Jahresbeleg prüfen: So geht's in 5 Minuten

In Österreich ist eine Prüfung des Jahresbelegs seit der Einführung der Registrierkassenpflicht und Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV) gesetzlich vorgeschrieben. Bei der Prüfung wird festgestellt, ob Deine Kasse die wesentlichen Vorschriften der RKSV erfüllt. Wir erklären, wie Du den Jahresbeleg mit unserem Kassensystem erstellst und wie wir Dich dabei unterstützen.

Was ist ein Jahresbeleg?

Als Jahresbeleg wird der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr bezeichnet (im Normalfall vom Dezember). Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg. Dieser weist einen Betrag von 0,00 Euro aus und muss die verpflichtende Signatur z.B. in Form des QR-Codes enthalten. Er muss ausgedruckt, aufbewahrt und mit der BMF Prüf-App überprüft werden. 

Bis wann muss die Jahresbelegsprüfung durchgeführt werden?

Die Jahresbelegprüfung muss bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen. 

Der Jahresbeleg muss also nach dem letzten Barumsatz des laufenden Geschäftsjahres, also in diesem Jahr in der Regel am 31. Dezember 2021 erstellt werden. Die Prüfung des Belegs sollte bis spätestens zum 15. Februar im Folgejahr – in diesem Fall also 2022 – erfolgen.

Ausnahme: Gastronomiebetriebe u.a. Unternehmen, die am 31.12. für Silvesterfeiern etc. geöffnet haben, müssen den Jahresbeleg nicht um 0:00 Uhr, sondern erst unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages erstellen.

Jahresbelegsprüfung vergessen?

Falls Du vergessen haben solltest, den letzten Beleg des Jahres prüfen zu lassen, können wir von ready2order dies für Dich übernehmen. Mit unserem Kassensystem kannst Du Dir einfach den entsprechenden Nullbeleg erstellen:

• Aktiviere dafür die automatische Jahresbelegprüfung in der Verwaltungsoberfläche Deiner Registrierkassen-Software.
• Lass Deinen Nullbeleg von uns prüfen.

… oder Du entscheidest Dich direkt für eine automatische Jahresbelegprüfung: Dann übernehmen wir von ready2order alle notwendigen Schritte – und das spart Dir jede Menge Zeit und Nerven.

Wichtig: Die automatische Jahresbelegprüfung geschieht über eine zusätzliche Lizenz. Diese erneuert sich jährlich, wenn Du sie nicht fristgemäß kündigst. Sprich: Du musst Dich nie mehr um die Jahresbelegprüfung kümmern, sondern wir übernehmen alles automatisch für Dich.

Die Vorteile der automatischen Jahresbelegprüfung gegenüber der manuellen Prüfung sind:

• Dein Jahresbeleg wird ohne Aufwand automatisch erstellt. 
• Dein Jahresbeleg wird automatisch geprüft 
• Dein Jahresbeleg wird automatisch und zeitgerecht an FinanzOnline übermittelt.
• Die Übermittlung wird automatisch per E-Mail bestätigt.
• Durch die elektronische Erstellung ist kein Ausdruck des Jahresbelegs nötig.  
• Die Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entfällt.

Unser Tipp: Schnell sein

Das Finanzamt führt im neuen Jahr häufiger als üblich eine Kassennachschau durch. Deshalb empfehlen wir Dir, die verpflichtende Überprüfung des Jahresbelegs so früh wie möglich erledigen. Nachfolgend erklären wir Dir, welche Verfahren zur Auswahl stehen und welche Schritte Du dafür durchführen musst.

Mit ready2order durch die Jahresbelegprüfung

Für welche Variante Du Dich auch entscheidest: Wir begleiten Dich Schritt für Schritt.

1) Wo finde ich die Funktion für die automatische Prüfung?

Wichtig: Wenn Du Dich für die automatische Jahresbelegprüfung durch Deine ready2order Kasse entscheidest, musst Du Dich im Echtbetrieb befinden. Nähere Informationen dazu, wie die automatische Jahresbelegprüfung durch ready2order funktioniert, findest Du in unserem Hilfe-Center.

Um, die automatische Jahresbelegprüfung zu aktivieren, logge Dich in Deiner Verwaltungsoberfläche ein und gehe wie folgt vor:

1. Klicke rechts oben auf “Einstellungen”.
2. Klicke im linken Reiter auf “Signaturpflicht”.
3. Klicke auf „Automatische Jahresbelegprüfung ist nicht aktiviert. Jetzt aktivieren.“

4. Setze einen Haken bei „Hiermit stimme ich den AGB der ready2order GmbH zu.“ Klicke anschließend auf „Aktivieren.“

5. Nun erfolgt die Bestätigung über den geprüften Jahresbeleg.

6. Sobald der Jahresbeleg übermittelt wurde, erhältst du eine E-Mail-Bestätigung und ein grünes Häkchen bei der Meldung in Deiner Verwaltungsoberfläche.

2) Wie erledige ich die manuelle Jahresbelegsprüfung?

Für die manuelle Prüfung des Jahresbelegs benötigst Du die BMF Prüf-App. 

In unserem Hilfe-Center erfährst Du, wie die manuelle Überprüfung mit der BMF Belegcheck-App funktioniert.

Was mache ich, wenn die Jahresbelegprüfung fehlschlägt?

Ein Fehler bei der Jahresbelegprüfung kann folgende Ursachen haben:

• Hat sich Deine Steuernummer geändert? Dann brauchst Du ein neues Signaturpflicht-Zertifikat und musst das alte Zertifikat stornieren.
• Wurde Dein Webservice-Benutzer aus FinanzOnline gelöscht? Dann erstelle  den Webservice-Benutzer neu im FinanzOnline. Sollte der FinanzOnline-Zugang nicht bekannt sein, muss dieser neu beim Finanzamt beantragt werden.

Außerdem findest Du in unserem Hilfe-Center einen ausführlichen Beitrag mit allen Informationen und Anforderungen, wenn die automatische Übermittlung des Jahresbelegs nicht erfolgreich war.

Mach's Dir leicht – mit ready2order

Deine Kasse kann Dir nicht nur den Jahresabschluss, sondern auch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.