Dein Überblick über die RKSV!

Seit 2017 gilt für österreichische Unternehmer die RKSV. Wir informieren dich über alles, was du dabei wissen und beachten musst!

Alles über die Registrierkassensicherheitsverordnung

Was regelt die RKSV?

Die Registrierkassensicherheitsverordnung - kurz RKSV - regelt in Österreich die Sicherheitsanforderungen, die an die Registrierkasse gestellt werden. Diese Verordnung richtet sich nicht nur an die Unternehmer, die eine Registrierkasse verwenden, sondern auch an die Hersteller. Als Unternehmer trägst du letztlich aber die Verantwortung, dass deine Registrierkasse allen gesetzlichen Bestimmungen auch entspricht. 

Was änderte sich durch die RKSV?

Mit der Registrierkassenpflicht kam die gesetzliche Regelung, dass alle Belege ausgestellt werden müssen. Durch die Verordnung der Registrierkassenpflicht stellte das Bundesministerium für Finanzen sicher, dass das Führen von Büchern und Aufzeichnungen erleichtert werde. Damit gehen allerdings große Sicherheitsvorkehrungen einher, die durch die RKSV geregelt werden.
So erhalten die Vorgaben eine konkrete technische Bestimmung, welche Anforderungen die Registrierkasse erfüllen muss. Die rechtliche Grundlage dafür wurde am 1. April 2017 geschaffen. Im Grunde genommen regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung, dass die Registrierkasse vor Manipulation geschützt ist und jeder einzelne Beleg vom Finanzamt auch erfasst werden kann. Die Barumsätze in einem Unternehmen werden in chronologischer Reihenfolge erfasst, damit im Nachhinein keine Änderung oder Löschung einzelner Belege mehr möglich ist. 

Damit die Kasse ordnungsgemäß vor Manipulation geschützt werden kann, muss diese folgende Eigenschaften haben:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker zur Übermittlung von Zahlungsbelegen
  • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Kassenidentifikationsnummer

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Wie wird die Registrierkasse angemeldet?

Die Anmeldung deiner Registrierkasse kann entweder direkt auf FinanzOnline oder per Formular erfolgen. Bei manchen Registrierkassensystemen ist eine selbstständige Anmeldung auf FinanzOnline möglich - sozusagen über ein Webservice. Die dort hinterlegten Zugangsdaten werden direkt in der Registrierkasse hinterlegt. Die einzelnen Anmeldeschritte erfolgen automatisch. Für all jene Unternehmer, die gerne den konventionellen Weg gehen, gibt es ein eigenes Anmeldeformular RK1, das direkt vom Bundesministerium für Finanzen heruntergeladen oder beim Finanzamt abgeholt werden kann.

Welche Regelungen umfasst das Datenerfassungsprotokoll?

Jede Registrierkasse verfügt über ein Datenerfassungsprotokoll (Signaturjournal oder DEP). Dieses Protokoll beinhaltet jeden einzelnen Barumsatz mit Datum, Uhrzeit, Belegnummer, Betrag nach Umsatzsteuer usw. Alle Kassensysteme müssen das gleiche Protokoll erzeugen, da das Datenerfassungsprotokoll genormt ist. 

Das DEP kann grundsätzlich in der Hauptdatenbank geführt werden. Es ist gesetzlich geregelt, dass dieses auf einen externen Datenträger exportierbar sein muss. Zusätzlich zum DEP ist es notwendig, dass jede Registrierkasse einen Umsatz-Zähler aufweisen muss, der über eine Verschlüsselungsfunktion verfügt. Die Datensicherung muss vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium wie USB-Stick, Festplatte oder externer Server mit einem bestimmten Format erfolgen. 

Wer ist von der RKSV betroffen?

Grundsätzlich richtet sich die RKSV an alle Unternehmen aller Branchen, deren Jahresumsätze 15.000 Euro und Barumsätze 7.500 Euro überschreiten. Ausnahmen sind hier für bestimmte Unternehmen und Umsätze möglich. Die Richtlinien zur RSVK betreffen überwiegend technische Details, die durch die Hersteller der Kassen umgesetzt werden müssen. Wenn du als Unternehmer dazu verpflichtet bist, eine Registrierkasse zu verwenden, musst du also ein Gerät verwenden, das auch den vorgegebenen Anforderungen entspricht. Die Registrierkasse muss vor der nachträglichen Datenmanipulation geschützt sein, ansonsten musst du mit empfindlichen Finanzstrafen rechnen. 

Wer ist von der RKSV ausgenommen?

Manche Unternehmen in Österreich sind von der RKSV ausgenommen, wenn die "Kalte-Hände-Regelung" zum Tragen kommt. Wie der Name schon vermuten lässt, geht es hier um Unternehmen, die ihre Umsätze im Freien generieren und nicht in Verbindung mit geschlossenen Räumlichkeiten stehen wie zum Beispiel jene, die von Haus zu Haus gehen oder auf öffentlichen Wegen oder Orten ihr Business betreiben ( Unternehmen, die zum Beispiel Maroni oder Christbäume verkaufen). Laut Regelung darf der Jahresumsatz im Freien die Nettogrenze von 30.000 Euro nicht übersteigen. Diese Ausnahme gilt nicht nur für die Registrierkasse, sondern auch für die Einzelaufzeichnung und Belegerteilung. Betreiber von Hütten, Buschenschänken, Kantinen von gemeinnützigen Vereinen und Onlineshops unterliegen hier ebenfalls einer Sonderregelung.

Bis wann ist eine Jahresbelegsprüfung durchzuführen und wie läuft sie ab?

Für die Durchführung der Jahresbelegsprüfung im Rahmen der Registrierkassenpflicht haben Unternehmer bis zum 15. Februar des Folgejahres Zeit. Für den Jahresbeleg selbst gilt aber, dass dieser am Ende des Kalenderjahres oder am letzten Tag der getätigten Umsätze erstellt werden muss. Diese Termine sind wichtig, da die Finanzaufsicht zu Jahresbeginn oft eine Kassennachschau durchführt und bis dahin schon eine Jahresbelegsprüfung von Unternehmerseite abgeschlossen sein sollte. Bei der Prüfung müssen Unternehmer die Belege darauf überprüfen, ob sie auch mit den tatsächlichen Umsätzen übereinstimmen.

Was schreibt die Belegerteilungspflicht genau vor?

Registierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht gehören unweigerlich zusammen. Die Verordnung trat mit 1. Jänner 2016 in Österreich in Kraft und regelt, dass bei jeder Barzahlung ein Beleg erstellt werden muss - unabhängig von Jahresumsatz oder Höhe des Barbetrages. Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, den Beleg an den Kunden auszuhändigen (Belegerteilungspflicht). Im Gegensatz dazu muss der Kunde den Beleg solange aufbewahren, bis er die Geschäftsräume verlässt (Belegannahmepflicht). 

Jeder Unternehmer muss die Belege speichern und diese für die Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren. Dafür kann das Datenerfassungsprotokoll herangezogen werden. Es ist also nicht notwendig, eine Kopie des Beleges in gedruckter Form oder als PDF abzuspeichern. Folgende Betriebe unterliegen nicht der Belegerteilungspflicht: Jene, die der Kalte-Hände-Regelung unterliegen sowie wirtschaftliche Geschäftsbetriebe begünstigter Körperschaften oder Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro. 

Der Beleg muss folgende Angaben haben:

  • Name des Unternehmens
  • fortlaufende Nummerierung 
  • Datum
  • handelsübliche Bezeichnung der Ware und Dienstleistung sowie Menge
  • Betrag
  • Kassenidentifikationsnummer
  • Uhrzeit
  • Aufteilung des Betrages nach geltenden Steuersätzen
  • QR-Code

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