Kostenloses Kassensystem: Clever sparen oder Kundennepp?

Kostenlose Kassensysteme Clever sparen oder Kundennepp

Die Versuchung sich nach einem kostenlosen Kassensystem umzusehen ist groß. Wer will schon Geld für etwas ausgeben, wenn es das auch gratis gibt? Wer nun denkt, dass kostenlose Kassensysteme die beste Wahl sind, sollte auf die Nachteile achten:

  1. Versteckte Kosten durch eingeschränkte Funktionen, die erst nach Kauf freigeschalten werden
  2. Getrante Schadprogramme, die nach der Installation Zugriff auf Ihre Daten bekommen
  3. Schwer verständliche Oberfläche und damit verbunden eine lange Einarbeitungszeit
  4. Keine Gesetzeskonformität (GoBD/GDPdU)

Wenn Sie als Unternehmer nach einem passenden Kassensystem suchen, werden Sie meist vom vielfältigen Angebot überflutet. Allein in Deutschland gibt es über 100 Registrierkassenanbieter, die ihre Kassensoftware anpreisen. Hier einen Überblick zu behalten ist nicht so leicht.

Denn um aus der Masse herauszustechen, werben einige Kassenanbieter mit kostenlosen Kassenprogramm-Angeboten, die sich bei näherer Betrachtung jedoch als Bezahl-Version herausstellen.

Eine Kasse, die 0,-€ kostet, jedoch nicht finanzkonform ist, wird Ihnen nichts nutzen.

Schauen Sie daher als Erstes, ob die angepriesene Kasse finanzkonform ist und die dafür benötigten Features im Preis enthalten sind. Die Finanzkonformität ist wohl der wichtigste Punkt für die Anschaffung eines neuen und modernen Kassensystems. Deswegen sollte eine GoBD bzw. GdPDU Konformität immer nachweisbar sein und an die bevorstehenden Kassenprüfungen und Kassennachschauen gedacht werden. Hier ist vorallem eine DATEV Schnittstelle eine gute Lösung um alle Prüfungsdaten per Knopfdruck zu exportieren.

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen bei der Wahl der Kasse hilft und die Sie herunterladen können.

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Wie kann ich bei der Auswahl des passenden Kassensystems Kosten sparen?

  1. Kostenlos Testen

Verfügt das Kassensystem, dass Sie näher ins Auge gefasst haben, über eine kostenlose Testphase, in der Sie sämtliche Funktionen gratis testen können? Eine kostenlose Kasse, bei der Sie nicht alle benötigten Funktionen testen können, ist nicht sehr hilfreich und wenig vertrauenserweckend.

  1. Funktionen ohne Zusatzkosten

Wenn Ihnen praktische Funktionen wie Tischübersicht, Menüauswahl, Lager- und Kundenverwaltung die Arbeit erleichtern, sollten Sie nach einem Kassensystem Ausschau halten, dass über diese bestimmten Funktionen verfügt. Für diese sollten Sie natürlich auch nicht extra zur Kasse gebeten werden. Machen Sie sich schon vor Ihrer Suche Gedanken, über welche Funktionen Ihre neue Kasse verfügen muss. Achten Sie darauf, dass diese im Preis enthalten sind.

Die Kassenlösung von ready2order liefert Unternehmen eine große Bandbreite an Verwaltungs- und Kassenfunktionen:

  • Umfangreiche Verwaltung von Umsatzdaten
  • Integrierte Warenwirtschaft
  • Finanzkonform nach GoBD Standards
  • DATEV Export für den Schutz vor Manipulation
  • Anbindung an Kassenhardware wie Kartenlesegeräte, Bondrucker, EC-Termins

Mehr zu den Funktionen von ready2order

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  1. Kostenloser Telefon-Support

Egal wie günstig eine Kasse angeboten wird, wichtig ist, dass Sie schnell und problemlos Unterstützung erhalten. Falls Sie doch noch eine Frage klären wollen, kann ein kostenloser Telefon-Support schnell Abhilfe schaffen. Er steht für einen qualitativ hohen Anspruch des Anbieters an seinen Kundenservice. Halten Sie Ausschau nach einer Service-Nummer und achten Sie dabei auf die Zeiten für die Erreichbarkeit des Kundensupports und ob dieser auch wirklich gratis angeboten wird.

  1. Kostenloses und selbständiges Anlegen von Produkten

In vielen Branchen sind häufige Änderungen der Produkte und Preise unumgänglich. Können Sie in Ihrer neuen Kasse selbständig Produkte, Kundendaten und Mitarbeiter schnell und einfach einpflegen? Oder müssen Sie auf einen Techniker zurückgreifen, der um ein Vielfaches teurer als die Anschaffung der Kasse selbst ist? Achten Sie darauf, dass Sie so viel als möglich selbständig erledigen können, das spart Ihnen viele Kosten für Serviceleistungen.

  1. Einfache Bedienbarkeit spart Kosten und Zeit

Eine einfach zu bedienende Registrierkassen ist für den Arbeitsalltag enorm wichtig. Einschulungen sind meist nicht nur teuer, sondern kosten viel Zeit. Mitarbeiter sollten schnell und effizient mit der neuen Kasse arbeiten können. Dafür bildet eine leicht zu bedienende Kasse die Grundlage. 

Kostenlose-Registrierkasse-Alternativen

  1. Kosten für Hardware sparen

Hardware-Kosten schlagen am meisten zu Buche. Die gute Nachricht ist, dass Sie hier eine Menge Geld sparen können. Viele moderne Kassen funktionieren auf Tablets, Laptops, Handys und PCs, so auch das iPad Kassensystem von ready2order. Suchen Sie daher nach Kassensoftware, die Sie für Ihre schon vorhandenen Geräte nutzen können. Schauen Sie, ob Sie eine Kassensoftware für Android, iOS oder Windows-Betriebssysteme benötigen und der Kassenanbieter diese anbietet. ready2order bietet daher eine Kassensystem App für alle gängigen Betriebssysteme an, damit Sie die Kassensoftware auf allen Ihren Geräten nutzen können.

  1.  Eine Anschaffung für die Zukunft

Ist Ihre Kasse auch in Zukunft verwendbar oder bald schon nicht mehr für die neuesten Updates brauchbar? Für Updates sollte sich der Aufwand für Sie in Grenzen halten und auch keinen Techniker benötigen, der an Ihrer Kasse das System umprogrammieren muss. Mietkassen haben oft hier ihre größte Schwachstelle, da Hard- und Software veraltet ist und das Erlernen der Software einige Zeit in Anspruch nimmt. Bei ready2order laufen die Updates kostenlos und automatisch im Hintergrund ab. Kassenanbieter sollten auch auf neue gesetzliche Anforderungen selbständig reagieren. Dies wird eher von größeren Anbietern erfüllbar sein, da hier mehr Manpower dahintersteht.

Alle Anforderungen an Registrierkassen vom Finanzamt finden Sie in unserem Beitrag.

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  1. Platz und Zeit sparen

Eine Kasse ist zwar Dreh- und Angelpunkt Ihres Geschäftes, sie sollte Ihnen und Ihren Produkten jedoch nicht zu viel Platz nehmen. Kleine Registrierkassen, wie Tablets und Zusatzgeräte, wie der kompakte Epson TM-M30 Bondrucker sind nicht nur platzsparend, sondern auch ein schöner Blickfang. Ist Ihre Kasse oder Ihr Drucker auch noch mobil, dann können Sie sich viele Wege sparen und Ihren Kundenservice noch schneller machen. Vor allem in der Küche können Kassensysteme für die Gastronomie eine meine Zeit sparen, indem das Smartphone zum digitalen Notizblock umfunktioniert wird.

  1. Der Tarif

Achten Sie bei den Kosten des Kassensystems auf monatliche oder jährliche Zahlungen. Falls Sie ein Saisongeschäft haben, suchen Sie sich einen flexiblen Tarif. Ziehen Sie bei Ihrer Preisberechnung auch die Punkte 1-8 mit ein, damit Sie wirklich sehen können, welche Registrierkasse das beste Preis-Leistungsverhältnis für Sie bereithält.

Fazit:

Die Anschaffung einer neuen Kassensoftware sollte gut durchdacht werden, damit man sich nicht erneut oder ständig mit diesem Thema beschäftigen muss. 

Achten Sie beim Kassenkauf auf versteckte Kosten, denn diese können Ihnen unter Umständen teurer kommen, als eine Kasse mit regulärem Tarif.

Kostenlos sollte jedoch eine ausreichende Testphase, Updates und die Telefon-Hotline sein. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um das Kassensystem auf Herz und Nieren zu testen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Denn ein Kassensystem ist eine Anschaffung, die man für viele Jahre macht.Checkliste-für-Registrierkassen

Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

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