Registrierkassenpflicht: Regeln für Registrierkassen

In den letzten Tagen kamen immer wieder Meldungen, dass das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verschärft werden soll. Die gesetzlichen Anforderungen an neue Kassensysteme stellen Unternehmer seit 2017 vor neue Herausforderungen.

Registrierkasse 2018 – derzeitiger Stand

Da das BMF eine allgemeine Pflicht zur Führung elektronischer Kassensysteme als unverhältnismäßig sieht, ist derzeit keine umgreifende Pflicht angedacht. Zudem wären Ausnahmen von der Pflicht schwer abzugrenzen.

Kassenprüfung 2018: Übersteht Ihre Kasse eine Kassennachschau?

Ab 2018 werden in Deutschland jedoch zunehmend Kassennachschauen durchgeführt. Dabei werden ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme genauer unter die Lupe genommen. 

Was sind die steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen?

Seit 2017 müssen Unternehmen in Deutschland die GoBD erfüllen, sofern sie ein digitales oder elektronisches Kassensystem verwenden. Sämtliche Daten, Umsätze, Bareinnahmen und Geschäftsvorfälle einer Registrierkasse müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Für das Finanzamt ist auch ein elektronisches Kassenbuch im Kassengesetz unabdingbar. Grundaufzeichnungen und Barumsätze sind damit einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium zu sichern. Alle Aufzeichnungen müssen dann für zehn Jahre ohne Möglichkeit einer nachträglichen Änderung gespeichert werden. Auch sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt werden. 

Checkliste für eine finanzamtkonforme Registrierkasse: 

• Kassenbücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Originalbelege
• Z-Bons (Kassenabschlussbeleg mit fortlaufender „Z-Nummer“ und etwaigen Stornobuchungen)
• Organisationsunterlagen, die zur Registrierkasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung
• Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis)
• Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw.
• Alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung
• Kalkulationsgrundlagen
• Manipulationssicherheit (einzelne, vollständige, unverdichtete, unveränderbare und geordnete Grundaufzeichnungen auf einem Speichermedium)

Ganz wichtig: Alle elektronisch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen bis zu 10 Jahre digital aufbewahrt werden können. Dazu zählen auch Fehlbons, die Sie auf keinen Fall wegwerfen dürfen, da sonst die Nummerierungskette der Bons unterbrochen wird. Hier lohnt es sich unbedingt eine Kopie der Daten auf einem externen Speichermedium anzulegen!

Tipp: Der Daten-Export via DATEV ist für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ideal.

Einzelhandel oder Gastronomie Kassensysteme müssen ab 2017 also einige Vorgaben erfüllen. Dies gilt auch für elektronische Kassensysteme.

Elektronische Registrierkassen, die seit 2017 nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet sind, sollten ersetzt oder angepasst werden. Ausnahmen stellen hier offene Ladenkassen dar. Hier sind tägliche Kassenberichte unerlässlich und Kassenzählprotokolle dringend empfehlenswert. Unternehmer sollten sich also so schnell wie möglich informieren, ob und wie ihr Kassensystem aufgerüstet werden kann. Ab 2018 rücken elektronische Kassen verstärkt in den Fokus der Finanzprüfer. Verstöße gegen die GoBD werden mit Bußgelder bis zu 25.000 Euro geahndet.

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Welche Branchen sind davon betroffen?

Bargeldintensive Branchen, wie Gastronomie oder Einzelhandel sind verstärkt im Fokus der Finanzprüfer. Doch auch andere Branchen, wie zum Beispiel Food Trucks, Handwerker oder Friseure benötigen eine finanzamtkonforme Registrierkasse. Wenn Sie eine Nachschätzung vermeiden wollen, sollten Sie auf eine elektronische oder digitale Kasse umsteigen, die GoBD-konform ist. Falls Sie schon eine elektronische oder digitale Kasse nutzen, prüfen Sie, ob diese den Anforderungen der GoBD entspricht. Nicht GoBD-konforme Kassen sollten Sie aufrüsten oder falls dies nicht möglich ist, ein neues Kassensystem anschaffen.

Was eine Registrierkasse ab 2017 können muss, haben wir in den folgenden Zeilen für Sie zusammengefasst.

Elektronische Registrierkassen vs. Offene Ladenkassen:

Eines vorweg: Eine Pflicht auf elektronische oder digitale Kassen umzusteigen, gibt es derzeit in Deutschland nicht.

Wer eine elektronische Registrierkasse führt, muss seit 2017 die neuen Anforderungen beachten. Die Finanzverwaltung hat bereits 2010 eine Kassenrichtlinie für Kassen aufgestellt. Wer im Besitz einer elektronischen Kasse ist, muss demnach während der Dauer der Aufbewahrungsfrist alle Einzelaufzeichnungen in elektronischer Form, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren.

Mit der GoBD werden die vormaligen GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“) durch ein neues Kassengesetz  abgelöst, mit dem Ziel, die Vorschriften an den neusten Stand der Technik anzupassen. Eine Übergangsfrist gab es bis Ende 2016, in der man sein elektronisches Kassensystem umstellen konnte.

Wer jetzt noch eine Kasse besitzt, die nicht den „Kassenrichtlinien 2010“ bzw. der GoBD entspricht, muss bei der kommenden Kassenprüfung Strafgelder zahlen.

KIassische Registrierkasse oder doch lieber eine cloudbasierte Kasse? Wir haben neun gute Gründe für ein Cloud Kassensystem zusammengefasst.

Anforderungen an offene Ladenkassen ab 2018

Falls Sie noch eine manuelle Kasse nutzen, die sogenannte offene Ladenkasse, jedoch nicht sicher sind, ob diese den Anforderungen entspricht, haben wir für Sie im Folgenden eine Liste erstellt, worauf Sie achten müssen, damit Sie einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen können.

Eine Ausnahme stellen in Deutschland sogenannte offene Ladenkassen dar. Wenn Sie eine Bargeldkasse führen, müssen Sie auch jetzt nicht auf eine Registrierkasse umsteigen. Wer jetzt jedoch glaubt, dass offene Ladenkassen von allen gesetzlichen Vorgaben ausgenommen sind, irrt. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden:

• Kassenendbestand zählen
• Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
• Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Die Nachteile der offenen Ladenkasse liegen auf der Hand: Alle Einträge müssen manuell im Kassenbericht erfasst werden und man ist einer stärkeren Nachschätzung durch das Finanzamt ausgesetzt. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit abnehmen. Auch Z-Bons sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen.

Lückenlose Erstellung des Z-Bons muss beinhalten:

• Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
• Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben
• Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz
• Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
• EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
• Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

Tipp: Wenn Sie noch eine offene Ladenkasse führen, empfehlen wir, sich digitale Kassensysteme anzuschauen und zu testen, um sich von den Vorteilen zu überzeugen. Denn digitale Kassensysteme sparen nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch viel Zeit und Geld in alltäglichen Arbeitsprozessen.

Registrierkassen Test: 3 Dinge, die Ihr Kassensystem können muss

Kassennachschau 2018

Mit Anfang 2018 wurde die Kassennachschau eingeführt. Finanzämter können ab 2018 unangemeldet Kassenkontrollen durchführen. Das bedeutet, dass auch während der Geschäftszeiten vor Ort die Kassenaufzeichnungen geprüft werden können und eine ordentliche Verfahrensdokumentation festgestellt werden kann. Vereinzelt wurden bereits Fälle in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Tühringen und Berlin bekannt. (Quelle: Handwerksblatt)

Wenn der Finanzbeamte einen Anlass zu Beanstandung der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung findet, kann auch ohne vorherige Prüfungsanordnung, eine Außenprüfung vorgenommen werden. Wenn die Prüfunterlagen beim Steuerpflichtigen nicht vorliegen, kann die Nachschau auch beim Steuerberater oder anderen Personen vorgenommen werden. Dies erfolgt jedoch mit vorheriger Anmeldung.

Stellen Sie also sicher, dass Ihr Kassenbestand mit den Aufzeichnungen der Registrierkasse übereinstimmt und Prüfer nichts an Ihrer Kasse beanstanden können.

Kassennachschau 2018: Tipps für die Kassenprüfung

KassenSichV – Sicherheitseinrichtung

Bis 2020 müssen Kassensysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sodass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Es gibt allerdings eine Übergangsregelung für Unternehmen, die sich nach dem 26. November 2010 ein Kassensystem angeschafft haben, aber dieses nicht entsprechend aufrüsten können. 

Eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt es für all diejenigen, die die folgenden drei Bedingungen laut Kassengesetz erfüllen:

1. Das Unternehmen hat die elektronische Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft,
2. Die Kasse muss den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen und
3. Die Kasse kann nicht umgerüstet werden. Sprich, bei der Umrüstung müsste eine neue Kasse angeschafft werden.

Die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung müssen dem Finanzamt bis zu diesem Zeitpunkt mitgeteilt werden.

Ordnungsgemäße Kassenführung: So führen Sie ein Kassenbuch

Was bedeutet das für Gastronomen, Einzelhändler, Friseure & Co.?

Mit dem Ende der Übergangsfrist 2020, müssen Unternehmer ihre Kassen auf ein manipulationssicheres System umgestellt haben. Zudem muss auf folgende Dinge geachtet werden:

Alte Registrierkassen aufrüsten ab 2017: Mit dem 01 Januar 2017 muss die Registrierkassen Software in der Lage sein, Daten bis 10 Jahre zu speichern. Erfüllt die Kasse die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, muss diese aufgerüstet werden oder eine Neue angeschafft werden. Ein handschriftliches Kassenbuch reicht nicht mehr aus und muss für eine korrekte Kassenführung ausgetauscht werden.

Kassennachschau ab 2018: Wer sich mit der Anschaffung noch Zeit lassen will, sollte nicht zulange warten und sofort Ihr Kassensystem überprüfen. Bereits Anfang 2018 wird es vom Finanzamt vermehrt zu unangekündigten Nachschauen kommen. Eine richtige Dokumentation der Kasseneinnahmen wird damit unumgänglich.

Technische Sicherheitseinrichtung ab 2020: Damit Sie sicherstellen, dass Ihre Kasse manipulationssicher ist, benötigen Sie ab 2020 ein Sicherheitsmodul. Konkrete Details, wie eine technische Sicherheitseinrichtung genau auszusehen hat, gibt es derzeit vom Gesetzgeber noch nicht.

Gesetzliche Anforderungen von Kassensysteme im Überblick

Bei der Fülle an neuen gesetzlichen Anforderungen, kann man schnell den Überblick verlieren. Informationen zur Pflicht für elektronische Kassensysteme sowie die wichtigsten Stichtage haben wir deshalb in folgender Grafik veranschaulicht.

Neue Registrierkasse 2020 – 3 Schritte, die Sie jetzt machen müssen

Gastronomen, Einzelhändler & Co. müssen in Zukunft mit noch härteren Regelungen für die elektronische Kasse rechnen. Aber keine Sorge: Mit ready2order sind Sie 100% finanzkonform und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben. Wer sich nach all den Gesetzestexten noch nicht sicher ist, hat hier noch einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes System aufgerüstet werden muss und erkundigen Sie sich, ob Sie mit Ihrer derzeitigen Registrierkasse die gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 erfüllen oder ob Sie eine neue elektronische Registrierkasse anschaffen müssen. Neben der GoBD-Konformität ist auch eine Manipulationssicherheit der Kassen zu gewährleisten. Moderne Gastronomie Kassensysteme von ready2order erfüllen all diese Vorgaben und sind bereits jetzt für 2020 gültig. Testen Sie Ihre Kasse noch heute.
2. Bleiben Sie auf dem aktuellsten Stand. Derzeit steht noch nicht fest was die konkreten Anforderungen für einen Manipulationsschutz sind. ready2order informiert Sie, sobald es Neuigkeiten dazu gibt.
3. Informieren Sie sich zur Kassennachschau bereits im Vorhinein und seien Sie für die nächste Finanzkontrolle bestens gewappnet. Wir haben für Sie eine Checkliste zur Kassennachschau mit den wichtigsten Punkten bei einer Kassenprüfung.
4. Lassen Sie sich beraten und finden Sie heraus, wie Sie am besten die Anforderungen an Registrierkassen erfüllen und wo Ihnen digitale Registrierkassen den Arbeitsalltag noch erleichtern können. Denn eine ideale Kassenführung beginnt mit dem richtigen Kassensystem.
5. Entscheiden Sie sich für eine Kasse, die Ihren Anforderungen entsprich. Bei ready2order können Sie zwischen zwei Software-Paketen entscheiden. Einerseits gibt es eine Kasse für den Einzelhandel, Friseur, Handwerker etc. aber auch eine andere Version für Gastronomen. Das richtige System ist entscheidend für den Erfolg.

Wir empfehlen Ihnen sich jetzt mit dem Thema zu befassen, da vermehrt Kontrollen ins Haus stehen. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre aktuelle Kasse den Anforderungen des Finanzamtes entspricht? Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder unserem Team beraten und finden Sie Ihr Kassensystem für die Zukunft.