Beleg

Was ist ein Beleg? Als Oberbegriff fasst die Bezeichnung “Beleg” alle Nachweise zusammen, die meist eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme dokumentieren – dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons. Umgangssprachlich wird Beleg oft synonym mit diesen Begriffen verwendet.

Beleg – eine Definition

Ein Beleg gilt als Beweis für ein bestimmtes geschäftliches Ereignis in Deinem Unternehmen. Er dokumentiert einen Prozess, der finanzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen hat. Dabei müssen es nicht unbedingt Einnahmen oder Ausgaben in Form von Geld sein, sondern es kann sich zum Beispiel auch um die Entnahme von Material handeln. Entsprechend gelten als Beleg auch Inventurlisten oder Entnahmenachweise, wenn Geld aus der Geschäftskasse entnommen wird. 

Dabei muss es sich nicht immer um ein Papierdokument handeln. Der Beleg kann auch als PDF-Datei o. ä. vorhanden sein. Voraussetzung sind und bleiben jedoch seine Unveränderbarkeit und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, wie sie in der GoBD festgeschrieben sind.

Als Dokument fällt der Beleg unter den Oberbegriff "Faktur"; der dazugehörige Bereich in der Buchhaltung ist die sogenannte "Fakturierung".

Am häufigsten taucht der Oberbegriff “Beleg” im Zusammenhang mit Rechnungen, Quittungen und Bons auf – und auch diese Begriffe werden häufig synonym verwendet. Doch was ist hier eigentlich der Unterschied?

Was ist der Unterschied zwischen Bon, Quittung und Rechnung?

Hier geht es um die kleinen, aber feinen Unterschiede: Wird mit dem Beleg Erhalt oder Forderung dokumentiert? Im Detail sind die Begriffe so definiert:

• Bon (Kassenbon): Meist automatisch erzeugt, dokumentiert er den Kauf und die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen und kommt vor allem im Einzelhandel vor.
• Quittung: Bestätigt den Erhalt einer Lieferung, Leistung oder Zahlung.
• Rechnung: Ist eine Forderung eines Entgelts für eine erbrachte Leistung.

Notbelege, interne und externe Belege – was ist das?

Der externe Beleg wird von Dritten ausgestellt und auch Fremdbeleg genannt – sein Gegenstück ist der interne Beleg, der auch als Eigenbeleg bekannt ist.

Externe Belege (Fremdbelege)	Interne Belege
Eingangsrechnungen Gutschriften von Zulieferern Lieferscheine Quittungen Kontoauszüge der eigenen Bank Sämtliche Bankenbelege Schecks Handelsbriefe Steuerbescheide Postbelege	Kopien von Quittungen Abgesandte Handelsbriefe Entnahmebelege Ausgangsrechnungen Ausgangsgutschriften Lohn- und Gehaltslisten Stornobelege Belege über Umbuchungen Listen zur Inventur Belege für nicht quittierte Ausgaben unter 150 Euro Ersatzbelege für verlorene Fremdbelege

Externe Belege (Fremdbeleg)

Der externe Beleg wird Deinem Unternehmen zum Beispiel Kundinnen und Kunden bzw. von Lieferantinnen und Lieferanten ausgestellt und dokumentiert einen Zahlungsvorgang zwischen euch. 

Merkmale des Fremdbelegs sind:

• Werden von Dritten gegenüber dem Unternehmen ausgestellt 
• Besitzen wirtschaftliche, unternehmerische und steuerrechtliche Relevanz
• Meist einhergehend mit einer Zahlungsaufforderung an das Unternehmen

Fremdbelege müssen immer auf formale, sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden.

Interne Belege

Diesen Beleg stellst Du als Unternehmer:in selbst für Dich aus. Er ist oft bei kleineren Ausgaben (nicht quittierte Trinkgeldausgaben, Kopiergeld) üblich. Er muss folgende Angaben enthalten:

• Empfänger:in mit vollständiger Anschrift 
• Genaue Art der Aufwendung 
• Datum
• Gesamtpreis, Umsatzsteuer und Einzelpreis pro Stück 
• Beleg über das Zustandekommen des Preises (Preisliste, Speisekartenkopie etc.)
• Deine Unterschrift.

Not- oder Ersatzbelege

Der Notbeleg ist eine Unterart des Eigenbelegs: Er kann bei verlorenen Fremdbelegen über Geschäftsvorfälle als Notlösung dienen und wird ebenfalls vom Unternehmen selbst ausgestellt. Notbelege kommen dann zum Einsatz, wenn der eigentliche Beleg verloren gegangen ist, oder ein:e Dienstleister:in (Taxifahrer:in, Handwerker:in etc.) selbst keine Möglichkeit zur Belegerstellung hatte. Ein Notbeleg muss dabei die gleichen Angaben wie der ersetzte Fremdbeleg enthalten.

Was muss der Beleg enthalten?

Es gibt viele verschiedene Belegarten und genauso vielfältig sind auch die Anforderungen, welche Angaben auf ihnen vermerkt sein müssen. Die Frage, wie ein Beleg aussehen muss, lässt sich also nicht allgemeingültig beantworten. 

Hier findest Du die Richtlinien für die wichtigsten Belege aus Deinem Tagesgeschäft.

Warum sind Belege so wichtig?

Der Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchhaltung lautet: “Keine Buchung ohne Beleg”. Denn der Beleg beweist, dass Deine Aufzeichnungen richtig sind – und dass das Finanzamt Deinen Angaben vertrauen kann. 

Und was passiert, wenn Du für einen Vorgang keinen Fremdbeleg vorweisen kannst? Dann hast Du die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen. Allerdings solltest Du nicht gehäuft Eigenbelege für Ausgaben erstellen, für die eigentlich ein Fremdbeleg vorhanden sein sollte – hier könnte das Finanzamt stutzig werden.