9 Tipps für die Inventur im Einzelhandel

Für viele Einzelhändler steht die Inventurzählung wahrscheinlich nicht auf der Liste ihrer Lieblingsbeschäftigungen, handelt es sich doch  oftmals um eine sehr mühsame Aufgabe, die Stunden an Arbeit erfordert.

Auch wenn es sich bei der Inventur um eine mühselige Tätigkeit handelt ist sie ein MUSS für jeden Einzelhändler. Du solltest daher stets einen Überblick behalten:
Welchen Bestand du laut Papier haben sollst im Vergleich zum tatsächlichen Bestand im Geschäft.
Dadurch kannst du die Ursachen von Warenschwund frühzeitig erkennen und diesen entgegenwirken.

Doch was ist eine Inventur?

Als Inventur wird die Bestandsaufnahme des Inventars definiert. Das bedeutet, dass alle vorhandenen Bestände (Waren, Produkte, Speisen, Getränke, etc.) gezählt und schriftlich erfasst werden. Laut gesetzlicher Vorschriften muss eine Inventur zumindest einmal jährlich durchgeführt werden. Viele Unternehmen führen darüber hinaus einmal im Monat oder auch wöchentlich auf freiwilliger Basis eine Inventur durch.

Tipp: Eine regelmäßige Inventur ist besonders bei wertvollen Gegenständen empfehlenswert!

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Die 4 bekanntesten Inventurarten:

anhand folgender Punkte bekommst du einen Überblick zu den verschiedenen Inventurmethoden.

  • Stichtagsinventur: Dies ist die bekannteste Art der Inventur. An einem bestimmten Tag (meist um den Jahresabschluss) wird eine vollständige und mengenmäßige Bestandsaufnahme durchgeführt. Die Daten werden dann dazu genutzt, um eine Bilanz zu erstellen. Nicht selten muss der Laden/das Geschäft dafür aber für einen Werktag geschlossen werden, was diese Methode nicht gerade beliebt macht.
  • Permanente Inventur: Die Ware wird zumindest einmal pro Jahr erfasst, allerdings kann der Zeitpunkt der Inventur variieren. Die Bestandserfassung erfolgt dabei über das gesamte Jahr, deshalb muss dafür ein Lagerbuch geführt werden.
  • Stichprobeninventur: Diese Inventurmethode wird meist in großen Unternehmen durchgeführt. Dabei werden anhand von Stichproben Hochrechnungen vorgenommen.
  • Verlegte Inventur: Diese, im Volksmund “zeitverschobene Inventur” genannt, muss innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, wenn die Durchführung der Bestandsaufnahme zum vorgeschriebenen Zeitpunkt nicht möglich ist.
  • Teilinventur: Hier findet die Zählung von Waren auf einer kontinuierlichen Basis statt. Der große Vorteil dabei ist, dass der Laden dafür nicht geschlossen werden muss. Die Teilinventur, auch Zyklus-Zählung genannt, kann wöchentlich durchgeführt werden.

Tipps, um die Inventur angenehmer zu gestalten

Wir möchten dir nun einige Methoden und Tipps geben, welche deine nächste Inventur erleichtern und effizienter gestalten wird:

#1 Wähle deine Zähler klug aus

Vor allem für die Stichtagsinventur ist es von Vorteil, wenn du deine Teammitglieder mit Bedacht auswählen und eine gute Mischung aus erfahrenen und neuen Mitarbeitern bilden. Erfahrene Mitarbeiter sind mit deinem Laden besser vertraut und wissen, wo sie was finden. Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen beschäftigt sind, übersehen allerdings oft Kleinigkeiten, da sie sich “blind” zurechtfinden. Somit ist es natürlich auch von Vorteil, wenn ein neues Teammitglied in die Inventur eingebunden wird.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Inventurzähler von Drittanbietern zu mieten. Dies ist vor allem hilfreich, wenn du nicht über das interne Fachwissen oder die nötigen Ressourcen verfügst, um die Inventur selbst durchzuführen.

#2 Sorgfältige Inventurplanung

Egal  für welche Inventurmethode du dich entscheidest, die Zählung sollte gut geplant werden. Mache dir einen Zeitplan und entscheide wann (und um welche Uhrzeit) die Zählung durchgeführt werden soll. Der “Retail Doctor” Bob Phibbs beschreibt in einem Blogpost, dass der beste Zeitpunkt für eine Inventur das letzte Wochenende im Januar oder Juli ist, da die Lagererhaltungseinheit (auch SKU genannt), während dieser Zeit oftmals am geringsten ist.

Wie auch immer du dich entscheidest, deine Mitarbeiter sollten rechtzeitig über die geplante Inventur in Kenntnis gesetzt werden. Informiere dich rechtzeitig darüber, ob die von dir ausgewählten Personen, zum gewünschten Termin zur Verfügung stehen. Im Idealfall musst du für die Zählung dein Geschäft nicht schließen. Falls sich dies jedoch nicht vermeiden lässt, solltest du auch deine Kunden über die Inventur informieren. Geeignete Informationskanäle dafür sind die Website, diverse Social Media Kanäle und Plakate im Betrieb.

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#3 Skizziere dein Lager

Erstelle eine Karte deines Lagers und zeichne ein, wo sich welche Waren befinden. Dadurch erhältst du sehr schnell einen Überblick über deinen Laden und kannst verschiedenen Abschnitten Personen zuordnen. Außerdem kannst du auf diesem Plan festlegen, wo welcher Mitarbeiter zu zählen beginnen. Dadurch fungiert deine Karte als praktische Checkliste, bereits gezählte Abschnitte werden markiert, dadurch wird stets der Überblick behalten.

#4 Boxen und Regale etikettieren

Markiere bereits im Vorhinein alle Regale und Kartons, wenn die Produkte nicht sofort sichtbar sind. Stelle dabei auch sicher, dass sich alles an seinem Platz befindet und räume gegebenenfalls noch auf. So stellst du sicher, dass sich während der Inventur beispielsweise keine Röcke in der Schuhabteilung befinden. Achte außerdem darauf, dass keine Kartons falsch beschriftet sind, bevor du mit dem zählen beginnst.

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#5 Rückgaben und Bestellungen

Mache dir bereits vor Beginn der Zählung Gedanken über Waren, welche du nicht zuordnen kannst. Dazu zählen beispielsweise ausstehende Bestellungen von Lieferanten oder zurückgegebene Produkte. Im Idealfall werden diese Produkte vor der Inventur bearbeitet, damit es später zu keiner Verwechslung kommt. Auch für fehlerhafte oder beschädigte Produkte ist es empfehlenswert, diese schon vorher zu bearbeiten.

#6 Besprechung mit den Angestellten

Setze eine Besprechung mit jenen Mitarbeitern an, welche dir bei der Inventur helfen sollen. Achten darauf, dass dein Team mit allen Schritten, die bereits beschrieben wurden, vertraut ist. Zeige deinen Angestellten zum Beispiel die erstellte Karte, erkläre ihnen was es damit auf sich hat, genauso wie mit den beschrifteten Kartons und Lagerbeständen. Führe deine Mitarbeiter durch die Verkaufsfläche und den Lagerraum, damit sich jeder mit seinem Abschnitt der Zählung vertraut machen kann.

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#7 Essen und Getränke

Halte dein Personal während der Inventur bei Laune und triff gewisse Vorkehrungen. Dazu zählt frisches Obst, Snacks, Getränke, sowie frischer Kaffee. Wenn deine Zähler eine Pause einlegen, freuen sie sich sicher über eine von dir spendierten Pizza oder Bestellung beim Lieferservice des Vertrauens.

#8 Geschafft!

Versuche nach der Bestandszählung Prozesse aufzusetzen, welche dir helfen die zukünftige Bestandsgenauigkeit zu verbessern. So kannst du beispielsweise die Inventarnummern prüfen, bevor du die Lagerbestände aktualisierst. Damit stellst du sicher, dass alles richtig gezählt wurde. Versuche Bestandskontrollen und Audits nicht zu verschieben, sondern immer zeitgerecht durchzuführen.

#9 Integrierte Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

Achte bei der Anschaffung eines Kassensystems auf eine inkludierte Warenwirtschaft-Funktion. Es erleichtert die Arbeit ungemein, denn du hast jederzeit die Möglichkeit Statistiken aufzurufen, welche dich über den Bestand informieren. Dadurch kannst du Daten analysieren und Verbesserungsprozesse aufsetzen.

Eine weitere Funktion, auf welche du beim Kauf einer Kasse achten solltest ist ein inkludierter Melde-, und Mindestbestand.

  • Meldebestand: Ab welcher Stückzahl möchtest du darüber informiert werden, dass sich dein Lager leert?
  • Mindestbestand: Wie viele Stück/Liter/Kilogramm einer Ware müssen IMMER lagernd sein?

Natürlich kannst du sowohl den Melde,- als auch den Mindestbestand selbst festlegen.  

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Über den Autor
Kristin Köck
Kristin Köck
Social Media & Content Manager - Als Social Media Manager und Content Creator ist Kristin für die ready2order Website zuständig und kümmert sich um alle Social Media Kanäle. Dabei kennt sie ihre Community genau und weiß, wie man mit der Zielgruppe umgeht. In ihrer Freizeit erkundet sie gerne neue Orte oder besucht Konzerte.

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