Prüfung des Jahresbelegs: In 5 Minuten erledigt

In Österreich ist eine Prüfung des Jahresbelegs seit der Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz Registrierkassenpflicht) gesetzlich vorgeschrieben. Dieser Beleg gilt gleichzeitig als Monatsbeleg für Dezember und muss ausgedruckt, aufbewahrt und mit der BMF App überprüft werden. Bei der Prüfung wird festgestellt, ob die wesentlichen Vorschriften der RKSV eingehalten werden. Jedes Unternehmen muss den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze erstellen und bis zum 15. Februar des Folgejahres überprüfen.

Beispiel: Gastronomen, die am 31. Dezember für Silvester geöffnet haben, müssen den Jahresbeleg nicht um 0:00 erstellen, sondern unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages.

Was ist ein Jahresbeleg? 

• Als Jahresbeleg wird der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr bezeichnet (im Normalfall vom Dezember). Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg.
• Bei Saisonbetrieben kann der Jahresbeleg auch ein früherer Monatsbeleg sein.
• Für die Erstellung des Jahresbelegs gilt das Kalenderjahr, eine Anpassung an ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist nicht vorgesehen

Bis wann muss die Jahresbelegsprüfung durchgeführt werden? 

Die Erstellung des Jahresbelegs muss bis 31.12.2020 erfolgen. Die Prüfung des Belegs sollte bis spätestens 2021 erfolgen. 

Falls du vergessen haben solltest den letzten Beleg des Jahres prüfen zu lassen, ist dies kein Problem. Wir erstellen für unsere Kunden zur Sicherheit einen Nullbeleg. Aktiviere dafür die automatische Jahresbelegsprüfung in der Verwaltungsoberfläche deiner Registrierkasse und lasse deinen Nullbeleg von uns prüfen.

Tipp: Die Finanzpolizei führt zu Beginn des Jahres häufiger eine Kassennachschau bei elektronischen Registrierkassen durch, weshalb es empfehlenswert ist die verpflichtende Überprüfung so früh wie möglich durchführen zu lassen. 

Die automatische Jahresbelegsprüfung

Die automatische Jahresbelegsprüfung bringt einige Vorteile gegenüber der manuellen Jahresbelegsprüfung mit: 

• Automatische Erstellung des Jahresbelegs.
• Automatische Prüfung des Jahresbelegs.
• Automatische & zeitgerechte Übermittlung des Jahresbelegs an FinanzOnline.
• Automatische E-Mail Benachrichtigung, sobald die Übermittlung durchgeführt wurde.
• Der Jahresbeleg muss nicht mit einem A4 Drucker ausgedruckt werden, da dieser elektronisch erstellt wird.
• Die Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entfällt bei der automatischen Prüfung.

Wenn du dich für die automatische Jahresbelegprüfung durch deine ready2order Kasse entscheidest, musst du dich dafür im Echtbetrieb befinden. Nähere Informationen findest du in folgendem Beitrag.

Wo finden Sie die Funktion für die automatische Prüfung?

Loggen Sie sich in Ihrer Verwaltungsoberfläche ein und gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicke rechts oben auf Einstellungen.
2. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht.
3. Klicke auf „Automatische Jahresbelegsprüfung ist nicht aktiviert. Jetzt aktivieren.“

4. Setze einen Haken bei „Hiermit stimme ich den AGB der ready2order GmbH zu.“ Klicke anschließend auf „Aktivieren.“

5. Nun erfolgt eine Bestätigung über den geprüften Jahresbeleg.

6. Sobald der Jahresbeleg übermittelt wurde, erhältst du eine E-Mail Bestätigung und ein grünes Häkchen bei der Meldung in deiner Verwaltungsoberfläche.

Wie erledige ich die manuelle Jahresbelegsprüfung?

Für die manuelle Prüfung des Jahresbelegs wird die BMF Belegcheck-App zur Verfügung gestellt. Unsere Registrierkasse bietet ein Service, welches eine automatische Jahresbelegsprüfung ermöglicht. Der Jahresbeleg wird dabei jedes Jahr automatisch erstellt und im Laufe des Kalendermonats überprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, erhältst du eine Bestätigung via E-Mail.

Was mache ich, wenn die Jahresbelegsprüfung fehlschlägt?

Ein Fehler der Jahresbelegsprüfung kann folgende Ursachen haben:

• Deine Steuernummer hat sich geändert.
  • Lösung: Bei einer neuen Steuernummer muss ein neues Signaturpflicht-Zertifikat ausgestellt und das alte storniert werden.
• Der Webservice-Benutzer wurde aus FinanzOnline gelöscht.
  • Lösung: Der Webservice-Benutzer muss neu im FinanzOnline erstellt werden. Wenn der FinanzOnline Zugang nicht bekannt ist, muss dieser vom Finanzamt beantragt werden.

Hier findest du einen ausführlichen Hilfeartikel, mit allen weiteren Informationen und Anforderungen zum Umgang bei einer fehlgeschlagenen Jahresbelegsprüfung.

Detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung

Egal für welche Variante du dich entscheidest, in unserem Support Artikel findest du eine ausführliche Anleitung für beide Varianten der Prüfung. Darin erfährst du:

• Wie eine automatische Jahresbelegsprüfung durch deine Registrierkasse aussieht.
• Wie die Überprüfung mit der BMF Belegcheck-App funktioniert.

Nutze die Chance in das Jahr 2021 mit einer Registrierkasse zu starten, die dir nicht nur beim Jahresbeleg Zeit erspart, sondern dir auch den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.