Das einfache Kassensystem für alle Branchen

Einfache Kassen erfüllen reine Basisfunktionen. Sie geben Kassenbons aus und sind häufig mit einer integrierten Kassenlade ausgestattet, die am Ende des Verkaufsvorgangs geöffnet wird. Das kann auch per Knopfdruck oder mithilfe eines speziellen Schlüssels geschehen. Der ausgedruckte Kassenbon führt die gekauften Artikel und die enthaltene Mehrwertsteuer auf.
Lässt sich zusätzlich zum Preis eines Produkts auch noch eine Warengruppe festlegen, lassen sich auch rudimentäre Verkaufsstatistiken erstellen - allerdings von Hand. 

Ein modernes Kassensystem (auch Point of Sale, kurz "POS-System") bietet deutlich mehr Funktionen als eine einfache Registrierkasse. Hier wird der Preis nicht von Hand eingetippt, sondern die Produkte werden per Barcode-Scan erfasst oder direkt über die Nutzeroberfläche ausgewählt. Ein solches System verhindert unbeabsichtigte Fehler bei der Abrechnung, beugt Manipulation vor und ermöglicht darüber hinaus auch aussagekräftige Verkaufsstatistiken auf Produktebene.
Außerdem können POS-Kassen viele weitere Betriebsabläufe erfolgreich unterstützen: Die elektronische Datenerfassung und -speicherung schafft etwa die Grundlage für eine lückenlose Buchhaltung, während die Anbindung eines Warenwirtschaftsprogramms die Verwaltung des eigenen Lagerbestands zum Kinderspiel macht. 

ECR ist die Abkürzung für “Electronic Cash Register”, es handelt sich also um eine elektronische Registrierkasse.

Bei Kassen wird zwischen offenen und geschlossenen Systemen unterschieden. Während beim offenen System die eigentliche Kassensoftware auf unterschiedlichen Plattformen betrieben werden kann, besteht ein geschlossenes System aus einer Kombination von 1:1 aufeinander abgestimmter Soft- und Hardware.

Offene Kassen verwenden die Kassensoftware in der Regel über ein Windows- oder Linux-Betriebssystem auf einem herkömmlichen Standard-PC. Dazu kommen ein separater Bondrucker und ggf. ein Barcode-Scanner oder ein Kartenlesegerät. Das Wechselgeld wird in einer gesonderten Kassenschublade aufbewahrt. Ein Vorteil der offenen Ladenkasse ist vor allem das große Maß an Wahlfreiheit bei Hard- und Software – allerdings macht es das komplexe Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten erforderlich, dass alle Bestandteile perfekt aufeinander abgestimmt sind. 

Geschlossene Kassensysteme sind dagegen eine feste Einheit: Die Geräte laufen mit speziell entwickelten Betriebssystemen und passgenau zugeschnittener Hardware. Als Weiterentwicklung der traditionellen Registrierkasse verfügen sie meist über einen Touchscreen für den Bediener, eine integrierte Kassenschublade und einen Bondrucker. Auch eine Kartenleseeinheit, ein Barcode-Scanner und ein Kundendisplay können hier enthalten sein. Diese Systeme sind fix und fertig, in der Regel aber auch nicht erweiterbar oder besonders flexibel. 

Vorteilhaft ist hier die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Hard- und Software werden von einem Hersteller bezogen – Branchenerfahrung und Produktkenntnis sind oft von Vorteil, allerdings ist der Endkunde hier dann auch immer an einen Hersteller gebunden.

Elektronische Registrierkassen können entweder hardware- oder cloudbasiert betrieben werden. 

Ist die Registrierkasse cloudbasiert, bietet sie gegenüber einer klassischen Hardwarelösung mehrere Vorteile: Software-Updates können schnell, einfach und ohne Kosten für neue Komponenten direkt aufgespielt werden. Außerdem werden Kassendaten nicht physisch (z. B. einem USB-Stick) gespeichert, sondern komfortabel in der Cloud – die Daten werden dabei über eine abgesicherte Internet-Verbindung auf einem externen Server gespeichert. So können sie jederzeit, ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten abgerufen werden. 

Bei einer hardwarebasierten Lösung befinden sich Software und gespeicherte Daten auf einem physischen Medium wie einem USB-Stick oder einer SD-Karte: Diese Methode ist anfälliger für Störungen, außerdem muss für Updates ggf. ein Techniker vor Ort Hand anlegen.

Der Begriff "Metro-Registrierkasse" wird im Gastronomie-Bereich verwendet. Er beschreibt ein besonders kompaktes Kassensystem mit speziell anpassbarer Tastatur (z.B. je eine Taste für jede Speise), integriertem Bondrucker und Display.

Eine offene Ladenkasse ist gewissermaßen das Urgestein aller Kassenarten: Einnahmen und Wechselgeld befinden sich hier in einer einfach zugänglichen Geldkassette; eine unkomplizierte Lösung, die allerdings auch Risiken birgt. Wer stattdessen auf ein elektronisches Kassensystem setzt, kann sich den erheblichen manuellen Aufwand hingegen sparen.