Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist für viele Unternehmer eine große Herausforderung. Doch auch die Archivierung und Speicherung der unternehmensrelevanten Daten und E-Mails ist eine wichtige Aufgabe jedes Unternehmers. Hier bekommen Sie einen Überblick, wie Sie Daten richtig aufbewahren und bei einer Betriebskontrolle brillieren.
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beinhaltet laut dem § 239, § 257 HGB die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen. Dabei müssen folgende Anforderungen erfüllt werden, egal ob die die Daten in elektronischer Form oder manuell auf Papier für 10 Jahre gespeichert werden.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess der Entstehung, der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Fälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach dem Handelsrecht und steuerrechtlichen vorgaben archiviert werden müssen.
Durch die Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Unternehmensdaten und Unterlagen aufbewahrt, dazu zählen:
So vermeiden Sie unnötige Fehler:
Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass auch unternehmensrelevante E-Mails aufbewahrt werden müssen. Neben Jahresabschlüssen, Bilanzen, Inventaren, Büchern und Aufzeichnungen sind auch Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die steuerlich relevant sind, aufzubewahren. Werden derartige Schriftstücke mit der elektronischen Post versandt, fallen sie unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Es reicht nicht aus, die relevanten E-Mails einfach auszudrucken oder digital abzuspeichern. Denn auch für E-Mails ist eine manipulationssichere, gesetzestreue und rechtssichere E-Mail Archivierungssoftware nötig. Eine solche Software ist zum Beispiel MailStore Server. Eine GoBD-konforme E-Mail Archivierung, muss folgende Faktoren erfüllen:
Tipp: Entscheiden Sie sich bereits jetzt für ein Kassensystem, das alle gesetzlichen Vorgaben abdeckt und die E-Mail Archivierung für Sie übernimmt.
Mit den Kassendaten arbeiten in der Praxis mehrere Parteien:
Es sollte immer sichergestellt werden, dass alle Daten im selben Dateiformat gespeichert werden. Sonst kann es zu unterschiedlichen Aufzeichnungen kommen. Ein solches Dateiformat ist DATEV, es ist in Deutschland sehr verbreitet und wird sowohl vom Finanzamt, als auch von Steuerberatern genutzt.
Das Dateiformat erfüllt eine wichtige Funktion: die Daten können nicht mehr abgeändert werden, was eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation und Kassenbuchführung sicherstellt.
ready2order hat eine DATEV-Schnittstelle.Die Kassenbuch relevanten Daten können dadurch in einem sicheren Datenformat an den Steuerberater gesendet werden. Laden Sie den DATEV-Export einfach im gewünschten Dateiformat (CSV oder PDF) herunter oder senden Sie ihn direkt an den Steuerberater. Sie finden den DATEV Export in der Verwaltungsoberfläche unter Einstellungen im Bereich Datenexport. Alternativ können Sie auch die Kontaktdaten des Steuerberaters anlegen. Dadurch werden die notwendigen Daten automatisch weitergeleitet.
Tipp: Eine Detaillierte Anleitung zum DATEV Export finden Sie auf unserer Support-Seite: Wie mache ich einen DATEV-Export?
Sie können einer Kassennachschau ganz entspannt entgegensehen, denn die DATEV-Schnittstelle hat viele Funktionen:
Mit der Implementierung eines DATEV-freundlichen Exports wird ein wichtiger Schritt zur Optimierung von Buchhaltungsaufgaben gesetzt. Sowohl für den Nutzer, als auch für den Steuerberater ergeben sich individuelle Vorteile. Wer sein Kassenbuch nach DATEV exportieren will, hat somit die besten Voraussetzungen.
Gerade bei einer digitalen Registrierkasse können die notwendigen Daten zeitnah dem Steuerberater zur Überprüfung übermittelt werden. Dieser kann sich somit laufend ein Bild über die aktuelle Vermögens- und Ertragslage verschaffen. Zudem brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über die richtige Archivierung der Daten machen.
Digitales Marketing
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.