elektronische Registrierkassen, die seit 2017 nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet sind, müssen ersetzt oder angepasst werden. Ausnahmen stellten hier offene Ladenkassen dar. Hier sind tägliche Kassenberichte unerlässlich und Kassenzählprotokolle dringend empfehlenswert.

Welche Branchen sind davon betroffen?

Bargeld-intensive Branchen, wie Gastronomie oder Einzelhandel sind verstärkt im Fokus der Finanzprüfer. Doch auch andere Branchen, wie zum Beispiel Food Trucks, Handwerker oder Friseure benötigen eine finanzkonforme Registrierkasse. Wenn du eine Nachschätzung vermeiden willst, solltest du auf eine elektronische oder digitale Kasse umsteigen, die GoBD-konform ist. Nicht GoBD-konforme Kassen musst du seit 2017 aufrüsten oder falls dies nicht möglich ist, ein neues Kassensystem anschaffen.

Elektronische Registrierkassen vs. Offene Ladenkassen

Eines vorweg: Eine Pflicht auf elektronische oder digitale Kassen umzusteigen, gibt es derzeit in Deutschland nicht (Stand September 2019: Ist so auch nicht geplant).

Wer eine elektronische Registrierkasse führt, muss seit 2017 die neuen Anforderungen beachten. Die Finanzverwaltung hat bereits 2010 eine Kassenrichtlinie für Kassen aufgestellt. Wer im Besitz einer elektronischen Kasse ist, muss demnach während der Dauer der Aufbewahrungsfrist alle Einzelaufzeichnungen in elektronischer Form, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren.

Mit der GoBD werden die vormaligen GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“) durch ein neues Kassengesetz abgelöst, mit dem Ziel, die Vorschriften an den neusten Stand der Technik anzupassen. Eine Übergangsfrist gab es bis Ende 2016, in der man sein elektronisches Kassensystem umstellen konnte.

Wer jetzt noch eine Kasse besitzt, die nicht den „Kassenrichtlinien 2010“ bzw. der GoBD entspricht, muss bei der kommenden Kassenprüfung Strafgelder zahlen.

Klassische Registrierkasse oder doch lieber eine cloudbasierte Kasse? Wir haben neun gute Gründe für ein Cloud Kassensystem zusammengefasst.

Kassennachschau seit 2018

Mit Anfang 2018 wurde die Kassennachschau eingeführt. Finanzämter können so seit 2018 unangemeldet Kassenkontrollen durchführen. Das bedeutet, dass auch während der Geschäftszeiten vor Ort die Kassenaufzeichnungen geprüft werden können und eine ordentliche Verfahrensdokumentation festgestellt werden kann.

Wenn der Finanzbeamte einen Anlass zu Beanstandung der Kassenaufzeichnungen oder -buchungen findet, kann auch ohne vorherige Prüfungsanordnung, eine Außenprüfung vorgenommen werden. Wenn die Prüfunterlagen beim Steuerpflichtigen nicht vorliegen, kann die Nachschau auch beim Steuerberater oder anderen Personen vorgenommen werden. Dies erfolgt jedoch mit vorheriger Anmeldung.

Stelle also sicher, dass dein Kassenbestand mit den Aufzeichnungen der Registrierkasse übereinstimmt und Prüfer nichts an deiner Kasse beanstanden können.

Anforderungen an offene Ladenkassen ab 2018

Falls du noch eine manuelle Kasse nutzt, die sogenannte offene Ladenkasse, jedoch nicht sicher bist, ob diese den Anforderungen entspricht, haben wir für dich im Folgenden eine Liste erstellt, worauf du achten musst, damit du einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen kannst.

Eine Ausnahme zur GoBD stellen in Deutschland sogenannte offene Ladenkassen dar. Wenn du eine Bargeldkasse führst, musst du auch jetzt nicht auf eine Registrierkasse umsteigen. Wer jetzt jedoch glaubt, dass offene Ladenkassen von allen gesetzlichen Vorgaben ausgenommen sind, irrt. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden:

• Kassenendbestand zählen
• Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
• Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Die Nachteile der offenen Ladenkasse liegen auf der Hand: Alle Einträge müssen manuell im Kassenbericht erfasst werden und man ist einer stärkeren Nachschätzung durch das Finanzamt ausgesetzt. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit abnehmen. Auch Z-Bons sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen.

Lückenlose Erstellung des Z-Bons muss beinhalten:

• Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
• Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben
• Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz
• Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
• EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
• Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

KassenSichV 2020 – TSE, Melde- und Belegausgabepflicht

Mit der Kassensicherungsverordnung 2020 müssen Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sodass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Außerdem sieht die Verordnung die Einführung einer Belegausgabepflicht und einer Kassenmeldepflicht vor.

Es gibt allerdings eine Übergangsregelung für Unternehmen, die sich nach dem 26. November 2010 ein Kassensystem angeschafft haben, aber dieses nicht entsprechend aufrüsten können.

Eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt es für all diejenigen, die alle folgenden drei Bedingungen laut Kassengesetz erfüllen:

1. Das Unternehmen hat die elektronische Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft.
2. Die Kasse muss den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen.
3. Die Kasse kann nicht umgerüstet werden. Sprich, bei der Umrüstung müsste eine neue Kasse angeschafft werden.

Die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung müssen dem Finanzamt bis zu diesem Zeitpunkt mitgeteilt werden.

Was spricht für eine Kasse mit TSE und gegen die offene Ladenkasse?

Du hast als Unternehmer noch die offene Ladenkasse in Verwendung? Mit der Umsetzung der Kassensicherungsverordnung kannst du das auch weiterhin tun, da du nicht unter den Anwendungsbereich der KassenSichV fällst.

Folgende Vorteile hast du mit einem elektronischen Kassensystem:

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht im Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher du umrüstest, desto besser bist du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit deinem elektronisches Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.

Fiskalisierung im Zeitverlauf

Kurz zusammengefasst: Die letzten Jahre haben für dich als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bereits sehr viele Neuerungen gebracht. Hier eine kurze Übersicht über die einzelnen Änderungen:

Alte Registrierkassen aufrüsten ab 2017: Mit dem 1. Januar 2017 muss die Registrierkassen Software in der Lage sein, Daten bis 10 Jahre zu speichern. Erfüllt die Kasse die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, muss diese aufgerüstet werden oder eine Neue angeschafft werden. Ein handschriftliches Kassenbuch reicht nicht mehr aus und muss für eine korrekte Kassenführung ausgetauscht werden.

Kassennachschau ab 2018: Bereits seit Anfang 2018 kommt es vom Finanzamt vermehrt zu unangekündigten Nachschauen. Eine richtige Dokumentation der Kasseneinnahmen ist damit unumgänglich.

Technische Sicherheitseinrichtung, Meldepflicht und Belegausgabepflicht ab 2020: Damit du sicherstellst, dass deine Kasse manipulationssicher ist, benötigst du ab 2020 ein zertifiziertes Sicherheitsmodul. Zudem ist es ab 2020 verpflichtend, dass du deine Kassensysteme bei der Finanzbehörde meldest und jedem Kunden einen finanzkonformen Beleg aushändigst.