Seit dem 1. Januar 2018 werden in Deutschland Kassenprüfungen durchgeführt. Anders als bei Betriebsprüfungen werden Kassenprüfungen nicht vorher angekündigt und fokussieren sich auf die Kontrolle der ordnungsgemäßen Kassenführung.
Die Prüfer werden in Weiterbildungen auf die bevorstehenden Kassennachschauen vorbereitet, um zu erkennen, ob an den elektronischen und digitalen Kassen generell eine Manipulation möglich wäre oder ob eine Manipulation stattgefunden hat. In beiden Fällen liegt ein Strafbestand vor.
Damit Sie keine Steuernachzahlung fürchten müssen, haben wir die wichtigsten Anforderungen für eine reibungslose Kassenprüfung zusammengefasst.
Unternehmen und Vereine, die bei einer Kassennachschau keine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen können, müssen mit Geldbußen von bis zu 25.000€ rechnen. Mögliche Vergehen sind beispielsweise das Versäumnis der Einzelaufzeichnungspflicht (jeder Verkauf ist einzeln abzuspeichern und muss mindestens zehn Jahre lang archiviert werden), unterschiedliche Summen am Z-Bon und in der Registrierkasse, nicht nummerierte Kassenbons oder nachweisbare Manipulationen.
Erst vor kurzem musste sich der Geschäftsführer eines Restaurants in Oldenburg dazu verantworten 400.000 Euro abgezweigt und damit Steuern hinterzogen zu haben. Der Grund: Stornobuchungen wurden nicht sichtbar gemacht und Einnahmen, die im Trainingsmodus erfasst wurden, wurden nicht in die Kasse übertragen.
Achtung: Offene Ladenkassen sind von einer Kassennachschau nicht ausgenommen. Im Vergleich zu elektronischen Kassen, muss hier manuell ein Kassenbericht geführt werden, der unveränderbar ist. Ein Kassenbuch in Excel ist daher nicht zulässig.
Wenn Sie bereits über eine finanzkonforme Registrierkasse verfügen, haben Sie schon einen Teil der Prüfung erfolgreich gemeistert. Um gut durch eine Kassenprüfung zu kommen, können Sie sich als Unternehmer vorbereiten. Wir haben die wichtigsten Infos zur Kassenprüfung zusammengefasst, damit Sie einer Kassennachschau gelassen entgegensehen können.
Finanzbeamte können unangemeldet eine Kassennachschau durchführen und überprüfen, ob alle wichtigen Daten vollständig und richtig dokumentiert werden. Eine lückenlose Kassenführung ist dafür unumgänglich.
Eine Kassenprüfung erlaubt Finanzprüfern auch außerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und ohne Vorankündigung Prüfungen der Buchführung durchzuführen. Das Prinzip ist der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau sehr ähnlich. Seit 2017 ist es nicht mehr ausreichend, eine GDPdU-konforme Registrierkasse einzusetzen.
Seit der Einführung der GoBD Anfang 2017 herrschen strengere Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung, vor allem für Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte abwickeln. Zwar gibt es noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland, jedoch sollte man sich sehr bald damit auseinandersetzen. Denn die Anforderungen an die Kasse steigen von Jahr zu Jahr an.
Im Normalfall weist sich der Kassenprüfer mit einem Dienstausweis aus, danach hat er die Befugnis das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben zu kontrollieren. Vor allem Unternehmen in bargeldintensiven Branchen müssen sich auf die Kassennachschau besonders gut vorbereiten, da diese Branchen oft unter einen Generalverdacht fallen.
Grundsätzlich läuft die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen ab. Sollten keine vorhanden sein, kann auch auf den Wohnraum ausgewichen werden. Letzteres geht aber nur, wenn ein dringender Verdacht auf die Gefährdung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung besteht.
Die Kassenprüfung kann jederzeit erfolgen, sogar an Sonn- und Feiertagen als auch in den Abend- bzw. Nachtstunden und das ohne Vorankündigung. Dabei hat der Prüfer das Recht, die Räumlichkeiten des geprüften Steuerpflichtigen zu betreten.
Alternativ hat der Prüfer auch die Möglichkeit sich als Testkäufer auszugeben. Dabei darf er die Kasse in Geschäftsräumen, die öffentlich zugänglich sind, auch ohne Vorzeigen eines Dienstausweises “überprüfen”. Verlangt er einen Kassenbon, kann er somit erste Informationen über die Abwicklung der Bareinnahmen und die Handhabung des eingesetzten Kassensystems erlangen. Man spricht hier von der “Beobachtung der Kasse”. Geht die Prüfung aber weiter und verlangt der Kassenprüfer die Vorlage von Büchern und Aufzeichnungen, ist ein Dienstausweis notwendig und es handelt sich um eine offizielle Kassenprüfung.
Ohne Zweifel trifft die Kassennachschau nicht nur auf Fürsprecher, denn eines ist klar: Unternehmen sitzen bei einer Prüfung am kürzeren Ast. Deswegen hat der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) in einer Stellungnahme einige ungeklärte Punkte adressiert:
Mit ready2order können Sie mittels „Kassenjournal exportieren“ alle Ihre Geschäftsfälle einfach in der Kassenoberfläche per Mail versenden oder in der Verwaltungsoberfläche direkt herunterladen.
Am Ende der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll darüber, wie Sie bei der Überprüfung abgeschnitten haben. Dieses sollten Sie zum Nachweis aufbewahren.
Damit Sie Ihre Kassennachschau erfolgreich meistern, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Vorbereitungen erstellt, die Sie für für die Kassenprüfung treffen können.
Insbesondere Manipulationen sollen künftig in Deutschland verschärft geahndet und durch eine technische Sicherheitseinrichtung, die ab 2020 verpflichtend ist, verhindert werden. Die Sicherheitseinrichtung für Kassen besteht aus drei Teilen:
Einem (1) Sicherheitsmodul, dass sicherstellt, dass alle Vorgänge unveränderbar in einem (2) Speichermedium aufgezeichnet werden, sowie einer (3) Schnittstelle zum Kassensystem, um Kassenprüfungen zu vereinfachen.
Wer sich die Kosten für zusätzliche Hardware sparen will, kann mit Hilfe einer Cloud-Signatur, wie es bei ready2order der Fall ist, den Manipulationsschutz gewährleisten. Betroffen von dieser Regelung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme sowie Tablet-basierte Kassensysteme oder Softwarelösungen. Im Zuge der Kassensicherungsverordnung wurde die Gewährleistung des Manipulationsschutzes noch konkretisiert, wobei sich diese Anforderungen in erster Linie an die Hersteller von Kassensystemen richten.
Unser Expertentipp für Unternehmer: Wer sich jetzt ein Kassensystem anschafft, sollte unbedingt darauf achten, dass das System die Sicherheitseinrichtung bereits erfüllt, da elektronische Kassen ab 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet und zertifiziert sein müssen. Der österreichische Kassenhersteller ready2order hat die Sicherheitseinrichtung bereits in Österreich umgesetzt und bereitet für Deutschland die erfolgreiche Umsetzung vor.
Ab dem 1.1.2020 gilt die KassenSichV, ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Das heißt, elektronische Registrierkassen müssen mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet und zertifiziert werden. Zudem kommt eine Belegausgabepflicht, wie sie bereits in Österreich gilt.
Wenn in Ihrem Unternehmen eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss diese beim Finanzamt “nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck” für die genaue Identifizierung durch Seriennummer, Anzahl und Art des Gerätes angemeldet werden. Man spricht hier von der Meldepflicht beim Finanzamt. Bei einer Kassennachschau, hat der Prüfer das Recht diese Zertifizierung zu verlangen und zu überprüfen.
Eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt es für all diejenigen, die die folgenden drei Bedingungen erfüllen:
In diesem Fall ist die technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Registrierkasse erst ab dem 1.1.2023 verpflichtend. Bei einer Kassenprüfung darf auch diese Zertifizierung verlangt werden.
Unser Expertentipp für Unternehmer: Die Vorbereitung auf eine Kassenprüfung ist mit dem richtigen Kassensystem keine Hexerei. Gehen Sie sicher, dass Sie entsprechende Unterlage für die Prüfung stets bereithalten um zu gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.
Ein modernes und gesetzeskonformes Kassensystem hillft Ihnen dabei, nicht nur die Verordnungen zu erfüllen, sondern bieten Ihnen zusätzlich viele nützliche Funktionen.
Digitales Marketing
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.