Kassen-Tipps

Gratis Kassensystem: Clever sparen oder Kundennepp?

Von Sabine Amler | Zuletzt aktualisiert: 10.1.2021

Eine Kasse kaufen kann jeder? Um aus der Masse herauszustechen, werben einige Anbieter in Deutschland mit kostenlosen Registrierkassen-Angeboten und Kassensystemen. Doch umsonst stimmt hier in der Regel nicht: Wir erklären, welche Schwierigkeiten bei Gratis-Downloads auftreten können – damit Du im Nachgang nicht mit versteckten Kosten konfrontiert wirst.

1. Ist Rechtssicherheit gewährleistet?

Die Finanzamtkonformität ist der wichtigste Punkt für die Anschaffung eines neuen und modernen Kassensystems – sonst wird Deine Kassenführung vom Finanzamt nicht anerkannt. Auch die Vorschriften von KassenSichV, GoBD und TSE werden nicht immer hundertprozentig erfüllt – hier solltest Du wirklich genau nachprüfen.

Prüfe daher als Erstes, ob das so günstige Kassensystem auch nachweislich rechtskonform arbeitet und ob die dafür benötigten Funktionen und Eigenschaften auch im Angebot enthalten sind. Wir raten: Eine entsprechende Erklärung des Anbieters explizit einfordern. Außerdem solltest Du nachfragen, wie zukünftige rechtliche Änderungen vom Anbieter gehandhabt werden: Bei einem cloudbasierten System sollten kostenlose Updates Standard sein. 

2. Gilt die gratis Testversion nur zeitlich beschränkt?

Achte auf das Kleingedruckte: Ist das Kassensystem möglicherweise nur während der Testphase oder während der ersten Monate der Laufzeit kostenlos? Falls ja, werden zu einem späteren Zeitpunkt  die regulären Kosten für den Tarif fällig.

3. Werden Kosten für Zusatzfunktionen und Updates kostenlos freigeschaltet?

Sind nur die Grundfunktionen oder auch alle Zusatzfunktionen umsonst nutzbar? Die Kosten für ein Kassensystem berechnen sich oft nach dem Funktionsumfang. Gerade spezielle Branchenfunktionen wie z.B. für die Gastronomie eine Tischübersicht oder eine Menüauswahl oder zusätzliche Verwaltungsoptionen wie Lager- und Kundendatenverwaltung können die Arbeit erheblich erleichtern. Auch sie sollten bei einer kostenlosen Kassensoftware von Anfang an freigeschaltet sein - und nicht erst gegen Zahlung. 

Oft ist auch die Sortimentspflege mit Kosten verbunden: Wenn für das Erstellen neuer Produkte im Katalog oder Preisänderungen ein Techniker nötig ist, kannst Du weder selbstständig noch flexibel oder kostensparend arbeiten.

Oder musst Du für regelmäßige Updates zahlen? Durch Gesetzesänderungen können Software-Updates nötig werden, die manche Anbieter sich teuer bezahlen lassen – oder Du gehst das Risiko ein, mit einem nicht rechtskonform arbeitenden Kassensystem vom Finanzamt belangt zu werden. ready2order sorgt mit regelmäßigen Cloud-Updates ohne Aufwand und Kosten für Dich dafür, dass Du bei Rechnungen & Co. immer auf der sicheren Seite bist.

4. Gibt es eine kostenlose Support-Hotline?

Werden Deine Fragen jederzeit kostenlos beantwortet? Nicht nur in der Einarbeitungsphase ist es wichtig, dass Du schnell und problemlos Unterstützung vom Kassenanbieter erhältst. Halte Ausschau nach einer Service-Rufnummer, und achte dabei auch auf die Servicezeiten und mögliche Kosten für den Kundendienst, Stichwort Kleingedrucktes. Gerade vermeintlich kostenlose Anbieter setzen hier auf versteckte Kosten, um auf dem Service-Weg Umsatz zu generieren. Für den Nutzer bedeutet das im schlimmsten Fall: Saftige Telefonrechnungen.

5. Ist die Bedienoberfläche intuitiv oder komplex?

Bei kostenloser Software wird häufig wenig in die Bedienerfreundlichkeit investiert. Ein einfach nutzbares Kassensystem ist jedoch für den Arbeitsalltag enorm wichtig. Komplizierte Anlernphasen verursachen Kosten: Auch neue Mitarbeiter sollten schnell und effizient mit der Kasse arbeiten können. Dazu kommt der Zeitfaktor bei der Abrechnung: Werden Umsätze zügig abgewickelt? Sonst werden Deine Kunden möglicherweise ungeduldig und die kostenlose, aber komplizierte Kasse führt zu Umsatzeinbußen.

6. Läuft das Kassensystem auf Deiner Hardware?

Wer sich bewusst gegen ein kostenpflichtiges Rundum-Sorglos-Paket inklusive Registrierkasse entscheidet, sollte auf jeden Fall sicherstellen, ob das Gratissystem auch mit der vorhandenen Hardware läuft. Achte darauf, mit welchem Betriebssystem Du bereits arbeitest und ob die Kassensoftware ggf. für Android, iOS oder Windows-Betriebssysteme geeignet ist. ready2order etwa bietet daher eine Kassen-App für alle gängigen Betriebssysteme an, damit Du die Kassensoftware auf Deinen vorhandenen Geräten nutzen kannst ​​und mit automatischen Updates immer finanzamtkonform arbeitest.

7. Lückenhafte Sicherheit durch Schadprogramme?

Hier heißt es aufpassen – nicht jede Gratis-Software ist unbedenklich. Handelt es sich um ein verdecktes Schadprogramm, verschafft sich das vermeintlich hilfreiche Kassenprogramm möglicherweise nur Zugriff auf Deine Kundendaten.

Tipp: Clever vergleichen statt später zahlen

Alternativ zu einem kostenlosen Kassensystem kannst Du eine eigene Kasse kaufen, leasen oder mieten. Wir haben die Vor- und Nachteile für Dich zusammengefasst, wenn Du unschlüssig bist, ob Du ein Kassensystem mieten oder kaufen solltest.

Vergleiche den Angebotsumfang der kostenlosen Kasse in jedem Fall am besten mit dem regulären Tarif-Angebot, das am besten zu Deinem Geschäft passen würde. So kannst Du Funktionen und versteckte Kosten am besten abgleichen.

Sabine Amler

Senior Content Manager

Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Bei ready2order kümmert sie sich um alles, was man mit 26 Buchstaben plus Umlaute ausdrücken kann. Dabei trägt sie nahezu ständig Kopfhörer und hört jede Menge Rock’n’Roll – natürlich mit guten Texten.