Was sind Fahrtkosten? Dies sind die Kosten, die Arbeitnehmer:innen oder Selbständigen für die Fahrt zur Wirkungsstätte entstehen. Berücksichtigt werden dabei auch betriebliche Fahrten oder Geschäftsreisen – sowohl mit dem eigenen Fahrzeug als auch mit einem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln. In diesem Beitrag befassen wir uns vor damit, welche Regeln gelten, wenn Du als Unternehmer:in oder Angestellte:r Deine Fahrtkosten von der Steuer absetzen willst.
Generell sind Fahrtkosten für folgende Fahrten absetzbar:
Fahrten zu Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Unternehmens.
Für die Fahrten zur Arbeit pauschale Beträge pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Die Erstattung erfolgt
Wer sich für eine längere Wegstrecke entscheidet, muss diese Wahl begründen (ein gültiger Grund wäre bspw. Vollsperrung einer Autobahn). Längere, aber verkehrsgünstigere Umwege sind jedoch absetzbar.
Als Arbeitnehmer:in hast Du zwei Optionen: Entweder werden Deine Fahrtkosten von dem Unternehmen ersetzt, bei dem Du angestellt bist – oder Du kannst sie nach geltendem Recht von der Steuer absetzen.
Für Unternehmer:innen gilt Letzteres: Du kannst Deine Fahrtkosten nach unterschiedlichen Methoden bei der Steuererklärung geltend machen.
Übrigens: Der Steuervorteil gilt dabei für alle Wege – auch, wenn Du sie mit dem E-Scooter, Fahrrad oder E-Bike, zu Fuß oder mit anderen Mitteln zurücklegst.
Fahrtkosten kannst Du wahlweise über die Entfernungspauschale, die Kilometerpauschale oder pro Fahrt bei der Steuererklärung angeben.
Die Entfernungspauschale gilt nur für Berufspendler (definiert als Fern- oder Wochenendpendler) und wird daher oft als “Pendlerpauschale” bezeichnet.
Wenn Du Deine Fahrtkosten über die Entfernungspauschale absetzt, hast Du freie Wahl beim genutzten “Verkehrsmittel”: Ob zu Fuß, per Fahrrad oder mit dem Auto: Hier erhältst Du 35 Cent pro Kilometer. Allerdings kannst Du nur Kosten bis zur Höchstgrenze von 4.500 Euro geltend machen.
Die Kilometerpauschale empfiehlt sich, wenn Du den Weg zur Arbeitsstätte oder die Geschäftsreise mit Deinem privaten Kraftfahrzeug antrittst. Für Entfernungen unter 20 Kilometern erhältst Du hier 30 Cent pro Kilometer. Ab der Steuererklärung 2021 können ab dem 21. Kilometer 35 Cent abgerechnet werden – ab der Steuerklärung für 2024 werden es sogar 38 Cent pro Kilometer.
Statt Fahrtkosten pauschal abzusetzen, kannst Du auch die tatsächlich entstandenen Kosten pro Fahrt geltend machen. Dazu gehören dann auch die anteiligen Ausgaben für Haftpflicht, Kasko, Benzin etc. Damit Du Deine Fahrtkosten auf diese Weise absetzen kannst, musst Du ein Fahrtenbuch führen, in dem Du betriebliche und private Fahrten separat protokollierst.
Seit dem Jahr 2021 können Arbeitnehmer:innen mit einem Einkommen zwischen 450,01 und bis 1.300 Euro zusätzlich eine Mobilitätsprämie beantragen, wenn die Werbungskostenpauschale inkl. Fahrtkosten eine Höhe von 1.000 Euro überschreitet.
Die meisten Unternehmen stellen vor allem für Dienstreisen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung zur Verfügung. Dieses sollte folgende Angaben enthalten:
In vielen Unternehmen gibt es tarifvertragliche Regelungen zu dem Zeitrahmen, in dem Du die Fahrtkostenabrechnung einreichen müsst. Gesetzlich gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß §195 BGB. Für den öffentlichen Dienst gilt laut §3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten.
Je nachdem, welche Art von Fahrtkosten Du abrechnen willst, sind außerdem weitere Regelungen zu beachten, die wir im Folgenden kurz beschreiben.
Als Angestellte:r kannst Du die Fahrten zu Deiner Tätigkeitsstätte geltend machen. Wege zur Tätigkeitsstätte umfassen dabei nicht nur die täglichen Wege zur regulären Arbeitsstätte (Werkstatt, Büro etc.), sondern auch Fahrten zu Fortbildungen, Kundenterminen, Messen und sogar geschäftliche Wege zur Bank oder Post. All diese Fahrtkosten kannst Du als Werbungskosten in Anlage N der Einkommenssteuererklärung eintragen – für den täglichen Weg zur Arbeit empfiehlt sich dabei in der Regel die Kilometerpauschale.
In bestimmten Fällen erfolgt die Kostenerstattung auch steuerfrei durch den Arbeitgeber. Die so erstatteten Kosten musst Du vom Gesamtbetrag der Reise- bzw. Fahrtkosten abziehen. Übernimmt der Arbeitgeber die vollen Kosten, kannst Du keine Steuererstattung mehr geltend machen.
Wer als Berufspendler:in nur am Wochenende nach Hause fährt, kann eine (einfache) Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass Du eine doppelte Haushaltsführung angemeldet hast.
Übrigens: Der Anspruch gilt auf Erstattung auch dann, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil Du eine kostenlose Mitfahrgelegenheit an Anspruch genommen hast.
Wer im Auftrag des Unternehmens oder für eine Aus-/Fortbildung eine Dienstreise macht, kann für jeden einzelnen gefahrenen Kilometer 30 Cent absetzen. Die sogenannten “Dienstreisekosten” werden bei der Reisekostenabrechnung also nicht nur für eine einfache Fahrt am Tag ersetzt, sondern sowohl für die Hin- auch für die Rückfahrt.
Als Selbstständige:r oder freiberufliche Unternehmer:in kannst Du Fahrtkosten für den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte in Deiner Steuererklärung als Betriebsausgabe geltend machen.
Das gilt auch, wenn Du neben einer Festanstellung ein zusätzliches Einkommen aus selbstständiger Arbeit wie etwa der Vermietung oder Verpachtung von Immobilien hast und im Zusammenhang mit diesen Einnahmen Fahrtkosten entstehen.
Übrigens: Als Unternehmer:in kannst Du natürlich auch die Fahrtkosten, die Du Deinen Angestellten erstattest, als Betriebsausgaben in der Steuerklärung geltend machen.
Hier noch eine Reihe weiterer Regelungen, die bei der Erstattung von Fahrtkosten hilfreich sein können:
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