Kostenlose Registrierkasse: Clever sparen oder Kundennepp?

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Wenn Sie als Unternehmer nach einer passenden Registrierkasse suchen, werden Sie meist vom vielfältigen Angebot überflutet. Allein in Österreich gibt es über 100 Registrierkassenanbieter, die ihre kostenlose Registrierkassensoftware anpreisen. Hier einen Überblick zu behalten ist nicht so leicht. 

Wer nun denkt, dass eine kostenlose Registrierkasse die beste Wahl ist, sollte auf die versteckten Kosten achten.

Denn um aus der Masse herauszustechen, werben einige Kassenanbieter mit kostenlosen Registrierkassen-Angeboten, die sich bei näherer Betrachtung jedoch als Bezahl-Version herausstellen. Dazu kommt, dass viele Anbieter keinen Support anbieten und man als Unternehmer mit technischen Problemen alleine gelassen wird.

Update: Ebenso gibt es seit neuestem Versionen, bei denen die Registrierkasse nur für eine gewisse Zeit kostenlos ist. Solche Lockangebote sind ebenfalls mit Vorsicht zu genießen, wenn man sich vor unerwarteten Kosten schützen will.

Eine Kasse, die 0,-€ kostet, jedoch nicht finanzkonform ist, wird Ihnen nichts nutzen.

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Rechtlich abgesichert: Welche Anforderungen gelten?

Um finanzkonform zu sein, haben wir einen Kassencheck mit allen gesetzlichen Anforderungen zusammengestellt. Kurz gefasst, müssen folgende Vorschriften eingehalten werden:

  • Registrierkassenpflicht: Jeder Barumsatz muss mindestens bis 7 Jahre gespeichert werden und von einem elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden; gültig seit 01. Mai 2016
  • Belegerteilungspflicht: Bei Barzahlungen mus ein Beleg erstellt und ausgehändigt werden; gültig seit 01. Mai 2016
  • Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV): Belege müssen zum Zweck des Manipulationsschutzes über eine technische Sicherheitseinrichtung signiert und mit einem QR Code manipulationssicher gemacht werden; gültig seit 01. April 2017

Schauen Sie daher als Erstes, ob die angepriesene kostenlose Registrierkasse finanzkonform ist und die dafür benötigten Features im Preis enthalten sind. Die Finanzkonformität ist wohl der wichtigste Punkt für die Anschaffung einer neuen und modernen Registrierkasse. Dafür empfiehlt es sich die Konfirmitätserklärung des Anbieters (Konformitätserklärung von ready2order) anzufordern, um auch wirklich sicherzugehen, dass es sich dabei um einen 100% finanzkonforme Software handelt.

Zudem sollte auch sichergestellt werden, ob auch zukünftige rechtliche Änderungen mit der Registrierkasse abgedeckt sind. Hier lohnt es sich mit dem Anbieter zu sprechen.

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen bei der Wahl der Registrierkasse. Je nachdem in welcher Branche sie tätig sind, können unterschiedliche Anforderungen anfallen. Überlegen Sie sich also genau welche Funktionen unbedingt notwendig sind und auf welche Sie verzichten können.

Wie kann ich bei der Auswahl der passenden Registrierkasse Kosten sparen?

  1. Kostenlos Testen

Verfügt das Kassensystem, dass Sie näher ins Auge gefasst haben, über eine kostenlose Testphase, in der Sie sämtliche Funktionen gratis testen können? Eine gratis Registrierkasse, bei der Sie nicht alle benötigten Funktionen testen können, ist nicht sehr hilfreich und wenig vertrauenserweckend.

  1. Funktionen ohne Zusatzkosten

Wenn Ihnen praktische Funktionen wie Tischübersicht, Menüauswahl, Lager- und Kundenverwaltung die Arbeit erleichtern, sollten Sie nach einem Kassensystem Ausschau halten, dass über diese bestimmten Funktionen verfügt. Für diese sollten Sie natürlich auch nicht extra zur Kasse gebeten werden. Machen Sie sich schon vor Ihrer Suche Gedanken, über welche Funktionen Ihre neue Kasse verfügen muss oder ob es reicht, wenn die Rechnung auf Knopfdruck ausgedruckt wird.

  1. Kostenloser Telefon-Support

Egal wie günstig eine Registrierkasse angeboten wird, wichtig ist, dass Sie schnell und problemlos Unterstützung erhalten. Falls Sie doch noch eine Frage klären wollen, kann ein kostenloser Telefon-Support schnell Abhilfe schaffen. Er steht für einen qualitativ hohen Anspruch des Anbieters an seinen Kundenservice. Halten Sie Ausschau nach einer Service-Nummer und achten Sie dabei auf die Zeiten für die Erreichbarkeit des Kundensupports und ob dieser auch wirklich gratis angeboten wird.

  1. Kostenloses und selbständiges Anlegen von Produkten

In vielen Branchen sind häufige Änderungen der Produkte und Preise unumgänglich. Können Sie in Ihrer neuen Kasse selbständig Produkte, Kundendaten und Mitarbeiter schnell und einfach einpflegen? Oder müssen Sie auf einen Techniker zurückgreifen, der um ein Vielfaches teurer als die Anschaffung der Kasse selbst ist? Achten Sie darauf, dass Sie so viel als möglich selbständig erledigen können, das spart Ihnen viele Kosten für Serviceleistungen.

  1. Einfache Bedienbarkeit spart Kosten und Zeit

Eine einfach zu bedienende Registrierkasse ist für den Arbeitsalltag enorm wichtig. Einschulungen sind meist nicht nur teuer, sondern kosten viel Zeit. Mitarbeiter sollten schnell und effizient mit der neuen Kasse arbeiten können. Dafür bildet eine leicht zu bedienende Registrierkasse die Grundlage. Beispielsweise kann das Tablet als Registrierkasse verwendet werden um die intuitive Oberfläche zu verwenden und das System in eine Touchscreen Registrierkasse zu verwandeln.

Kostenlose-Registrierkasse-Alternativen

  1. Kosten für Hardware sparen

Hardware-Kosten schlagen am meisten zu Buche. Die gute Nachricht ist, dass Sie hier eine Menge Geld sparen können. Viele moderne Kassen funktionieren auf Tablets, Laptops, Handys und PCs. Suchen Sie daher nach Kassensoftware, die Sie für Ihre schon vorhandenen Geräte nutzen können. Schauen Sie, ob Sie eine Kassensoftware für Android, iOS oder Windows-Betriebssysteme benötigen und der Kassenanbieter diese anbietet. ready2order bietet daher eine Registrierkassen App für alle gängigen Betriebssysteme an, damit Sie die Kassensoftware auf allen Ihren Geräten nutzen können.

  1.  Eine Anschaffung für die Zukunft

Ist Ihre Kasse auch in Zukunft verwendbar oder bald schon nicht mehr für die neuesten Updates brauchbar? War die Umstellung auf die Registrierkassensicherheitsverordnung einfach oder nur mit großerm Aufwand zu bewältigen? Für Updates sollte sich der Aufwand für Sie in Grenzen halten und auch keinen Techniker benötigen, der an Ihrer Kasse das System umprogrammieren muss. Mietkassen haben oft hier ihre größte Schwachstelle, da Hard- und Software veraltet ist und das Erlernen der Software einige Zeit in Anspruch nimmt. Bei ready2order laufen die Updates kostenlos und automatisch im Hintergrund ab. Kassenanbieter sollten auch auf neue gesetzliche Anforderungen selbständig reagieren.  Dies wird eher von größeren Anbietern erfüllbar sein, da hier mehr Manpower dahintersteht.

  1. Platz und Zeit sparen

Eine Kasse ist zwar Dreh- und Angelpunkt Ihres Geschäftes, sie sollte Ihnen und Ihren Produkten jedoch nicht zu viel Platz nehmen. Kleine Registrierkassen, wie Tablets und Zusatzgeräte, wie der kompakte Epson TM-M30 Bondrucker sind nicht nur platzsparend, sondern auch ein schöner Blickfang. Ist Ihre Kasse oder Ihr Drucker auch noch mobil, dann können Sie sich viele Wege sparen und Ihren Kundenservice noch schneller machen.

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  1. Der Tarif

Achten Sie bei den Kosten der Registrierkasse auf monatliche oder jährliche Zahlungen. Falls Sie ein Saisongeschäft haben, suchen Sie sich einen flexiblen Tarif. Ziehen Sie bei Ihrer Preisberechnung auch die Punkte 1-8 mit ein, damit Sie wirklich sehen können, welche Registrierkasse das beste Preis-Leistungsverhältnis für Sie bereithält. Cloudbasierte Systeme stellen oftmals eine günstige Registrierkasse dar, die auch für Unternehmen mit kleinem Budget stemmbar sind. Alle Vorteile von cloudbasierten Kassen finden Sie in unsererm Beitrag zu den 9 Gründen für ein Cloud Kassensystem.

Cloudkasse-vs.-geschlossene-Kasse

Fazit:

Die Anschaffung einer neuen Registrierkasse sollte gut durchdacht werden, damit man sich nicht erneut oder ständig mit diesem Thema beschäftigen muss. Machen Sie jetzt den Registrierkassen 2017 Check und finden Sie heraus, ob Sie alle Anforderungen erfüllen.

Achten Sie beim Registrierkassenkauf auf versteckte Kosten, denn diese können Ihnen unter Umständen teurer kommen, als eine Kasse mit regulärem Tarif.

Kostenlos sollten jedoch eine ausreichende Testphase, Updates und die Telefon-Hotline sein. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um das Kassensystem auf Herz und Nieren zu testen, bevor Sie sich für eine kostenlose Registrierkasse oder mit Bezahlvariante entscheiden. Denn eine Registrierkasse ist eine Anschaffung, die man für viele Jahre macht.

Checkliste-für-Registrierkassen

Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

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