Kassen-Tipps

Gratis Registrierkasse: Clever sparen oder Kundennepp?

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 10.1.2021

Um aus der Masse herauszustechen, werben einige Anbieter in Österreich mit kostenlosen Registrierkassen-Angeboten und Kassensystemen. Doch umsonst stimmt hier in der Regel nicht: Wir erklären, welche Schwierigkeiten bei Gratis-Downloads auftreten können – damit Du im Nachgang nicht mit versteckten Kosten konfrontiert wirst.

1. Ist Rechtssicherheit gewährleistet?

Die Finanzkonformität ist der wichtigste Punkt für die Anschaffung einer neuen und modernen Registrierkasse – sonst wird Deine Buchhaltung vom Finanzamt nicht anerkannt. Auch die Vorschriften der Registrierkassenpflicht und RKSV werden nicht immer hundertprozentig erfüllt – hier solltest Du wirklich genau nachprüfen.

Prüfe daher als Erstes, ob das kostenlose Angebot nachgewiesenermaßen rechtskonform arbeitet und ob die dafür benötigten Features im Preis enthalten sind. Zusätzlich empfiehlt sich, eine entsprechende Erklärung des Anbieters einzufordern – hier etwa findest Du die Konformitätserklärung von ready2order. Außerdem solltest Du nachfragen, wie zukünftige rechtliche Änderungen vom Anbieter gehandhabt werden: Bei einem cloudbasierten System sollten sie kostenlos aufgespielt werden.

2. Gilt die gratis Testversion nur zeitlich beschränkt?

Achte auf die Laufzeiten und das sogenannte Kleingedruckte: Ist das Kassensystem möglicherweise nur während der Testphase oder während der ersten Monate der Laufzeit kostenlos? Falls ja, kommen später die regulären Kosten für den Tarif auf Dich zu.

3. Werden Kosten für Zusatzfunktionen und Updates kostenlos freigeschaltet?

Sind nur die Grundfunktionen einer Testversion oder auch alle möglichen Zusatzfunktionen umsonst nutzbar? Die Kosten für eine Registrierkasse berechnen sich oft nach dem Funktionsumfang. Gerade spezielle Branchenfunktionen wie z. B. Tischübersicht und Menüauswahl für die Gastronomie oder zusätzliche Verwaltungsoptionen wie Lager- und Kundendatenverwaltung können die Arbeit erheblich erleichtern. Auch sie sollten bei einer kostenlosen Kassenversion von Anfang an und nicht erst gegen Zahlung freigeschaltet werden.

Oft ist auch die Sortimentspflege mit Kosten verbunden: Wenn für das Aufspielen neuer Produkte oder Preisänderungen ein Techniker nötig ist, kannst Du weder selbstständig flexibel, noch kostensparend arbeiten.

Oder musst Du für regelmäßige Updates zahlen? Durch Gesetzesänderungen können Software-Updates nötig werden, die manche Anbieter sich teuer bezahlen lassen – oder Du gehst das Risiko ein, mit einem nicht rechtskonform arbeitenden Kassensystem vom Finanzamt belangt zu werden. ready2order sorgt mit regelmäßigen Cloud-Updates ohne Aufwand und Kosten für Dich dafür, dass Du bei Rechnungen & Co. immer auf der sicheren Seite bist.

4. Gibt es eine kostenlose Support-Hotline?

Bleibt der Anbieter in Kontakt mit Dir und werden Deine Fragen jederzeit kostenlos beantwortet? Nicht nur in der Einarbeitungsphase ist es wichtig, dass Du schnell und problemlos Unterstützung vom Kassenanbieter erhältst. Halte Ausschau nach einer Service-Nummer, achte dabei auf die Zeiten für die Erreichbarkeit und ob dieser ebenfalls gratis angeboten wird. Sonst können schnell hohe Telefonrechnungen zusammenkommen.

5. Ist die Bedienoberfläche intuitiv oder komplex?

Bei kostenloser Software wird häufig wenig in die Bedienerfreundlichkeit investiert. Eine einfach handhabbare Registrierkasse ist jedoch für den Arbeitsalltag enorm wichtig. Komplizierte Einschulungen verursachen durch den Zeitaufwand ebenfalls Kosten: Auch neue Mitarbeiter sollten schnell und effizient mit der Kasse arbeiten können. Dazu kommt der Zeitfaktor bei der Abrechnung: Geht alles schnell vonstatten? Sonst werden Deine Kunden möglicherweise ungeduldig und die kostenlose, aber komplizierte Kasse führt zu Umsatzeinbußen.

6. Läuft das Kassensystem auf Deiner Hardware?

Läuft das neue Kassensystem auf Deiner vorhandenen Hardware oder musst Du neue Geräte anschaffen? Achte darauf, mit welchem Betriebssystem Du bereits arbeitest und ob die Kassensoftware entsprechend für Android, iOS oder Windows-Betriebssysteme geeignet ist. ready2order etwa bietet daher eine Registrierkassen-App für alle gängigen Betriebssysteme an, damit Du unsere Kassensoftware auf Deinen vorhandenen Geräten nutzen kannst und mit automatischen Updates immer finanzamtkonform arbeitest.

7. Lückenhafte Sicherheit durch Schadprogramme?

Hier heißt es aufpassen – nicht jede Gratis-Software ist unbedenklich. Handelt es sich um ein verdecktes Schadprogramm, verschafft sich das vermeintlich hilfreiche Kassenprogramm möglicherweise nur Zugriff auf Deine Kundendaten. 

Tipp: Clever vergleichen statt später zahlen

Alternativ zu einer kostenlosen Registrierkasse kannst Du eine eigene Kasse kaufen, leasen oder mieten. Wir haben die Vor- und Nachteile von Kassenkauf und -miete für Dich zusammengefasst.

Vergleiche den Angebotsumfang der kostenlosen Kasse in jedem Fall am besten mit dem regulären Tarif-Angebot, das am besten zu Deinem Geschäft passen würde. So kannst Du Funktionen und versteckte Kosten am besten abgleichen.

Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Bei ready2order kümmert sie sich um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.