Kassen-Tipps

10 Dinge, auf die man beim Kauf einer Registrierkasse achten muss

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Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 10.18.2022
Kundin wird in einem Gastronomiebetrieb bedient, bargeldloses Bezahlen

Die Registrierkasse ist das Herzstück Deines Unternehmens und eine Anschaffung, die man für viele Jahre macht. Wir haben für Dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst, auf die Du beim Kauf einer Kasse achten solltest.

1. Finanzamtkonformität

Die Kasse sollte also den Anforderungen der aktuellen gesetzlichen Regelungen entsprechen. Falls die Kasse also nicht offiziell als rechtskonform ausgewiesen ist, kannst Du bei den Herstellern der Registrierkasse eine entsprechende Bestätigung anfordern, damit Du auf der sicheren Seite bist. Hier haben wir alle Infos zu den rechtlichen Anforderungen an Dein Kassensystem zusammengestellt.

2. Einfache Bedienbarkeit

Eine leicht zu bedienende und einfache Registrierkasse ist die Grundlage für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Einführungen und Trainings bei komplizierten Systemen sind zeit- und kostenintensiv. Stattdessen sollten sich auch neue Mitarbeiter schnell und effizient einarbeiten können. Teste daher das Kassensystem auf die Bedienbarkeit, bevor du dich zum Kauf entscheidest.

3. Kostenloser Telefon-Support

Wenn Du technische Fragen zu Deinem Kassensystem hast, brauchst Du schnelle Unterstützung. Ein kostenloser Telefon-Support sollte nicht nur in der Testphase Bestandteil des Kundenservices sein. Achte daher auf Angabe einer Gratis-Hotline und die Zeiten für die Erreichbarkeit des Kundensupports.

4. Selbstständige Produktpflege

Der große Vorteil moderner digitaler Kassenlösungen ist, dass Du selbstständig Produkte und Preise anlegen und pflegen kannst. Dabei sollte nicht nur die individuelle Eingabe, sondern auch die Einspeisung vorhandener Daten per CSV-Liste möglich sein. 

Veraltete Systeme benötigen oft noch die Hilfe eines Technikers, um Produktangaben zu verändern: Flexible Optimierungen sind so nicht möglich und häufig wird dieser Service auch zusätzlich berechnet. 

5. Ausreichender Funktionsumfang

Die Funktionen Deiner Kassen sollen Deinen Geschäftsalltag übersichtlicher gestalten und erleichtern. Neben praktischen Funktionen zum Anlegen von Produkten, Preisen und Rabatten, sollten auch Mitarbeiterfunktionen, Statistiken, Lagerverwaltung und Rechnungserstellung vorhanden sein.  

Deine neue elektronische Kasse sollte Dir vieles erleichtern: Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.

6. Kompatibilität mit Zusatzgeräten

Je nach System und Branche benötigst Du ggf. weitere Geräte, die mit Deiner Kassen zusammenarbeiten. Dies können Drucker, Barcode-Scanner, Kassenlade, Kundendisplay und andere Zusatzgeräte sein. Prüfe vorab, ob die vorhandenen Modelle mit der neuen Kasse kompatibel sind: Hier hilft eine Liste der vorhandenen Hardware, die Du mit den Angaben des Kassenherstellers abgleichst. 

Ein hardwarebasiertes Kassensystem funktioniert meist nur mit der Hardware desselben Herstellers. Wenn Du Dich für eine cloudbasierte Lösung entscheidest, kannst Du die neue Software auf Deine vorhandenen Geräte – Tablet, Smartphone oder PC – aufspielen und so bares Geld sparen. Hier kommt es auf die Kompatibilität der Betriebssysteme an: Achte also darauf, Android und iOS nicht zu vermischen.

7. Kostenlose Testphase

Am besten kaufst Du Dein neues Kassensystem nicht “blind”, sondern hast vor dem Übergang in den Echtbetrieb ausreichend Zeit, Dich mit der Kassen- und Verwaltungsoberfläche vertraut zu machen. Dafür empfiehlt sich eine mehrtägige Testphase, bei der Du mit den ersten Daten und Vorgängen sicher experimentieren kannst.

8. Platzsparender Betrieb

So wichtig eine Kasse im Geschäft oder im Restaurant auch ist: Sie sollte nicht zu viel Platz einnehmen und viel Raum für Dich und Deine Produkte lassen. Kleine Eingabegeräte sind praktisch und bieten trotzdem den vollen Funktionsumfang. Welche Vorteile kleine Registrierkassen sonst noch haben, kannst Du in unseren Blog nachlesen.

9. Flexibler Einsatz

Brauchst Du eine mobile Kasse oder eher ein stationäres Terminal? Mit einer Tablet-Kasse etwa kannst Du Deine Kunden durch das Geschäft begleiten oder am Tisch kassieren. Wenn Deine Kunden eher bei Dir an der Theke zahlen, kannst Du Deine Kasse und mögliche Peripheriegeräte dort fest aufbauen.

10. Kalkulierbare Kosten

Last but not least: Auf den monatlichen oder jährlichen Tarif solltest Du natürlich auch achten. In den Kosten sollten in jedem Fall alle Funktionen und Services enthalten sein, sodass keine unvorhergesehenen Zusatzausgaben für Dich entstehen können.

Außerdem stellt sich die Frage, ob Du ein Kassensystem mieten oder kaufen willst. Benötigst Du eine Kasse für ein Saisongeschäft, nur für ein oder zwei Tage oder arbeitest Du jeden Tag mit Deinem Kassensystem? Rechne Dir vor allem bei Gelegenheitsbetrieb nicht nur die Kosten für ein Mietverhältnis aus, sondern kalkuliere langfristig, um die richtige Entscheidung zu treffen. 

Du bist auf der Suche nach einem kostenlosen Kassensystem? Wir haben für Dich die Vor- und Nachteile von kostenlosen Anbietern aufgelistet. 

Fazit

Die Anschaffung bzw. Umstellung einer Registrierkasse erfordert eine gründliche Auseinandersetzung. Nimm Dir ausreichend Zeit, um das neue Kassensystem zu testen und Dich ausführlich beraten zu lassen, bevor Du Dich entscheidest. 

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Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Heute kümmert sie sich als Content Creator mit viel Erfahrung im Bereich SEO und Marketing um Website, Blog und Lexikon bei ready2order.

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