Gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung tritt mit dem 1. Januar 2020 in Deutschland die Belegausgabepflicht in Kraft. Das bedeutet, dass jeder Unternehmer seinen Kunden bei allen Transaktionen einen Beleg aushändigen muss. Was man schon aus anderen EU-Ländern, wie zum Beispiel Österreich oder Italien, kennt, soll auch in Deutschland zur Pflicht werden.
Dies soll einerseits dazu dienen, Transparenz zu schaffen, andererseits schützt diese Ausgabepflicht auch vor Steuerbetrug. In diesem Artikel schreiben wir über die wichtigsten Punkte, die du beim Erstellen deiner Belege mit deiner finanzamtkonformen TSE Kasse ab 2020 beachten musst!
Das Wichtigste zuerst: Begriffe verstehen
Umgangssprachlich werden die Wörter „Beleg“, „Quittung“ und „Rechnung“ sehr häufig synonym verwendet. Es ist allerdings zwischen den drei Begriffen zu unterscheiden:
- Unter Beleg versteht man ein Dokument, welches als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dient. Grundsätzlich gilt: keine Buchung ohne Beleg. Wenn du zum Beispiel nachweisen möchtest, dass ein Leistungsempfänger von dir eine Leistung erhalten und diese bezahlt hat, könntest du einen Beleg verwenden!
- Eine Rechnung wird verwendet, um Leistungsempfängern über fällige Entgelte zu informieren. Grundsätzlich gilt eine Rechnung alleine nicht als Zahlungsbeleg, sondern bestätigt, dass eine Leistung oder ein Produkt bereits dem Kunden übergeben, aber noch nicht (zur Gänze) bezahlt wurde.
- Eine Quittung wiederum bestätigt den Empfang einer Zahlung oder einer Leistung. Das bedeutet, dass der Kunde (Empfänger der Quittung) dem Leistungserbringer (Unternehmer) nichts mehr schuldig ist und somit der Auftrag abgeschlossen ist. Sofern sich auf einer Rechnung der Vermerk „Betrag dankend erhalten“ befindet, stellt die Rechnung auch eine Quittung dar.
Wenn wir im Artikel den Ausdruck Kassenbon verwenden, meinen wir einen Beleg der bestätigt, dass eine Buchung in deiner Kasse getätigt wurde.
Welche Angaben muss ich auf meinem Kassenbon anführen?
Ein Kassenbon soll als Dokument gelten, welches nachweist, dass der Umsatz ordnungsgemäß erfasst wurde. Des Weiteren sollen Kassenzettel sowohl gegenüber dem Kunden (bzw. dem Leistungsempfänger) als auch gegenüber den Behörden als Bestätigung für abgehandelte Transaktionen gelten. Ab 2020 müssen deshalb zusätzliche Informationen betreffend der Signierung der Transaktion durch die TSE angeführt werden.
Dieser Nachweis dient auch dazu, dass eine fortlaufende Belegnummer in der Buchhaltung dokumentiert wird und somit jeder getätigte Umsatz lückenlos und manipulationssicher erfasst und belegt werden kann. Zu diesem Zweck müssen gewisse Informationen auf dem Kassenzettel vorhanden sein. Welche Angaben auf einem Kassenbon notwendig sind, zeigen wir dir hier mit einem Beispiel:
Verpflichtende Angaben:
- Das Datum sowie die Uhrzeit der Belegausstellung
- Art & Menge des verkauften Produkts bzw. der getätigten Leistung
- Der gesamte Betrag und der Steuersatz der verkauften Produkte bzw. der getätigten Leistungen
- Der Betrag je Zahlungsart
- Die Transaktionsnummer: eine fortlaufende Nummer, welche eindeutig der von dir getätigten Transaktion zugeordnet werden kann
- Im Falle einer vorangegangenen Bestellung z.B. in der Gastronomie, auch der Startzeitpunkt der ersten Bestellung
- Die Seriennummer deines Kassensystems bzw. deines Sicherheitsmoduls
- Der Signaturzähler deiner Kasse bzw. deines Sicherheitsmoduls
- Der Prüfwert deiner Rechnung
- Der vollständige Name und die Anschrift deines Unternehmens
Optionale Angabe:
- Ein QR-Code, der die TSE-Daten beinhaltet.
Diese Werte müssen als Text- und Zahlenkombination auf deinem Beleg gedruckt werden, können aber zusätzlich in Form eines QR-Codes auf dem Kassenbon abgebildet werden. Hierfür gibt es noch keine Verpflichtung; jedoch können dadurch laut Bundesfinanzministerium Kassennachschauen mit einem QR-Code wesentlich vereinfacht werden. Wichtig ist, dass etwaige Prüfende die Möglichkeit haben, alle Informationen auf einen Blick zu bekommen, wenn es zu einer Kontrolle kommen sollte. Dadurch kannst du dir langwierige Prüfungen mit umfangreichen Kassen- und Buchhaltungsexporten ersparen.
Der digitale Kassenbon als Alternative
Speziell in den letzten Jahren wird in vielen Unternehmen vermehrt großer Wert auf Umweltschutz gelegt. Die neue Verordnung kann daher in diesem Bereich natürlich als zusätzliche Schikane wahrgenommen werden. Einfacher wird es natürlich nicht. Solltest du Papiermüll vermeiden wollen, gibt es zumindest dafür eine Alternative. So können anstatt herkömmlichen Thermopapier-Bonrollen auch bisphenolfreie Papierrollen verwendet werden. Wem das trotzdem noch zu viel Papiermüll ist, der hat auch die Möglichkeit sich für die Bereitstellung eines digitalen Kassenbons zu entscheiden – zum Beispiel per E-Mail.
ready2order bietet hier eine ideale Lösung: Neukunden können schon beim Bonieren im System hinzugefügt werden, und ihre Belege sofort per E-Mail zugeschickt bekommen; bestehende Kunden können mit wenigen Klicks im System gefunden und dem Beleg zugewiesen werden. Der Kassenbon erscheint hierbei natürlich weiterhin in der Buchhaltung und der Leistungsempfänger bekommt seinen Nachweis aber es wird kein zusätzlicher Papiermüll erzeugt!
Mit ready2order bist du immer finanzkonform und wir werden 2020 die Anforderungen der KassenSichV erfüllen! Du möchtest hier auf dem Laufenden bleiben? Werde Teil unserer Facebook Community. Auch dort bekommst du regelmäßige Updates zum Thema.
Fazit: Am besten schon bei der Wahl des Kassensystems an die Finanzkonformität denken!
Die Umsetzung der KassenSichV-Richtlinien liegt grundsätzlich bei den Herstellern und Anbietern von Kassensystemen, um Unternehmern zusätzlichen Stress zu ersparen. Es ist daher empfehlenswert für Unternehmer, sich für einen Kassenanbieter zu entscheiden, bei dem notwendige Veränderungen auch fristgerecht umgesetzt werden können. Das Team von ready2order arbeitet mit Nachdruck an der Erfüllung der neuen Vorgaben.
Du hast Zweifel? Hier findest du unsere Garantieerklärung.
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