So geht Quartalsplanung – Gut organisiert zum Erfolg

Wer fleißig ist, kann nur erfolgreich sein? Fast. Gute Planung gehört in jedem Fall dazu, damit Du Dein Unternehmen mit allen Zahlen im Blick hast und Deine Ziele gewinnbringend erreichst. Wir geben Tipps, wie Du Dein Geschäftsjahr abschnittsweise erfolgreich organisierst – und diese Planung vom Kleingewerbe an auch praktisch umsetzen kannst. 

Für eine erfolgreiche Planung brauchst Du nicht nur eine Vision für die Zukunft, sondern auch den Blick in die Vergangenheit. Bevor Du also das kommende Quartal planst, empfiehlt es sich, prüfe das vergangene Vierteljahr ebenso wie den Status Quo, also den aktuellen Stand: 

• Umsatzanalyse: Was hast Du im vergangenen Quartal erreicht?
• Decken sich die Zahlen mit Deinen Zielen?
• Was lief gut, was lief weniger gut – und warum?
• Wie viele Ressourcen (Zeit, Geld, Mitarbeiter) musstest Du aufwenden?

Zahlen und Statistiken kannst Du hier z.B. mithilfe der ready2order Verwaltungsoberfläche auswerten: Weitere Informationen dazu findest Du in unserem Beitrag zur Umsatzanalyse: Diese Kennzahlen solltest Du kennen. Mit dieser Zahlengrundlage kannst Du Deine Möglichkeiten fürs kommende Quartal abschätzen.

Nacharbeiten, was noch offen ist

Zum Überblick gehört auch eine Kontrolle dessen, was noch offen ist: Musst Du noch eine Rechnung ausstellen, bist Du im Bereich Faktura auf dem Laufenden, hast Du ein angefragtes Angebot noch nicht fertiggemacht? Musst Du Rückstellungen beachten, Fahrtkosten oder eine Reisekostenabrechnung beachten oder eine Lastschrift bestätigen? Jetzt ist die Gelegenheit, einmal ordentlich aufzuräumen und ohne "Altlasten" ins nächste Quartal zu starten.

Nun weißt Du, was Du mit welchen Ressourcen im vergangenen Quartal erreicht hast. Für den kommenden Abschnitt kannst Du außerdem aufgetretene Probleme angehen – und von positiven Erfahrungen profitieren. 

Mögliche Fragestellungen für die Quartalsplanung können also lauten?

• Was steht im kommenden Quartal in Geschäft und Buchhaltung an?
• Gibt es besondere Ereignisse oder Aktionen (Umsatzsteuervoranmeldung, Jahreszeit/Saison, organisatorische To-Dos etc.), die Du berücksichtigen solltest?
• Hast Du ein Ziel beim Umsatz, der durch Dein Kassensystem fließen soll?
• Auf welche Ressourcen kannst Du zurückgreifen?
• Was willst Du wiederholen, ändern oder verbessern?
• Gibt es Kundenbedürfnisse, die Du noch nicht erfüllst?
• Welche “Erfolgsrezepte” kannst Du beibehalten?

Eine zusätzliche Orientierung gibt auch die Marktanalyse: Was machen Deine Mitbewerber? Setze Dich auch mit Deinen engsten Mitarbeiter zusammen und sammle ihre Ideen und Vorschläge.

Hier ist es hilfreich, mit einem digitalen oder analogen Kalender zu arbeiten, um nichts zu übersehen und alle nötigen Schritte chronologisch organisieren zu können.

Im ersten Schritt notierst Du dabei alle Termine, Aufgaben oder Ereignisse innerhalb der nächsten drei Monate, die sich aus Deinen bisherigen Überlegungen ergeben haben. Nimm Dir nun ausreichend Zeit, um ins Detail zu gehen:

• Welche Unteraufgaben ergeben sich daraus?
• Wann müssen sie durchgeführt werden?
• Ergeben sich weitere Aufgaben oder Vorbereitungen daraus?
• Kannst Du Aktionen etc. verbinden oder Mittel zur Kundenbindung einbauen?

Wenn Du z.B. am 31. Juli Deine Steuererklärung abgeben musst, solltest Du vorher einen Termin mit Deinem Steuerberater machen und alle entsprechenden Unterlagen zusammenstellen bzw. anfordern. 

Wenn Du Anfang September eine Herbstaktion starten willst, solltest Du Warenvorräte, Schaufenstergestaltung, Newsletter, Ankündigungen auf Social Media o.ä. einplanen – und ggf. die entsprechende Rabattaktion in Deiner Kassenoberfläche einrichten. Prüfe insgesamt, ob alle benötigten Materialien und Medien auf dem aktuellen Stand sind: Kannst Du Werbematerialien etc. weiter verwenden? Sind Updates auf Deinen Online-Präsenzen (Website, Social Media) nötig? 

Je nach Aufgabe solltest Du bei der Planung entsprechend viel Zeit einplanen.

Denke nicht nur an Deine Kunden, sondern auch daran, Deine Kontakte mit Geschäftspartnern und Mitstreitern zu pflegen und auszubauen. So kannst Du neue Ideen sammeln, wichtige Verbindungen knüpfen und bleibst allgemein präsent.

Notiere im Kalender also auch wichtige Messetermine oder weitere Veranstaltungen, auf denen Du Kollegen und potenziellen Partner aus der Branche treffen kannst – oder plane selbst ein Event.

So kannst Du Deine Quartalsziele bekannt machen und ggf. sogar mit etwas Unterstützung noch besser umsetzen. 

Nach der Theorie geht es in die Praxis. Kommuniziere Ziele und Aufgaben klar und deutlich an Deine Mitarbeiter. Nur so können alle gemeinsam mit Dir an einem Strang ziehen.

Arbeite Deine Liste im Tagesgeschäft dann mit ihrer Hilfe Schritt für Schritt wie geplant ab – allerdings bedeutet dies nicht, dass Du nicht auch flexibel arbeiten darfst. Im Gegenteil! 

Stellt sich eine Aufgabe als überflüssig heraus, verändern sich Deine Ressourcen oder entwickelt sich eine plötzliche Erfolgsidee, solltest Du entsprechend reagieren. Achte jedoch darauf, Dich nicht zu verzetteln: Frage Dich also, ob der Gedanke sofort umgesetzt werden muss – oder vielleicht eher eine wertvolle Inspiration für später sein könnte.

In jedem Fall solltest Du alle spontanen Einfälle, Verbesserungsideen und Probleme grundsätzlich notieren – denn die nächste Quartalsplanung kommt bestimmt. Wenn sich außerdem noch das Ende des Geschäftsjahres ankündigt, haben wir hier noch 6 Dinge, die Unternehmer am Jahresende erledigen müssen.