GoBD Verfahrensdokumentation & E-Mail Archivierung

Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist für viele Unternehmer eine große Herausforderung. Doch auch die Archivierung und Speicherung der unternehmensrelevanten Daten und E-Mails ist eine wichtige Aufgabe jedes Unternehmers. Hier bekommen Sie einen Überblick, wie Sie Daten richtig aufbewahren und bei einer Betriebskontrolle brillieren.

Was bedeutet GoBD Verfahrensdokumentation?

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beinhaltet laut dem  § 239, § 257 HGB die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen. Dabei müssen folgende Anforderungen erfüllt werden, egal ob die die Daten in elektronischer Form oder manuell auf Papier für 10 Jahre gespeichert werden.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess der Entstehung, der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Fälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach dem Handelsrecht und steuerrechtlichen vorgaben archiviert werden müssen.

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Durch die Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Unternehmensdaten und Unterlagen aufbewahrt, dazu zählen:

• Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen (z. B. Rechnungen, Kassenzettel und -streifen, Stornobuchungen, Privatentnahmen bzw. -einlagen, Tagesendsummenbons bzw. Z-Bons usw.)
• Daten der Buchhaltung
• Programmierbeschreibung und Bedienungsanleitungen
• Bilanzen, Inventar, Verträge
• und alle anderen steuerlich relevanten Unterlagen

So vermeiden Sie unnötige Fehler:

• Daten richtig speichern
  Bei der Archivierung der Daten werden häufig Fehler gemacht, welche vermeidbar wären. Dazu zählt die Speicherung der Daten auf physischen Datenträgern, wie Festplatte oder USB-Stick, die für eine langfristige Speicherung nicht geeignet sind. Diese Datenträger können verloren gehen, gestohlen werden oder kaputtgehen. Bislang archivieren laut einer Studie von Mittelstand Digital nur 7 von 10 Unternehmen elektronische Eingangsrechnungen auch digital. Gründe für die Ablehnung sind zum einen, dass die Einsparungspotentiale als zu gering eingeschätzt werden bzw. die Anpassungen der Prozesse zu aufwändig sind.
• Daten vollständig speichern
  Bei Betriebsprüfungen fallen vor allem jene Unternehmer durch, welche ihre Daten nicht nachvollziehbar oder vollständig abgespeichert haben. Um dies zu verhindern und eine GoBD konforme Archivierung der Daten zu garantieren, sollte ein einheitliches Dateiformat für den Datenexport verwendet werden.

Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass auch unternehmensrelevante E-Mails aufbewahrt werden müssen. Neben Jahresabschlüssen, Bilanzen, Inventaren, Büchern und Aufzeichnungen sind auch Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die steuerlich relevant sind, aufzubewahren. Werden derartige Schriftstücke mit der elektronischen Post versandt, fallen sie unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Was gilt es bei der E-Mail Archivierung zu beachten?

Es reicht nicht aus, die relevanten E-Mails einfach auszudrucken oder digital  abzuspeichern. Denn auch für E-Mails ist eine manipulationssichere, gesetzestreue und rechtssichere E-Mail Archivierungssoftware nötig. Eine solche Software ist zum Beispiel MailStore Server. Eine GoBD-konforme E-Mail Archivierung, muss folgende Faktoren erfüllen:

• Änderungen: Wenn Änderungen der E-Mail Inhalte vorgenommen werden, müssen sie im Mail Archiv protokolliert werden und nachvollziehbar sein. Werden E-Mails nicht richtig archiviert, kann es zu Strafzahlungen seitens des Finanzamtes kommen.
• Zusammenhang: Es muss ein direkter Zusammenhang zu steuerlichen Daten bestehen.
• Aufbewahrung: Wenn die in der E-Mail enthaltene Information nichts mit den Geschäftsvorfällen zu tun, sich jedoch eine Rechnung im Anhang befindet, muss lediglich die Rechnung aufbewahrt werden.
• Trennung von E-Mails: Private und geschäftliche E-Mails sollten in getrennten Postfächern gespeichert werden, da ansonsten der Datenschutz verletzt wird.
• Daten-Backups: Es gilt das Daten Back-Up von der E-Mail Archivierung zu unterscheiden. Letzteres dient für die Aufbewahrung von unternehmensrelevanten Daten, wohingegen das Daten Back-Up für die Wiederherstellung verloren gegangener Daten nützlich ist.  
• Virenschutz: Ein Viren-, und Spamschutz ist empfehlenswert. Eine Archivierungssoftware blockiert E-Mails mit Spam-Verdacht automatisch. Dadurch werden infizierte E-Mails nicht geöffnet und gespeichert. Der Absender wird außerdem automatisch über die Blockierung informiert.

Tipp: Entscheiden Sie sich bereits jetzt für ein Kassensystem, das alle gesetzlichen Vorgaben abdeckt und die E-Mail Archivierung für Sie übernimmt.

Wie bewahrt man wichtige Unternehmensdaten für die Verfahrensdokumentation/das Finanzamt richtig auf?

Mit den Kassendaten arbeiten in der Praxis mehrere Parteien:

• Unternehmen
• Finanzamt
• Steuerberater

Es sollte immer sichergestellt werden, dass alle Daten im selben Dateiformat gespeichert werden. Sonst kann es zu unterschiedlichen Aufzeichnungen kommen. Ein solches Dateiformat ist DATEV, es ist in Deutschland sehr verbreitet und wird sowohl vom Finanzamt, als auch von Steuerberatern genutzt.

Das Dateiformat erfüllt eine wichtige Funktion: die Daten können nicht mehr abgeändert werden, was eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation und Kassenbuchführung sicherstellt.

Wie sieht Zusammenarbeit zwischen ready2order und dem Steuerberater aus?

ready2order hat eine  DATEV-Schnittstelle.Die Kassenbuch relevanten Daten können dadurch in einem sicheren Datenformat an den Steuerberater gesendet werden. Laden Sie den DATEV-Export einfach im gewünschten Dateiformat (CSV oder PDF) herunter oder senden Sie ihn direkt an den Steuerberater. Sie finden den DATEV Export in der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen im Bereich Datenexport. Alternativ können Sie auch die Kontaktdaten des Steuerberaters anlegen. Dadurch werden die notwendigen Daten automatisch weitergeleitet.

Tipp: Eine Detaillierte Anleitung zum DATEV Export finden Sie auf unserer Support-Seite: Wie mache ich einen DATEV-Export?

Welche Funktionen werden von der DATEV-Schnittstelle erfüllt?

Sie können einer Kassennachschau ganz entspannt entgegensehen, denn die DATEV-Schnittstelle hat viele Funktionen:

• Bereitstellung aller unternehmensrelevanter Daten für den Betriebsprüfer
• Tägliche Archivierung der Kassendaten (Tagesendsummen, Einzelbons)
• Unveränderbarkeit der Daten wird mit dem sicheren Datenexport gewährleistet: sie können im Nachhinein somit nicht mehr abgeändert bzw. manipuliert werden
• Verlust der Daten innerhalb der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren wird verhindert
• Daten sind jederzeit abrufbar
• Der Zugriff auf die Daten kann durch Rechtevergaben gesteuert werden (Archiv kann individuell eingerichtet werden)
• Revisionssicheres Langzeitarchiv
• Getrennte Auswertbarkeit der Daten

Mit der Implementierung eines DATEV-freundlichen Exports wird ein wichtiger Schritt zur Optimierung von Buchhaltungsaufgaben gesetzt. Sowohl für den Nutzer, als auch für den Steuerberater ergeben sich individuelle Vorteile. Wer sein Kassenbuch nach DATEV exportieren will, hat somit die besten Voraussetzungen.

Gerade bei einer digitalen Registrierkasse können die notwendigen Daten zeitnah dem Steuerberater zur Überprüfung übermittelt werden. Dieser kann sich somit laufend ein Bild über die aktuelle Vermögens- und Ertragslage verschaffen. Zudem brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über die richtige Archivierung der Daten machen.