Jahresbeleg

Was ist der Jahresbeleg? Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg des Dezember-Monats und damit der letzte Monatsbeleg des Jahres. Wenn Du also im Dezember den üblichen Monatsbeleg mit Signatur erstellst, hast Du gleichzeitig den Jahresbeleg erstellt.

Der Jahresbeleg muss laut gesetzlicher Vorschrift geprüft werden. So stellt das Finanzamt fest, ob Dein Kassensystem zum Zeitpunkt des Jahreswechsels wie vorgeschrieben funktioniert.

Was ist ein Monatsbeleg? 

Der Monatsbeleg ist ein sogenannter „Nullbeleg”. Er ist ein technisches Hilfsmittel, um den ordnungsgemäßen Betrieb nach RKSV nachprüfbar zu machen. Dafür weist er einen Betrag von 0,00 Euro aus und trägt die vorgeschriebene Signatur, z. B. in Form des QR-Codes. 

Was steht auf dem Jahresbeleg?

Auch der Jahresbeleg ist ein Nullbeleg. Er weist den Rechnungsbetrag von 0,00 Euro aus und enthält die nach RKSV vorgeschriebene Signatur. 

Wann muss ich den Jahresbeleg erstellen?

Als Unternehmer:in musst Du den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag mit getätigten Umsätzen – also grundsätzlich bis zum 31. Dezember – erstellen und nach Ausdruck aufbewahren. 

Sonderfälle bei der Erstellung des Jahresbelegs

Bei automatischer Prüfung des Jahresbelegs gibt es keine Sonderfälle, da das Kassensystem hier selbsttätig arbeitet. Wenn Du Dich für eine manuelle Prüfung des Jahresbelegs entscheidest, hast Du bei folgenden Sonderfällen wie beschrieben vorzugehen:

1) Am 31. Dezember wird über Mitternacht hinaus gearbeitet.

Wenn Deine Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Jahresbeleg erst nach Ende der Öffnungszeiten und nach dem letzten erfassten Barumsatz zu erstellen. Du solltest den Jahresbeleg also spätestens am nachfolgenden Geschäftstag des neuen Jahres unmittelbar vor dem ersten Barumsatz erstellen, insofern dieser nächste Öffnungstag zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).  

Hat Dein Unternehmen rund um die Uhr geöffnet, kann der Jahresbeleg auch vor oder nach Mitternacht erstellt werden, wenn der Geschäftsbetrieb dies zulässt. Der Zeitpunkt der Erstellung sollte in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

2) Ich betreibe einen Saisonbetrieb und habe keinen Umsatz im Dezember.

Wenn Dein Betrieb im Dezember, in der kalten Jahreszeit oder auch nur über den Jahreswechsel geschlossen hat, so gilt der letzte Monatsbeleg des Jahres als Jahresbeleg – dies kann z. B. auch der Oktober sein. Mit der Prüfung musst Du in diesem Fall nicht bis zum Jahreswechsel warten, sondern kannst den letzten erstellen Monatsbeleg sofort prüfen.

Auch bei Saisonbetrieben sollte dieser Vorgang spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres vorgenommen werden. 

Solltest Du die Tätigkeit bereits vor diesem Datum aufnehmen, musst Du den Jahresbeleg spätestens vor dem ersten Barumsatz im neuen Jahr erstellen.

Wie funktioniert die Jahresbelegprüfung?

Durch die Jahresbelegprüfung stellt das Finanzamt sicher, dass Deine Registrierkasse ordnungsgemäß funktioniert. Die entsprechende Prüfung muss jeweils spätestens zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden – und da die Behörden gerade zu Jahresbeginn vermehrt Kassennachschauen vornehmen, empfehlen wir, diesen Vorgang möglichst zeitnah zu erledigen.

Bei der Prüfung des Jahresbelegs hast Du drei Möglichkeiten:

• Manuelle Prüfung mithilfe der BMF Prüf-App und Smartphone.
• Automatische Jahresbelegprüfung durch den Kassenanbieter wie z. B. ready2order.
• Manuelle Übermittlung des Jahresbelegs (ohne Smartphone) mit dem Ersatzverfahren FinanzOnline für Registrierkassen (FON-RK) und das Formular RK1.

In unserem Beitrag zur Jahresbelegprüfung findest Du ausführliche Informationen zum Ablauf und in unserem Blog erfährst Du, wie “Jahresbeleg prüfen – So geht’s in 5 Minuten” automatisch durch ready2order funktioniert.