Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht
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- Nettojahresumsatz von 15.000 Euro
- davon mindestens 7.500 Euro Barumsätze
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Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich?
Die Registrierkassenpflicht ist in Österreich am 1. Mai 2016 in Kraft getreten. Sie legt fest, welche Unternehmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kassensystem) zur Einzelerfassung von Bareinnahmen verwenden müssen. Sie ist Teil der Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV)
Greift die Registrierkassenpflicht, muss Deine Kasse über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) und eine Möglichkeit zur Bonausgabe verfügen (Belegerteilungspflicht).
Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen laut RKSV zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die jeden Beleg mit einer elektronischen Signatur versieht. Diese Signatur ist eindeutig dem jeweiligen Unternehmen zugeordnet. Außerdem muss jedes Unternehmen seine Kasse(n) über FinanzOnline anmelden.
Warum? Die RKSV dient der Bargelderfassung und soll Steuerhinterziehung bekämpfen. Beides unterstützt die Registrierkassenpflicht.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Grundsätzlich richtet sich die Registrierkassenpflicht an alle Unternehmen aller Branchen, deren Jahresumsätze 15.000 Euro inkl. Barumsätzen von mind. 7.500 Euro überschreiten.
Sie regelt, dass jede Registrierkasse vor Manipulation geschützt ist und jeder einzelne Beleg vom Finanzamt erfasst werden kann. Die Barumsätze in einem Unternehmen müssen dafür in chronologischer Reihenfolge erfasst und mithilfe der Sicherheitseinrichtung signiert werden. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen laut RKSV erfüllt und jede Kasse bei FinanzOnline angemeldet werden.
Um diese Vorgaben zu erfüllen, benötigst Du nicht unbedingt eine Kasse im klassischen Sinne. Moderne cloudbasierte Kassensysteme wie die von ready2order können auch Dein Smartphone oder Tablet per App in ein vollwertiges Kassengerät verwandeln.
Was ist die Belegerteilungspflicht?
Neben der Registrierkassenpflicht gilt seit dem 1. Jänner 2016 auch die sogenannte Belegerteilungspflicht in Österreich. Diese besagt, dass jedes Unternehmen bei Bareinnahmen dem Kunden beim Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten einen Beleg aushändigen oder auf elektronischem Wege z.B. per E-Mail zustellen muss.
Die Gesetzesgrundlage für die Belegerteilungspflicht ist der § 132a der Bundesabgabenordnung (BAO). Das Gesetz selbst dient einer transparenteren Nachvollziehbarkeit von Barumsätzen und soll Steuerhinterziehung verhindern.
Wichtig: Dein Kunde ist gesetzlich verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und aus dem Geschäft mitzunehmen.
Für wen gilt die Belegerteilungspflicht in Österreich?
Die Belegerteilungspflicht gilt in Österreich für alle Unternehmer, die etwas verkaufen oder eine Dienstleistung gegen Barzahlung erbringen. Unter Barzahlung versteht man dabei auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder anderen elektronischen Zahlungsmethoden. Dasselbe gilt bei Zahlung mit Gutscheinen, Bons oder Geschenkmünzen.
Kurz: Jedes Unternehmen, welches Dienstleistungen oder Produkte verkauft, muss laut Belegerteilungspflicht einen Beleg aushändigen.
Welche technischen Anforderungen schreibt die Registrierkassenpflicht vor?
Seit dem 1. April 2017 müssen Kassensysteme folgende Sicherheitsmerkmale aufweisen:
1. Sicherheitseinrichtung nach RKSV
Diese besteht aus folgenden Komponenten:
- Signaturerstellungseinheit (Sicherheitschip oder -karte) für die digitale Signatur jedes Belegs.
- Verkettung der Belege: Jeder neue Beleg enthält einen Bezug zum vorherigen. Dies soll Belegslücken und damit Steuerhinterhiehung verhindern.
- Maschinenlesbarer Code (QR-Code) zur Prüfung der Signaturdaten. Er muss auf jedem Beleg vorhanden sein.
- Datenerfassungsprotokoll (DEP) in Form einer internen Datei, die alle Transaktionen manipulationssicher speichert.
2. Kassen- und Signaturanmeldung bei FinanzOnline
- Jede Kasse muss über das Portal FinanzOnline angemeldet werden.
- Dort wird auch der Signaturchip (z. B. von A-Trust, GlobalTrust) hinterlegt.
3. Startbeleg, Jahresbeleg und BMF-Belegcheck-App
- Bei Inbetriebnahme: Startbeleg erzeugen und prüfen.
- Am Jahresende: Jahresbeleg erzeugen und bis spätestens 15. Februar des Folgejahres prüfen.
- Prüfung erfolgt über die offizielle BMF Belegcheck-App.
Unser Kassensystem deckt alle Anforderungen des Finanzamt einfach nebenbei ab. So arbeitest Du immer 100% finanzamtkonform.
Was passiert, wenn man trotz Registrierkassenpflicht keine Registrierkasse nutzt?
Wenn ein Unternehmen über der genannten Umsatzgrenze liegt und keine Kasse bzw. ein Kassensystem ohne technische Sicherheitseinrichtung nutzt, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Dies kann mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro bestraft werden.
Außerdem läuft das Unternehmen Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit seiner Bücher und Aufzeichnungen vom Finanzamt angezweifelt wird: Das hätte die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Behörde zur Folge und kann zu hohen Nachzahlungen führen.
Weitere Informationen zu weiteren möglichen Konsequenzen findest Du auf dem Portal der Wirtschaftskammern.
Was ist die Einzelaufzeichnungspflicht und was muss im Beleg stehen?
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass für jede Barzahlung ein eigener Beleg erstellt werden muss, der folgende Angaben beinhaltet:
- Name des Unternehmens
- Einmalige Belegnummer (zur Nachverfolgung)
- Datum der Belegerstellung
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag
Ab 1. Januar 2017 müssen zusätzlich angeführt sein:
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Belegerstellung
- Betrag und Steuersätze getrennt
- Maschinenlesbarer Code für die Signatur des Unternehmens
Einzelne Angaben wie z.B. Artikelbezeichnungen dürfen abgekürzt oder mit Symbolen dargestellt werden, wenn daraus klar hervorgeht, was gemeint ist oder wenn entsprechende Unterlagen beim Unternehmen vorhanden sind.
Als Unternehmer musst Du eine Kopie (Zweitschrift) des Belegs sieben Jahre aufbewahren – entweder als Papierausdruck oder digital. Wenn Symbole verwendet wurden, müssen die zugehörigen Unterlagen mit Symbolerklärungen oder Artikelübersichten ebenfalls aufgehoben werden.
Einzelaufzeichnungspflicht mit allen Angaben? Kein Problem mit ready2order! Mit unserem Kassensystem bist Du 100% finanzamtkonform und brauchst Dich um nichts weiter zu kümmern.
Ausnamhen zur Registrierkassenpflicht
Ausnahme Märkte: Kalte-Hände-Regelung
Für Unternehmen, deren Geschäftsbetrieb auf öffentlichen Plätzen stattfindet und deren jährliche Umsätze unter 30.000 Euro liegen, gilt die Ausnahme der Kalte-Hände-Regelung.
Unternehmen, welche die Umsatzgrenzen nicht überschreiten, sind sowohl von der Registrierkassen- als auch von der Belegerteilungspflicht und den damit verbundenen Steuern ausgenommen
In unserem Blogbeitrag erfährst Du mehr über Voraussetzungen und Vorteile der Kalte-Hände-Regelung.
Ausnahme: Vereine
Erleichterungen der Registrierkassenpflicht gelten für Vereine (etwa für Feuerwehren), deren Veranstaltungen als kleines Vereinsfest gelten, nicht länger als 72 Stunden (drei Tage) pro Jahr dauern und deren Organisation und Planung von den Vereinsmitgliedern getragen wird. Diese sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.
Wenn ein Verein (auch wenn er gemeinnützig ist) jedoch eine wirtschaftliche Aktivität verfolgt und die Umsatzgrenzen überschreitet, fällt er unter die Registrierkassenpflicht.
Ausnahmen für "mobile Gruppen"
Sogenannte mobile Gruppen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätten erbringen, müssen keine Registrierkasse mit sich führen. Es muss jedoch bei der Leistungserstellung ein handschriftlicher Beleg (Paragon) ausgestellt und die Durchschrift unmittelbar beim Zurückkommen in die Betriebsstätte in die Registrierkasse aufgenommen werden. Darunter fallen beispielsweise Masseur:innen, Friseur:innen oder Ärzt:innen.
Auch Kleinunternehmer fallen seit 2016 unter die Registrierkassenpflicht, wenn sie mehr als 15.000 Euro Umsatz pro Jahr machen und davon mindestens 7.500 Euro in bar eingenommen wird.
Ausnahme: Ärzte und Gesundheitsdienstleister
Als medizinischer Dienstleister bist Du oft von der Registrierkassenpflicht für Deine medizinischen Leistungen befreit. Allerdings könnten Verkäufe von Gesundheitsprodukten oder der Betrieb einer angeschlossenen Apotheke separate Registrierkassenpflichten nach sich ziehen.
Ausnahme: Rechtsanwälte und Notare
Anwälte und Notare sind normalerweise von der Registrierkassenpflicht befreit, solange ihre Tätigkeit hauptsächlich aus Rechtsberatung und juristischen Dienstleistungen besteht. Zusätzliche wirtschaftliche Tätigkeiten könnten jedoch unter die Registrierkassenpflicht fallen.
Ausnahme: Land- und Forstwirtschaft
Es gibt spezielle Regelungen, die von der Art der Tätigkeit und den damit verbundenen Einnahmen in der Land- und Forstwirtschaft abhängen. Kleinere Betriebe könnten von der Registrierkassenpflicht befreit sein, während größere spezifische Aufzeichnungen führen müssen
Ausnahme: Soziale Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen, Kirchen und ähnliche Einrichtungen sind normalerweise nicht von der Registrierkassenpflicht betroffen, solange ihre Einnahmen gemeinnützigen Zwecken dienen. Kommerzielle Aktivitäten könnten jedoch unter die Registrierkassenpflicht fallen.
FAQ zur Registrierkassenpflicht
Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, das zur Abrechnung von Barumsätzen und zur Bonerstellung eingesetzt wird und alle einzelnen Bareinnahmen lückenlos für die Buchführung dokumentiert. Dabei muss es sich nicht zwingend um ein stationär gebundenes Kassenterminal handeln: Auch mobile, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Taxameter mit Kassenfunktionen oder Waagen können als Registrierkasse dienen.
Wer braucht eine Registrierkasse?
Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen und Betriebe mit
- einem Netto-Jahresumsatz von 15.000 Euro
- und Netto-Barumsätzen von über 7.500 Euro in einem Kalenderjahr.
Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht (ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer) eintritt.
Übrigens: Entscheidend für beide Umsatzsummen ist dabei der Zeitpunkt der Barzahlung und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wurde.
Was muss meine Registrierkasse jetzt können?
Wichtig ist, dass Deine Registrierkasse folgende Funktionen erfüllt:
- Speichert Eingaben elektronisch
- Stellt Belege aus, die dem Kunden mitgegeben werden
- Besitzt eine Exportfunktion für das Finanzamt
- Druckt die handelsübliche Bezeichnung am Beleg aus
- Integriert Signaturfunktion, die Belege mit einem QR-Code am Beleg verkettet
So erfüllst Du alle Anforderungen mit ready2order:
- Manipulationsschutz: Dieser Schutz stellt sicher, dass keiner der vorherigen Belege geändert oder gelöscht werden kann.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Barumsätze werden einzeln und lückenlos im Kassensystem erfasst.
- Belegerteilungspflicht: Bei allen Transaktionen und Bareinnahmen wird ein Beleg erstellt, um dem Kunden ausgehändigt zu werden.
Welche Ausnahmen gibt es bei der Bonausgabe?
Es gibt Sonderregelungen von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Diese betreffen bestimmte Branchen:
- Umsätze im Freien (sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“, gültig für z. B. Maronibrater und Christbaumverkäufer oder Verkäufe bei Feuerwehr- und Vereinsfesten) mit einem Jahresumsatz von bis zu 30.000 Euro
- Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro wie z. B. Zigarettenautomaten, Tischfußballautomaten, Wuzzler, Musikautomaten, Jukeboxes oder Münzprägeautomaten
- Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Barzahlungen erzielt werden
- Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Almhütten, Berghütten, Skihütten etc.)
Eine Erleichterung gibt es auch für mobile Dienstleister, die ihren Service außerhalb des Betriebsstandorts und direkt beim Kunden ausführen: Sie können ihren Kunden auch einen (handgeschriebenen) Papierbeleg ausstellen. Jedoch muss davon eine Kopie aufbewahrt und der Umsatz nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden.
Gibt es Förderungen für die Anschaffungskosten?
Bis zum 1. April 2017 gab es als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme eine beim Finanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200 Euro pro Kassensystem. Inzwischen ist leider keine Subvention mehr möglich.
Kosten: Was kostet eine Registrierkasse?
Die günstigste Variante, um eine Registrierkasse einzurichten, ist die Nutzung vorhandener Geräte wie zum Beispiel Laptops und Tablets, indem man darauf eine geeignete Kassensoftware installiert. Dann muss lediglich ein Drucker angeschlossen werden, um der Belegausgabepflicht entsprechen zu können (alternativ können die Belege auch per E-Mail versendet werden). Was Du beim Kauf einer Registrierkasse beachten musst, findest Du hier kompakt auf einem Blick.
Eine Registrierkasse die alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllt, bekommst Du bei ready2order:
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