Statt Registrierkassenpflicht: Anforderungen an digitale Kassensysteme

Damit sie zur effizienten Arbeitserleichterung beitragen kann, muss eine moderne Registrierkasse den aktuellen Rechtsgrundlagen entsprechen, eine ordnungsgemäße Kassenführung ermöglichen und den jeweiligen Branchenanforderungen genügen. Wir erklären, was damit genau gemeint ist.

Für eine ordnungsgemäße Kassenführung gilt:

• Daten der Registrierkasse müssen jederzeit lesbar und abrufbar sein.
• Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für unternehmensrelevante Unterlagen.
• Einzelaufzeichnungspflicht der Belege muss gegeben sein.

Welche rechtlichen Grundlagen muss ein Kassensystem erfüllen?

Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland noch nicht. Doch ein Kassensystem muss neben den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) auch die Anforderungen der Datensicherheit und Unveränderbarkeit erfüllen sowie über die Integration einer Verfahrensdokumentation verfügen.

1. Grundsätze der GoBD

Seit 2017 müssen Unternehmen in Deutschland die GoBD erfüllen, sofern sie ein digitales oder elektronisches Kassensystem verwenden. Sämtliche Daten, Umsätze, Bareinnahmen und Geschäftsvorfälle einer Registrierkasse müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Für das Finanzamt ist auch ein elektronisches Kassenbuch im Kassengesetz unabdingbar. Grundaufzeichnungen und Barumsätze sind damit einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium zu sichern. Alle Aufzeichnungen müssen dann für 10 Jahre ohne Möglichkeit einer nachträglichen Änderung gespeichert werden. Auch sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt werden.

Folgende Daten müssen für die GoBD elektronisch aufbewahrt werden:

• Außersteuerliche und steuerliche Bücher
• Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Geschäftsvorfällen
• Daten und Datensätze
• Bedienungsanleitungen
• Programmieranleitungen
• Änderungsprotokolle
• Z-Bons
• Einrichtungsprotokolle
• Registrierkassenstreifen

Wichtig: Die GoBD stellt zudem bestimmte Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Dokumente einer elektronischen Registrierkasse. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Dazu zählen alle Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen und unternehmensrelevant sind. 

Die GoBD gilt sowohl für Hauptbuch- als auch für Nebenbuchsysteme. Die Aufbewahrungspflicht gilt also neben PC-Kassen und elektronische Kassen auch für Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssysteme, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Materialwirtschaft usw.

Dazu kommen alle weiteren Unterlagen, die zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Im Grunde genommen fallen alle Daten(sätze), Dokumente und Änderungsprotokolle, die mit der betrieblichen Bilanz/GuV, (EDV) Buchhaltung und Kassenführung einhergehen, unter die Aufbewahrungspflicht. Ausgenommen von dieser Regelung sind zum Beispiel Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen oder Unterlagen, die zwischengespeichert werden.

Dabei gilt immer der Grundsatz der Einzelerfassungspflicht. Das heißt, diese Dokumente müssen einzeln erfasst und aufgezeichnet werden. 

Achtung! Oft verfügen elektronische Kassen über einen Trainingsmodus, bei dem hauptsächlich neue Mitarbeiter eingeschult werden. Auch hier muss die Gefahr des Missbrauchs ausgeschlossen werden, indem die Aktivierung dieses Modus ebenfalls dokumentiert wird. 

2. Datensicherheit und Unveränderbarkeit

Bei den Anforderungen an die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der Daten geht es darum, Daten bzw. Datensätze gegen Verlust und unzulässigen Zugangs- und Zugriffskontrollen abzusichern. Wenn diese nicht ausreichend geschützt sind, ist die Buchhaltung nicht mehr ordnungsgemäß. Außerdem dürfen Daten nicht mehr nachträglich abgeändert werden können. Die Hard- bzw. Software der elektronischen Registrierkasse muss dies gewährleisten.

Falls Änderungen vorgenommen werden, muss der ursprüngliche Tatbestand noch ersichtlich sein. Solltest Du einmal aus Versehen Daten falsch eingeben, sind diese zu stornieren und neu zu erstellen.

Mit der Kassensicherungsverordnung 2020 müssen Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sodass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Außerdem sieht die Verordnung die Einführung einer Belegausgabepflicht oder Bonpflicht und einer Kassenmeldepflicht vor.

3. Integration einer Verfahrensdokumentation

Jede elektronische Registrierkasse muss eine übersichtliche Verfahrensdokumentation inklusive eines internen Kontrollsystems beinhalten. Sie dient zur Darstellung aller Prozesse der elektronischen Buchführung.

Elektronische Registrierkassen vs. offene Ladenkassen

Eine Pflicht auf elektronische oder digitale Kassen umzusteigen, gibt es derzeit in Deutschland nicht. Doch elektronische Registrierkassen, die seit 2017 nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet sind, müssen ersetzt oder angepasst werden. Ausnahmen stellten hier offene Ladenkassen dar. Hier sind tägliche Kassenberichte unerlässlich und Kassenzählprotokolle dringend empfehlenswert.

Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden:

• Kassenendbestand zählen
• Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
• Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Die Nachteile der offenen Ladenkasse: Alle Einträge müssen manuell im Kassenbericht erfasst werden und man ist einer stärkeren Nachschätzung durch das Finanzamt ausgesetzt. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit abnehmen. 

Auch Z-Bons sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen. Ein lückenlos erstellter Z-Bon enthält:

• Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
• Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben
• Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz
• Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
• EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
• Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

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Folgende Vorteile hast Du mit einem elektronischen Kassensystem:

• Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht in Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher Du umrüstest, desto besser bist Du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit Deinem elektronisches Kassensystem vertraut.
• Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst Du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass Du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass Deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass Deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst Du sämtliche Deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.
• Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für Dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.