Registrierkassenpflicht Deutschland 2028

Die Registrierkassenpflicht 2028 bedeutet, dass Betriebe oberhalb einer Umsatzgrenze von 100.000 € ihre aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfassen müssen. Die manuelle Kassenführung mit offener Ladenkasse reicht ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr aus.

Ziel der neuen Kassenpflicht ist 

• eine bessere Nachvollziehbarkeit von Einnahmen, v.a. für bargeld- und kartenzahlungsintensiven Branchen
• die strukturierte, elektronische Erfassung von Geschäftsvorfällen
• Manipulationsschutz bei Kassendaten durch eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
• eine standardisierte Datenbereitstellung nach DSFinV-K für Überprüfungen durch die Finanzverwaltung.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Kasse dient nicht nur zur Abwicklung von Zahlungen,  sondern dienst als zentrales Nachweis- und Dokumentationssystem für Barzahlungen, Kartenzahlungen, Tagesabschlüsse, Belege, Buchhaltungsexporte und Betriebsprüfungen.

Die Registrierkassenpflicht gilt laut Aktionsplan der Bundesregierung ab dem 1. Januar 2028 für alle Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 100.000 €:

• Bei einem Umsatz von mehr als 100.000 € im Jahr 2027 gilt die Pflicht direkt ab 2028
• Bei erstmaliger Überschreitung des Umsatzgrenze gilt die Kassenpflicht ab dem 1. April des Folgejahres. Bei erstmaliger Überschreitung im Jahr 2028 muss ein Unternehmen also ab dem 1. April 2029 eine Registrierkasse einsetzen.

Wichtig: Ein einmaliger Umsatzrückgang soll die Pflicht nicht beenden. Nach aktuellem Stand endet die Kassenpflicht erst, wenn die Umsätze in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren unter 100.000 € liegen. Hier muss jedoch der endgültige Gesetzesentwurf abgewartet werden.

Hier geht es nicht um umgangssprachlichen Unternehmens-„Gesamtumsatz“, sondern an einen steuerrechtlich definierten Gesamtumsatz. Zu dessen Berechnung wird nicht zwangsläufig alles herangezogen, was das Unternehmen in Rechnung gestellt oder eingenommen hat.

Entscheidend ist nicht allein der Umsatz an der Kasse, sondern der Gesamtumsatz des Unternehmers im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Dabei werden grundsätzlich die relevanten Umsätze des Unternehmers unabhängig von der Zahlungsart berücksichtigt; bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben jedoch außer Ansatz.

Vereinfacht kann man sich die Berechnung so vorstellen: Der Gesamtumsatz ergibt sich aus den vereinnahmten Entgelten aus den relevanten steuerbaren Umsätzen abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze.

Die 100.000-€-Grenze wird dabei nicht pro Registrierkasse, Standort oder Zahlungsart betrachtet. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmers.

Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes geht es außerdem nicht nur um Bargeld- und Kartenzahlungen an der Kasse: Auch relevante Umsätze, die beispielsweise auf Rechnung erzielt und per Überweisung bezahlt werden, können zum Gesamtumsatz gehören.

Dazu das Beispiel eines Gastronomen:

• 65.000 € Restaurantumsatz (bar/Karte) in Berlin
• 20.000 € Umsatz (bar/Karte) im Imbiss in Potsdam
• 15.000 € Catering auf Rechnung
• 5.000 € Firmenveranstaltungen auf Rechnung

Mit grundsätzlich 105.000 € Gesamtumsatz greift die Registrierkassenpflicht, sofern keine gesetzlichen Abzüge/Ausnahmen greifen, die den Umsatz reduzieren.

Auch wichtig: Gesamtumsatz bedeutet nicht Gewinn.

Kassenpflichtige Unternehmen müssen nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlungen mit Debitkarte und Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfassen:

• Bargeld muss über die Kasse erfasst werden
• Kredit-, Debit- und Girokarten müssen über die Kasse erfasst werden
• Mobile Payment muss über die Kasse erfasst werden
• Kartenterminals sollten über die Kasse integriert sein (keine manuelle Eingabe)

Überweisungen und Lastschriften werden nicht über die Kasse erfasst, müssen aber ordnungsgemäß in der Buchführung dokumentiert sein.

Bevor die Registrierkassenpflicht final eingeführt wird, hast Du zwei Möglichkeiten:

• Du bleibst bei Deiner offenen Ladenkasse, solange es möglich ist. 
• Du holst Dir jetzt schon eine rechtssichere TSE-Kasse:  Im Gegensatz zur offenen Ladenkasse bist Du mit einem elektronischen Kassensystem wie von ready2order auf Gesetzesänderungen vorbereitet, und das gilt nicht nur für die Registrierkassenpflicht.

Wenn Du jetzt eine neue Kasse anschaffst, startest Du gut vorbereitet in die Zukunft: So bist Du mit Deinem Team eingearbeitet und kannst alle Formalia mit einem Fingerschnippen abhaken, wenn die Registrierkassenpflicht kommt. Außerdem umgehst Du die zu erwartende Preissteigerung, wenn die Anbieter kurz vor Einführung der Kassenpflicht die Preise anziehen.

Im Referentenentwurf zur Kassenpflicht ist in §146a Absatz 2 ausdrücklich vorgesehen, dass bei einem Gesamtbetrag von bis zu 30 € keine Belegausgabepflicht mehr besteht. Für alle Beträge, die unter dieser sogenannten Bagatellgrenze liegen, muss also kein Bon ausgestellt werden. Somit erfolgt eine offizielle Erleichterung für Bäckereien, Kioske und Co., bei denen vor allem Kleinbeträge über den Tisch gehen.

Der Papierbon soll Schritt für Schritt abgeschafft werden: Laut Referentenentwurf des Bundesministeriums für Finanzen ist eine gesetzliche Belegbereitstellungspflicht für elektronische Belege geplant. Als Unternehmer musst Du also dafür sorgen, dass Deine Registrierkasse digitale Belege in einem standardisierten Datenformat erzeugen kann und diese per QR-Code, NFC, E-Mail, Download-Link oder Kundenkonto bereitstellt. 

Wichtig: Der Kunde muss den digitalen Beleg nicht annehmen und hat gleichzeitig weiterhin Anspruch auf eine Papierquittung.

In Zukunft muss jeder Betrieb digitale Belege anbieten. Laut Referentenentwurf des Bundesministeriums zur Kassenpflicht musst Du also eine Registrierkasse nutzen, die digitale Belege in einem standardisierten Datenformat erzeugen kann und diese per QR-Code, NFC, E-Mail, Download-Link oder Kundenkonto bereitstellt. 

Wichtig: Deine Kunden haben gleichzeitig weiterhin Anspruch auf einen Papierbon.

Im Rahmen der Registrierkassenpflicht musst Du Folgendes melden:

• Überschreiten der Umsatzgrenze: Wer die Umsatzgrenze erstmals überschreitet, soll innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht das Finanzamt elektronisch informieren. Ein Betrieb, der im Jahr 2028 erstmals mehr als 100.000 € Gesamtumsatz erzielt, sollte spätestens zum 1. April 2029 ein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen können.
• Austausch des TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung): Ab 2028 soll der Austausch einer zertifizierten TSE gesondert gemeldet werden; dafür soll im Meldeverfahren die Wirtschafts-Identifikationsnummer verwendet werden. Das ist vor allem für alle relevant, die eine physische TSE (z.B. auf einem USB-Stick) verwenden; bei Einsatz einer Cloud-TSE wie von ready2order ist kein Austausch und damit auch keine Meldung nötig.

Ja, wer die Regeln zur Registrierkassenpflicht nicht einhält, muss mit Strafe rechnen Im Referentenentwurf des Bundesministeriums zur Kassenpflicht wird ein neuer Straftatbestand mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € Euro genannt, wenn Du als Unternehmer trotz Pflicht kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest.

Wer eine Software zum Manipulieren von Kassendaten nutzt, anbietet oder einführt oder die Übergabe von Kassendaten an die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) umgeht, kann mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafen rechnen.

Künftig soll nicht nur Dein eigentlich zuständiges Finanzamt eine Kassennachschau durchführen können, sondern auch andere Finanzbehörden, in deren Bezirk sich Deine Kasse bzw. die Kassenaufzeichnungen befinden. Dazu erhalten Finanzbehörden in Fällen der Fälschung technischer Aufzeichnungen an elektronischen Kassensystemen weitergehende selbständige Ermittlungsbefugnisse erhalten.

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) kritisiert die Formulierungen im Koalitionsvertrag ebenfalls als widersprüchlich und unklar. Besonders die Frage, ob sich die Umsatzgrenze ausschließlich auf Barumsätze oder auf den gesamten Jahresumsatz inklusive unbarer Zahlungen, spielt dabei eine wichtige Rolle.

Zudem fordert der DStV machbare Übergangsregelungen und Ausnahmen: Denn nicht alle Branchen könnten einfach auf digitale Registrierkassen umstellen. Andere EU-Mitgliedstaaten mit vergleichbaren Regelungen wie z.B. Österreich hätten dies berücksichtigt und etwa mobile Verkaufsstände von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.

Grundsätzlich unterstützt der DStV jedoch das Ziel, Steuerhinterziehung mithilfe der neuen Regelung zu bekämpfen und den Steuervollzug zu stärken. Gefordert werden allerdings maßvolle, praktikable und zielgerichtete Maßnahmen, die gerade kleine und mittlere Unternehmen nicht überfordern.

Einen Schritt in Richtung “mehr Kontrolle” gab es schon zum Jahreswechsel 2022/23: Elektronische Kassen ohne TSE, die bis zum 1. Januar 2020 angeschafft wurden, nicht mit einer TSE aufrüstbar sind und den Regelungen der GoBD entsprechen müssen, mussten bereits bis zum 1. Januar 2023 durch eine TSE-fähige Kasse ersetzt werden. Die generelle Registrierkassenpflicht ist nun der nächste Schritt, um Steuerhinterziehung zu unterbinden und dem Finanzamt die Arbeit zu erleichtern.

Du hast noch keine TSE-Kasse? Dann lass Dich jetzt unverbindlich beraten!

Du kannst weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen und brauchst keine elektronische Kasse anschaffen – noch nicht. Doch es ist mehr als denkbar, dass die Finanzämter sich den Einblick bei einer möglichen Kassennachschau weiter erleichtern wollen. 

Die elektronische Registrierkasse deswegen als reines “Kontrollinstrument” der Steuerbehörde zu betrachten, ist daher aus Unternehmersicht nachvollziehbar – aber nicht ganz zutreffend. Denn ein elektronisches Kassensystem hat auch für Unternehmer Vorteile:

• Alle Transaktionen werden automatisch und finanzamtkonform aufgezeichnet. 
• Buchhaltungsdaten können oft einfach per Klick und gleich im geforderten Dateiformat an die Steuerberatung versendet werden. 
• Beides reduziert den Arbeitsaufwand für Unternehmen und spart damit Zeit und Geld. 
• Die vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt außerdem dafür, dass Deine Buchhaltung vom Finanzamt als korrekt angenommen wird. Bei Zweifeln liegt die Beweislast also nicht mehr beim Unternehmen, sondern bei der Behörde.