Kassennachschau 2018: Tipps für die Kassenprüfung

Seit dem 1. Januar 2018 werden in Deutschland Kassenprüfungen durchgeführt. Anders als bei Betriebsprüfungen werden Kassenprüfungen nicht vorher angekündigt und fokussieren sich auf die Kontrolle der ordnungsgemäßen Kassenführung.

Die Prüfer werden in Weiterbildungen auf die bevorstehenden Kassennachschauen vorbereitet, um zu erkennen, ob an den elektronischen und digitalen Kassen generell eine Manipulation möglich wäre oder ob eine Manipulation stattgefunden hat. In beiden Fällen liegt ein Strafbestand vor.

Damit Sie keine Steuernachzahlung fürchten müssen, haben wir die wichtigsten Anforderungen für eine reibungslose Kassenprüfung zusammengefasst.

Kassenprüfung 2018: Übersteht Ihre Kasse eine Kassennachschau?

Unternehmen und Vereine, die bei einer Kassennachschau keine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen können, müssen mit Geldbußen von bis zu 25.000€ rechnen. Mögliche Vergehen sind beispielsweise das Versäumnis der Einzelaufzeichnungspflicht (jeder Verkauf ist einzeln abzuspeichern und muss mindestens zehn Jahre lang archiviert werden), unterschiedliche Summen am Z-Bon und in der Registrierkasse, nicht nummerierte Kassenbons oder nachweisbare Manipulationen.

Erst vor kurzem musste sich der Geschäftsführer eines Restaurants in Oldenburg dazu verantworten 400.000 Euro abgezweigt und damit Steuern hinterzogen zu haben. Der Grund: Stornobuchungen wurden nicht sichtbar gemacht und Einnahmen, die im Trainingsmodus erfasst wurden, wurden nicht in die Kasse übertragen.

Achtung: Offene Ladenkassen sind von einer Kassennachschau nicht ausgenommen. Im Vergleich zu elektronischen Kassen, muss hier manuell ein Kassenbericht geführt werden, der unveränderbar ist. Ein Kassenbuch in Excel ist daher nicht zulässig.

Wie bereitet man sich auf eine Kassenprüfung vor?

Wenn Sie bereits über eine finanzkonforme Registrierkasse verfügen, haben Sie schon einen Teil der Prüfung erfolgreich gemeistert. Um gut durch eine Kassenprüfung zu kommen, können Sie sich als Unternehmer vorbereiten. Wir haben die wichtigsten Infos zur Kassenprüfung zusammengefasst, damit Sie einer Kassennachschau gelassen entgegensehen können.

„Die Rechnung bitte“: Ablauf einer Kassennachschau

Finanzbeamte können unangemeldet eine Kassennachschau durchführen und überprüfen, ob alle wichtigen Daten vollständig und richtig dokumentiert werden. Eine lückenlose Kassenführung ist dafür unumgänglich.

Eine Kassenprüfung erlaubt Finanzprüfern auch außerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und ohne Vorankündigung Prüfungen der Buchführung durchzuführen. Das Prinzip ist der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau sehr ähnlich. Seit 2017 ist es nicht mehr ausreichend, eine GDPdU-konforme Registrierkasse einzusetzen.

Seit der Einführung der GoBD Anfang 2017 herrschen strengere Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung, vor allem für Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte abwickeln. Zwar gibt es noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland, jedoch sollte man sich sehr bald damit auseinandersetzen. Denn die Anforderungen an die Kasse steigen von Jahr zu Jahr an.

Wie läuft die Kassenprüfung in der Praxis ab?

Im Normalfall weist sich der Kassenprüfer mit einem Dienstausweis aus, danach hat er die Befugnis das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben zu kontrollieren. Vor allem Unternehmen in bargeldintensiven Branchen müssen sich auf die Kassennachschau besonders gut vorbereiten, da diese Branchen oft unter einen Generalverdacht fallen.

Grundsätzlich läuft die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen ab. Sollten keine vorhanden sein, kann auch auf den Wohnraum ausgewichen werden. Letzteres geht aber nur, wenn ein dringender Verdacht auf die Gefährdung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung besteht.

Die Kassenprüfung kann jederzeit erfolgen, sogar an Sonn- und Feiertagen als auch in den Abend- bzw. Nachtstunden und das ohne Vorankündigung. Dabei hat der Prüfer das Recht, die Räumlichkeiten des geprüften Steuerpflichtigen zu betreten.

Alternativ hat der Prüfer auch die Möglichkeit sich als Testkäufer auszugeben. Dabei darf er die Kasse in Geschäftsräumen, die öffentlich zugänglich sind, auch ohne Vorzeigen eines Dienstausweises “überprüfen”. Verlangt er einen Kassenbon, kann er somit erste Informationen über die Abwicklung der Bareinnahmen und die Handhabung des eingesetzten Kassensystems erlangen. Man spricht hier von der “Beobachtung der Kasse”. Geht die Prüfung aber weiter und verlangt der Kassenprüfer die Vorlage von Büchern und Aufzeichnungen, ist ein Dienstausweis notwendig und es handelt sich um eine offizielle Kassenprüfung.

Kritik an der Kassen-Nachschau

Ohne Zweifel trifft die Kassennachschau nicht nur auf Fürsprecher, denn eines ist klar: Unternehmen sitzen bei einer Prüfung am kürzeren Ast. Deswegen hat der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) in einer Stellungnahme einige ungeklärte Punkte adressiert:

• Prüfungen außerhalb der Geschäftszeiten: Eine Überprüfung kann auch außerhalb der Geschäftszeiten stattfinden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird. Das ist besonders verheerend bei Unternehmen, bei denen ein Aufschub der Vorbereitung weitgreifende Folgen hat.
• Unverhältnismäßigkeit einer Kassennachschau: Die Maßnahmen einer Prüfung können den Geschäftsbetrieb erheblich beeinflussen. Kunden können einen schlechten Eindruck vom Unternehmen erhalten. Inakzeptabel seien Situationen, in denen Unternehmen finanzielle Einbußen erleiden. Es wird deshalb gefordert, dass Finanzprüfer noch deutlicher vorgeführt wird, welche Auswirkungen ihre Handlungen haben können
• Gefälschte Ausweise: Auch wenn sich ein Kassen-Prüfer ausweisen muss, sind diese jedoch oftmals von schlechter Qualität und dadurch leicht fälschbar. Steuerpflichtige haben deswegen große Angst Trickbetrügern Zugang zu ihren Dokumenten zu gewähren. Höhere Sicherheitsstandards und Musterausweise, anhand derer Steuerpflichtige die Echtheit überprüfen können, werden deshalb gefordert.
• Mittwirkungspflichten bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen: Wenn der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend ist, kann der Kassen-Prüfer Personen zur Mitwirkung auffordern, von denen er annehmen kann, dass sie über alle notwendigen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen. Was jedoch, wenn dieser Mitarbeiter rechtlich oder tatsächlich dieser Aufforderung nicht nachkommen kann? Diese Frage bleibt bislang ungeklärt.

Welche Punkte werden bei einer Kassenprüfung begutachtet?

• Vollständigkeit: Sind alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst? Wurden Rechnungen nachträglich geändert? Wurden alle Geschäftsfälle erfasst? Wurde der Trainingsmodus aufgezeichnet? Ist eine fortlaufende Nummerierung der Z-Bons zu erkennen?
• Sachliche Zuordnung: Gibt es eine klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben? Stimmen Tagesendsumme und die Umsätze der Registrierkasse überein? Sind alle unternehmensrelevante Daten jederzeit elektronisch auswertbar?
• Zeitliche Zuordnung: Können Bedienungs- und Programmieranleitungen, Tagesendsummenbons, Kassenzettel und -streifen, Daten für die Buchhaltung (z.B. Journal- und Auswertungsdaten), im Trainingsmodus gespeicherte Daten usw. bist zu 10 Jahre aufbewahrt werden?

Rechte und Pflichten für den Steuerpflichtigen

• Mitwirkungspflicht: Das betrifft die Vorlage- und Auskunftspflicht zur Einsichtnahme in die (elektronischen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen.
  Auf welche Unterlagen die Registrierkasse noch überprüft wird und was die Kasse aktuell alles können muss, haben wir bereits in unserem Kassensystem Test ausführlich behandelt.
• Liegen die Daten bei einem Dritten, muss auch dieser die Daten für die Finanzbehörde bereitstellen.
• Mitarbeiter sollten für eine Kassenprüfung eingeschult werden: sie sollten jedoch nie Auskunft ohne Rücksprache mit dem Steuerberater geben!
• Bei Abwesenheit des Unternehmers: Den Datenexport auf einen USB-Stick und die Telefonnummer des Steuerberaters hinterlegen. Dabei muss stets die GoBD-konforme Archivierung der Daten sichergestellt werden.

Mit ready2order können Sie mittels „Kassenjournal exportieren“ alle Ihre Geschäftsfälle einfach in der Kassenoberfläche per Mail versenden oder in der Verwaltungsoberfläche direkt herunterladen.

Rechte und Pflichten für den Prüfer

• Der Kassenprüfer hat das Recht auf Datenzugriff
• Einsicht in die Datenbestände: abgabenrechtliche Unterlagen wie Journal- und Auswertungsdaten, technische Daten zur Registrierkasse, Zertifizierung einer technischen Sicherheitseinrichtung (wenn vorhanden)
• Vorlage eines Dienstausweises
• Bei allen Nachschauen besteht das Risiko, dass der Prüfer zur Außenprüfung übergeht. Der Übergang von einer formellen zu einer Außenprüfung muss schriftlich erfolgen. Es muss außerdem der Verdacht auf die Verletzung der Mitwirkungspflicht bestehen oder es bedarf eine besondere Aufklärung. Bei einer Außenprüfung werden die Daten noch genauer überprüft. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Steuerberater frühzeitig auf solche Situationen vorbereiten.

Am Ende der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll darüber, wie Sie bei der Überprüfung abgeschnitten haben. Dieses sollten Sie zum Nachweis aufbewahren.

Damit Sie Ihre Kassennachschau erfolgreich meistern, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Vorbereitungen erstellt, die Sie für für die Kassenprüfung treffen können.

1. Bleiben Sie in erster Linie freundlich und suchen Sie einen Raum, wo Sie ungestört den Ablauf des Verfahrens klären können.
2. Definieren Sie vorab eine Person, die Zugang zu den wichtigen Dokumenten hat und durch den Betrieb führen kann. Sollten Sie nichts mit der Registrierkasse zu tun haben, bitten Sie rechtzeitig eine Person her, die sich damit auskennt.
3. Haben Sie alle relevanten Unterlagen bereit? Dazu zählen sowohl Personalinformationen (Anmeldung beim Unternehmen und Ausweis, technische Daten zur Registrierkasse und abgaberechtlich relevante Unterlagen, wie z.B. Journal- und Auswertungsdaten).
4. Lassen Sie sich einen Beleg über die Kassennachschau ausstellen.

Weitere Anforderungen an elektronische und digitale Kassen

Insbesondere Manipulationen sollen künftig in Deutschland verschärft geahndet und durch eine technische Sicherheitseinrichtung, die ab 2020 verpflichtend ist, verhindert werden. Die Sicherheitseinrichtung für Kassen besteht aus drei Teilen:

Einem (1) Sicherheitsmodul, dass sicherstellt, dass alle Vorgänge unveränderbar in einem (2) Speichermedium aufgezeichnet werden, sowie einer (3) Schnittstelle zum Kassensystem, um Kassenprüfungen zu vereinfachen.

Wer sich die Kosten für zusätzliche Hardware sparen will, kann mit Hilfe einer Cloud-Signatur, wie es bei ready2order der Fall ist, den Manipulationsschutz gewährleisten. Betroffen von dieser Regelung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme sowie Tablet-basierte Kassensysteme oder Softwarelösungen. Im Zuge der Kassensicherungsverordnung wurde die Gewährleistung des Manipulationsschutzes noch konkretisiert, wobei sich diese Anforderungen in erster Linie an die Hersteller von Kassensystemen richten.

Unser Expertentipp für Unternehmer: Wer sich jetzt ein Kassensystem anschafft, sollte unbedingt darauf achten, dass das System die Sicherheitseinrichtung bereits erfüllt, da elektronische Kassen ab 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet und zertifiziert sein müssen. Der österreichische Kassenhersteller ready2order hat die Sicherheitseinrichtung bereits in Österreich umgesetzt und bereitet für Deutschland die erfolgreiche Umsetzung vor.

Anforderungen ab 2020 an elektronische und digitale Kassen

Ab dem 1.1.2020 gilt die KassenSichV, ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Das heißt, elektronische Registrierkassen müssen mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet und zertifiziert werden. Zudem kommt eine Belegausgabepflicht, wie sie bereits in Österreich gilt.

Wenn in Ihrem Unternehmen eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss diese beim Finanzamt “nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck” für die genaue Identifizierung durch Seriennummer, Anzahl und Art des Gerätes angemeldet werden. Man spricht hier von der Meldepflicht beim Finanzamt. Bei einer Kassennachschau, hat der Prüfer das Recht diese Zertifizierung zu verlangen und zu überprüfen.

Übergangsfrist bis 2022

Eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt es für all diejenigen, die die folgenden drei Bedingungen erfüllen:

1. Das Unternehmen hat die Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft
2. Die Kasse muss den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen
3. Die Kasse kann nicht umgerüstet werden. Sprich, bei der Umrüstung müsste eine neue Kasse angeschafft werden.

In diesem Fall ist die technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Registrierkasse erst ab dem 1.1.2023 verpflichtend. Bei einer Kassenprüfung darf auch diese Zertifizierung verlangt werden.

Infografik: Wichtigste Stichtage im Überblick

Unser Expertentipp für Unternehmer: Die Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist mit dem richtigen Kassensystem keine Hexerei. Gehen Sie sicher, dass Sie entsprechende Unterlage für die Prüfung stets bereithalten um zu gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.

Ein modernes und gesetzeskonformes Kassensystem hillft Ihnen dabei, nicht nur die Verordnungen zu erfüllen, sondern bieten Ihnen zusätzlich viele nützliche Funktionen.