Kassensystem Vereine: Das musst Du für Sportfest & Co. wissen

Gilt die Registrierkassenpflicht für Vereine genauso wie für Unternehmen? Brauchen auch gemeinnützige Vereine eine Registrierkasse? Ja, grundsätzlich gilt auch hier die Registrierkassenpflicht. Wir klären, wann Ausnahmen von der RKSV zutreffen, welche Kassensysteme für Vereine empfehlenswert sind, welche Vorteile sie haben und was sonst noch zu beachten ist.

Rechtlich gelten Vereine als Betrieb. Damit greift die Registrierkassenpflicht (RKSV): Seit dem 01. Mai 2016 müssen alle Umsätze mit einer Registrierkasse elektronisch aufgezeichnet werden, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Der Jahresumsatz umfasst mehr als 15.000 Euro netto 
• UND die Barumsätze überschreiten 7.500 Euro netto. 

Wichtig zu wissen: Zu den Barumsätzen zählen nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlungen mit Geldkarten, die z.B. durch Einnahmen bei Vereinsfesten anfallen. Handelt es sich bei den mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz dagegen z.B. um Mitgliedsbeiträge oder Spenden, die per Bankkonto eingehen, musst Du keine Registrierkasse führen.

Sonderfall Vereinskantine

Für Kantinen gelten laut Bundesministerium für Finanzen (BMF) besondere Regeln: In einem gemeinnützigen Verein hat eine „kleine Kantine“ mit einem Jahresumsatz von bis zu 30.000 Euro bei max. 52 Tagen Betriebszeit pro Jahr keine Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. Hier ist keine elektronische Registrierkasse vorgeschrieben. 

Sonderfall “Hilfsbetrieb” 

Hier geht es um gesellige oder gesellschaftliche Veranstaltungen, die unter gewissen Voraussetzungen von Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer sowie Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht befreit sind. Dabei unterscheidet man 

• unentbehrlichen Hilfsbetrieb wie z.B. Vorstellungen eines Theatervereins, Konzerte von Musikvereinen, Vortragsveranstaltungen in wissenschaftsfördernden Vereinen oder Amateursportbetrieb eines Sportvereines
• entbehrlichen Hilfsbetrieb z.B. kleine Vereinsfeste

Hier fällt die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht weg, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

Mit einem digitalen Kassensystem haben Vereine mehrere Vorteile:

• Vereine können bei Events und Festen ihre Einnahmen und Ausgaben effizient dokumentieren, verwalten und kontrollieren. 
• Abläufe werden automatisiert, was viel Zeit spart (und in Teilen weniger Detailwissen nötig macht, z.B. beim Kassensturz am Ende einer Veranstaltung).
• Der Kassenbetrieb wird beschleunigt (Wechselgeldfunktion, Bonierung etc.) – besonders wichtig, wenn in kurzer Zeit viele Vorgänge durchgeführt werden müssen.
• Die Buchhaltung wird für den Kassenwart deutlich vereinfacht: Rechnungen lassen sich per Klick erstellen, ebenso einfach werden Einnahmen und Ausgaben immer korrekt verbucht. Das sorgt für höhere Transparenz und Sicherheit. 
• Besonders wichtig: Zeitgemäße Zahlungsarten wie Geldkarte und Mobile Payment können problemlos angebunden werden.
• Die Steuererklärung kann einfacher erstellt bzw. die nötigen Daten per Schnittstelle einfach an die Steuerberatung übermittelt werden.
• Aufzeichnungen mit einer zertifizierten, elektronischen Kasse werden vom Finanzamt als korrekt angenommen. Steuern können korrekt abgeführt werden.

Außerdem werden Vereine alle drei Jahre aktiv vom Finanzamt überprüft: Dabei wird die Gemeinnützigkeit von Vereinen v.a. hinsichtlich der Befreiung von Körperschafts- und Gewerbesteuer unter die Lupe genommen. Dafür werden u.a. Jahresabrechnungen sowie Einsichten in die Bücher gefordert. 

Das BMF schreibt hier: „Werden keine Aufzeichnungen geführt oder verweigert der Verein die Vorlage von entsprechenden Unterlagen, ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen bzw. aus Mangel an Überprüfungsmöglichkeiten der tatsächlichen Geschäftsführung abgabenrechtliche Begünstigungen zu versagen.“ Mit einem Kassensystem hast Du alle geforderten Unterlagen ohne viel Aufwand per Klick parat.

• Rechtskonformität: Achte darauf, dass Dein Kassensystemanbieter für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben garantiert.
• Manipulationssicherheit: Fällt Dein Verein unter die Registrierkassenpflicht, so müssen alle Einnahmen manipulationssicher erfasst werden. Dafür sorgt eine elektronische Registrierkasse, die alle Bewegungen automatisch und unveränderbar dokumentiert.
• Offline-Fähigkeit: Deine Kasse sollte auch ohne eine durchgehende Internetverbindung nutzbar sein, ohne dass Belege verloren gehen oder gar nicht kassiert werden kann. 
• Einfache Bedienung: Damit auch unerfahrene und wechselnde Nutzer:innen damit klarkommen, sollte Dein Kassensystem einfach und intuitiv funktionieren.
• Zahlungsoptionen: Dein Kassensystem sollte verschiedene Zahlungsoptionen unterstützen; also neben Bargeld auch Geldkarten oder Mobile Payment annehmen.
• Barcodescanner: Wenn Du z.B. Tickets schneller per Barcode verkaufen möchtest, ist ein Barcodescanner unverzichtbar für jede Art von Veranstaltung oder Fest.
• Lagerbestand: Eine gute Kassensoftware gibt Dir den Überblick – z.B. über Getränke oder Bratwurstbestände. 
• Statistiken: Per Klick solltest Du einfach verständliche Übersichten zu Verkäufen, Ausgaben und Einnahmen abrufen können.
• Cloudbasierte Datenspeicherung: Wenn Deine Daten nicht stationär, sondern in der Cloud gespeichert sind, sind sie zum einen auch im Notfall sicher vorhanden. Zum anderen können zuständige Mitglieder die Daten z.B. auch von Zuhause aus  einsehen und bearbeiten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für mehr Effizienz bei der Verwaltung.
• Kundensupport: Achte darauf, dass Du bei technischen Fragen rund um die Uhr Unterstützung vom Kassenanbieter bekommen kannst – und zwar kostenlos.
• Wartungsarmer Einsatz: Achte darauf, dass die Einrichtung Deiner Kasse und auch Software-Updates über die Cloud und damit ohne Einsatz eines Technikers stattfinden können – sonst bist Du immer wieder an Termine gebunden, die obendrein Kosten verursachen.

Elektronische Kassensysteme können für die Dauer der Nutzung gemietet oder dauerhaft angeschafft werden. Mieten klingt auf den ersten Blick oft erst einmal günstiger: Doch hier ist zu beachten, dass oft für jede Mietperiode eine Set-up-Gebühr fällig wird und Versandkosten anfallen können. Auch die Arbeitszeit, die für die wiederholte Einrichtung der Kasse anfällt, muss einkalkuliert werden.

Wird die Kasse also über das Jahr verteilt mehrfach genutzt – selbst nur ein Mal im Monat – empfiehlt sich in der Regel die Anschaffung eines eigenen Systems. Dabei gibt es die Möglichkeit, eine Registrierkasse mit installierter Kassensoftware anzuschaffen oder eine offene Kassensoftware auf dem Gerät Deiner Wahl (Smartphone, Tablet o.ä.) zu verwenden.

Bei ready2order hast Du beide Möglichkeiten:

• Unsere mobile All-in-One readyGo vereint Barcodescanner, Kasse, Kartenleser und Drucker in einem: Perfekt für platzsparenden Einsatz, der an unterschiedlichen Orten stattfindet.
• Unser stationärer readyMax ist das Herzstück Deines Vereinsheims, wenn Du immer an einem Ort kassierst. 
• Unsere ready2order App lässt sich auf allen kompatiblen Geräten wie Smartphone (Android und iOS), Tablet oder Rechner (Windows und macOS) installieren.

In der Regel genügt für Vereine unser Kassensystem-Abo: Es liefert alle Grundfunktionen für Kasse und Buchführung. Das Gastro-Abo ist nur dann nötig, wenn Du ein Vereinsheim mit Tischbetrieb im Restaurantstil betreiben möchtest.

Mit unserem Blogbeitrag findest Du außerdem heraus, welches Hardware-Setup am besten zu Deinem Verein passt.

Hier sind zwei verschiedene Arten von Kosten zu unterscheiden:

• Einmalige Kosten für die Anschaffung der Hardware
• Laufende Kosten für Software-Lizenzen oder Kartenzahlungsgebühren

Bei den einmaligen Kosten kannst Du die Kosten gering halten, indem Du eine Kassensoftware verwendest, die sich auf bereits im Verein vorhandene Hardware (z.B. ein Tablet) aufspielen lässt – das ist zum Beispiel mit dem ready2order Kassensystem möglich.

Die laufenden Kosten behältst Du im Griff, indem Du bspw. nur ein ready2order Jahres-Abo zahlst und dieses bei Bedarf mit unseren flexiblen Tages- oder Monatslizenz aufstockst, wenn Du zusätzliche Kassengeräte für Feste o.ä. brauchst. 

Du brauchst Deine Kasse nur vom Sommerfest bis zum Weihnachtsmarkt? Auch da empfiehlt sich trotzdem ein Jahres-Abo: Wenn Du Deine Kassenlizenz durchgängig behältst, fallen Aktivierungskosten und viel Arbeitsaufwand weg – mehr Details dazu erfährst Du in unserem Beitrag “Günstig kassieren im Saisonbetrieb.”

Alternativ können wir Deine Daten aber auch für Dich archivieren – bis Du sie wieder brauchst. Lass Dich am besten von unseren Sales-Experten beraten und wir finden gemeinsam heraus, was am besten zu Deinem Verein passt.