Automatisch Jahresbeleg prüfen: So geht's in 5 Minuten

Seit 2017 werden aufgrund der Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV) die Jahresbelege aller Unternehmen in Österreich geprüft. Sprich: Jeder Unternehmer in Österreich muss am Ende des Kalenderjahres einen Jahresbeleg erstellen, dem Finanzamt übermitteln und danach sicher aufbewahren. Nutze ready2order, um Deine Jahresbelegsprüfung automatisch durchzuführen. So musst Du Dich um nichts mehr kümmern und bist immer auf der sicheren Seite:  Dein Jahresbeleg wird automatisch erstellt und im Laufe des ersten Kalendermonats an das Finanzamt übermittelt. Wir erklären, wie die Funktion in Deinem Kassensystem aktivierst und wie wir Dich auch bei der manuellen Erstellung unterstützen.

Als Jahresbeleg wird der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr bezeichnet (im Normalfall vom Dezember). Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg. Dieser weist einen Betrag von 0,00 Euro aus und muss die verpflichtende Signatur z.B. in Form des QR-Codes enthalten. Er muss ausgedruckt, aufbewahrt und mit der BMF Prüf-App überprüft werden. 

Die Jahresbelegprüfung muss bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen. 

Der Jahresbeleg muss also nach dem letzten Barumsatz des laufenden Geschäftsjahres, also in der Regel am 31. Dezember, erstellt werden. Die Prüfung des Belegs sollte bis spätestens zum 15. Februar im Folgejahr erfolgen.

Ausnahme: Gastronomiebetriebe u.a. Unternehmen, die am 31. Dezember für Silvesterfeiern etc. geöffnet haben, müssen den Jahresbeleg nicht um 0:00 Uhr erstellen, sondern können es auch unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages nachholen.

Die Vorteile der automatischen Jahresbelegprüfung von ready2order gegenüber der manuellen Prüfung sind:

• Dein Jahresbeleg wird ohne Aufwand automatisch erstellt. 
• Dein Jahresbeleg wird automatisch geprüft 
• Dein Jahresbeleg wird automatisch und zeitgerecht an FinanzOnline übermittelt.
• Die Übermittlung wird automatisch per E-Mail bestätigt.
• Durch die elektronische Erstellung ist kein Ausdruck des Jahresbelegs nötig.  
• Die Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entfällt.

Doch ob automatisch oder manuell: Wir begleiten Dich Schritt für Schritt.

1) Wo finde ich die Funktion für die automatische Prüfung?

Um die automatische Jahresbelegprüfung zu aktivieren, logge Dich in Deiner Verwaltungsoberfläche ein.

1. Klicke rechts oben auf “Einstellungen”.
2. Klicke im linken Reiter auf “Signaturpflicht”.
3. Klicke auf „Automatische Jahresbelegprüfung ist nicht aktiviert. Jetzt aktivieren.“
4. Setze einen Haken bei „Hiermit stimme ich den AGB der ready2order GmbH zu.“ Klicke anschließend auf „Aktivieren.“
5. Nun erfolgt die Bestätigung über den geprüften Jahresbeleg.
6. Sobald der Jahresbeleg übermittelt wurde, erhältst Du eine E-Mail-Bestätigung und ein grünes Häkchen bei der Meldung in Deiner Verwaltungsoberfläche.

Wichtig: Wenn Du Dich für die automatische Jahresbelegprüfung durch Deine ready2order Kasse entscheidest, musst Du Dich im Echtbetrieb befinden. In unserem Hilfe-Center findest Du alle Informationen dazu, wie die automatische Jahresbelegprüfung durch ready2order funktioniert.

2) Wie erledige ich die manuelle Jahresbelegsprüfung?

Für die manuelle Prüfung des Jahresbelegs benötigst Du die BMF Prüf-App. 

In unserem Hilfe-Center erfährst Du, wie die manuelle Überprüfung mit der BMF Belegcheck-App funktioniert.

Ein Fehler bei der Jahresbelegprüfung kann folgende Ursachen haben:

• Hat sich Deine Steuernummer geändert? Dann brauchst Du ein neues Signaturpflicht-Zertifikat und musst das alte Zertifikat stornieren.
• Wurde Dein Webservice-Benutzer aus FinanzOnline gelöscht? Dann erstelle  den Webservice-Benutzer neu im FinanzOnline. Sollte der FinanzOnline-Zugang nicht bekannt sein, muss dieser neu beim Finanzamt beantragt werden.

Außerdem findest Du in unserem Hilfe-Center einen ausführlichen Beitrag mit allen Informationen und Anforderungen, wenn die automatische Übermittlung des Jahresbelegs nicht erfolgreich war.

Mach's Dir leicht – mit ready2order

Deine Kasse kann Dir nicht nur den Jahresbelegsabschluss, sondern auch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.

Falls Du vergessen haben solltest, den letzten Beleg des Jahres prüfen zu lassen, können wir von ready2order dies für Dich übernehmen. Mit unserem Kassensystem kannst Du Dir einfach den entsprechenden Nullbeleg erstellen:

• Aktiviere dafür die automatische Jahresbelegprüfung in der Verwaltungsoberfläche Deiner Registrierkassen-Software.
• Lass Deinen Nullbeleg von uns prüfen.

… oder Du entscheidest Dich direkt für eine automatische Jahresbelegprüfung: Dann übernehmen wir von ready2order alle notwendigen Schritte – und das spart Dir jede Menge Zeit und Nerven.

Wichtig: Die automatische Jahresbelegprüfung geschieht über eine zusätzliche Lizenz. Diese erneuert sich jährlich, wenn Du sie nicht fristgemäß kündigst. Sprich: Du musst Dich nie mehr um die Jahresbelegprüfung kümmern, sondern wir übernehmen alles automatisch für Dich.

Unser Tipp: Schnell sein

Das Finanzamt führt im neuen Jahr häufiger als üblich eine Kassennachschau durch. Deshalb empfehlen wir Dir, die verpflichtende Überprüfung des Jahresbelegs so früh wie möglich erledigen. Nachfolgend erklären wir Dir, welche Verfahren zur Auswahl stehen und welche Schritte Du dafür durchführen musst.