Kassennachschau: So kommst Du gut durch die Kassenprüfung

Eine unangemeldete Kontrolle durch das Finanzamt wird meist als bedrohlich empfunden – aber mit guter Vorbereitung machst Du aus der Prüfung eine reine Formalie. Wir erklären, wie die Kassennachschau abläuft und wie Du Dich mit korrekter Kassenführung und vollständigen Unterlagen so vorbereitest, damit alles reibungslos läuft.

Was prüft das Finanzamt bei der Kassennachschau?

Unangekündigte Kassenprüfungen sind seit dem 1. Januar 2018 erlaubt (vgl. AO §146b): Seitdem können während der Geschäftszeiten* die Kassenaufzeichnungen durch einen Prüfer des Finanzamts kontrolliert werden – besonders häufig kommt dies bei bargeldintensiven Geschäften vor, d. h. Unternehmen, die viel mit Bargeld arbeiten.

Bei der Kassennachschau will der Prüfer herausfinden, ob an Deinen elektronischen und digitalen Kassen manipuliert werden kann bzw. ob eine Manipulation stattgefunden hat. Anders gesagt: Er will überprüfen, ob Deine Kassendaten richtig sind.

Bei seinen Anforderungen geht es um...

• Vollständigkeit: Sind alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst? Wurden Rechnungen nachträglich geändert und die Änderung dokumentiert? Wurden alle Geschäftsfälle erfasst? Wurde der Trainingsmodus aufgezeichnet? Ist eine fortlaufende Nummerierung der Z-Bons zu erkennen?
• Sachliche Zuordnung: Gibt es eine klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben? Stimmen Tagesendsumme und die Umsätze der Registrierkasse überein? Sind alle unternehmensrelevante Daten jederzeit elektronisch auswertbar?
• Zeitliche Zuordnung: Können Bedienungs- und Programmieranleitungen, Tagesendsummenbons (Z-Bons), Kassenzettel und -streifen, Daten für die Buchhaltung (z.B. Journal- und Auswertungsdaten), im Trainingsmodus gespeicherte Daten usw. bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden?

 * “Während der Geschäftszeiten” bedeutet, dass die Überprüfung auch dann stattfinden kann, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird, d. h. außerhalb Deiner Öffnungszeiten und auch an Sonn- und Feiertagen sowie in den Abend- bzw. Nachtstunden.  Dabei hat der Prüfer das Recht, Deine Räumlichkeiten unangekündigt zu betreten.

Wie bereitet man sich auf eine Kassenprüfung vor?

Damit die Kassennachschau möglichst entspannt abläuft, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Dingen erstellt, die Du für die Kassenprüfung vorbereiten kannst.

1) Ordnungsgemäße Kassenführung als Grundlage

Damit bei der Kassennachschau keine Probleme auftreten, solltest Du im Alltagsgeschäft folgende Dinge nicht vergessen:

• Erstelle bei jedem Kassiervorgang einen Bon und biete ihn dem Kunden an.
• Führe jeden Tag einen Kassenabschluss durch
• Aktualisiere Dein Kassenbuch täglich
• Mache regelmäßig einen Kassensturz, d.h. zähle Deinen Ladenkasse durch (Kassenzählprotokoll)
• Bewahre Einzelbelege, Buchungsbelege und Tagessummenendbons (Z-Bons) immer vollständig und sortiert auf
• Dokumentiere sämtliche Stornos, Retouren, Entnahmen und unbaren Zahlungswegen (Kartenzahlungen) auf den jeweiligen Tagessummenendbons

Stimme Dich außerdem mindestens einmal jährlich mit Deinem Steuerberater ab, ob Du bei der Kassenführung auf dem neusten Stand bist. Derzeit sind diese Regelungen bei der Kassenbuchführung für Dich wichtig:

• Belegausgabepflicht: Du musst jedem Kunden für seinen Kauf einen Kassenbon ausstellen und anbieten.
• GoBD: Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” bestimmt, wie und wie lange Du Deine kassenrelevanten Daten aufbewahren musst.
• KassenSichV: Damit digitale Aufzeichnungen mit elektronischen Registrierkassen nicht manipuliert werden können, gilt, dass diese Kassensysteme mit einer Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. 
• Meldepflicht beim Finanzamt: Alle elektronischen Kassen müssen mit Seriennummer, Anzahl und Art des Gerätes beim Finanzamt angemeldet werden. 

Achtung: Offene Ladenkassen sind von einer Kassennachschau nicht ausgenommen. Hier muss manuell ein Kassenbericht geführt werden. Informiere Dich jetzt, wie eine ordnungsgemäße  Kassenführung aussehen muss.

2) Welche Unterlagen müssen vorhanden sein?

Alle nötigen Unterlagen solltest Du ausgedruckt in einem gesonderten Ordner oder digital auf einem eigenen USB-Stick ablegen und dem Prüfer aushändigen:

• Kaufbeleg Deiner Registrierkasse
• Anmeldung der elektronischen Registrierkasse beim Finanzamt
• Bedienungsanleitung bzw. Benutzerhandbuch
• Programmbeschreibung und Programmrichtlinien
• Programmieranleitung
• Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen (Protokolle zu Einrichtung, Freigabe, Fehlern und Änderungen)
• Verfahrensdokumentation
• bei mehreren Registrierkassen: eindeutige Identifizierung und Zuordnung

Dokumentiere hier auch die Kontaktdaten der befugten Auskunftspersonen in Deinem Betrieb, Deines Steuerberaters sowie Deines Kassenaufstellers.

Unser Tipp: Wenn Du die Unterlagen in einem Ordner zusammenstellst, dann lege auch ein aussagekräftiges Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis an und sorge mithilfe von Registerkarten für Übersicht auf den ersten Blick. Wenn Du die Unterlagen auf einem USB-Stick sammelst, achte auf eindeutige Dateinamen, damit der Prüfer alles schnell findet.

2) Logistische Vorbereitung 

• Wer kümmert sich um den Prüfer, wenn Du als Unternehmer:in nicht vor Ort bist? Die Auskunftsperson sollte Zugang zu den wichtigen Dokumenten haben und sich mit der Registrierkasse auskennen.
• Wo befinden sich die relevanten Unterlagen? (idealerweise immer griffbereit) 
• In welchem Raum kann die Betriebsprüfung stattfinden? Wo hat der Prüfer Platz zum Arbeiten und stört Deinen Tagesablauf nicht?
• Worüber müssen Deine Mitarbeiter keine Auskunft geben? Was darf der Prüfer nicht verlangen?
• Wissen Deine Mitarbeiter, wie man einen Datenexport mit Begrenzung auf einen bestimmten Zeitraum erstellt?
• Ist Deine Kassensoftware auf neuestem Stand oder gibt es unerledigte Updates?

Unser Tipp: Immer freundlich bleiben! Auch das Finanzamt macht nur seine Arbeit und will Dir nichts Böses. Wenn Du Dich kooperativ zeigst, schaffst Du eine gute Grundlage für die Zusammenarbeit.

Wie läuft die Kassenprüfung ab?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1) Offizielle Kassenprüfung

Im Normalfall kommt der Prüfer in Deine Geschäftsräume und weist sich mit seinem Dienstausweis aus. Wenn Du Angst vor Trickbetrügern hast, kannst Du Dich mit einem Anruf beim Finanzamt kurz rückversichern, dass Du einen echten Beamten der Finanzverwaltung vor Dir hast.

Nachdem er sich ordnungsgemäß ausgewiesen hat, hat der Prüfer das Recht, Dein Kassensystem, Deine Kassenaufzeichnungen und alle oben genannten Unterlagen in Deinen Geschäftsräumen zu kontrollieren. 

In Ausnahmefällen kann die Prüfung auch in Deinem Wohnraum stattfinden: Das geschieht aber nur, wenn ein dringender Verdacht auf die Gefährdung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung besteht.

2) Beobachtung der Kasse (Testkauf)

Es ist auch möglich, dass ein Prüfer anonyme Testkäufe in Unternehmen macht: Wenn er seinen Dienstausweis nicht vorzeigt, darf er sich wie ein normaler Gast oder Kunde in Deinen öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen bewegen.

Anhand des Kassenbons prüft er erste Informationen über die Abwicklung der Bareinnahmen und die Handhabung des von Dir eingesetzten Kassensystems. Wenn hier etwas nicht stimmt – oder die Bonpflicht möglicherweise ganz missachtet wird – verlangt er möglicherweise Kassenbuch und Kassenaufzeichnungen: Hier muss er allerdings zuerst seinen Dienstausweis vorzeigen, denn ab diesem Punkt handelt es sich um eine offizielle Kassenprüfung.

Rechte & Pflichten: Was ist bei der Kassennachschau (nicht) erlaubt?

Entgegen mancher Gerüchte dürfen Finanzbeamte bei der Kassenprüfung nicht alles. Du als Unternehmer bist weder hilflos ausgeliefert, noch darfst Du zu Deinem Nachteil behandelt werden. Wir haben eine kleine Übersicht zusammengestellt, was bei der Kassennachschau rechtens ist – und was Du getrost verweigern kannst.

Was müssen Unternehmer erfüllen, was dürfen sie verweigern?

Bei der Kassenprüfung haben Steuerpflichtige gegenüber dem Finanzbeamten eine Mitwirkungspflicht:

• Du musst Deine Kassenaufzeichnungen und die oben genannten Unterlagen (auch in Abwesenheit) vorlegen und dazu Auskunft geben. 
• Liegen die Unterlagen bei einem Dritten (z. B. Deinem Steuerberater), muss dieser die Daten für die Finanzbehörde herausgeben: Es nützt also nichts, wenn kritisches oder unvollständiges Material “gerade nicht im Haus” ist.
• Alle Mitarbeiter sollten auf eine Kassenprüfung vorbereitet werden.

Es gibt aber auch Maßnahmen, die Du verweigern kannst:

• Deine Mitarbeiter müssen keine Auskünfte erteilen, ohne vorher Rücksprache mit Deinem Steuerberater halten zu dürfen.
• Der Kassenprüfer darf die Geschäftsräume nicht durchsuchen.
• Der Kassenprüfer darf die Kassennachschau nicht ohne zwingenden Grund in Deinen Wohnräumen durchführen.
• Der Kassenprüfer darf Dein Tagesgeschäft nicht derartig behindern, dass finanzielle Einbußen entstehen.

Was dürfen Prüfer verlangen, was dürfen sie nicht?

• Der Kassenprüfer hat das Recht, alle kassenrelevanten Daten und oben genannten Unterlagen zu prüfen.
• Der Unternehmer darf seinen Steuerberater zur Begleitung der Kassennachschau bitten; der Prüfer muss jedoch nicht darauf warten, dass dieser eintrifft.
• Der Kassenprüfer hat die Pflicht, sich vor der Kassenprüfung mit seinem Dienstausweis und auf Nachfrage auch mit seinem Personalausweis auszuweisen.
• Wenn der Prüfer von der formellen Kassenprüfung zur Außenprüfung übergehen will, muss der Übergang schriftlich erfolgen. Außerdem muss hier der Verdacht auf die Verletzung der Mitwirkungspflicht bestehen oder eine besondere Aufklärung nötig sein. 
• Am Ende der Prüfung muss der Prüfer ein Protokoll darüber ausstellen, wie Dein Unternehmen bei der Überprüfung abgeschnitten haben. Dieses Protokoll solltest Du bei den oben genannten Unterlagen zum Nachweis aufbewahren.

Mängel bei der Kassenprüfung entdeckt: Was passiert? 

Mögliche Mängel, die dem Prüfer auffallen können, sind z. B. 

• Versäumnisse bei der Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. es wurde nicht jeder Verkauf einzeln abgespeichert
• Unvollständig archivierte Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren entsprechen
• nicht übereinstimmende Endsummen von Z-Bon und Registrierkasse
• nicht nummerierte Kassenbons 
• nicht sichtbare Stornobuchungen
• nachweisbare Manipulationen
• Einnahmen im Trainingsmodus, die nicht in die Kasse übertragen wurden.

Eine ungenaue Buchführung kann dabei teuer werden: Unternehmen müssen hier mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro rechnen. 

Wenn der Prüfer in den Kassendaten Ungereimtheiten entdeckt, kann er außerdem eine sogenannte Außenprüfung anordnen: Das bedeutet, dass nicht nur die vorbereiteten Kassenaufzeichnungen, sondern alle steuerrelevanten Unterlagen des Unternehmens ganz genau durch das Finanzamt geprüft werden.

Gut vorbereitet mit einer finanzamtkonformen Kasse

Die Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist mit einem gesetzeskonformen, elektronischen Kassensystem kein Problem. Bei einer nachweislich installierten TSE geht der Prüfer davon aus, dass aufgrund der technischen Gegebenheiten alle Aufzeichnungen richtig sind. Wenn Du alle nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen kannst und alle relevanten Fragen beantworten kannst, bist Du bei jeder Kassennachschau auf der sicheren Seite.

In der ready2order Verwaltungsoberfläche kannst Du über „Kassenjournal exportieren“ alle relevanten Daten für die Kassenprüfung herunterladen oder per E-Mail versenden.

Deine Kasse kann Dir übrigens noch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.