Doppelte Buchführung

Was bedeutet doppelte Buchführung? Die sogenannte “doppelte” Buchhaltung (oder Doppik) ist das System der kaufmännischen Buchführung. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht, nämlich auf Konto und Gegenkonto bzw. sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite. Die doppelte Buchführung erlaubt Unternehmen mit Buchführungspflicht den wirtschaftlichen Erfolg einer bestimmten Zeitspanne durch Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu ermitteln.

Für wen gilt die Buchführungspflicht?

Wer unter die Buchführungspflicht und alle damit einhergehenden Anforderungen fällt, regelt das Handelsgesetzbuch (HGB). Ausschlaggebend sind dabei

• Rechtsform
• Eintrag im Handelsregister
• Jahresumsatz und Jahresgewinn.

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind:

• Handelsgesellschaften (KG, oHG, AG, GmbH und GmbH & Co. KG)
• Gewerbetreibende (auch Freiberufler:innen und Kleingewerbe) mit Eintrag ins Handelsregister 
• Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro

Hier erfährst Du, welche Gesellschaftsformen der Bilanzierungspflicht unterliegen.

Nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet (EÜR reicht aus):

• Freiberufler:innen und Kleingewerbe ohne Eintrag im Handelsregister
• Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro oder mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro

Was sind die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung?

Zu den Vorteilen gehören folgende Aspekte:

• macht komplexere Auswertungen möglich, während sich aus der GuV lediglich Gewinn oder Verlust ableiten lassen
• macht Veränderungen über längere Zeiträume sichtbar
• erleichtert fundierte, zukunftsorientierte Entscheidungen 
• einfachere Beurteilung der Kreditwürdigkeit

Zu den Nachteilen gehören diese Faktoren:

• komplex und aufwändig
• benötigt steuerrechtliches und buchhalterisches Vorwissen
• Umsatzsteuer wird quartalsweise oder auf monatlicher Basis vom Finanzamt eingezogen – unabhängig davon, ob die Rechnung bereits beglichen wurde

Wann empfiehlt sich die Doppik auch für Nicht-Buchführungspflichtige?

Die doppelte Buchhaltung ist wesentlich aufwändiger als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Doch sie hat den Vorteil, dass sie Dir einen tieferen Einblick in die aktuelle Lage Deines Unternehmens ermöglicht und den Vergleich mit Vorjahreswerten ermöglicht: So kannst Du zukunftsorientierte Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen.

Eine freiwillige doppelte Buchführung lohnt sich also, …

• wenn sich Dein Unternehmen im Wachstum befindet und die genannten Umsatz- bzw. Gewinngrenzen in absehbarer Zeit überschreiten wird.
• wenn Dein Unternehmen hohe Umsätze erzielt, einen großen Kundenstamm besitzt und Du einen umfassenden Überblick über die aktuellen Zahlen brauchst.
• wenn Du in der nächsten Zeit Investitionen planst und dafür Kreditgeber oder andere Investoren überzeugen willst. 

Wie funktioniert doppelte Buchführung?

Die grundsätzliche Methodik der doppelten Buchhaltung lautet, dass bei jedem Geschäftsvorfall stets mindestens zwei Konten betroffen sind, nämlich Konto und Gegenkonto. Der allgemeine Buchungssatz bzw. das Buchungsprinzip lautet dabei stets „Soll an Haben“. 

Am Ende des Geschäftsjahres werden die unterschiedlichen Kontenarten wie folgt abgeschlossen:

• Abschluss der Bestandskonten: direkt über die Bilanz
• Abschluss der Erfolgskonten: in der GuV
• Abschluss des GuV-Kontos (= Eigenkapitalkonto): auf der Passivseite der Bilanz

Die doppelte Buchführung hat drei Aufgaben:

• Sie liefert die Grundlage für den Jahresabschluss, indem sie Bilanz und GuV aufstellt.
• Sie erlaubt den direkten Vermögensvergleich anhand Eröffnungs- und Schlussbilanz.
• Sie berechnet den Unternehmenserfolg anhand Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und liefert damit ein wichtiges Indiz für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. 

Was sind die Elemente der doppelten Buchhaltung?

Dazu gehören zum einen Bilanz und GuV sowie die verschiedenen Konten der Buchführung.

1) Bilanz: Aktiva und Passiva

Die Bilanz stellt Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens zum Jahresabschluss so gegenüber, dass sich beides im Gleichgewicht befindet. Dabei bezieht sich die Bilanz immer auf einen bestimmten Zeitpunkt, den sogenannten Bilanzstichtag.

Sie liefert Antworten auf diese beiden Fragen:

• Vermögen (Aktiva): Wofür wurden die finanziellen Mittel des Unternehmens verwendet?
• Kapital (Passiva): Wo kommen diese Mittel her?

Hier findest Du detaillierte Informationen zur Bilanz.

2) GuV: Aufwand und Ertrag

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) besteht ebenfalls aus zwei Elementen. Hier wenden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. So kann der Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens ermittelt werden. 

Die GuV liefert also Aufschluss über folgende Fragen:

• Aufwendungen: Wodurch wurden Kosten verursacht?
• Erträge: Womit hat das Unternehmen Geld verdient?

Hier findest Du detaillierte Informationen zur GuV.

3) Die Kontenarten der Buchführung

Konten sind die kleinste Einheit und die Grundlage der doppelten Buchhaltung. Jeder Geschäftsvorfall wird auf Konto und Gegenkonto – also quasi doppelt – erfasst. Daher stammt auch der Begriff der “doppelten” Buchführung. Dabei wird einmal die Soll- und einmal die Haben-Seite gebucht; daher spricht man auch von der “Soll- und Haben-Buchführung”.

Grundsätzlich lassen sich die Kontenarten in mehrere Ebenen einteilen, die entweder in die Bilanz oder in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einfließen:

Jedes Konto besitzt dabei zwei Seiten: Soll und Haben. Die beiden Begriffe haben allerdings nichts mit der üblichen Bedeutung von “sollte da sein” bzw. “gehört mir” zu tun. Vielmehr beschreiben “Soll” und “Haben” die Buchungslogik, d.h. die Art und Weise, auf welcher Seite des Kontos eine Buchung auszuführen ist.

Wichtig: Bei der Buchung eines Geschäftsvorfalls muss immer ein Konto im Soll und ein Konto im Haben belastet werden. Nur so bleiben Aktiv- und Passiv-Seite im Gleichgewicht.