Transportunternehmen gründen: So startet Deine Spedition erfolgreich

Immer mehr Produkte werden online gekauft bzw. importiert und exportiert: Es sind also jede Menge Waren unterwegs, die transportiert werden müssen. Eine gute Grundlage, um Dich mit einer eigenen Transportfirma selbständig zu machen. Die Ausgangslage für Speditionen bzw. Logistik- und Transportunternehmen sieht gut aus – und wir erklären, was Du bei der Existenzgründung in diesem Bereich beachten solltest.

Wer ein Logistikunternehmen gründen will, muss einige allgemeine und branchenspezifische Bedingungen erfüllen.

Anforderungen für die Gewerbeerlaubnis

Für die Gewerbeanmeldung brauchst Du eine entsprechende fachliche, finanzielle und persönliche Eignung:

• Fachliche Voraussetzungen: Vor der Gründung musst Du eine Fachkundeprüfung über rechtliche Grundlagen, kaufmännische und finanzielle Unternehmensführung sowie weitere Fachgebiete bei der IHK ablegen. Die dort erhaltene Urkunde musst Du zur Genehmigung Deines Transportgewerbes vorlegen. Alternativ möglich sind die Anerkennung leitender Tätigkeit nach §8 GBZugV sowie die Anerkennung einer gleichwertigen Abschlussprüfung nach §7 GBZugV – beides ebenfalls von der zuständigen IHK. 
• Finanzielle Voraussetzungen: Als Gründer:in benötigst Du eine Eigenkapitalbescheinigung von Deiner Steuerberatung, welche Dir mindestens 9.000 Euro Eigenkapital zuschreibt. Für jedes weitere Fahrzeug in Deinem Fuhrpark musst Du weitere 5.000 Euro Eigenkapital nachweisen können.
• Persönliche Zuverlässigkeit: Hier brauchst Du ein polizeiliches Führungszeugnis, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts. Für den gewerblichen Güterkraftverkehr innerhalb Deutschlands mit Kraftfahrzeugen, die ein zulässiges Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen (einschließlich Anhänger) überschreiten, benötigst Du außerdem eine Erlaubnis der Verkehrsbehörde nach §3 GüKG.

Zusätzliche Genehmigungspflichten und -befreiungen

Für einige Formen des Güterkraftverkehrs benötigst Du zusätzliche Genehmigungen – andere Betriebsformen sind dagegen von gewissen Pflichten befreit.

Genehmigung für grenzüberschreitenden Güterkraftverkehr

Wenn Du mit Deinem Transportunternehmen Güterkraftverkehr über die Landesgrenzen hinaus ermöglichen willst, reicht die genannte Erlaubnis nicht aus. 

Für Transporte über die Grenzen von EU-Staaten sowie des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) benötigst Du eine Gemeinschaftslizenz (EG-Lizenz). Mit dieser Erlaubnis kannst Du auch Transporte über die Grenzen aller EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein und Norwegen betreiben. Diese Gemeinschaftslizenzen kannst Du beim Regierungspräsidium Darmstadt beantrage: Hier findest Du Hinweise und Antragsformulare zum Download. Weitere Informationen erhältst Du in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Güterkraftverkehrsrecht (GüKVwV).

Güterkraftverkehr ohne Genehmigung

Hier geht es v.a. um den sogenannten Werkverkehr: Geht es bei Deinem geplanten Güterkraftverkehr lediglich um Transporte für eigene Zwecke innerhalb eines Unternehmens, handelt es sich um Werkverkehr. Dieser ist erlaubnisfrei und braucht keine gesonderte Genehmigung. Die genauen Bedingungen kannst Du im Güterkraftverkehrsgesetz (GüKG) §1 Absatz 2 nachlesen. Vor der ersten Beförderung musst Du Dein Transportunternehmen beim Bundesamt für Güterverkehr anmelden. 

Auch eine Reihe weiterer Transportarten brauchen ebenfalls keine Genehmigung. Sie sind unter §2 GüKG als Ausnahmen aufgelistet; dazu gehört z.B. die Beförderung von beschädigten oder reparaturbedürftigen Fahrzeugen aus Gründen der Verkehrssicherheit oder zum Zwecke der Rückführung oder die Beförderung von Medikamenten, medizinischen Geräten und Ausrüstungen sowie anderen zur Hilfeleistung in dringenden Notfällen bestimmten Gütern.

Gefahrguttransporte: Schulungspflichten für Fahrer:innen

Bevor Du oder Deine Fahrer:innen Gefahrgut transportieren dürfen, muss ein Basiskurs zu Gefahrguttransporten absolviert und die entsprechende Abschlussprüfung bestanden werden. Dafür erhalten sie die sogenannte ADR-Bescheinigung. Falls nötig, kann diese um weitere, von der IHK anerkannte Kurse erweitert werden, z.B.

• für Tanktransporte 
• für Transporte von explosiven Stoffen (Klasse 1) 
• für Transporte von radioaktiven Stoffen (Klasse 7) zu belegen, falls Ihr Unternehmen solche Transporte vornimmt. Nach erfolgreichem Abschluss eines Aufbaukurses wird die dann um die jeweilige Zusatzqualifikation erweitert. Näheres zu den einzelnen Kursen erfahren Sie bei der für Sie zuständigen IHK.

Um Dich im Transportwesen selbstständig zu machen, hast Du zwei Optionen:

• Existenzgründung als selbstständige:r Fahrer:in
• Gründung als Unternehmer:in

Mit einem LKW-Führerschein kannst Du als Berufskraftfahrer:in für andere Transportunternehmen fahren: Das ist eine gute Option, um Erfahrungen zu sammeln und die finanziellen Rücklagen für ein eigenes Unternehmen zu bilden. Wenn Du hier lediglich Kraftfahrzeuge mit bis zu 3,5 Tonnen Gesamtgewicht fährst, ist dieser Einstieg zudem nicht erlaubnispflichtig.

Um Deinen eigenen Betrieb zu gründen, brauchst Du alle nötigen Bescheinigungen sowie die Güterkraftverkehrserlaubnis. Hier ist dann schon mehr Aufwand in Sachen Kosten und Arbeit nötig: Fahrzeuge müssen gekauft oder geleast werden, Transportumkreise abgesteckt und Bürokratie erledigt werden. Hier kannst Du z.B. grenzüberschreitende Transporte anbieten – oder einen regionalen Kundenkreis aufbauen. In dem Fall lohnt es sich, vorab ausführlich zu recherchieren und sich anzuschauen, welcher Bedarf in Deinem Einzugsbereich vorherrscht. Vielleicht findest Du so sogar eine Marktnische, um Dein Unternehmen erfolgreich zu spezialisieren.

Wie bei jeder anderen Gründung solltest Du daher auch für ein Logistikunternehmen zunächst einen Businessplan erstellen. Alle grundlegenden Infos erhältst Du im verlinkten Blogbeitrag; weitere Details findest Du im nachfolgenden Text.

Spedition gründen: Welche Dienstleistungen biete ich an?

Der erste Schritt der Gründung dreht sich natürlich darum, was Du transportieren und welche Services Du anbieten willst. Als Spediteur:in kannst Du Dich in einem breit gefächerten Dienstleistungsspektrum spezialisieren oder das volle Service-Paket anbieten: 

• Fernverkehr national und international
• Möbeltransporte
• Recyclingdienstleistungen
• Gefahrguttransporte
• Schwerlasttransporte
• Eiltransporte
• Paket- oder Kurierdienste
• Kleintransporte

Damit Du den für Dich passenden Betrieb gründen kannst, solltest Du außerdem die Mitbewerber in der näheren Umgebung sowie Deine eigenen Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken in Form der sogenannten SWOT-Analyse prüfen. 

Dieses Verfahren dient dazu, bereits im Vorfeld Gefahren Deiner Gründung im Transportgewerbe zu erkennen und möglichst zu beseitigen. SWOT steht dabei für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – ist also quasi eine 360-Grad-Perspektive auf Deine Unternehmensplanung. Mit ihrer Hilfe kannst Du Deine Strategie prüfen und verbessern, indem Du Antworten auf wichtige Fragen zu Deinem Unternehmen findest, bspw.:

• Was kannst Du besser als Deine Mitbewerber?
• Was ist Dein USP (Unique Selling Point)?
• Welche neuen Trends in Deiner Branche nimmst Du auf?
• Was zeichnet Deine Konkurrenz aus?

Welche Fahrzeuge brauchst Du für den Fuhrpark?

Die Wahl der Fahrzeuge und der Umfang des Fuhrparks hängt davon ab, was und wie viel Du transportieren willst. So genügen für einen Kurierdienst beispielsweise Transporter oder ähnliches, bei einem Umzugsunternehmen hingegen solltest Du auch LKWs einplanen.

Typische Rechtsformen für Existenzgründungen in der Logistikbranche sind GmbH, UG oder Einzelunternehmen. Hier kommt es darauf an, ob Du allein oder mit Partner:innen gründest, wie Du die Haftung regeln willst und wie viel Startkapital Du zur Verfügung hast.

Hier kannst Du die entscheidenden Unterschiede nachlesen:

• GmbH
• UG (haftungsbeschränkt)
• Einzelunternehmen
• KG

Grundsätzlich stehen Dir natürlich noch weitere Gesellschaftsformen zur Verfügung.

Welcher Standort passt für meine Spedition?

Bei einer Transportfirma ist nicht Kundennähe das Stichwort bei der Standortanalyse. Hier geht es vielmehr um ideale Verkehrsanbindung: Deine Geschäftsstelle bzw. Dein Fuhrpark sollte also idealerweise an einem Knotenpunkt positioniert sein, von dem Du sowohl die Autobahn als auch weitere Verkehrswege gut erreichen kannst. 

Wie viel Personal benötigt mein Transportunternehmen?

Je nach Größe und Serviceumfang kann ein Transportunternehmen mehr Personal beanspruchen als Du vielleicht zunächst vermutest. Es kann nötig sein,

• Logistik und Aufträge zu koordinieren
• Waren im Lager zu sortieren
• Lieferungen zu verpacken
• Fahrzeuge zu beladen
• weitere Verwaltung und Bürokratie zu bewältigen.

Bei der Personalauswahl solltest Du bei besonderen Dienstleistungen auf gut ausgebildetes Personal aus dem Logistikbereich und Berufskraftfahrer:innen setzen, um Dir die Arbeit zu erleichtern. Startest Du im kleinen Umfang, kannst Du mit den geeigneten Schulungen  selbst viel übernehmen und auch Schritt für Schritt Quereinsteiger:innen einstellen.

Damit Du starten kannst, musst Du Dein Gewerbe bei verschiedenen Stellen anmelden.

Handelsregistereintragung 

Wenn Du Deine Transportfirma als UG oder GmbH gründest, musst Du Dein Unternehmen im Handelsregister dokumentieren lassen. 

Anmeldung bei Gewerbeamt und Finanzamt

Unabhängig von der gewählten Rechtsform musst Du außerdem eine Gewerbeanmeldung

vornehmen: Diese erfolgt beim für Deinen Firmensitz zuständigen Gewerbeamt. Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich automatisch das Finanzamt bei Dir: Zur steuerlichen Erfassung werden nun Deine Unterlagen geprüft. Nachdem Du Deine Steuernummer erhalten hast, darfst Du Rechnungen ausstellen.

Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK)

Auch die IHK wird vom Gewerbeamt über Deine Gründung informiert und nimmt von sich aus mit Dir Kontakt auf. Die Mitgliedschaft ist hier Pflicht.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft für Transportunternehmen

Hier bist Du zur selbstständigen Meldung verpflichtet: Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen sowie deren Beschäftigte und daher unverzichtbar. Das gilt auch für Kleingewerbe ohne Angestellte!

Um die richtige Berufsgenossenschaft zu finden, kannst Du Dich bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) unter 0800 60 50 40 4 beraten lassen.

Versicherungspflicht im Transportgewerbe

Für Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen Fracht ist das oben bereits genannte Güterkraftverkehrsgesetz (GüKG) einzuhalten. Dazu gehört, dass Fahrzeuge von Transportunternehmen, die für innerdeutsche Transporte genutzt werden und ein zulässiges Gesamtgewicht von über 3,5 Tonnen besitzen, verpflichtend eine Transportversicherung abschließen müssen: Diese gilt für die transportierten Güter sowie die Transportmittel, also Deine Fahrzeuge.

Mitgliedschaft bei Bundesverbänden für Speditionen

Als Existenzgründer:in solltest Du eine freiwillige Mitgliedschaft in einem relevanten Verband abschließen. Sie dienen als wichtige Interessenvertretung ihrer Mitglieder und der Branche gegenüber Öffentlichkeit und Politik.

Bevor Du das erste Mal Geld verdienst, musst Du erst einmal einiges ausgeben: Je nach Gründung und Rechtsform fallen unterschiedliche Gründungskosten sowie Mindestkapital an. Um das alles finanzieren und im Blick behalten zu können, solltest Du einen konkreten Finanzplan aufstellen. Beachte dabei folgende Kostenpunkte:

• Kauf oder Miete von Transportfahrzeugen
• Personalkosten bzw. Sicherung Deines Lebensunterhalts
• Kraftstoff (Tankkarten)
• Mautgebühren
• Kapitalbedarf für die Anlaufphase (z. B. für Umbaumaßnahmen, Marketing)
• ggf. Beratungs- und Bürokratiekosten für die Gründung
• Kosten für Kurse, Gutachten und Zertifikate
• Miete für Parkfläche, Büro oder Lager
• Energie- und Kommunikationskosten
• Steuern und Versicherungen
• Reserven für unvorhergesehene Ereignisse

Wenn Du aus der Arbeitslosigkeit heraus gründest, kannst Du den sogenannten „Gründungszuschuss” als staatliches Fördermittel beantragen. Diese Finanzhilfe ist steuerfrei und muss nicht bei der Einkommenssteuer angegeben werden. Den Antrag für den Gründerzuschuss musst Du dafür vor der eigentlichen Gründung bei der zuständigen Arbeitsagentur einreichen. Wichtig ist, dass es sich hier in der Regel nicht um eine Vollfinanzierung handelt, sondern eine Eigenbeteiligung vorausgesetzt wird. 

Das genügt nicht? Dann findest Du auf unserem Blog Du weitere Informationen zum Gründen ohne Eigenkapital sowie zur Unternehmensfinanzierung.

Um erfolgreiches Marketing für Deine Zielgruppe und zu betreiben, musst Du ihre Bedürfnisse und Kontaktpunkte genau kennen. 

Effektive Werbung kann häufig über das Internet stattfinden – zum Beispiel über Google Ads oder auch über Social Media. Doch vor allem Offline-Werbung ist empfehlenswert, da Du alle Fahrzeuge Deines Fuhrparks als mobile Werbeträger nutzen kannst, um Dein Logo und Deine Website in großen Lettern wortwörtlich der ganzen Welt zu zeigen.

Wenn Du alle Anforderungen erfüllt und Deine Lizenzen erhalten hast, kann es mit der Kundenakquise losgehen. Fracht suchen und Laderaum anbieten kannst Du am besten digital im Internet und bei verschiedenen Anbietern. Die sogenannten “Frachtenbörsen” bieten dabei zwei Vorteile:

1. Mit Frachtenbörsen kannst Du schnell erste Aufträge gewinnen.
2. Frachtenbörsen bieten ein großes Netzwerk an potenziellen Geschäftspartnern.

Dabei ist es wichtig, Deine Kundendatei möglichst breit aufzustellen. Laut Branchenreport Logistik der Sparkassen Finanzgruppe ist es eine der größten Gefahren für kleine und mittlere Speditionsbetriebe, wenn sie von einzelnen Kunden wirtschaftlich abhängig sind. Mithilfe der Frachtenbörsen kannst Du nach weiteren Kunden suchen und den Kreis an Geschäftspartnern kontinuierlich erweitern. Achte daher darauf, ein möglichst großes Netzwerk für die Akquise auszuwählen. 

Damit Du Dir mit Deinen Geschäftspartnern nach erfolgreichem Erstkontakt einig werden kannst, solltest Du zudem im Vorfeld kalkulieren, welchen Preis Du ansetzen musst, damit sich die Fahrt rentiert.

Ob Rechnungsstellung oder Mitarbeiter- und Kundenmanagement: Um Deine Geschäftsabläufe zur vereinfachen, empfehlen wir Dir ein elektronisches Cloud-Kassensystem wie das von ready2order:

• Immer finanzamtkonform, auch bei Kassenprüfung
• Automatisierte, einfache Buchhaltung in Zusammenarbeit mit Deiner Steuerberatung
• Läuft auf einem kompatiblen Gerät Deiner Wahl
• Keine Technikertermine, keine Zusatzkosten
• Sichere Datenspeicherung – immer gesetzeskonform 
• Keine Datenverluste – auch im Ernstfall

Hier findest Du alle Infos zum Kassensystem Transport und Taxi – und den Grund, warum wir für die Rechnungsstellung entweder unsere All-in-One-Kasse readyGo oder eine PC-Kasse in Kombination mit unserem Standard-Abo empfehlen.

Übrigens: ready2order spart nicht nur im Tagesgeschäft Zeit: Auch für die Einrichtung des Kassensystems benötigst Du nur 3–5 Stunden, dabei stehen Dir auf Wunsch und je nach gewähltem Servicepaket unsere Experten zur Seite.