Gratis Kassensystem: Clever sparen oder Kundennepp?

Eine Kasse kaufen kann jeder? Um aus der Masse herauszustechen, werben einige Anbieter in Deutschland mit kostenlosen Registrierkassen-Angeboten und Kassensystemen. Doch umsonst stimmt hier in der Regel nicht: Wir erklären, welche Schwierigkeiten bei Gratis-Downloads auftreten können – damit Du im Nachgang nicht mit versteckten Kosten konfrontiert wirst.

Die Finanzamtkonformität ist der wichtigste Punkt für die Anschaffung eines neuen und modernen Kassensystems – sonst wird Deine Kassenführung vom Finanzamt nicht anerkannt. Auch die Vorschriften von KassenSichV, GoBD und TSE werden nicht immer hundertprozentig erfüllt – hier solltest Du wirklich genau nachprüfen.

Prüfe daher als Erstes, ob das so günstige Kassensystem auch nachweislich rechtskonform arbeitet und ob die dafür benötigten Funktionen und Eigenschaften auch im Angebot enthalten sind. Wir raten: Eine entsprechende Erklärung des Anbieters explizit einfordern. Außerdem solltest Du nachfragen, wie zukünftige rechtliche Änderungen vom Anbieter gehandhabt werden: Bei einem cloudbasierten System sollten kostenlose Updates Standard sein. 

Achte auf das Kleingedruckte: Ist das Kassensystem möglicherweise nur während der Testphase oder während der ersten Monate der Laufzeit kostenlos? Falls ja, werden zu einem späteren Zeitpunkt  die regulären Kosten für den Tarif fällig.

Sind nur die Grundfunktionen oder auch alle Zusatzfunktionen umsonst nutzbar? Die Kosten für ein Kassensystem berechnen sich oft nach dem Funktionsumfang. Gerade spezielle Branchenfunktionen wie z.B. für die Gastronomie eine Tischübersicht oder eine Menüauswahl oder zusätzliche Verwaltungsoptionen wie Lager- und Kundendatenverwaltung können die Arbeit erheblich erleichtern. Auch sie sollten bei einer kostenlosen Kassensoftware von Anfang an freigeschaltet sein - und nicht erst gegen Zahlung. 

Oft ist auch die Sortimentspflege mit Kosten verbunden: Wenn für das Erstellen neuer Produkte im Katalog oder Preisänderungen ein Techniker nötig ist, kannst Du weder selbstständig noch flexibel oder kostensparend arbeiten.

Oder musst Du für regelmäßige Updates zahlen? Durch Gesetzesänderungen können Software-Updates nötig werden, die manche Anbieter sich teuer bezahlen lassen – oder Du gehst das Risiko ein, mit einem nicht rechtskonform arbeitenden Kassensystem vom Finanzamt belangt zu werden. ready2order sorgt mit regelmäßigen Cloud-Updates ohne Aufwand und Kosten für Dich dafür, dass Du bei Rechnungen & Co. immer auf der sicheren Seite bist.

Werden Deine Fragen jederzeit kostenlos beantwortet? Nicht nur in der Einarbeitungsphase ist es wichtig, dass Du schnell und problemlos Unterstützung vom Kassenanbieter erhältst. Halte Ausschau nach einer Service-Rufnummer, und achte dabei auch auf die Servicezeiten und mögliche Kosten für den Kundendienst, Stichwort Kleingedrucktes. Gerade vermeintlich kostenlose Anbieter setzen hier auf versteckte Kosten, um auf dem Service-Weg Umsatz zu generieren. Für den Nutzer bedeutet das im schlimmsten Fall saftige Telefonrechnungen.

Bei kostenloser Software wird häufig wenig in die Bedienerfreundlichkeit investiert. Ein einfach nutzbares Kassensystem ist jedoch für den Arbeitsalltag enorm wichtig. Komplizierte Anlernphasen verursachen Kosten: Auch neue Mitarbeiter sollten schnell und effizient mit der Kasse arbeiten können. Dazu kommt der Zeitfaktor bei der Abrechnung: Werden Umsätze zügig abgewickelt? Sonst werden Deine Kunden möglicherweise ungeduldig und die kostenlose, aber komplizierte Kasse führt zu Umsatzeinbußen.

Wer sich bewusst gegen ein kostenpflichtiges Rundum-Sorglos-Paket inklusive Registrierkasse entscheidet, sollte auf jeden Fall sicherstellen, ob das Gratissystem auch mit der vorhandenen Hardware läuft. Achte darauf, mit welchem Betriebssystem Du bereits arbeitest und ob die Kassensoftware ggf. für Android, iOS oder Windows-Betriebssysteme geeignet ist. ready2order etwa bietet daher eine Kassen-App für alle gängigen Betriebssysteme an, damit Du die Kassensoftware auf Deinen vorhandenen Geräten nutzen kannst ​​und mit automatischen Updates immer finanzamtkonform arbeitest.

Hier heißt es aufpassen – nicht jede Gratis-Software ist unbedenklich. Handelt es sich um ein verdecktes Schadprogramm, verschafft sich das vermeintlich hilfreiche Kassenprogramm möglicherweise nur Zugriff auf Deine Kundendaten.