Kassensysteme für alle Branchen

Alle Infos & Tipps zu Vorteilen, Funktionen und rechtlichen Anforderungen

Früher war es die mechanische Registrierkasse mit Bargeldfach, heute ist es ein modernes IT-System aus spezieller Software und passender Hardware. Der Zweck ist jedoch derselbe: Ein Kassensystem sorgt dafür, dass Dein Unternehmen reibungslos läuft – von der Bargeldeinnahme bis zu den Steuerunterlagen.

Was sind Kassensysteme?

Kassensysteme werden auch als elektronische Registrierkasse, Kassenterminal, POS-Kasse oder POS-Terminal bezeichnet. Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, jeden Zahlvorgang zu dokumentieren: Sie speichern auch alle Transaktionen von der Privatentnahme bis zur Kartenzahlung, versenden Bestellungen an zuständige Mitarbeiter, erstellen Rechnungen, dienen als Warenwirtschaftssystem und ermöglichen effiziente Personalplanung – kurz gesagt, mit dem richtigen Kassensystem kannst Du Dein gesamtes Unternehmen einfach, erfolgreich und finanzamtkonform entwickeln.

Was muss ein Kassensystem können?

Bei der Anschaffung eines Kassensystems sind funktionale Anforderungen ebenso zu beachten wie gesetzliche Richtlinien für eine korrekte Kassenführung.

Funktionale Anforderungen

Damit Du optimal arbeiten kannst, sollte Dein Kassensystem speziell auf Dein Unternehmen zugeschnitten sein. Dabei spielen diese Fragen eine wichtige Rolle:

  • Brauchst Du ein stationäres oder ein mobiles System?
  • Welche Hardware bzw. welches Betriebssystem ist schon vorhanden?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen gleichzeitig mit dem System arbeiten?
  • Welche Funktionen brauchst Du zusätzlich zur Kassierfunktion?

Hier erfährst Du, welche Leistungen zu den ready2order Standard-Funktionen gehören.

Rechtliche Voraussetzungen

Die Zulässigkeit eines Kassensystems wird von gesetzlichen Richtlinien definiert. Voraussetzung dafür, dass eine Kasse von der Finanzverwaltung anerkannt wird, sind z. B. Schnittstellen für Betriebsprüfer, Archivsystem, Kassensturzfähigkeit, Manipulationsschutz sowie zuverlässige Dokumentation von Stornos und Korrekturen.

Die wichtigsten Vorgaben sind hier:

  • GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
  • KassenSichV (Kassensicherungsverordnung)
  • TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) 

Daneben spielen auch Belegausgabepflicht , die Frage der Registrierkassenpflicht sowie die Kassenmeldepflicht eine Rolle.

Mehr Infos? In unserem Registrierkassen-Test erfährst Du ausführlich, was hinter den Gesetzesvorgaben steckt und warum Du mit dem Kassensystem von ready2order immer auf der sicheren Seite bist.

3 Gründe für ein elektronisches Kassensystem

Belege sortieren, Warenbewegungen per Hand dokumentieren, Schichtplanung mit Bleistift und Radiergummi, und dazu immer neue Vorgaben für die Kassenbuchführung… Papierkram war vermutlich nicht der Grund, warum Du Dein Unternehmen gegründet hast.

Eine elektronische Registrierkasse kann Dir diese (und viele weitere) Aufgaben abnehmen, damit Du Dich Deiner eigentlichen Berufung und Deinen Kunden widmen kannst.

Deine Vorteile mit einem zeitgemäßen Kassensystem sind:

  • Zeitersparnis: Kein Papierchaos, korrekte Steuerunterlagen auf Knopfdruck und hilfreiche Features für alle Unternehmensabläufe von der Lagerhaltung bis zum Personalwesen.
  • Keine Panik vor Kassenprüfung dank korrekten Kassenbons nach aktuellen Vorgaben sowie automatische und finanzamtkonforme Kassenbuch-Erstellung.
  • Alles an einem Ort: Mit einer Kassensoftware, die mehr kann als nur Kassieren, behältst Du Lagerbestände, Finanzen und Mitarbeiter zentral und trotzdem detailliert im Blick. 

Du interessierst Dich besonders für eine mobile Kassenlösung? Hier erfährst Du 6 weitere Vorteile einer kleinen Registrierkasse.

Woraus besteht ein Kassensystem?

Ein Kassensystem besteht aus einem Kassenprogramm (Software) und den Geräten, die für dessen Ausführung nötig sind (Hardware).

Welche Kassensoftware gibt es? 

Die Grundfunktionen einer Kassensoftware bestehen aus Erfassung der Zahlvorgänge, Speicherung aller relevanten Daten und Bonausdruck. Darüber hinaus bieten umfassendere Programme wie z. B. von ready2order auch viele Zusatzfunktionen wie etwa

  • Branchenlösungen (z. B. Tischübersicht und Trinkgeldfunktion für die Gastronomie)
  • Warenwirtschaft (Lagerbestand, Wareneingangserfassung)
  • Marketinginstrumente (Kundenverwaltung, Gutscheine)
  • Mitarbeiterverwaltung (Schichtplan, Abrechnung)
  • Finanzamtkonformes Kassenbuch
  • API-Schnittstelle für Steuerunterlagenübermittlung etc.
  • Temporärer Offline-Modus (bei Internetausfall)
  • Statistiken zu Umsatz, Produkten etc.

Neben der Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen zählt bei einer Kassensoftware die Nutzerfreundlichkeit : Damit Dein Tagesgeschäft effizient läuft, kommt es auf Geschwindigkeit und intuitive Bedienung ohne überflüssiges Nachdenken an.

Mit einer Kassen-App wie von ready2order kannst Du ein Kassenprogramm außerdem auf Smartphone, Tablet oder Rechner verwenden – sprich, auf dem Gerät, das zu Deinem Geschäft passt. Deine Kassendaten sind jedoch nicht lokal auf dem jeweiligen Gerät, sondern zentral auf einem externen Speicher oder in der Cloud archiviert – so sind sie auch bei Ausfällen sicher.

Mehr Infos? Erfahre, welche Vorteile ein Cloud-Kassensystem bei Anschaffungskosten, Update-Sicherheit u. a. bietet.

 Welche Hardware gehört zum Kassensystem?

Deine Hardware kann aus einer Einheit oder mehreren Komponenten bestehen. Dazu gehören: 

  • Display
  • Eingabegerät
  • Recheneinheit
  • Bondrucker
  • Kassenlade
  • Optional: Kartenlesegerät, Barcode-Scanner, Waage etc.

Ein stationäres (d. h. standortgebundenes) Terminal kann problemlos aus mehreren Modulen kombiniert werden, während mobile Systeme aus möglichst wenig Komponenten bestehen sollte. Eine Touchkasse wie Du sie etwa auf einem Tablet , iPad oder Smartphone einrichten kannst, fungiert z. B. gleichzeitig als Display, Scanner, Eingabe- und Recheneinheit.

Mobiles Kassensystem: Handlich & voll funktional

Du verkaufst auf Märkten, bist als Dienstleister unterwegs oder willst einfach unnötige Laufwege verkürzen? Unsere mobile Kasse readyP2 vereint alles, was Du unterwegs brauchst, in einem handlichen Gerät – vom Touchdisplay über Kartenlesegerät bis zum Thermodrucker.

Stationäres Kassenterminal: Optimaler Überblick

Deine Kunden bringen ihre Einkäufe zur Kassentheke oder zahlen am Empfang? Dann nutze unsere ready2order Kassen-App und mach Deinen Rechner zur PC-Kasse . Für alle, die mehr wollen, gibt es unser POS-Terminal readyT2 mit integriertem Bondrucker: Mit großem Touchscreen für Dich und Extra-Display für Deine Kunden ist der Bezahlvorgang für beide Seiten ansprechend transparent und einfach zu verstehen.

Kassensystem kaufen, mieten oder gratis nutzen?

Allein in Deutschland gibt es Dutzende Anbieter, die Kassenlizenzen zum Mieten, Kaufen oder sogar scheinbar umsonst anbieten. Mit etwas Orientierungshilfe fällt die Auswahl leichter: Wir verraten ein paar Tricks, wie Du das Angebot findest, das zu Dir passt.

Gratis-Kassensoftware: Wirklich kostenlos? 

Etliche Anbieter werben mit einer kostenlosen Version ihres Programms. Das verspricht verlockende Kostenersparnis – dennoch solltest Du auf Folgendes achten, um Überraschungen zu vermeiden:

  • Versteckte Kosten: Häufig werden wichtige Funktionen dann doch nur bei Kauf freigeschaltet. 
  • Nutzerfreundlichkeit : Bei günstiger Software investieren die Entwickler häufig wenig Aufwand in die Nutzerführung. Komplizierte Programme erfordern von Deiner Seite aber viel Einarbeitung und Zeit. 
  • Sicherheit : Aufpassen – nicht jede Gratis-Software ist unbedenklich. Handelt es sich um ein Schadprogramm, verschafft sich das vermeintliche Kassenprogramm möglicherweise nur Zugriff auf Deine Kundendaten.
  • Gesetzeskonformität : Renommierte Hersteller investieren in die Rechtssicherheit ihrer Systeme. Kann die Gratiskasse nicht mit GoBD-Konformität überzeugen, ist die Software keine Arbeitserleichterung: So wird das Finanzamt Deine Unterlagen nicht anerkennen.

Mehr Infos? Wir haben mehr zum Thema kostenlose Kassensysteme zusammengestellt und geben Dir Tipps, wie Du auch ohne vermeintliche Gratisversion Kosten sparen kannst.

Mieten oder kaufen: Was ist günstiger?

Dein Unternehmen arbeitet nicht durchgängig oder nur saisonal, zum Beispiel auf Messen, Jahrmärkten oder als Pop-up-Store? Dann liegt der Gedanke nahe, dass Du keine eigene Kasse kaufen brauchst – schließlich bliebe sie große Teile des Jahres ungenutzt. Wir haben Vor- und Nachteile von Leasing und Miete zusammengestellt:

  • Schnelle Verfügbarkeit? Viele Anbieter locken mit 24-Stunden-Expressversand. So ist die Kasse zwar schnell da, doch die Einarbeitungszeit solltest Du ebenfalls einkalkulieren. Außerdem musst Du grundlegenden Daten zu Deinem Unternehmen, Deinem Sortiment, verfügbaren Zahlarten etc. immer wieder neu eingeben: Bei einer eigenen Kasse investierst Du diesen Aufwand bei der Vorbereitung nur einmal.
  • Überschaubare Kosten? Der Tagespreis einer Miet-Variante scheint häufig günstig, aber bei längeren Pachtzeiten summiert er sich. Auch die Kosten für den Rückversand sind oft nicht inbegriffen. Daher lohnt sich eine genaue Kalkulation: Wie lange brauche ich die Kasse diesmal? Wie oft werde ich sie in Zukunft brauchen? Hier rentiert sich der Kaufpreis einer eigenen Kasse oft schnell.
  • Verlässlicher Support? Achte auf einen kostenlosen Kundenservice: Gerade in der Einarbeitungszeit oder unter Stress brauchst Du kompetente Unterstützung, die Tipps und Hilfen nicht minutengenau abrechnet. 

Mehr Infos? Hier findest Du alle Details zum Mieten oder Kaufen einer Registrierkasse und einige Tipps, wie Du das ready2order Kassensystem auch für den Saisonbetrieb günstig nutzen kannst.

Welches Kassensystem für welche Branche?

Bei ready2order hast Du die Wahl zwischen Gastro-Abo und Standard-Abo mit passender Nutzeroberfläche für Deine Branche.

Gastronomie

Mit unserem Kassensystem stehen Dir praktische Funktionen zur Verfügung, die entscheidend für den reibungslosen Gastronomiebetrieb sind:

  • Tischübersicht und Tischbestellung
  • Beilagen hinzufügen
  • Getrennte Rechnungen und Bewirtungsbelege
  • Trinkgeldfunktion,  Take Away und Happy Hour 
  • Multi-Login für mehrere Mitarbeiter an einer Kasse

Dazu erhältst Du ein Warenwirtschaftssystem mit praktischer Übersicht auf Lagerüberschüsse und Warenengpässe, verständliche Statistiken und unser Tool zur effizienten Personalplanung. Der Express-Modus sorgt zudem für kurze Wartezeiten, schnellen Service und komfortable Bezahlung.

Mehr Infos? Weitere Details findest Du in unserem Blog-Beitrag zum Gastro-Abo  .

Foodtruck

Bei einem Kassensystem für Foodtrucks zählt vor allem eins: Tempo, Tempo, Tempo! Der Express-Modus sorgt hier für Zeitersparnis, damit Du zu Stoßzeiten viele Gäste ohne lange Wartepausen mit Deinen Kreationen versorgen kannst.

Brauche ich für meinen Foodtruck ein Gastro-Abo? Nein. Die speziellen Gastro-Funktionen brauchst Du nur dann, wenn Du ein Restaurant mit abgetrennter Küche und unterschiedlichen Tischen führst. 

Einzelhandel

Damit Du einen erfolgreichen Einzelhandel betreiben kannst, erhältst Du von ready2order u. a. folgende Funktionen:

  • Inventurlisten
  • Auswertungen und Überblick über Deine Verkäufe
  • Mitarbeiterverwaltung mit individueller Rechtevergabe
  • Annahme diverser Zahlungsarten
  • Schnittstellen zum Import von Artikeldaten
  • Rabatt- und Stornofunktion
  • Frei definierbare Warengruppen

Kiosk

Mit dem Kiosk-Kassensystem verwandelst Du Marktstand, Straßenhandel und Späti in eine blitzschnelle Verkaufsmaschine: 

  • Express-Modus für extra schnelle Abwicklung
  • Flexibles Abo für saisonale Geschäfte
  • Einfache Einrichtung 
  • Für alle gängigen Betriebssysteme
  • Einfacher Produktdatenimport
  • Rechnungen ausdrucken oder per E-Mail versenden
  • Echtzeit-Report für Verkaufsschlager und Warenengpässe

Bäckerei

Mit dem Kassensystem für Bäckereien backst Du große Brötchen:

  • Nutzerfreundliche Oberfläche
  • Express-Modus für schnelle Abwicklung
  • Leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem
  • Überblick über fertige Produkte, Lagerbestand und Zutaten

Brauche ich für mein Bäckerei-Café mit einer übersichtlichen Sitzplatzanzahl ein Gastro-Abo? Nein. Die speziellen Gastro-Funktionen brauchst Du nur dann, wenn Du ein Restaurant mit abgetrennter Küche und unterschiedlichen Tischen führst. 

Floristik

Mit unserem Kassensystem für Floristen sorgst Du für blühende Geschäfte in Deinem Blumenladen. Nutze u. a. folgende Funktionen: 

  • Einfache Bedienung
  • Warenwirtschaft mit Datenimportfunktion
  • Kundenverwaltung 
  • Alle Zahlungsarten möglich

Kosmetik

Mit dem Kassensystem für Kosmetiker:innen und Visagist:innen machst Du es nicht nur Deinen Kunden bequem. Nutze u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Auch ortsunabhängig mobil einsetzbar
  • Gepflegtes, übersichtliches Layout
  • Getrennter Verwaltungs- und Kassierbereich
  • Kundenverwaltung zum Stammkundenaufbau
  • Individuelle Rechnungs- und Bongestaltung
  • Gutscheine
  • Mitarbeiterzeiterfassung
  • Alle Zahlungsarten möglich

Masseur:in

Mit dem Kassensystem für Massagestudios kannst Du ganz entspannt arbeiten. Nutze u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Einfache Bedienung
  • Stressfrei dank regelmäßiger, kostenloser Updates
  • Alle Zahlungsarten möglich
  • Einfacher Datenexport für Deinen Steuerberater
  • Auch für den mobilen Einsatz geeignet

Friseur:in

Mit dem Kassensystem für Friseursalons kannst Du Dich auf Kamm und Schere konzentrieren. Nutze u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Übersichtliches Layout
  • Multi-Login für mehrere Mitarbeiter
  • Kundenverwaltung zum Stammkundenaufbau
  • Warenwirtschaftssystem für Friseurprodukte
  • Gutscheine
  • Alle Zahlungsarten möglich
  • Auch für den ortsunabhängigen, mobilen Einsatz geeignet

Taxi

Mit dem Kassensystem für Taxifahrer bist Du immer schnell und zuverlässig unterwegs. Nutze u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Keine Taxameteranbindung nötig
  • Sekundenschnelle Rechnungserstellung
  • Mobil inklusive Druckfunktion
  • 12 Stunden Akkulaufzeit
  • Ultraschnelles 4G-Internet ohne Extrakosten
  • Bargeldlos kassieren

Handwerk

Mit dem robusten Kassensystem für Handwerker packst Du jeden Job richtig an. Nutze u. a. folgende Möglichkeiten:

  • Einfach und zeitsparend zu bedienen
  • Anpassbar für alle Gewerke
  • Mobil einsetzbar – auch bei Internetausfall zuverlässig
  • Mitarbeiterzeiterfassung
  • Kundenverwaltung
  • Einfache Rechnungserstellung

Das ready2order POS-Kassensystem

Deine Vorteile auf einen Blick

VERKAUFEN

Mit ready2order kannst Du einfach verkaufen: Verwende unsere cloudbasierte Kassen-App mobil auf Smartphone und Tablet oder stationär auf PC und Mac – wir machen den Rest.

VERWALTEN

Produkte und Produktgruppen, Kunden und Mitarbeiter, Kassenbuch, Dienstpläne und vieles mehr – verwalte alle wichtigen Daten an einem Ort und ganz einfach mit nur wenigen Klicks.

ANALYSIEREN

Sichere Dir den Überblick über Produkte, Umsätze und Leistungen: Einfach verständliche Statistiken hilfen Dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und Potenzial aufzudecken.

ZAHLUNGSMETHODEN

Biete Deinen Kunden die freie Wahl: Ob Kredit- oder EC-Karte, Barzahlung, Gutschein oder auf Rechnung – mit ready2order deckst Du alle gängigen Zahlungsmöglichkeiten ab.

100% RECHTSSICHER

So bist Du immer auf der sicheren Seite: Unser cloudbasiertes Kassensystem garantiert Gesetzeskonformität von GoBD bis TSE – ohne Aufwand und unnötige Hardware.

KOSTENLOSER SUPPORT

Wir helfen schnell und unkompliziert bei technischen Fragen: Unser Kundenservice steht Dir jederzeit telefonisch, via Mail oder Live-Chat zur Verfügung – natürlich kostenlos

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