Hier geht es um ordentliche Buchführung – und darum, die Prüfung so entspannt wie möglich zu gestalten. Denn mit guten Bedingungen und vollständigen Papieren stimmst Du die Prüfer freundlich und hast auch selbst weniger Stress.
1) Anforderungen an die korrekte Kassenführung
Der Betrieb von Registrierkassen ist an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden. Zu den wichtigsten Vorgaben für korrekte Kassenführung gehören
2) Papiere & Personal vorbereiten
Da eine Kassennachschau während Deiner Abwesenheit stattfinden kann, solltest Du Deine Mitarbeiter über den Ablauf informieren und alle notwendigen Unterlagen zur Hand haben.
Diese Fragen und Infos helfen Dir, die Kassennachschau in jedem Fall erfolgreich zu meistern:
- Egal, wann Dich die Kassennachschau erwischt: Reagiere freundlich und kooperativ auf alle Fragen.
- Überlege Dir schon im Vorfeld einen Raum oder Ort, an dem die Kassennachschau ungestört stattfinden kann, ohne Deinen Betriebsablauf zu beeinträchtigen.
- Bestimme vorab eine Kontaktperson, die auch in Deiner Abwesenheit Zugang zu den wichtigen Dokumenten hat und die Finanzpolizei durch den Betrieb führen kann.
- Deine Vertretung sollte auch Programmierungen an der Kasse vornehmen können, um z. B. Fragen zur Manipulationssicherheit beantworten zu können.
- Stelle alle relevanten Unterlagen in einem separaten Ordner bereit: Dazu zählen sowohl Personalinformationen (Anmeldung beim Unternehmen und Ausweiskopie), die technischen Daten Deiner Registrierkasse, eine Bestätigung zur Erfüllung der RKSV und abgaberechtlich relevante Unterlagen wie z. B. Journal- und Auswertungsdaten.
- Geschäftsfälle müssen von der Registrierkasse elektronisch erfasst werden. Zusätzlich wird überprüft, ob die Registrierkasse ordnungsgemäße Belege erteilt und der Manipulationsschutz (z.B. der QR-Code) sichtbar ist.
- Lass Dir einen Beleg über das Ergebnis der Kassennachschau ausstellen.
Außerdem kannst Du Dich bei Deiner Steuerberatung informieren oder beim BMF mit der Checkliste zur Musterprüfung noch mehr über die wichtigsten Punkte bei der Finanzkontrolle erfahren.
Wichtig: Seit 2017 werden auch Umsatzsteuernachschauen durchgeführt. Diese beinhalten die Übernahme und Prüfung des Datenerfassungsprotokolls.
So unterstützt Dich ready2order bei der Kassennachschau
Mit “Kassenjournal exportieren” kannst Du alle relevanten Geschäftsfälle einfach in der Kassenoberfläche per Mail versenden oder in der Verwaltungsoberfläche direkt herunterladen.
