8 Dinge, die Unternehmer am Jahresende erledigen müssen

Der Countdown läuft! Für Einzelhandel und Gastronomie bedeutet das noch einmal viel Arbeit. Doch zum Jahreswechsel geht es nicht nur um Umsatz: Bevor das neue Jahr beginnen kann, gibt es für Unternehmer:innen organisatorisch einiges zu erledigen – wir erklären, auf was Du jetzt achten musst und was zu tun ist.

Papiere sortieren – alle Jahre wieder: Als Kaufmann bzw. Kauffrau musst Du jedes Geschäftsjahr buchhalterisch abschließen und auswerten. Dies geschieht mit dem Jahresabschluss. Dazu sind folgende Unterlagen vorzubereiten:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV)
• Anhang und Lagebericht

Beim Finanzamt musst Du das Ganze als GmbH zwar erst zum 31. Mai (sonstige Unternehmensformen: zum 30. September) des kommenden Jahres einreichen, aber gerade, wenn es in Deinem Geschäft zwischen den Jahren ruhig ist, kannst Du die “tote” Zeit jetzt sinnvoll nutzen. Und damit Du dabei nicht allein dastehst, kommen wir gleich zum nächsten Punkt!

Wenn Du Dich bei Buchhaltung, Buchungssätzen und Co. von einer Steuerberatung unterstützen lässt, solltest Du jetzt einen Termin vereinbaren. Informiere Dich zum einen, was Du noch an Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen musst – und zum anderen, welche steuerlichen Optimierungsmaßnahmen für Dich infrage kommen könnten. Gewinnfreibeträge, Abschreibungen und viele andere gehören zu den Steuermaßnahmen zum Jahreswechsel, über die Deine Steuerberatung Dich genau informieren kann – und auch diese beiden (einfacheren) Optionen:

Last-Minute-Anschaffungen und Investitionen 

Stehen größere Anschaffungen an, die Du sowieso bald tätigen willst? Gibt es sinnvolle Anlässe, um zu investieren? Dann kannst Du diese Ausgaben vorziehen, um die entsprechenden Abschreibungen auch schon für 2021 vorzunehmen und so Deinen Gewinn (und damit die Steuerlast) zu mindern. Bedenke aber auch, dass alles, was Du jetzt neu anschaffst, auch bei der Inventur auftauchen muss und ggf. den Aufwand erhöht.

Spenden 

Auch Spenden lassen sich steuerlich absetzen: In diesem Fall stimmt also das Sprichwort “Wer Gutes tut, bekommt Gutes zurück”. Kennst Du eine Organisation, die Du längst einmal unterstützen wolltest, oder willst Du dem örtlichen Fußballverein einen Satz neue Trikots schenken? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.

Zum Jahresbeginn werden vermehrt Kassenprüfungen durch das Finanzamt durchgeführt. Doch keine Angst: Hier geht es ganz einfach um eine ordentliche Buchführung – und die kannst Du im Zuge des Jahresabschlusses gleich mit vorbereiten. 

Mit guten Arbeitsbedingungen für die Prüfer:innen und vollständigen Papieren kannst Du die Beamt:innen freundlich stimmen und ersparst Dir selbst eine Menge Stress. 

Kassennachschau: So bist Du vorbereitet – wir geben Tipps und erklären Dir den Ablauf.

Zur korrekten Buchhaltung gehört in Österreich auch, dass Du vor Beginn des neuen Geschäftsjahres Deinen Jahresbeleg für die Jahresbelegprüfung erstellst. Der Jahresbeleg ist grundsätzlich der Monatsbeleg des Dezember-Monats und damit der letzte Monatsbeleg des Jahres. Wenn Du also im Dezember den üblichen Monatsbeleg mit Signatur erstellst, hast Du gleichzeitig den Jahresbeleg erstellt.

Der Jahresbeleg ist ein Nullbeleg. Er weist den Rechnungsbetrag von 0,00 Euro aus und enthält die nach RKSV vorgeschriebene Signatur. Er muss laut gesetzlicher Vorschrift geprüft werden. So stellt das Finanzamt fest, ob Dein Kassensystem zum Zeitpunkt des Jahreswechsels wie vorgeschrieben funktioniert.

Bei der Prüfung des Jahresbelegs hast Du drei Möglichkeiten:

• Manuelle Prüfung mithilfe der BMF Prüf-App und Smartphone.
• Automatische Jahresbelegprüfung durch den Kassenanbieter wie z. B. ready2order.
• Manuelle Übermittlung des Jahresbelegs (ohne Smartphone) mit dem Ersatzverfahren FinanzOnline für Registrierkassen (FON-RK) und das Formular RK1.

Wie es genau funktioniert, erklären wir in unserem Blogbeitrag: Jahresbeleg prüfen: So geht's in 5 Minuten.

Das reimt sich nicht nur, sondern sorgt auch für Freifläche in Regalen und Ordnern. In Österreich endet die Aufbewahrungspflicht für Bücher und Unterlagen aus dem Jahr 2014.

Und wenn Du schon dabei bist, Deine aufbewahrten Unterlagen zu prüfen, dann nutze die Gelegenheit, um abgeschlossene Verträge zu prüfen:

• Telekommunikation (Internet, Telefon)
• Miete und Pacht
• Leasing
• Personal
• Dienstleistungen
• Versicherungen
• Softwareprogramme und Lizenzen

Brauchst und nutzt Du alle abgeschlossenen Verträge – oder kannst Du manches kündigen und damit Deine Kosten senken? Dann notiere Dir mögliche Kündigungsfristen und -zeitpunkte gleich im Kalender oder stelle Dir eine automatische Erinnerung fürs nächste Jahr.

Falls Du an diesem Punkt angekommen sein solltest, möchten wir Dir erst einmal unseren Respekt aussprechen – und Dich daran erinnern, dass Du viel geschafft hast. Und wir hoffen, dass für Dich nicht nur die Abmeldung, sondern vor allem die schönen, mutigen und fröhlichen Momente in Erinnerung bleiben.

Die Zurücklegung eines Gewerbes ist der Gewerbebehörde (in Wien den Magistratischen Bezirksämtern) anzuzeigen. Du kannst diese Meldung auch online abwickeln.