Das muss der Kassenbon jetzt enthalten

Gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung ist am 1. Januar 2020 in Deutschland die Belegausgabepflicht bzw. Bonpflicht in Kraft getreten. Das bedeutet, dass jeder Unternehmer seinen Kunden bei allen Transaktionen mit seinem Kassensystem einen Beleg aushändigen muss. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Punkte, die Du beim Erstellen Deiner Belege beachten musst.

Ein Kassenbon gilt als Nachweis dafür, dass ein Umsatz ordnungsgemäß, lückenlos und manipulationssicher erfasst und die Transaktion abgeschlossen wurde. Seit 2020 müssen deshalb auf dem Bon zusätzliche Informationen über die Signierung der Transaktion per TSE aufgeführt werden. 

Deine elektronische Kasse arbeitet noch nicht TSE-konform? Für Nachzügler:innen gilt noch eine Übergangsfrist – doch diese läuft zum Jahresende 2022 definitiv aus.

Welche Angaben auf einem Kassenbon notwendig sind, siehst Du hier an unserem Beispiel:

Verpflichtende Angaben auf dem Bon:

• Vollständiger Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Art und Menge des verkauften Produkts oder der getätigten Leistung
• Gesamtbetrag und Steuersatz aller verkauften Produkte oder der getätigten Leistungen
• Betrag nach Zahlungsarten
• Fortlaufende Transaktionsnummer, die eindeutig der getätigten Transaktion zugeordnet werden kann
• Bei einer vorangegangenen Bestellung (z.B. in der Gastronomie) der Startzeitpunkt der ersten Bestellung
• Seriennummer des Kassensystems bzw. Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler der Kasse bzw. Sicherheitsmoduls
• Prüfwert der Rechnung 

Diese Werte müssen als Text- und Zahlenkombination auf den Beleg gedruckt werden. Optional können sie zusätzlich in Form eines QR-Codes auf dem Kassenbon abgebildet werden. Zur Verwendung des QR-Codes gibt es keine Verpflichtung – allerdings kann ein solcher Code dazu beitragen, eine mögliche Kassennachschau wesentlich zu vereinfachen. Wer sich eh gerade mit dem Thema Existenzgründung befasst und eine neue Firma gründen möchte, muss bei Anschaffung einer Kasse auch darauf achten, dass die Kasse die aktuellen Voraussetzungen erfüllt.
Praktisch: Viele Angaben können auch einfach allein per QR-Code ausgegeben werden, dadurch lässt sich die Länge des Kassenbons deutlich reduzieren.

Entscheidend ist, dass es das neue Format des Kassenbons ermöglicht, alle wichtigen Informationen zu einer Transaktion auf einen Blick zu erhalten. Das vermeidet langwierige und umfangreiche Kassen- und Buchhaltungsexporte.

Wenn Du Papiermüll vermeiden möchtest, gibt es eine Alternative zum Bon in Papierform: Du hast die Möglichkeit, den Kassenbon auch digital auszustellen – zum Beispiel per E-Mail.

ready2order bietet hier eine ideale Lösung: Neukunden können schon beim Bonieren direkt im System einem Umsatz zugewiesen werden und erhalten ihre Belege dann einfach direkt per E-Mail zugeschickt. Und auch Bestandskunden lassen sich natürlich mit wenigen Klicks auffinden und einem Beleg zuordnen.

Interessant dabei ist, dass immer mehr Transaktionen vollständig digital abgewickelt werden, Stichwort Kartenzahlung. Bei uns erfährst Du auch, warum kontaktlos Bezahlen immer beliebter wird. Die passende Hardware zur Kartenzahlung findest Du übrigens auch im ready2order Online-Shop.