Jahresbeleg prüfen: So geht's in 5 Minuten

In Österreich ist eine Prüfung des Jahresbelegs seit der Einführung der Registrierkassenpflicht und Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV) gesetzlich vorgeschrieben. Bei der Prüfung wird festgestellt, ob die wesentlichen Vorschriften der RKSV eingehalten werden. Wir erklären, warum der Jahresbeleg so wichtig ist und wie Du ihn mit unserem Kassensystem erstellst.

Was ist ein Jahresbeleg?

• Als Jahresbeleg wird der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr bezeichnet (im Normalfall vom Dezember). Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg.
• Bei Saisonbetrieben kann der Jahresbeleg auch ein früherer Monatsbeleg sein.
• Für die Erstellung des Jahresbelegs gilt das Kalenderjahr, eine Anpassung an ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist nicht vorgesehen
• Der Beleg gilt gleichzeitig als Monatsbeleg für Dezember und muss ausgedruckt, aufbewahrt und mit der BMF Belegchek-App überprüft werden.

Bis wann muss die Jahresbelegsprüfung durchgeführt werden?

Jedes Unternehmen muss den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze erstellen und bis zum 15. Februar des Folgejahres überprüfen. Anders gesagt: Die Erstellung des Jahresbelegs muss bis zum Jahresende, also z. B. bis zum 31.12.2021 erfolgen. Die Prüfung des Belegs sollte bis spätestens im Folgejahr – in diesem Fall spätestens 2022 – erfolgen.

Ausnahme: Gastronomiebetriebe, die am 31.12. für Silvesterfeiern geöffnet haben, müssen den Jahresbeleg nicht um 0:00 erstellen, sondern erst unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages.

Jahresbelegsprüfung vergessen?

Falls Du vergessen haben solltest, den letzten Beleg des Jahres prüfen zu lassen, ist dies mit reayd2order kein Problem. Mit unserem Kassensystem kannst Du Dir einen Nullbeleg erstellen:

• Aktiviere dafür einfach die automatische Jahresbelegsprüfung in der Verwaltungsoberfläche Deiner Registrierkassen-Software und lasse Deinen Nullbeleg von uns prüfen.

Tipp: Das Finanzamt führt im neuen Jahr häufiger als üblich eine Kassennachschau durch; deshalb es empfehlenswert, die verpflichtende Überprüfung des Jahresbelegs so früh wie möglich durchzuführen. Beachte auch, dass Du nun mithilfe der Sicherheitseinrichtung die sogenannte Signatur, also einen Authentifizierungscode, auf Deinen Belegen abbilden musst.

Vorteile der automatischen Jahresbelegsprüfung

Die automatische Jahresbelegsprüfung bringt einige Vorteile gegenüber der manuellen Prüfung mit: 

• Jahresbeleg wird ohne Aufwand automatisch erstellt 
• Jahresbeleg wird automatisch geprüft 
• Jahresbeleg wird automatisch und zeitgerechte an FinanzOnline übermittelt
• Übermittlung wird automatisch per E-Mail bestätigt
• Elektronische Erstellung (kein Ausdruck des Jahresbelegs nötig)  
• Entfallen der Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren

Detaillierte Anleitung – Schritt für Schritt zur Jahresbelegsprüfung

Egal für welche Variante Du Dich entscheidest, in unserem Support Artikel findest Du eine ausführliche Anleitung für beide Varianten der Prüfung. Darin erfährst Du:

• Wie eine automatische Jahresbelegsprüfung durch Deine Registrierkasse aussieht.
• Wie die Überprüfung mit der BMF Belegcheck-App funktioniert.

1) Wo findest Du die Funktion für die automatische Prüfung?

Wichtig: Wenn Du Dich für die automatische Jahresbelegprüfung durch Deine ready2order Kasse entscheidest, musst Du Dich im Echtbetrieb befinden. Nähere Informationen findest Du in folgendem Beitrag im Hilfe-Center.

Logge Dich in Deiner Verwaltungsoberfläche ein und gehe wie folgt vor:

1. Klicke rechts oben auf Einstellungen.
2. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht.
3. Klicke auf „Automatische Jahresbelegsprüfung ist nicht aktiviert. Jetzt aktivieren.“

4. Setze einen Haken bei „Hiermit stimme ich den AGB der ready2order GmbH zu.“ Klicke anschließend auf „Aktivieren.“

5. Nun erfolgt eine Bestätigung über den geprüften Jahresbeleg.

6. Sobald der Jahresbeleg übermittelt wurde, erhältst du eine E-Mail Bestätigung und ein grünes Häkchen bei der Meldung in deiner Verwaltungsoberfläche.

2) Wie erledige ich die manuelle Jahresbelegsprüfung?

Für die manuelle Prüfung des Jahresbelegs wird die BMF Belegcheck-App zur Verfügung gestellt. Unsere Registrierkasse bietet ein Service, welches eine automatische Jahresbelegsprüfung ermöglicht. Der Jahresbeleg wird dabei jedes Jahr automatisch erstellt und im Laufe des Kalendermonats überprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, erhältst du eine Bestätigung via E-Mail.

3) Was mache ich, wenn die Jahresbelegsprüfung fehlschlägt?

Ein Fehler der Jahresbelegsprüfung kann folgende Ursachen haben:

• Deine Steuernummer hat sich geändert.
  • Lösung: Bei einer neuen Steuernummer muss ein neues Signaturpflicht-Zertifikat ausgestellt und das alte storniert werden.
• Der Webservice-Benutzer wurde aus FinanzOnline gelöscht.
  • Lösung: Der Webservice-Benutzer muss neu im FinanzOnline erstellt werden. Wenn der FinanzOnline Zugang nicht bekannt ist, muss dieser vom Finanzamt beantragt werden.

Hier findest Du einen ausführlichen Hilfeartikel, mit allen weiteren Informationen und Anforderungen zum Umgang bei einer fehlgeschlagenen Jahresbelegsprüfung.