Kassenführung mit wenig Aufwand – wie geht das für kleine Unternehmen?

In Deutschland wird die Wahl der geeigneten Kasse für kleine Unternehmen (noch) nicht von einer Registrierkassenpflicht geregelt: Wir prüfen, welche Möglichkeiten Du hast und wieso ein elektronisches Kassensystem oft die einfachste Lösung für Dein Unternehmen sein kann.

Buchführung ohne Registrierkasse – klar geht das!

Entsprechend der Registrierkassenverordnung muss zwar jedes Unternehmen, das Bareinnahmen (Münzen/Scheine, Kartenzahlung) verbucht, eine Registrierkasse haben, doch noch ist auch eine offene Ladenkasse – auch bekannt als “Schubladenkasse” erlaubt.

Die offene Ladenkasse

Die “Schubladenkasse" wird von Hand bedient und zeichnet keine Daten auf. Wir sprechen also von einer Kasse ohne technische Funktionen, also z.B. einer abschließbaren Geldkassette oder einem Portemonnaie. 

In vielen kleinen Unternehmen ist diese Kassenart beliebt: Besitzer:innen von kleinen Läden, Marktständen, kleinen Cafés oder kleinen Dienstleistungsbetrieben (Friseur, Tattoostudio) arbeiten mit einer offenen Ladenkasse.

Die einzelnen Kassenvorgänge werden hier nicht aufgezeichnet – Belege und Quittungen werden vom Unternehmer per Hand erstellt (oder gar nicht erst ausgegeben). Für den Gesetzgeber ist das in Ordnung: Eine Einzelaufzeichnungspflicht oder Bonpflicht wie bei Registrierkassen oder elektronischen Kassensystemen gibt es nicht. 

Das klingt erst einmal entspannt. Doch nach Feierabend wird es komplizierter: Hier gibt es unabdingbare Voraussetzungen für den ordnungsgemäßen Kassenbericht am Ende des Geschäftstages. Darauf musst Du achten:

• Der Kassenbericht muss handschriftlich und unbedingt zeitnah geführt werden. 
• Berichte in Form von Excel-Tabellen sind nicht mehr erlaubt.
• Jedem Kassenbericht sind eventuelle Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen beizufügen.
• Jeder Kassenbericht muss fortlaufend nummeriert und sorgfältig abgeheftet werden. Dazu gehört auch ein Zählprotokoll, welches die gezählten Mengen an Geldscheinen und Münzen dokumentiert.

Eine “Abkürzung” gibt es hier nicht: Hat ein Geschäftsjahr 300 Geschäftstage, musst Du 300 dieser ausführlichen Kassenberichte erstellen – egal, ob Du wenig oder keinen Umsatz gemacht hast, und egal, ob Dein Arbeitstag bereits 8 oder 12 oder mehr Stunden dauerte.

Mehr “Freiheit” – oder mehr Stress?  

Die manuelle Kassenführung birgt zahlreiche Fehlerquellen – ob menschlich, “absichtlich” oder unabsichtlich – und das weiß das Finanzamt. Die Behörde befürchtet daher, dass Umsätze an der Kasse vorbeigeschleust oder Bücher “frisiert” werden. Und das führt zu vermehrten Kassenprüfungen.

Dies kommt sogar häufiger vor als in Betrieben mit elektronischen Kassensystemen: Hier sorgt nämlich eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) dafür, dass die Angaben vom Finanzamt automatisch als wahr und richtig anerkannt werden – mit einer offenen Ladenkasse liegt die Beweispflicht dagegen bei Dir.

Offene und elektronischen Ladenkassen: Die Vor- und Nachteile 

Ob es der Wunsch nach größtmöglicher Selbstbestimmung ist, eine ungewisse Technikangst oder Abneigung gegen die fortschreitende Digitalisierung: Viele Unternehmer:innen entscheiden sich lieber für eine Schubladenkasse.    

Elektronisch kassieren – genau nach Deinen Vorstellungen!

Was viele nicht wissen: “Das” elektronische Kassensystem gibt es nicht. Deine Kasse kann digital arbeiten, und muss trotzdem weder unhandlich noch kompliziert in der Handhabung sein. So wie Du Dich bei der offenen Ladenkasse für Geldkassette oder Portemonnaie, Quittungsblock oder Kassenheft entscheiden kannst, kannst Du Dir auch ein elektronisches Kassensystem zusammenstellen, das genau zu Deinen Bedürfnissen passt:

• platzsparend, mobil und (auch) internetunabhängig
• komfortabel, stationär und besonders übersichtlich
• branchenangepasste Funktionen für Dienstleistung/Handel oder Gastro 
• Betrieb auf spezieller Kassenhardware oder auf vorhandenen Geräte (Smartphone, Tablet, Rechner, Laptop)

Welche elektronischen Kassensysteme gibt es?

Bevor Du Dich für ein Kassengerät entscheidest, solltest Du prüfen, ob der Kassenanbieter für ein geschlossenes, ein offenes oder ein cloudbasiertes Kassensystem wirbt. Nachfolgende Übersicht zeigt, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Optionen mit sich bringen – warum wir von ready2order eindeutig ein Cloudsystem empfehlen, erfährst Du außerdem in unserem Blogbeitrag zu den Vorteilen eines Cloud-Kassensystems.

Warum sich eine Registrierkasse auch ohne Pflicht lohnt

Wenig Platz, lange Arbeitstage, ständige Bewegung – dies prägt den Alltag vieler Kleinunternehmer:innen. Eine kleine Registrierkasse wie der readyGo oder eine auf Smartphone oder Tablet installierte Kassensoftware kann hier nicht nur Abhilfe schaffen, sondern die Arbeit deutlich erleichtern: 

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