Rechnung

Was ist eine Rechnung? Diese Form des Belegs dokumentiert die Forderung eines Entgelts für eine erbrachte Leistung (Dienstleistung oder Produkt). Im unternehmerischen Leben werden die meisten wirtschaftlichen Geschäfte mithilfe von Rechnungen abgewickelt.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung unter 150 Euro, kann die Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben genutzt werden. Bei höheren Gesamtbeträgen muss eine ordentliche Rechnung nach gesetzlicher Vorgabe folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des/der Rechnungsempfänger:in
• Steuernummer und Umsatzsteuer-ID 
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Falls abweichend vom Ausstellungsdatum: Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt für die einzelnen Rechnungspositionen
• Gesamtbetrag der Brutto- und Nettoforderungen
• Steuersatz der Umsatzsteuer

Wichtig sind auch:

• Kontoverbindung
• Zahlungsziel
• möglicher Rabatt oder Skonto

Je nach Art und Status des ausstellenden Unternehmens können auch weitere Angaben nötig sein. Viele Unternehmen fügen auch freiwillig weitere Angaben wie Kontaktmöglichkeiten, Sachbearbeiter:in oder Kundennummer hinzu, um z. B. Reklamationen einfacher bearbeiten zu können.

Wie kann eine Rechnung übermittelt werden?

Grundsätzlich gilt, dass die Rechnung so übermittelt werden muss, dass der Empfänger oder die Empfängerin sie auch erhalten kann. Ursprünglich galt das für den Postweg oder die direkte, persönliche Übergabe. Heutzutage werden Rechnungen zunehmend elektronisch übermittelt – dafür müssen allerdings einige Anforderungen an Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit bei der Übermittlung beachtet werden. Dazu gehört zum Beispiel die Zustimmung der Kundschaft, überhaupt eine elektronische Rechnung zu erhalten.