Achtung Finanzkontrolle! Was Sie bei einer Kassennachschau beachten müssen.

Tips & Tricks zur Kassennachschau um einer Finanzprüfung gelassen entgegenzusehen.

Nachdem ab dem 1.4.2017 ein Manipulationsschutz für Registrierkassen in Österreich verpflichtend ist, werden nun vermehrt Kassenkontrollen durchgeführt. Die WKO berichtet in einem Artikel vom Mai 2017.
Dabei wird besonders das Augenmerk darauf gelegt, ob in der elektronischen Registrierkasse die Geschäftsfälle ordnungsgemäß erfasst und ob auf den Belegen der Manipulationsschutz z.B. durch einen QR-Code hervorgeht.

Falls noch kein Manipulationsschutz vorhanden ist, wird geprüft, ob die Beauftragung des Kassenherstellers zur Implementierung des Manipulationsschutzes rechtzeitig, d.h. bis spätestens Mitte März 2017 erfolgt ist.

Registrierkasse 2017 & 2018: Der ultimative Kassencheck

Eine Kassennachschau wird von der Finanzpolizei nicht angekündigt, daher ist es ratsam sich vorher zu informieren, welche Daten angefordert werden und wie eine Kassennachschau in der Regel abläuft.
Da eine Kassennachschau während Ihrer Abwesenheit stattfinden kann, sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter darüber informieren und alle benötigten Unterlagen zur Hand haben.

Wenn Ihre Registrierkasse die Registrierkassenpflicht und die RKSV erfüllt, haben Sie schon einen Teil der Prüfung erfolgreich gemeistert. Damit Sie jedoch auf alle Fragen bestens vorbereitet sind, haben wir eine Kassennachschau Checkliste zusammengestellt.

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„Die Rechnung bitte“: Der Ablauf einer Kassennachschau

Grundsätzlich läuft es immer ähnlich ab. Mitarbeiter der Finanzpolizei geben sich als Kunden aus und überprüfen, ob alle wichtigen Daten vollständig und richtig dokumentiert werden. Außerdem werden grundsätzliche Fragen zum Betrieb gestellt, wie zum Beispiel über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter und wer für die Registrierkasse zuständig ist. Hier ist es von Vorteil, wenn man sich darüber bereits im Vorhinein Gedanken gemacht hat und auf solche Fragen vorbereitet ist. Nach diesem allgemeinen Überblick können einige Testläufe von Ihnen verlangt werden, die im Anschluss anhand der Kassennachschau überprüft werden, ob diese auch vollständig im Journal erfasst wurden.

Mit ready2order können Sie mittels “Kassenjournal exportieren” alle Ihre Geschäftsfälle einfach in der Kassenoberfläche per Mail versenden oder in der Verwaltungsoberfläche direkt herunterladen.

Kassenjournal Download

Ebenso einfach kann auch das RKSV-Datenerfassungsprotokoll heruntergeladen und dem Kassenprüfer vorgelegt werden.

RKSV-Datenerfassungsprotokoll

Am Ende der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll darüber, wie Sie bei der Überprüfung abgeschnitten haben. Dieses sollten Sie zum Nachweis aufbewahren.

Kassennachschau Checkliste

Damit Sie Ihre Kassennachschau erfolgreich meistern, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellt.

  1. Bleiben Sie in erster Linie freundlich und suchen Sie einen Raum, wo Sie ungestört den Ablauf des Verfahrens klären können.
  2. Definieren Sie vorab eine Person, die Zugang zu den wichtigen Dokumenten hat und durch den Betrieb führen kann.
  3. Haben Sie alle relevanten Unterlagen bereit? Dazu zählen sowohl Personalinformationen (Anmeldung beim Unternehmen und Ausweis, technische Daten zur Registrierkasse, eine Bestätigung zur Erfüllung der RKSV und abgaberechtlich relevante Unterlagen, wie z.B. Journal- und Auswertungsdaten). Bei ready2order haben Sie den Vorteil mit nur einem Knopfdruck Kassenjournal und Datenerfassungsprotokoll zu exportieren.
  4. Geschäftsfälle müssen von der Registrierkasse elektronisch erfasst werden. Zusätzlich wird überprüft, ob die Registrierkasse ordnungsgemäße Belege erteilt und der Manipulationsschutz (z.B. der QR-Code) sichtbar ist.
  5. Wenn es gefordert wird, soll die informierte Vertretung Programmierungen an der Kasse vornehmen können, um Themen wie Manipulationssicherheit zu beweisen.
  6. Lassen Sie sich einen Beleg über die Kassennachschau ausstellen.
  7. Sie als Unternehmer haben dafür zu sorgen, dass auch die Mitarbeiter auf die Kassennachschau bestens vorbereitet sind, denn: Prüfungen können auch bei der Abwesenheit des Unternehmers durchgeführt werden.
  8. Die Prüfung zur Kassennachschau erfolgt in den meisten Fällen ohne Vorankündigung der Finanzpolizei.

Damit Sie sich bereits vorab über die wichtigsten Punkte bei der Finanzkontrolle informieren können, erhalten Sie vom BMF eine Checkliste zur Musterprüfung.

Wichtig: Ab dem Sommer 2017 werden auch Umsatzsteuernachschauen durchgeführt. Diese beinhalten die Übernahme und Prüfung des Datenerfassungsprotokolls.

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RKSV, Manipulationsschutz & Co. Anforderungen an die richtige Registrierkasse

Registrierkassen sind an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden und müssen eine Reihe wichtiger Funktionen erfüllen, um dem österreichischen Gesetz zu entsprechen. Zu den wichtigsten technischen Faktoren gehören seit 1.5.2016:

  • laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (Einzelaufzeichnung)
  • Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als € 15.000 Umsatz und davon € 7.500 Bareinnahmen.
  • Belegerteilungspflicht § 132a BAO.

Neu: Seit dem 1.4.2017 kommen gemäß § 5 Abs. 1 der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) folgende Anforderungen hinzu:

  • Manipulationsschutz § 131b Abs. 2 (alle Rechnungen müssen elektronisch signiert und mit einem Text- oder QR-Code auf dem Beleg versehen sein).

Alle Informationen zur RKSV gibt es in unserem Beitrag.

Welche Registrierkasse brauche ich?

Rechtlich gesehen braucht man eine Registrierkasse erst, wenn der Nettojahresumsatz € 15.000,- beträgt und hiervon der Barumsatz € 7.500,- überschreitet. Ausnahmen bilden hier die Kalte-Hände-Regelung für mobile Gruppen und Vereine.

Registrierkassen müssen dabei mehrere gesetzliche Regelungen erfüllen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Moderne und gesetzeskonforme Registrierkassen erfüllen diese Anforderungen und helfen Ihnen dabei, nicht nur die Verordnungen zu erfüllen, sondern bieten Ihnen zusätzlich viele nützliche Funktionen. Eine vereinfachte Kassenbuchführung ist nur ein Beispiel dafür. ready2order stellt Ihnen neben den Journaldaten eine Lagerbestandsaufnahme, Umsatzanalysen, ein automatisches Kassenbuch und einen kostenlosen telefonischen Support zur Verfügung und macht für Sie aus einer notwendigen Umstellung einen Gewinn für Ihren Geschäftsalltag.

Um die Registrierkasse zu finden, die am besten zu Ihnen passt, sollte man auf ein paar Dinge achten.

Sie wollen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen? Lassen Sie sich kostenlos unter +43 1 240 99 82 beraten – wir helfen Ihnen, die beste Lösung zu finden.

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Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

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