Kassennachschau: So bist Du vorbereitet

Seit dem 1. April 2017 ein Manipulationsschutz für Registrierkassen in Österreich verpflichtend ist, werden vermehrt Kassenkontrollen durchgeführt. Die unangekündigte Prüfung durch die Finanzpolizei wird in vielen Unternehmen als bedrohlich empfunden – aber mit etwas Organisation im Vorfeld machst Du aus der Kontrolle eine reine Formsache. Wir erklären, wie die Kassenprüfung abläuft und haben eine Checkliste zur Vorbereitung für Dich, damit in Deinem Betrieb alles glattläuft.

Grundsätzlich läuft die Kassenprüfung immer ähnlich ab:

• Mitarbeiter der Finanzbehörde geben sich als Kunden aus und überprüfen – zum Beispiel mithilfe eines Testkaufs –, ob die Belegerteilungspflicht eingehalten wird und auf dem Bon auch alle erforderlichen Daten vollständig und richtig dargestellt sind.
• Hier interessiert besonders die technische Sicherheitseinrichtung zum Manipulationsschutz (Signaturpflicht).
• Außerdem werden grundsätzliche Fragen zum Betrieb gestellt. So interessiert sich das Finanzamt für die Anzahl der Beschäftigten und wer von ihnen für die Registrierkasse zuständig ist.
• Wenn bei diesem ersten Einblick etwas auffällig erscheint, kann es sein, dass Dein Personal gebeten wird, weitere Testvorgänge an der Kasse durchzuführen: Bei diesen wird im Anschluss direkt überprüft, ob alle Daten auch vollständig im Journal erfasst wurden.
• Am Ende der Prüfung erhältst Du ein Protokoll darüber, wie Dein Unternehmen bei der Überprüfung abgeschnitten hat. Dieses solltest Du sorgfältig aufbewahren.

Hier geht es um ordentliche Buchführung – und darum, die Prüfung so entspannt wie möglich zu gestalten. Denn mit guten Bedingungen und vollständigen Papieren stimmst Du die Prüfer freundlich und hast auch selbst weniger Stress.

1) Anforderungen an die korrekte Kassenführung

Der Betrieb von Registrierkassen ist an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden. Zu den wichtigsten Vorgaben für korrekte Kassenführung gehören

• Registrierkassenpflicht inkl. Anmeldung bei FinanzOnline für Betriebe mit mehr als 15.000 Euro Umsatz und davon 7.500 Euro Bareinnahmen
• laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (Einzelaufzeichnung)
• Belegerteilungspflicht nach §132a BAO
• Manipulationsschutz gemäß §5 Abs. 1 Registrierkassensicherheitsverordnung. Weitere Informationen dazu findest Du auch in unserem Beitrag zur RKSV.

2) Papiere & Personal vorbereiten

Da eine Kassennachschau während Deiner Abwesenheit stattfinden kann, solltest Du Deine Mitarbeiter über den Ablauf informieren und alle notwendigen Unterlagen zur Hand haben.

Diese Fragen und Infos helfen Dir, die Kassennachschau in jedem Fall erfolgreich zu meistern:

• Egal, wann Dich die Kassennachschau erwischt: Reagiere freundlich und kooperativ auf alle Fragen.
• Überlege Dir schon im Vorfeld einen Raum oder Ort, an dem die Kassennachschau ungestört stattfinden kann, ohne Deinen Betriebsablauf zu beeinträchtigen.
• Bestimme vorab eine Kontaktperson, die auch in Deiner Abwesenheit Zugang zu den wichtigen Dokumenten hat und die Finanzpolizei durch den Betrieb führen kann.
• Deine Vertretung sollte auch Programmierungen an der Kasse vornehmen können, um z. B. Fragen zur Manipulationssicherheit beantworten zu können.
• Stelle alle relevanten Unterlagen in einem separaten Ordner bereit: Dazu zählen sowohl Personalinformationen (Anmeldung beim Unternehmen und Ausweiskopie), die technischen Daten Deiner Registrierkasse, eine Bestätigung zur Erfüllung der RKSV und abgaberechtlich relevante Unterlagen wie z. B. Journal- und Auswertungsdaten.
• Geschäftsfälle müssen von der Registrierkasse elektronisch erfasst werden. Zusätzlich wird überprüft, ob die Registrierkasse ordnungsgemäße Belege erteilt und der Manipulationsschutz (z.B. der QR-Code) sichtbar ist.
• Lass Dir einen Beleg über das Ergebnis der Kassennachschau ausstellen.

Außerdem kannst Du Dich bei Deiner Steuerberatung informieren oder beim BMF mit der Checkliste zur Musterprüfung noch mehr über die wichtigsten Punkte bei der Finanzkontrolle erfahren.

Wichtig: Seit 2017 werden auch Umsatzsteuernachschauen durchgeführt. Diese beinhalten die Übernahme und Prüfung des Datenerfassungsprotokolls.

So unterstützt Dich ready2order bei der Kassennachschau

Mit “Kassenjournal exportieren” kannst Du alle relevanten Geschäftsfälle einfach in der Kassenoberfläche per Mail versenden oder in der Verwaltungsoberfläche direkt herunterladen.

Ebenso problemlos kannst Du auch das RKSV-Datenerfassungsprotokoll herunterladen und dem Kassenprüfer vorlegen:

In unserem Hilfe-Center erhältst Du weitere Informationen, um mit Deinem Kassensystem nur einem Knopfdruck Kassenjournal und Datenerfassungsprotokoll zu exportieren. Außerdem steht Dir unser starkes Kassenbuch zur Verfügung. So bist Du rundum vorbereitet und kannst der Kassennachschau jederzeit entspannt entgegensehen.

Deine Kasse kann Dir übrigens noch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.