Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Um die wichtigste Frage – Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland? – gleich vorweg zu beantworten: Nein, die gibt es nicht. Wer jetzt schon erleichtert aufatmet, den müssen wir aber aufgrund eines ergänzenden Worts enttäuschen: Die Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt es noch nicht. Bis 2023 befinden wir uns in Deutschland in einer sogenannten “Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme”. Nach Ablauf dieser Frist besteht eine gesetzliche Verpflichtung, das bestehende Kassensystem in ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu überführen. Aktiviert wird somit auch die Registrierkassenpflicht. Was aber bedeutet diese Übergangsfrist gegenwärtig und welche rechtlichen Grundlagen muss ein Kassensystem bis dahin erfüllen? In diesem Beitrag findest Du alle Antworten auf diese Fragen.

Ordnungsgemäß und rechtskonform: Die Kassenführung bis 2023

Effizient, selbsterklärend und natürlich nur nach aktuellem deutschen Recht – eine moderne Registrierkasse muss das alles können. Eine ordnungsgemäße und branchengerechte Kassenführung ist daher notwendige Voraussetzung für ein florierendes Geschäft und zugleich zwingende Grundlage für ein entspanntes Verhältnis zum hiesigen Finanzamt. Was aber heißt ordnungsgemäße Kassenführung überhaupt? Es gilt: 

1. Daten der Registrierkasse müssen jederzeit zu lesen und abzurufen sein.
2. Unternehmensrelevante Unterlagen müssen nach Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufbewahrt werden.
3. Alle Geschäftsvorfälle, d.h. alle Transaktionen, müssen in Form von Belegen gemäß der Einzelaufzeichnungspflicht aufgezeichnet werden.

Und das war auch schon alles? Leider nein. Dein Kassensystem muss vor allem die “Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen  und Unterlagen  in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” erfüllen,  kurzum: die GoBD.

Elektronische Registrierkassen vs. offene Ladenkassen

Eine Pflicht auf elektronische oder digitale Kassen umzusteigen, gibt es derzeit in Deutschland nicht. Elektronische Registrierkassen, die seit 2017 nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet sind, müssen allerdings ersetzt oder angepasst werden. Ausnahmen stellten hier offene Ladenkassen dar. Hier sind tägliche Kassenberichte unerlässlich und Kassenzählprotokolle dringend empfehlenswert.

Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden:

• Kassenendbestand zählen
• Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
• Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Mühsam, kleinlich, aufwendig: Offene Ladenkassen

Leider bieten offene Ladenkassen diverse Nachteile. So müssen Einträge beispielsweise manuell im Kassenbericht erfasst werden, wodurch einem eine stärkere Nachschätzung durch das Finanzamt droht. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit erleichtern. Auch Z-Bons sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen. Ein lückenlos erstellter Z-Bon enthält:

• Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
• Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben
• Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz
• Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
• EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
• Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

Einfach und rechtskonform arbeiten: Elektronische Registrierkassen

Folgende Vorteile hast Du mit einem elektronischen Kassensystem:

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben frischen Wind in elektronische Aufzeichnungssysteme gebracht. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher Du also umsteigst, desto besser bist Du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit Deinem elektronischen Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst Du außerdem Planungs- und Rechtssicherheit. Als Inhaber:in eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) musst Du nicht mehr beweisen, dass Deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass Deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst Du sämtliche Deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für Dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.
• Unterstützt unterschiedliche Zahlungsarten: Moderne Kassensysteme sind nicht nur auf Barzahlung vorbereitet, sondern punkten auch mit Kartenzahlung und weiteren Möglichkeiten wie NFC, GooglePay oder ApplePay.